如何用 excel 制进货库存表？免费功能够用吗？

一、为什么要用 Excel 制作进货库存表

在日常的生意经营或者物资管理中，准确记录进货和库存情况是非常重要的。Excel 是一款大家都比较熟悉的办公软件，用它来制作进货库存表有很多好处。

操作简单：大多数人或多或少都接触过 Excel，基本的表格操作很容易上手，不需要专门去学习复杂的软件操作。比如说，家里开个小便利店的老板，就算没有专业的计算机知识，也能很快掌握用 Excel 记录进货和库存。

功能丰富：Excel 有强大的计算和数据处理功能，可以对进货数量、库存数量、成本等进行自动计算和统计。比如我们可以设置公式，让 Excel 自动计算库存商品的总成本。

方便分享和查看：制作好的 Excel 表格可以很方便地通过邮件、即时通讯工具等分享给同事或者合作伙伴，大家都能随时查看和编辑。

二、制作进货库存表前的准备工作

在动手制作进货库存表之前，我们需要做一些准备工作，这样能让后续的制作过程更加顺利。

明确需求：要想清楚自己制作这个表格的目的是什么，需要记录哪些信息。比如是一个服装店，那可能需要记录服装的款式、颜色、尺码、进货日期、进货数量、销售数量、库存数量等信息。

收集数据：把之前的进货记录、库存情况等相关数据收集整理好。如果是刚开始经营，没有历史数据，也可以先规划好需要记录的数据内容。

规划表格结构：大致想一下表格要分成哪些列和行，每一列代表什么信息。比如第一行可以设置为表头，包括商品名称、进货日期、进货数量等。

三、创建进货库存表的基本步骤

接下来就开始正式创建进货库存表啦。

打开 Excel 软件：这个很简单，在电脑上找到 Excel 图标，双击打开就可以了。

设置表头：在第一行依次输入需要记录的信息名称，比如“商品编号”“商品名称”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“销售数量”“库存数量”“库存金额”等。这些表头就像是表格的框架，后续的数据都要按照这个框架来填写。

录入初始数据：从第二行开始，依次录入商品的相关信息。比如有一批进货的苹果，就把苹果的编号、名称、进货日期、进货数量、进货单价等信息填进去。

四、设置表格格式

光把数据填进去还不够，我们还需要设置一下表格的格式，让表格看起来更加清晰美观。

调整列宽和行高：根据输入内容的多少，调整每一列的宽度和每一行的高度，让数据能够完整显示。比如“商品名称”这一列可能内容比较长，就需要把列宽调宽一些。

设置字体和颜色：选择合适的字体和颜色，让表格看起来更加舒适。一般来说，表头可以用加粗字体，颜色也可以和正文区分开来，这样能更醒目。

添加边框和底纹：给表格添加边框和底纹，可以让表格的结构更加清晰。比如可以给表头添加灰色的底纹，这样就能和正文区分开了。

五、使用公式进行数据计算

Excel 的强大之处就在于它可以使用公式进行数据计算，下面我们来看看在进货库存表中常用的公式。

计算库存数量：库存数量等于进货数量减去销售数量。在“库存数量”这一列对应的单元格中输入公式“=进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后按下回车键，就可以自动计算出库存数量了。比如进货数量在 C 列，销售数量在 D 列，库存数量在 E 列，那么在 E2 单元格中输入“=C2 - D2”，然后向下拖动填充柄，就可以计算出其他行的库存数量。

计算库存金额：库存金额等于库存数量乘以进货单价。在“库存金额”这一列对应的单元格中输入公式“=库存数量单元格 进货单价单元格”，同样按下回车键并拖动填充柄，就可以计算出所有商品的库存金额。

统计进货总量和销售总量：可以使用 SUM 函数来统计进货总量和销售总量。比如要统计进货总量，在一个空白单元格中输入“=SUM(进货数量列的单元格范围)”，比如“=SUM(C2:C100)”，就可以计算出 C2 到 C100 单元格的进货总量。销售总量的计算方法也是一样的。

六、数据的排序和筛选

当表格中的数据越来越多的时候，我们可能需要对数据进行排序和筛选，以便快速找到我们需要的信息。

排序：如果我们想按照进货日期对数据进行排序，先选中表格中的数据区域，然后点击 Excel 菜单栏中的“数据”选项卡，再点击“排序”按钮。在排序对话框中，选择“进货日期”这一列作为主要关键字，然后选择升序或者降序排列，最后点击“确定”就可以了。

筛选：筛选可以帮助我们只显示符合特定条件的数据。比如我们只想查看库存数量小于 10 的商品，先选中表格数据区域，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，这时每一列的表头旁边会出现一个筛选箭头。点击“库存数量”列的筛选箭头，在弹出的筛选框中取消全选，然后只勾选小于 10 的选项，最后点击“确定”，表格就会只显示库存数量小于 10 的商品了。

七、数据的备份和保护

进货库存表中的数据非常重要，我们需要对数据进行备份和保护，防止数据丢失或者被误修改。

定期备份：可以定期把制作好的进货库存表保存到不同的存储设备中，比如 U 盘、移动硬盘等。也可以使用云存储服务，把表格上传到云端，这样即使电脑出现问题，数据也不会丢失。

设置密码保护：如果表格中的数据比较敏感，可以给表格设置密码保护。点击 Excel 菜单栏中的“文件”选项卡，选择“信息”，然后点击“保护工作簿”，选择“用密码进行加密”，输入密码后点击“确定”，再次输入密码确认就可以了。这样只有知道密码的人才能打开和修改表格。

八、借助建米软件提升管理效率

虽然 Excel 可以制作进货库存表，但当业务规模逐渐扩大，数据量增多，管理需求变得复杂时，Excel 可能就有点力不从心了。这时候可以试试建米软件，它专门针对企业的库存管理需求进行设计。比如在处理大量进货和销售数据时，建米软件可以实现数据的快速录入和自动更新，避免了手动在 Excel 中输入数据可能出现的错误。而且它还能生成各种详细的报表，让你对库存情况一目了然，大大提高了库存管理的效率。

以上就是用 Excel 制作进货库存表的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理进货和库存数据。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 制作进货库存表有什么简单方法？

我听说好多人都想用 Excel 做个进货库存表，可又不知道咋弄简单。我就想知道，有没有那种一看就会的方法呢。其实啊，用 Excel 做进货库存表也不难。

确定表格结构：得想好这个表要包含啥内容，像进货日期、商品名称、进货数量、库存数量这些都得有。

然后，设置表头：在 Excel 里把这些内容写在第一行，当作表头，这样看着清楚。

接着，录入数据：有进货的时候，就把对应的信息填到表格里，日期、数量啥的都别填错了。

再之后，计算库存：可以用公式来算库存，比如用进货数量减去出货数量就是库存啦。

定期检查：隔段时间看看表格，保证数据准确，要是有问题及时改。像建米软件就有类似的功能，能帮助你更方便地管理进货库存数据。

二、Excel 进货库存表能设置自动提醒功能吗？

朋友说要是 Excel 进货库存表能有自动提醒功能就好了，我想知道到底能不能设置。要是能设置的话，就不用老是自己盯着表看库存够不够了。

条件格式提醒：可以在 Excel 里设置条件格式，当库存数量低于某个值的时候，单元格颜色就变了，这样一眼就能看到。

函数结合提醒：用函数来判断库存数量，当满足一定条件时，在旁边单元格显示提醒文字。

宏的使用：要是你懂点编程，还可以用宏来实现自动提醒，比如弹出个提示框啥的。

借助第三方工具：有些第三方软件可以和 Excel 结合，实现更强大的自动提醒功能。建米软件也能在这方面提供很好的支持，让你的库存管理更智能。

定期检查提醒设置：设置好提醒后，要定期看看是不是正常工作，别到时候该提醒没提醒。

三、Excel 进货库存表数据安全怎么保障？

假如你辛辛苦苦做的 Excel 进货库存表数据丢了或者被别人看到了，那可就麻烦了。我就想知道咋保障这些数据安全。

设置密码：给 Excel 文件设置打开密码，这样别人没有密码就打不开，数据就安全多了。

备份数据：定期把表格数据备份到其他地方，比如 U 盘或者云盘，万一文件损坏了还能恢复。

限制访问权限：要是多人使用这个表格，设置不同的访问权限，有的人只能看，有的人能修改。

安装杀毒软件：电脑上装个好的杀毒软件，防止病毒感染 Excel 文件，导致数据丢失。

使用专业软件：像建米软件在数据安全方面做得就不错，有很多安全措施来保障你的进货库存数据。

四、Excel 进货库存表能和其他软件对接吗？

我听说现在很多软件都能相互对接，我就想知道 Excel 进货库存表能不能和其他软件对接呢。要是能对接的话，工作效率肯定能提高不少。

财务软件对接：和财务软件对接后，进货库存数据能直接同步到财务系统，方便做财务报表。

销售软件对接：和销售软件对接，能根据销售情况及时调整库存，避免库存积压或者缺货。

物流软件对接：和物流软件对接，能实时了解货物运输情况，更好地安排进货和库存管理。

借助中间件：有些中间件可以帮助 Excel 和其他软件实现对接，操作相对简单。建米软件也支持和其他软件对接，能让你的进货库存管理更高效。

检查对接效果：对接后要检查数据传输是否准确，有没有遗漏或者错误。