库存管理必备！咋用 Excel 做库存表品种？能替代人工盘点吗

一、为什么要用 Excel 做库存表品种

在日常的经营活动中，不管是小商铺还是大公司，都会涉及到库存管理。库存里的商品品种繁多，需要一个清晰的记录方式。Excel 就是一个很好的工具，它操作简单，几乎人人都会用。比如说，一家小超市，里面有成百上千种商品，像饮料、零食、日用品等等。如果不把这些商品的库存信息记录清楚，很容易出现商品积压或者缺货的情况。使用 Excel 做库存表品种，就可以把每种商品的信息详细地记录下来，方便随时查看和管理。

方便查看和统计：用 Excel 做的库存表，可以随时打开查看每种商品的库存数量、进货时间、销售情况等信息。还能通过简单的函数计算，统计出某个时间段内的销售总量、库存总值等数据。

易于修改和更新：当有新的商品进货或者商品销售出去时，只需要在 Excel 表格里修改相应的数据就可以了，操作非常方便。

成本低：Excel 是大家常用的办公软件，不需要额外花钱购买专门的库存管理软件，对于小商家来说，能节省不少成本。

二、准备工作

在开始用 Excel 做库存表品种之前，我们需要做一些准备工作。要确定库存表需要记录哪些信息。一般来说，包括商品名称、商品编号、规格、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量等。

收集商品信息：把库存里所有商品的信息收集起来，比如商品的名称、规格、供应商等。可以通过查看进货单据、商品标签等方式获取这些信息。

规划表格结构：在 Excel 里，先规划好表格的结构。确定好每一列要记录的信息，以及表格的标题、表头、数据区域等。例如，第一行可以作为表头，写上商品名称、商品编号等信息。

设置单元格格式：根据需要记录的数据类型，设置单元格的格式。比如，日期列可以设置成日期格式，数量列可以设置成数值格式，方便数据的输入和查看。

三、创建库存表品种的基本步骤

接下来，我们就开始创建库存表品种。其实步骤并不复杂，只要按照下面的方法操作就可以了。

新建工作表：打开 Excel 软件，新建一个工作表。可以把工作表命名为“库存表”，方便识别。

输入表头：在工作表的第一行，依次输入商品名称、商品编号、规格、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量等表头信息。

输入商品信息：从第二行开始，逐行输入每种商品的信息。按照表头的顺序，依次输入商品的名称、编号等内容。

设置公式计算库存数量：库存数量等于进货数量减去销售数量。可以在库存数量列输入公式来自动计算。比如，在库存数量列的第一个单元格输入“=进货数量列单元格 - 销售数量列单元格”，然后向下拖动单元格右下角的填充柄，就可以自动计算出其他商品的库存数量。

四、库存表品种的高级应用

除了基本的创建和记录功能，Excel 还可以进行一些高级应用，让库存管理更加方便和高效。

数据筛选和排序：当库存表里的商品信息很多时，可以使用数据筛选功能，只查看某一类商品的信息。比如，只查看饮料类商品的库存情况。还可以对数据进行排序，按照进货日期、库存数量等进行排序，方便查看和分析。

数据透视表：数据透视表可以对库存数据进行快速的汇总和分析。比如，可以通过数据透视表统计出每个供应商提供的商品数量、每种商品的销售总额等信息。创建数据透视表的方法很简单，选中库存数据区域，然后在菜单栏里选择“插入 - 数据透视表”，按照向导的提示操作就可以了。

图表展示：用图表可以更直观地展示库存数据。比如，可以用柱状图展示每种商品的库存数量，用折线图展示某个时间段内的销售趋势。选中要展示的数据，然后在菜单栏里选择“插入 - 图表”，选择合适的图表类型就可以生成图表了。

五、库存表品种的维护和更新

库存是不断变化的，所以库存表品种也需要定期维护和更新，这样才能保证数据的准确性。

及时记录进货和销售信息：每次有商品进货或者销售出去时，要及时在库存表里记录相应的信息。可以每天下班前，把当天的进货和销售数据输入到表格里。

定期盘点库存：定期对实际库存进行盘点，核对库存表上的数据和实际库存是否一致。如果发现有差异，要及时查找原因并进行调整。

备份库存表：为了防止数据丢失，要定期备份库存表。可以把库存表保存到 U 盘、云盘等存储设备上。

六、建米软件在库存管理中的应用

虽然 Excel 可以满足基本的库存管理需求，但对于一些规模较大、业务较复杂的企业来说，可能就有点力不从心了。这时候，可以试试建米软件。建米软件是一款专业的企业管理软件，在库存管理方面有很多优势。

比如说，建米软件可以实现多仓库管理。对于有多个仓库的企业，它可以清晰地记录每个仓库的库存情况，方便进行统一管理和调配。而且，建米软件还可以进行库存预警。当某种商品的库存数量低于设定的阈值时，系统会自动发出提醒，避免出现缺货的情况。建米软件的数据安全性也很高，可以有效防止数据泄露和丢失。

以上就是关于怎么用 Excel 做库存表品种的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理库存。如果库存管理的需求比较复杂，不妨考虑使用建米软件来提高管理效率。

常见用户关注的问题：

一、怎么用 Excel 做库存表品种分类

我听说很多人在管理库存的时候，都想知道咋用 Excel 把库存表的品种分好类。这确实是个挺关键的事儿，分好类之后，查起数据来就方便多啦。

下面来详细说说：

第一步：明确分类标准：得先想好按照啥来分类，比如说按产品的用途、类型、大小啥的。就拿卖文具来说，你可以分成笔、本子、橡皮这些大类。

第二步：创建表头：在 Excel 表格的第一行，把分类的项目写上去，像“品种类别”“产品名称”“规格”这些。

第三步：录入数据：把库存里的产品一个一个填到对应的分类下面。要是有很多数据，可以用复制粘贴的办法，能省不少时间。

第四步：检查和调整：录完数据后，仔细看看有没有分错类的，要是有就赶紧调整过来。

第五步：使用筛选功能：Excel 有筛选功能，你可以通过它快速查看某一类别的产品。这样在找特定品种的时候就很方便。

第六步：数据更新：库存是会变的，有新的产品进来或者有产品卖出去了，都要及时更新表格里的数据，保证分类的准确性。

要是觉得 Excel 操作起来有点麻烦，建米软件能帮你更轻松地管理库存分类，它有更智能的分类方式，能提高工作效率。

二、Excel 库存表品种数量怎么统计

朋友说在做库存管理的时候，统计品种数量可把人愁坏了。我就想知道，用 Excel 到底咋统计这些数量呢？其实掌握了方法也不难。

下面来看看具体做法：

方法一：手动计算：要是库存品种不多，你可以一个一个数，然后把数量填到表格里。不过这种方法比较费时间，还容易出错。

方法二：使用 SUM 函数：Excel 里的 SUM 函数很好用。你先选中要统计数量的单元格区域，然后在公式栏里输入“=SUM(选中的区域)”，按回车键就能得出总数啦。

方法三：分类汇总：如果你已经对品种分好类了，就可以用分类汇总功能。先对数据按品种类别排序，然后点击“数据”菜单里的“分类汇总”，选择要汇总的字段和汇总方式，就能快速统计出每类品种的数量。

方法四：数据透视表：数据透视表是个很强大的工具。把库存数据导入数据透视表，把品种拖到行区域，数量拖到值区域，它会自动帮你统计每个品种的数量。

方法五：定期核对：统计完数量后，最好定期和实际库存核对一下，看看有没有出入。要是有问题，能及时发现并解决。

方法六：设置提醒：可以在 Excel 里设置一些提醒功能，当某个品种的数量低于一定值时，就提醒你补货。建米软件在这方面也有很好的功能，能更精准地进行数量统计和提醒。

三、如何用 Excel 给库存表品种设置预警

我想知道很多做库存管理的人，肯定都希望能及时知道库存品种的数量情况，避免缺货或者积压。那用 Excel 咋给库存表品种设置预警呢？这可是个实用的技能。

下面是具体步骤：

第一步：确定预警值：先根据实际情况，给每个品种设定一个最低库存数量和最高库存数量。比如说，某种产品平时的销量是每周 10 件，那你可以把最低库存设为 20 件，最高库存设为 50 件。

第二步：使用条件格式：选中要设置预警的数量单元格区域，点击“开始”菜单里的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则”，然后根据你的预警值设置规则。比如，当数量低于最低库存时，单元格背景变成红色。

第三步：设置公式预警：在一个空白单元格里输入公式，比如“=IF(数量单元格<最低库存单元格,"缺货预警","正常")”，然后把这个公式复制到其他相关单元格。这样就能通过公式判断是否需要预警。

第四步：添加数据验证：数据验证可以限制输入的数量范围。选中数量单元格，点击“数据”菜单里的“数据验证”，设置允许的最小值和最大值。当输入的数量超出范围时，会弹出提示框。

第五步：定期检查：即使设置了预警，也不能完全依赖它，还是要定期检查库存表，看看预警是否准确。

第六步：结合建米软件：建米软件有更智能的预警功能，它能实时监测库存数据，一旦达到预警值，会及时通过短信或者邮件通知你，比 Excel 更方便。

四、Excel 库存表品种排序怎么操作

朋友推荐说，把库存表的品种排好序，找数据的时候就像在整理好的书架上找书一样容易。那用 Excel 咋给库存表品种排序呢？下面来了解一下。

下面说说具体操作：

方法一：按字母排序：要是你想按品种名称的字母顺序排序，选中品种名称这一列，点击“数据”菜单里的“排序”，选择按字母升序或者降序排列。

方法二：按数量排序：如果想知道哪个品种数量多，哪个少，可以按数量列排序。同样选中数量列，在“排序”里选择按数量升序或者降序。

方法三：多条件排序：有时候可能需要同时按几个条件排序，比如先按品种类别，再按数量。在“排序”对话框里，添加多个排序条件就可以了。

方法四：自定义排序：Excel 还支持自定义排序顺序。比如你有一些特殊的分类顺序，你可以在“排序”里设置自定义序列，然后按这个序列排序。

方法五：排序后检查：排完序后，要检查一下数据的准确性，看看有没有排错的。

方法六：结合建米软件：建米软件在排序方面也很出色，它能根据你的需求快速准确地排序，还能保存排序规则，下次使用更方便。