！详细教你如何制作专业又清晰的进销存出入库目录

一、了解进销存出入库目录

简单来说，进销存出入库目录就是记录企业商品进库、销售出库以及库存情况的一个详细清单。它就像是企业商品流动的一本“账本”，能让你清楚地知道商品从哪里来，到哪里去，还剩下多少。举个例子，一家小超市，每天会有新的货物进货，也会有商品被顾客买走，通过进销存出入库目录，老板就能随时了解每种商品的数量变化，知道哪些商品畅销需要及时补货，哪些商品滞销要想办法处理。

二、明确做目录的目的和需求

明确企业规模和业务类型：不同规模和业务类型的企业，对进销存出入库目录的要求是不一样的。比如一家大型的批发企业，商品种类繁多，每天的进出货量很大，就需要一个详细、复杂的目录来管理。而一家小型的零售店，商品种类相对较少，目录就可以简单一些。

确定使用人员和用途：想想这个目录是给谁用的，是仓库管理员用来记录货物进出的，还是财务人员用来核算成本的，或者是老板用来做决策的。用途不同，目录的侧重点也会不同。如果是给仓库管理员用，可能更注重货物的存放位置、批次等信息；如果是给财务人员用，就需要详细记录进货成本、销售价格等。

三、收集相关数据

商品信息：要收集每种商品的详细信息，包括商品名称、规格、型号、单位等。比如卖手机，不仅要记录手机的品牌和型号，还要记录它的内存大小、颜色等信息。

供应商信息：了解商品的供应商，记录供应商的名称、联系方式、地址等。这样在需要补货或者出现质量问题时，能及时联系到供应商。

客户信息：如果是销售商品，还需要收集客户的信息，如客户名称、联系方式、购买历史等。这有助于分析客户的购买习惯，进行精准营销。

历史出入库数据：查看过去一段时间的出入库记录，了解商品的进出频率、数量变化等情况。这能为制定合理的库存策略提供参考。比如发现某个商品在某个季节的销售量特别大，就可以在这个季节来临前多备一些货。

四、选择合适的工具

Excel表格：这是最常见也是最容易上手的工具。对于小型企业或者刚开始做进销存管理的企业来说，Excel表格就足够了。它可以方便地记录和整理数据，还能进行简单的数据分析。比如可以用Excel制作一个简单的进销存表格，记录商品的进货日期、数量、单价，销售日期、数量、单价等信息，然后通过公式计算出库存数量和成本。

专业的进销存软件：当企业规模逐渐扩大，业务变得复杂时，Excel表格可能就无法满足需求了。这时候可以选择专业的进销存软件。比如建米软件，它能实现自动化的进销存管理，提高工作效率。建米软件可以实时更新库存数据，自动生成出入库单据，还能进行数据分析和报表生成，帮助企业更好地管理商品流动。

五、设计目录结构

表头设计：表头是目录的重要组成部分，它决定了目录要记录哪些信息。常见的表头包括商品名称、规格、型号、单位、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等。可以根据企业的实际需求进行调整。比如一家服装店，可以在表头中增加颜色、尺码等信息。

分类设置：为了方便管理和查找数据，可以对商品进行分类。比如一家超市，可以将商品分为食品、日用品、文具等几大类，每大类再细分小类。这样在查询数据时，就能快速定位到需要的商品。

编号规则：给每个商品设置一个唯一的编号，方便识别和管理。编号可以根据商品的分类、品牌、型号等信息来设计。比如可以用“F001”表示食品类的第一种商品。

六、录入数据

初始数据录入：将之前收集到的商品信息、供应商信息、客户信息和历史出入库数据等录入到目录中。录入数据时要认真仔细，确保数据的准确性。比如在录入商品的进货单价时，要核对发票上的金额，避免录入错误。

日常数据更新：在日常业务中，每当有商品进货、销售或者库存发生变化时，都要及时更新目录中的数据。可以安排专人负责数据的录入和更新，保证数据的及时性和准确性。比如仓库管理员在收到新的货物后，要及时将进货信息录入到目录中。

七、定期审核和维护

数据审核：定期对目录中的数据进行审核，检查数据的准确性和完整性。可以通过与实际库存进行核对，或者与财务报表进行对比，发现数据中的错误和异常。比如发现库存数量与实际盘点数量不符，就要查找原因，是录入错误还是货物丢失等。

目录优化：根据企业的业务发展和管理需求，对目录的结构和内容进行优化。比如当企业增加了新的业务类型，就需要在目录中增加相应的分类和表头信息。

数据备份：为了防止数据丢失，要定期对目录数据进行备份。可以将数据备份到外部硬盘、云存储等地方。比如每周将目录数据备份到云盘上，这样即使电脑出现故障，也能保证数据的安全。

以上就是制作进销存出入库目录的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理企业的商品流动。在实际操作中，可以根据企业的具体情况进行调整和完善。

常见用户关注的问题：

一、进销存软件哪个好用，有什么推荐？

我听说现在好多做买卖的都在用进销存软件，我就想知道哪个比较好用呢。毕竟一个好的进销存软件能让生意管理轻松不少。

1. 功能完整性：好用的进销存软件得有全面的功能，像采购、销售、库存管理这些基本功能都得有。比如采购功能要能方便记录采购订单、供应商信息等；销售功能要能快速开单、统计销售数据。建米软件在功能完整性方面表现不错，涵盖了进销存各个环节的常用功能。

2. 操作便捷性：软件操作不能太复杂，不然员工学起来费劲，用着也麻烦。最好是界面简洁，容易上手。像一些软件有直观的导航栏，能让用户快速找到自己需要的功能模块。建米软件的操作界面就比较友好，容易被大家接受。

3. 数据安全性：企业的进销存数据可是很重要的，软件得保证数据安全。要具备数据备份、加密等功能，防止数据丢失或被泄露。建米软件有完善的数据安全机制，保障企业数据安全。

4. 性价比：不能只看功能和品牌，价格也得考虑。要选择价格合理，能满足企业需求的软件。有些软件功能强大但价格昂贵，对于小公司来说可能负担不起。建米软件性价比就挺高，适合不同规模的企业。

5. 售后服务：软件使用过程中难免会遇到问题，好的售后服务能及时解决问题。要有专业的客服团队，能快速响应并提供解决方案。建米软件有专业的售后团队，为用户提供及时的服务。

二、如何提高进销存管理的效率？

朋友说他在进销存管理上效率不高，我想知道有什么办法能提高效率呢。毕竟效率高了，生意才能做得更顺。

1. 流程优化：对采购、销售、库存等流程进行梳理，去掉不必要的环节。比如简化采购审批流程，减少审批时间。建米软件可以帮助企业优化流程，通过系统设置合理的流程规则。

2. 信息化管理：使用进销存软件进行信息化管理，能提高数据处理速度和准确性。可以实时掌握库存数量、销售情况等信息。建米软件就是一款不错的信息化管理工具。

3. 人员培训：对员工进行培训，让他们熟悉业务流程和软件操作。员工技能提高了，工作效率自然就上去了。可以定期组织培训课程，提高员工的业务水平。

4. 库存合理规划：合理控制库存数量，避免积压或缺货。可以根据销售数据进行库存预测，制定合理的补货计划。建米软件能提供库存预警功能，帮助企业合理规划库存。

5. 数据分析：通过对进销存数据的分析，了解企业的经营状况。可以分析销售趋势、客户需求等，为企业决策提供依据。建米软件有强大的数据分析功能，能生成各种报表。

三、进销存数据不准确怎么办？

假如你发现进销存数据不准确，那可就麻烦了，可能会影响企业的决策。我就想知道遇到这种情况该怎么办呢。

1. 数据录入检查：要检查数据录入是否正确。可能是员工录入时粗心大意，输错了数字或信息。要对录入人员进行培训，提高他们的责任心。建米软件有数据校验功能，可以减少录入错误。

2. 系统对接问题排查：如果使用了多个系统，要检查系统之间的对接是否正常。可能是数据传输过程中出现了问题。建米软件可以与其他常用系统进行良好的对接，保证数据传输的准确性。

3. 库存盘点：定期进行库存盘点，对比实际库存和系统数据。如果有差异，要找出原因并进行调整。建米软件可以协助企业进行库存盘点，提高盘点效率。

4. 数据清理：清理系统中的无效数据和重复数据。这些数据可能会影响数据的准确性和分析结果。建米软件有数据清理功能，能保持数据的干净整洁。

5. 软件升级：及时对进销存软件进行升级，修复软件中的漏洞和问题。新版本的软件可能会提高数据处理的准确性。建米软件会定期进行升级，保障软件性能。

四、进销存管理中如何控制成本？

我听说在进销存管理中控制成本很重要，能提高企业的利润。我就想知道有什么好的方法呢。

1. 采购成本控制：选择合适的供应商，争取更优惠的采购价格。可以通过批量采购、长期合作等方式降低采购成本。建米软件可以记录供应商信息和采购价格，方便企业进行比较和选择。

2. 库存成本控制：合理控制库存水平，减少库存积压。避免过多的库存占用资金和仓储空间。建米软件的库存预警功能可以帮助企业及时调整库存。

3. 物流成本控制：优化物流配送方案，选择性价比高的物流方式。可以与物流供应商协商降低运费。建米软件可以记录物流信息，方便企业进行物流成本分析。

4. 人力成本控制：合理安排员工岗位和工作量，提高工作效率。避免人员冗余。建米软件的信息化管理可以提高工作效率，减少人力成本。

5. 损耗成本控制：加强对商品的保管和管理，减少商品损耗。比如注意商品的保质期、储存条件等。建米软件可以记录商品的出入库时间和状态，方便企业进行损耗管理。