仓库管理员必备！如何用 excel 做库存表模板，选它值不值？

一、为什么要用 Excel 做库存表模板

在日常的库存管理中，很多人都会面临库存数量统计、出入库记录等问题。其实 Excel 是一个非常实用的工具，它操作简单，几乎人人都会用。比如一个小文具店老板，每天要记录各种文具的进货和销售情况，如果不用工具，靠脑子记肯定不行，而 Excel 就可以轻松地帮他完成这个任务。使用 Excel 做库存表模板，能够清晰地记录库存的各种信息，方便我们随时查看和分析库存状况，避免库存积压或者缺货的情况发生。

二、制作库存表模板前的准备工作

明确库存管理需求：不同的行业和企业，库存管理需求是不一样的。比如一家服装店，需要记录衣服的款式、颜色、尺码、进货时间、销售时间等信息；而一家食品店，则需要重点关注食品的保质期、进货批次等。所以在制作模板之前，要先想清楚自己需要管理哪些库存信息。

规划表格结构：可以先在纸上大致画一下表格的样子，确定需要哪些列和行。一般来说，库存表至少要有商品名称、规格型号、初始库存、入库数量、出库数量、当前库存这些基本信息。

收集相关数据：把现有的库存数据整理好，比如商品的名称、数量、价格等，以便后续录入到 Excel 表格中。

三、创建基本的库存表模板框架

打开 Excel 软件：这一步很简单，大家都知道怎么操作。打开软件后，就可以开始创建新的工作表了。

设置表头：在第一行输入表头信息，比如“商品名称”“规格型号”“初始库存”“入库日期”“入库数量”“出库日期”“出库数量”“当前库存”等。这里要注意，表头的名称要简洁明了，让人一看就知道是什么意思。

调整列宽和行高：根据表头和后续要录入的数据内容，调整列宽和行高，让表格看起来更加美观和舒适。可以通过鼠标拖动列标和行标的边界来进行调整。

四、录入库存数据

录入初始库存：把整理好的现有库存数据依次录入到对应的“初始库存”列中。比如，文具店有 100 支铅笔，就把“100”录入到铅笔这一行的“初始库存”单元格里。

记录出入库信息：当有商品入库或者出库时，及时记录相关信息。比如，5 月 1 日进了 50 支铅笔，就在“入库日期”列输入“5 月 1 日”，“入库数量”列输入“50”。同样，当有销售出库时，也要准确记录出库日期和出库数量。

检查数据准确性：录入数据后，要仔细检查一遍，确保数据的准确性。可以和原始数据进行核对，避免出现录入错误的情况。

五、使用公式计算当前库存

理解公式原理：当前库存的计算公式很简单，就是“当前库存 = 初始库存 + 入库数量 - 出库数量”。在 Excel 中，我们可以使用公式来自动计算当前库存。

输入公式：在“当前库存”列的第一个单元格中输入公式“=初始库存单元格 + 入库数量单元格 - 出库数量单元格”，比如“=C2 + E2 - G2”（假设“初始库存”在 C 列，“入库数量”在 E 列，“出库数量”在 G 列）。然后按下回车键，就可以得到当前库存的计算结果。

复制公式：把鼠标指针放在计算结果单元格的右下角，当指针变成黑色“十”字形状时，按住鼠标左键向下拖动，就可以把公式复制到下面的单元格中，自动计算其他商品的当前库存。

六、设置数据验证和条件格式

数据验证：为了保证录入数据的准确性，可以设置数据验证。比如，在“入库数量”和“出库数量”列，设置只能输入正整数。具体操作是：选中要设置验证的单元格，点击“数据”菜单中的“数据验证”，在“设置”选项卡中选择“整数”，并设置最小值为 0。这样，当输入不符合要求的数据时，就会弹出提示框。

条件格式：使用条件格式可以让库存表更加直观。比如，当“当前库存”低于某个数值时，把单元格背景颜色设置为红色，提醒我们及时补货。操作方法是：选中“当前库存”列，点击“开始”菜单中的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则” - “小于”，输入设定的数值，然后选择一种突出显示的格式，如红色背景。

七、添加排序和筛选功能

排序功能：如果我们想按照商品名称、入库日期或者当前库存等进行排序，可以使用 Excel 的排序功能。选中数据区域，点击“数据”菜单中的“排序”，在弹出的对话框中选择排序的依据和排序方式（升序或降序），然后点击“确定”即可。

筛选功能：筛选功能可以让我们快速找到需要的数据。比如，我们只想查看当前库存低于 10 的商品，就可以使用筛选功能。选中数据区域，点击“数据”菜单中的“筛选”，在表头单元格旁边会出现筛选箭头。点击“当前库存”列的筛选箭头，取消全选，只勾选“小于 10”的选项，然后点击“确定”，表格就会只显示符合条件的数据。

八、使用建米软件优化库存管理

虽然 Excel 可以满足基本的库存管理需求，但当库存数据量较大、业务流程比较复杂时，可能会显得力不从心。这时候，可以试试建米软件。它可以实现库存数据的实时同步和共享，不同部门的人员可以同时查看和更新库存信息，提高工作效率。而且建米软件还能对库存数据进行深入分析，生成各种报表，帮助我们更好地做出决策。

九、保存和更新库存表模板

保存模板：制作好库存表模板后，要及时保存。点击“文件”菜单中的“保存”，选择保存的位置和文件名，然后点击“保存”按钮。为了防止数据丢失，建议定期备份库存表。

更新模板：随着业务的发展和库存管理需求的变化，可能需要对库存表模板进行更新。比如，增加新的列或者修改公式等。更新后，要再次保存模板，确保数据的准确性和完整性。

以上就是用 Excel 做库存表模板的详细步骤和方法，希望能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、制作 Excel 库存表模板要用到哪些函数？

我听说很多人在做 Excel 库存表模板的时候，都不太清楚该用哪些函数。我就想知道，这些函数到底能给库存表带来多大的便利呢？下面咱们就来好好聊聊。

1. SUM 函数

作用：这个函数主要就是用来求和的。在库存表里，咱们可以用它来计算某一类商品的总库存数量，或者计算一段时间内的进货总量、出货总量啥的。比如说，你要统计某个月所有商品的进货总数，就可以用 SUM 函数把这个月每天的进货数量加起来。

用法：很简单，在需要显示结果的单元格里输入“=SUM(要计算的单元格范围)”，然后回车就行了。

建米软件关联：建米软件在处理库存数据时，也会涉及到数据求和的操作，SUM 函数能为建米软件的数据统计提供基础支持。

2. VLOOKUP 函数

作用：它可以根据一个值在表格的某一列中查找与之匹配的行，并返回该行中指定列处的数值。在库存表中，当你知道商品的编号，想查找它的详细信息，比如单价、规格等，就可以用这个函数。

用法：输入“=VLOOKUP(要查找的值,查找范围,返回列数,精确匹配或近似匹配)”。

建米软件关联：建米软件在库存管理中，可能会需要根据商品的某些关键信息查找其他相关信息，VLOOKUP 函数的功能可以辅助建米软件更高效地完成这类查找工作。

3. IF 函数

作用：它可以进行条件判断。在库存表中，你可以用它来判断库存数量是否低于某个安全值，如果低于就显示“补货”，高于就显示“正常”。

用法：输入“=IF(条件,条件成立时的值,条件不成立时的值)”。

建米软件关联：建米软件在库存预警方面，也需要进行条件判断，IF 函数的逻辑可以为建米软件的库存预警规则设置提供思路。

4. COUNTIF 函数

作用：用于统计满足某个条件的单元格数量。在库存表中，你可以用它统计库存数量大于某个值的商品种类有多少。

用法：输入“=COUNTIF(统计范围,条件)”。

建米软件关联：建米软件在进行库存数据分析时，可能会需要统计符合特定条件的数据数量，COUNTIF 函数能帮助建米软件完成这类统计任务。

二、Excel 库存表模板怎么设置数据验证？

朋友说在做 Excel 库存表模板时，数据验证特别重要，我就想知道这数据验证到底该怎么设置呢？下面来看看。

1. 设置数据输入范围

目的：为了保证输入的数据在合理范围内。比如库存数量不能是负数，你就可以设置数据验证，让输入的库存数量只能是大于等于 0 的数字。

操作方法：选中要设置验证的单元格，点击“数据”选项卡，找到“数据验证”，在“设置”里选择“整数”或者“小数”，然后设置最小值为 0。

建米软件关联：建米软件在数据录入时也需要保证数据的准确性和合理性，类似的数据验证机制可以借鉴 Excel 的设置方法。

2. 设置下拉列表

目的：当某些数据有固定的选项时，用下拉列表可以避免输入错误。比如商品的类别，你可以提前列出所有类别，让用户从下拉列表中选择。

操作方法：同样在“数据验证”里，“设置”中选择“序列”，然后在“来源”里输入选项，用逗号隔开。

建米软件关联：建米软件在库存管理中，对于一些有固定选项的数据录入，也可以采用下拉列表的方式，提高数据录入的准确性。

3. 设置输入提示信息

目的：当用户选中某个单元格时，显示一些提示信息，告诉用户该输入什么样的数据。比如在输入进货日期的单元格，提示“请输入格式为 yyyy - mm - dd 的日期”。

操作方法：在“数据验证”的“输入信息”选项卡中设置提示标题和提示信息。

建米软件关联：建米软件在用户操作界面也可以设置类似的输入提示信息，帮助用户更准确地录入数据。

4. 设置出错警告信息

目的：当用户输入不符合验证规则的数据时，弹出警告信息。比如输入的库存数量是负数，就弹出“库存数量不能为负数，请重新输入”的警告。

操作方法：在“数据验证”的“出错警告”选项卡中设置警告样式、标题和错误信息。

建米软件关联：建米软件在数据录入时也需要对不符合规则的数据进行提示，这种出错警告机制可以提升用户体验。

三、Excel 库存表模板怎么进行数据排序和筛选？

我想知道在 Excel 库存表模板里，数据排序和筛选到底能给我们带来多大的便利呢？下面来详细说说。

1. 按库存数量排序

目的：可以快速了解哪些商品库存多，哪些商品库存少。这样在补货或者处理库存时就有个参考。

操作方法：选中库存数量列，点击“数据”选项卡中的“排序”，选择按升序或者降序排列。

建米软件关联：建米软件在库存管理中也需要对库存数量进行排序，以便更好地掌握库存情况，Excel 的排序方法可以为建米软件的排序功能提供思路。

2. 按进货日期筛选

目的：当你想查看某个时间段内的进货情况时，就可以用筛选功能。比如查看最近一个月的进货商品。

操作方法：点击“数据”选项卡中的“筛选”，在进货日期列的筛选箭头里设置日期范围。

建米软件关联：建米软件在查询特定时间段的库存数据时，也可以采用类似的筛选机制，提高数据查询的效率。

3. 按商品类别筛选

目的：可以单独查看某一类商品的库存、进货、出货等情况。比如只看电子产品类的库存。

操作方法：同样使用“筛选”功能，在商品类别列的筛选箭头里选择要查看的类别。

建米软件关联：建米软件在库存分类管理中，也需要对不同类别的商品进行筛选查看，Excel 的筛选功能可以为建米软件的分类筛选提供借鉴。

4. 自定义排序规则

目的：当默认的排序规则不能满足需求时，就可以自定义排序。比如按照商品名称的首字母排序。

操作方法：在“排序”对话框中，点击“选项”，选择自定义排序顺序。

建米软件关联：建米软件在排序功能上也可以支持自定义排序规则，以满足不同用户的需求。

四、Excel 库存表模板如何与其他表格进行数据关联？

朋友推荐说 Excel 库存表模板和其他表格进行数据关联能提高工作效率，我就想知道这关联到底该怎么做呢？下面来探讨一下。

1. 通过链接单元格关联

目的：当其他表格里有库存表需要的数据时，可以通过链接单元格的方式引用过来。比如其他表格里有商品的最新价格，库存表可以引用这个价格。

操作方法：在库存表需要引用数据的单元格里输入“=[其他表格文件名]工作表名!单元格地址”。

建米软件关联：建米软件在数据管理中也可能需要与其他数据源进行数据关联，这种链接单元格的方式可以为建米软件的数据关联提供一种思路。

2. 使用函数关联

目的：利用函数可以更灵活地关联数据。比如用 VLOOKUP 函数根据商品编号在其他表格中查找对应的供应商信息。

操作方法：在库存表中使用 VLOOKUP 函数，设置好查找的值、查找范围、返回列数等参数。

建米软件关联：建米软件在数据关联时也可以运用类似的函数逻辑，实现不同表格或数据源之间的数据关联。

3. 导入外部数据

目的：当其他表格的数据量比较大时，可以直接将其导入到库存表中。比如将供应商的发货记录表格导入到库存表中。

操作方法：点击“数据”选项卡中的“获取外部数据”，选择要导入的文件类型和文件路径。

建米软件关联：建米软件在数据整合方面，也可以借鉴导入外部数据的方式，将不同来源的数据整合到系统中。

4. 数据透视表关联

目的：数据透视表可以对多个表格的数据进行汇总和分析。比如将库存表和销售表的数据关联起来，用数据透视表分析不同商品的销售和库存关系。

操作方法：选中相关数据区域，点击“插入”选项卡中的“数据透视表”，然后按照向导进行设置。

建米软件关联：建米软件在数据分析和关联方面，也可以采用类似数据透视表的方式，对不同的数据进行关联和分析。