！手把手教你轻松做好进销存账与日记账的详细方法

一、什么是进销存日记账

在日常的商业活动中，我们经常会和进货、销售、库存这些事儿打交道。而进销存日记账就是用来记录这些业务出入情况的账本。简单来说，它就像是我们生活中的账本，把每天进了多少货、卖了多少货以及还剩下多少货都详细地记下来。

记录的内容：主要包括进货的时间、货物名称、数量、单价、供应商等信息；销售的时间、货物名称、数量、单价、客户等信息；还有库存的实时数量和金额。比如一家水果店老板，进了 100 斤苹果，进价是 5 元一斤，他就得在进货记录里写清楚进货时间、苹果的数量和单价。当他卖出 50 斤苹果，售价是 8 元一斤时，也要在销售记录里记好这些信息。

重要性：做好进销存日记账能让我们清楚地了解商品的流动情况，方便我们进行成本核算和利润计算。还是拿水果店老板来说，如果他不记这个账，可能就不知道自己卖苹果到底赚了多少钱，也不清楚库存还有多少，很容易出现进货过多或者过少的情况。

二、准备工作

在开始做进销存日记账之前，我们得先做好一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

选择合适的账本或软件：我们可以选择传统的纸质账本，它的好处是直观，能随时记录。但纸质账本也有缺点，比如容易丢失、查找信息不方便。也可以选择电子表格，像 Excel 就很常用，它可以进行数据计算和统计。现在也有很多专门的进销存管理软件，功能更强大。比如建米软件，它可以自动记录进货、销售和库存信息，还能生成各种报表，方便我们查看和分析数据，提高工作效率。

设置账户和科目：我们要根据自己的业务情况设置好账户和科目。一般来说，会有库存商品账户，用来记录库存的数量和金额；还有进货账户，记录进货的情况；销售账户，记录销售的情况。比如一家服装店，会设置上衣、裤子、裙子等不同的库存商品科目，方便分类管理。

收集相关凭证：在日常业务中，我们会有很多凭证，像进货发票、销售小票等。这些凭证是我们记账的依据，一定要收集好并妥善保管。比如我们进了一批货，供应商给了我们一张发票，上面有货物的详细信息，我们就要把这张发票保存好，记账的时候就可以按照发票上的内容进行记录。

三、进货记账

进货是商业活动的第一步，准确记录进货信息非常重要。

记录进货信息：当我们进了一批货，要及时记录下进货的时间、货物名称、数量、单价、供应商等信息。比如一家文具店老板进了 200 支铅笔，单价是 1 元一支，供应商是某文具厂。他在账本上就要写清楚进货日期、铅笔的名称、200 支的数量、1 元的单价以及供应商的名称。

计算进货成本：进货成本不仅仅是货物的价格，还可能包括运输费、装卸费等。我们要把这些费用都算到进货成本里。比如文具店老板进铅笔时，花了 20 元的运输费，那么这批铅笔的进货成本就是 200×1 + 20 = 220 元。

更新库存数量：进了货之后，库存数量肯定会增加。我们要根据进货的数量及时更新库存账本。还是以文具店为例，原来库存有 100 支铅笔，进了 200 支后，库存数量就变成了 100 + 200 = 300 支。

四、销售记账

销售是我们赚钱的环节，做好销售记账能让我们清楚地知道自己的收入情况。

记录销售信息：和进货一样，销售也要记录好销售的时间、货物名称、数量、单价、客户等信息。比如文具店老板卖出了 50 支铅笔，单价是 1.5 元一支，客户是附近的一所学校。他就要在账本上记录好这些信息。

计算销售收入：销售收入就是销售的数量乘以单价。在上面的例子中，卖出 50 支铅笔，单价 1.5 元，销售收入就是 50×1.5 = 75 元。

更新库存数量：销售出去货物后，库存数量会减少。我们要根据销售的数量及时更新库存账本。文具店原来有 300 支铅笔，卖出 50 支后，库存数量就变成了 300 - 50 = 250 支。

五、库存盘点与调整

定期进行库存盘点是很有必要的，它可以让我们知道实际库存和账本记录是否一致。

定期盘点库存：我们可以每个月或者每个季度进行一次库存盘点。就是把仓库里的货物实际数量清点一下，然后和账本上的记录进行对比。比如文具店老板在月底进行库存盘点，发现实际的铅笔数量是 248 支，而账本上记录的是 250 支，这就出现了差异。

查找差异原因：如果发现库存数量和账本记录不一致，就要查找原因。可能是在进货或者销售时记录错误，也可能是货物有损坏、丢失等情况。比如文具店的铅笔可能在运输过程中有几支损坏了，没有及时记录，就导致了库存差异。

调整账本记录：根据实际情况调整账本记录。如果实际库存比账本记录少，就要减少账本上的库存数量；如果实际库存比账本记录多，就要增加账本上的库存数量。在上面的例子中，文具店老板就要把账本上的铅笔库存数量调整为 248 支。

六、常见问题及解决方法

在做进销存日记账的过程中，我们可能会遇到一些问题，下面来看看怎么解决。

记录错误：有时候我们可能会把进货或者销售的数量、单价等信息记录错误。比如把 100 支铅笔写成了 10 支。这时候我们要及时发现错误，然后用红笔把错误的记录划掉，再用蓝笔在旁边写上正确的记录。

数据丢失：如果是纸质账本，可能会因为丢失或者损坏导致数据丢失；如果是电子表格或者软件，可能会因为电脑故障、误删除等原因导致数据丢失。所以我们要做好数据备份。对于纸质账本，可以复印一份保存；对于电子数据，可以定期备份到移动硬盘或者云端。像建米软件就有数据备份功能，能保障我们的数据安全，不用担心数据丢失的问题。

库存积压或短缺：如果库存积压，会占用我们的资金和仓库空间；如果库存短缺，又会影响销售。我们可以通过分析销售数据，合理安排进货量。比如通过建米软件的销售数据分析功能，了解哪些商品销售得好，哪些商品销售得不好，从而调整进货策略，避免库存积压或短缺的情况发生。

以上就是关于进销存账日记账怎么做的一些介绍，希望能帮助大家做好日常的记账工作。

常见用户关注的问题：

一、进销存账和日记账有什么区别呀？

我听说好多人都不太清楚进销存账和日记账到底有啥不一样的。我就想知道这俩是不是差别挺大的呢。下面咱就来详细说说。

记录内容方面

进销存账：主要记录的是企业商品的购进、销售和库存情况。比如说进了多少货，卖出去多少，还剩下多少库存，都在这账里体现。

日记账：是按时间顺序，逐笔记录企业的现金和银行存款的收支情况。像什么时候收了一笔现金，什么时候付了一笔银行转账，都得记在日记账里。

作用方面

进销存账：能帮助企业管理者了解商品的流转情况，合理安排采购和销售计划，控制库存成本。比如库存太多了，就可以少进点货；库存少了，就赶紧补货。

日记账：可以清晰反映企业资金的流动情况，便于对资金进行管理和监控。看看钱都花哪儿去了，有没有不合理的支出。

记录频率方面

进销存账：一般是在有商品购进、销售等业务发生时进行记录。可能一天会有好几笔业务，也可能几天才有一笔。

日记账：是每天都要记录，只要有现金或银行存款的收支，就得马上记下来。

建米软件在这方面的优势：建米软件可以同时对进销存账和日记账进行管理，能清晰地把两者的数据区分开来，方便企业进行查看和分析。

二、做进销存账日记账需要注意些啥呢？

朋友说做这俩账可容易出错了，我就想知道到底要注意些什么。下面就来好好讲讲。

准确性方面

数据录入要准确：不管是商品的数量、单价，还是现金收支的金额，都得认真核对，不能出错。不然账就不准了。

日期要准确：记录业务发生的日期得和实际一致，这样才能保证账的时间顺序是对的。

完整性方面

业务要完整记录：每一笔进销存业务和现金收支业务都得记下来，不能漏记。

相关信息要完整：比如进销存账里商品的规格、型号等信息都要记录全。

及时性方面

及时记录：业务发生了就得马上记到账里，不能拖。不然时间长了容易忘。

及时核对：定期对进销存账和日记账进行核对，看看有没有错误。

安全性方面

数据保存安全：要做好数据的备份，防止数据丢失。

权限管理：对可以查看和修改账目的人员进行权限设置，防止数据被随意篡改。

建米软件的助力：建米软件有数据校验功能，能帮助检查录入的数据是否准确，还能自动备份数据，保障数据的安全性。

三、有没有简单的方法做进销存账日记账呀？

我想知道有没有那种不那么复杂的办法来做这俩账。毕竟好多人都觉得做账挺麻烦的。

使用电子表格

简单易上手：像 Excel 这样的电子表格软件，大家都比较熟悉，很容易就能学会用它来做简单的进销存账和日记账。

可自定义：可以根据自己的需求设计表格的格式和内容。

借助记账软件

功能强大：专门的记账软件能自动完成很多计算和统计工作，比如计算库存数量、统计收支总额等。

操作方便：有直观的界面，输入数据很简单，还能生成各种报表。

建立模板

提高效率：先设计好进销存账和日记账的模板，每次有业务发生，直接往模板里填数据就行，不用每次都重新设计表格。

规范格式：模板能保证账的格式统一，看起来更整齐。

定期整理

便于查找：把做好的账按照时间顺序整理好，以后查找数据就方便多了。

发现问题：在整理的过程中，还能发现账里可能存在的问题。

建米软件的简便性：建米软件操作简单，界面友好，就算是不太懂电脑的人也能轻松上手，能大大提高做账的效率。

四、进销存账日记账对企业有啥用呀？

我听说企业做这俩账肯定是有好处的，就是不太清楚具体有啥用。下面就来唠唠。

管理库存方面

掌握库存数量：通过进销存账能清楚知道每种商品的库存数量，避免库存积压或缺货。

优化库存结构：了解哪些商品畅销，哪些滞销，合理调整库存结构。

控制成本方面

降低采购成本：根据进销存账的记录，合理安排采购计划，减少不必要的采购，降低采购成本。

节约资金占用：避免过多资金被占用在库存上，让资金能更好地流转。

财务管理方面

监控资金流动：日记账能清晰反映企业资金的收支情况，便于对资金进行监控和管理。

进行财务分析：通过对进销存账和日记账的数据进行分析，能了解企业的财务状况和经营成果。

决策支持方面

制定销售策略：根据进销存账的销售数据，制定更合理的销售策略，提高销售业绩。

规划企业发展：综合分析这俩账的数据，为企业的长期发展规划提供依据。

建米软件的作用：建米软件能对进销存账和日记账的数据进行深度分析，为企业提供更准确的决策支持。