EXCEL二级进销存系统怎样统计数量？复杂场景能hold住吗？

一、什么是EXCEL二级进销存系统

咱们先来说说啥是EXCEL二级进销存系统。简单来讲，它就是利用Excel表格来记录和管理企业或个人的商品进、销、存情况的一个系统。这里的“二级”呢，通常是指在一级分类的基础上再进行细分。比如说，一家文具店，一级分类可能是办公用品，二级分类就可以是笔、本子、文件夹等。

使用场景：想象一下，你开了一家小超市，每天都有商品进货，也有顾客来买东西，这就涉及到了商品的进和销。仓库里还得知道还剩下多少货，这就是存。用EXCEL二级进销存系统就能很好地把这些数据管理起来。

优势：它的优势在于简单易上手，几乎每个办公的人都会用Excel。而且成本低，不用额外花钱去买专业的进销存软件。不过呢，它也有局限性，对于数据量特别大或者业务特别复杂的情况，可能就有点力不从心了。

二、准备工作

在开始用EXCEL二级进销存系统统计数量之前，得做好一些准备工作。

设计表格结构：要设计好表格的结构。一般来说，需要有进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货日期、商品名称、二级分类、进货数量、进货单价等信息；销售表要记录销售日期、商品名称、二级分类、销售数量、销售单价等；库存表则要记录商品名称、二级分类、初始库存、当前库存等。

数据录入规范：数据录入也很重要，要保证数据的准确性和一致性。比如商品名称，不能一会儿叫“苹果手机”，一会儿又叫“iPhone”。还有日期格式，要统一设置好，这样后面统计数量的时候才不会出错。

建立数据验证：为了避免录入错误的数据，可以建立数据验证。比如在二级分类那一列，设置下拉菜单，让录入人员只能从菜单里选择已有的分类，这样就不会出现乱七八糟的分类名称了。

三、进货数量统计

进货数量的统计是进销存系统里很重要的一部分。咱们来看看具体怎么操作。

按日期统计：你可以按照日期来统计进货数量。比如说，你想知道某个月一共进了多少货。在进货表中，筛选出这个月的进货记录，然后把进货数量那一列求和就可以了。在Excel里，用SUM函数就能轻松完成这个操作。举个例子，假设进货数量在C列，日期在A列，你可以用公式“=SUMIF(A:A,">=开始日期",C:C)-SUMIF(A:A,">结束日期",C:C)”来统计这个月的进货总量。

按商品二级分类统计：除了按日期统计，还可以按商品的二级分类来统计。还是在进货表中，用数据透视表功能。把二级分类拖到行区域，进货数量拖到值区域，Excel会自动帮你统计每个二级分类的进货总量。比如说，文具店按笔、本子、文件夹等二级分类来统计进货数量，这样就能清楚知道每个分类进了多少货。

累计进货数量统计：如果你想知道从开始到现在某个商品的累计进货数量，那就更简单了。直接在进货表中找到这个商品的所有进货记录，把进货数量求和就行。要是商品种类很多，也可以用SUMIF函数，根据商品名称来筛选求和。

四、销售数量统计

销售数量的统计和进货数量统计有相似的地方，但也有一些不同。

按时间段统计：和进货数量按日期统计类似，你可以按时间段来统计销售数量。比如统计一个季度的销售总量。在销售表中筛选出这个季度的销售记录，然后对销售数量求和。同样可以用SUMIF函数来完成这个操作。

按商品二级分类统计销售热门度：通过按商品二级分类统计销售数量，你可以了解哪些商品比较畅销。还是用数据透视表，把二级分类拖到行区域，销售数量拖到值区域。这样就能直观地看到每个二级分类的销售情况。比如说，在服装店，通过统计可以发现T恤的销售数量比衬衫多，那就可以多进一些T恤。

分析销售趋势：除了统计总量，还可以分析销售趋势。把销售数据按日期排序，然后用折线图来展示销售数量的变化。这样就能看出销售是上升、下降还是波动的。比如发现某个商品的销售数量一直在下降，那就要考虑是不是要调整营销策略或者减少进货量了。

五、库存数量统计

库存数量的统计是进销存系统的核心，它关系到企业的资金占用和货物供应。

初始库存与当前库存计算：初始库存就是一开始仓库里有的商品数量，当前库存等于初始库存加上进货数量减去销售数量。在Excel里，可以用公式来计算。假设初始库存在D列，进货数量在E列，销售数量在F列，当前库存在G列，那么G列的公式可以是“=D+E-F”。

库存预警设置：为了避免库存过多或者过少，需要设置库存预警。比如说，当某个商品的库存低于一定数量时，就提醒补货。在Excel里，可以用条件格式来实现。选中库存数量那一列，设置条件格式，当库存数量小于某个值时，单元格变色提醒。

盘点库存：定期盘点库存也是很重要的。可以实际去仓库清点商品数量，然后和Excel里记录的库存数量进行对比。如果有差异，要找出原因，可能是录入错误，也可能是货物丢失等。

六、建米软件的推荐

当你的业务越来越复杂，数据量越来越大时，Excel二级进销存系统可能就有点应付不过来了。这时候可以试试建米软件，它能很好地解决Excel在处理大量数据和复杂业务时的不足。建米软件可以自动同步进货、销售和库存数据，实时更新库存数量，还能生成详细的统计报表，让你对业务情况一目了然。而且它的操作界面简单易懂，即使是没有太多电脑操作经验的人也能轻松上手。

以上就是关于EXCEL二级进销存系统怎样统计数量的一些方法和技巧，希望能对你有所帮助。在实际使用中，你可以根据自己的需求灵活运用这些方法，让进销存管理更加高效。

常见用户关注的问题：

一、EXCEL二级进销存系统怎样统计库存数量？

我听说很多用EXCEL二级进销存系统的朋友都在头疼怎么统计库存数量，我就想知道这事儿到底难不难。其实统计库存数量还是有不少门道的。

第一步：明确数据来源

你得清楚进货数据和销售数据从哪儿来。进货数据一般是采购单上的信息，销售数据则来自销售单。把这些数据准确录入到系统里，这是统计的基础。就好像盖房子得先把砖准备好一样。

第二步：设置库存公式

在EXCEL里可以用公式来计算库存数量。比如用期初库存加上进货数量再减去销售数量，就能得到当前库存。这公式就像一个小管家，帮你算得明明白白。不过公式设置得准确，不然算出来的数就不准啦。

第三步：定期盘点核对

不能光靠公式算，还得定期去仓库实际盘点。把实际的库存数量和系统里统计的数量对比一下，看看有没有差异。要是有差异，就得找找原因，是不是数据录入错了，或者东西被借走没登记之类的。

第四步：数据更新维护

每天都会有新的进货和销售，所以要及时更新系统里的数据。不然时间长了，数据就不准确了。可以安排专人负责数据更新，保证系统里的库存数量和实际情况一致。建米软件在数据更新和维护方面有不错的功能，可以提高更新的效率和准确性。

二、EXCEL二级进销存系统统计数量时容易出现哪些错误？

朋友说他用EXCEL二级进销存系统统计数量时老是出错，我就下到底容易出哪些错。这统计数量看似简单，其实暗藏玄机。

数据录入错误

录入进货或者销售数量时，可能会输错数字。比如把100写成了10，那库存数量就会差很多。还有可能把日期录错，导致数据统计的时间段不对。

公式运用错误

设置公式的时候要是没弄对，算出来的结果肯定不准。比如公式里的单元格引用错误，或者加减乘除运算符号用错。这就像做饭调料放错了，味道肯定不对。

重复记录问题

有时候可能会不小心把同一条进货或者销售记录录入了两次，这样库存数量就会多算或者少算。就好像一个人被数了两遍，人数就不对了。

数据丢失问题

电脑死机、软件崩溃或者误删文件都可能导致数据丢失。数据没了，统计数量就没法准确进行了。建米软件有数据备份和恢复的功能，可以减少数据丢失带来的影响。

三、如何提高EXCEL二级进销存系统统计数量的准确性？

我想知道怎么才能提高EXCEL二级进销存系统统计数量的准确性，这对企业来说太重要了。准确的数量统计能让企业更好地安排采购和销售。

规范数据录入流程

制定严格的数据录入标准，让录入人员按照标准操作。比如规定数字的填写格式，日期的填写方式等。这样可以减少录入错误。

加强数据审核

录入的数据要经过审核才能进入系统。可以安排专门的审核人员，对进货和销售数据进行检查。看看数据是否完整、准确。

优化公式设置

确保公式设置正确，并且根据实际情况进行调整。可以找专业的人员来检查和优化公式，提高计算的准确性。

使用专业软件辅助

建米软件在提高统计准确性方面有很多优势。它可以自动校验数据，避免重复录入和错误录入。还能对数据进行分析，及时发现异常情况。

四、EXCEL二级进销存系统统计数量和专业进销存软件相比有什么优缺点？

朋友推荐我了解下EXCEL二级进销存系统统计数量和专业进销存软件的区别，我就想知道它们各自有啥优缺点。

EXCEL二级进销存系统优点

成本低，几乎每个办公电脑都有EXCEL软件，不用额外花钱买。操作相对简单，只要会基本的EXCEL操作就能用。灵活性高，可以根据自己的需求随意调整表格和公式。

EXCEL二级进销存系统缺点

功能有限，对于复杂的统计和管理需求可能满足不了。数据安全性差，容易丢失和被篡改。统计效率低，人工操作多，容易出错。

专业进销存软件优点

功能强大，能实现自动化统计和管理，提高工作效率。数据安全有保障，有备份和加密功能。有专业的技术支持，遇到问题能及时解决。建米软件就是一款专业的进销存软件，在功能和服务方面都有不错的表现。

专业进销存软件缺点

成本高，需要购买软件和支付后续的维护费用。学习成本高，需要花时间去学习软件的操作。