！手把手教你精准记录进销存明细帐的详细方法

一、什么是进销存明细帐

简单来说，进销存明细帐就是记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。它就像是企业商品流动的“记录仪”，能让老板和财务人员清楚地知道每一种商品什么时候进来的，进来了多少，又在什么时候卖出去了，卖了多少，最后还剩下多少库存。

记录内容：包括商品的名称、规格、型号、购进日期、购进数量、购进单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等信息。比如一家水果店，苹果就是一种商品，需要记录每次进了多少斤苹果，进价是多少钱一斤，卖出去了多少斤，售价是多少钱一斤，最后店里还剩下多少斤苹果。

重要性：它能帮助企业掌握商品的流动情况，合理安排采购和销售计划。如果发现某种商品库存快没了，就可以及时补货；如果某种商品积压太多，就可以想办法促销。它也是企业进行成本核算和利润计算的重要依据。

二、准备工作

在开始记进销存明细帐之前，有一些准备工作是必须要做的。

选择合适的账本或软件：可以选择传统的纸质账本，也可以使用电子表格软件如 Excel，还可以使用专门的进销存管理软件。纸质账本比较直观，但容易出错，查找和统计数据也比较麻烦；Excel 相对灵活，但需要一定的操作技能；专门的进销存管理软件功能强大，操作方便，能自动生成各种报表。比如建米软件，它就是一款亲测实用的进销存管理工具，能帮助企业高效地记录和管理进销存数据，避免人工记录的繁琐和错误。

确定商品分类：将企业的商品按照一定的标准进行分类，比如按照用途、品类、规格等。以一家超市为例，可以将商品分为食品类、日用品类、文具类等。这样分类可以让账本更加清晰，便于查询和统计。

设置账本格式：根据选择的账本或软件，设置好账本的格式。一般包括日期、凭证编号、摘要、购进数量、购进单价、购进金额、销售数量、销售单价、销售金额、库存数量、库存金额等栏目。

三、购进商品的记录方法

当企业购进商品时，需要及时准确地记录在进销存明细帐中。

记录购进日期：填写商品购进的具体日期，这可以帮助企业了解商品的进货时间顺序。

记录购进数量和单价：准确记录购进商品的数量和单价，然后计算出购进金额（购进金额 = 购进数量 × 购进单价）。比如企业购进了 100 件 T 恤，每件进价是 50 元，那么购进金额就是 100 × 50 = 5000 元。

记录凭证编号：如果有相关的进货凭证，如发票、收据等，要记录凭证编号，方便日后查询和核对。

更新库存数量：在购进商品后，要及时更新库存数量，库存数量 = 原有库存数量 + 购进数量。假设原来库存有 20 件 T 恤，这次购进 100 件，那么现在库存数量就是 20 + 100 = 120 件。

四、销售商品的记录方法

销售商品的记录和购进商品的记录类似，但也有一些不同的地方。

记录销售日期：填写商品销售的具体日期，这有助于分析商品的销售周期。

记录销售数量和单价：准确记录销售商品的数量和单价，计算出销售金额（销售金额 = 销售数量 × 销售单价）。例如企业卖出了 50 件 T 恤，每件售价是 80 元，那么销售金额就是 50 × 80 = 4000 元。

记录凭证编号：同样，如果有销售凭证，如销售发票、销售小票等，要记录凭证编号。

更新库存数量：销售商品后，要及时减少库存数量，库存数量 = 原有库存数量 - 销售数量。前面例子中库存有 120 件 T 恤，卖出 50 件后，现在库存数量就是 120 - 50 = 70 件。

五、库存盘点与调整

定期进行库存盘点是保证进销存明细帐准确的重要环节。

盘点周期：可以根据企业的实际情况确定盘点周期，一般可以每月、每季度或每年进行一次。比如一家小型便利店可以每月进行一次库存盘点。

盘点方法：可以采用实地盘点法，即对仓库中的商品进行逐一清点。在盘点过程中，要记录实际的库存数量。

调整账本：将实际盘点的库存数量与进销存明细帐上的库存数量进行对比，如果有差异，要找出原因并进行调整。比如盘点发现实际库存比账本上少了 10 件 T 恤，经过调查发现是因为有部分商品损坏了，那么就要在账本上相应地减少库存数量，并记录调整的原因。

六、常见问题及解决方法

在记录进销存明细帐的过程中，可能会遇到一些问题。

数据错误：由于人工记录可能会出现输入错误、计算错误等情况。解决方法是在记录数据后仔细核对，发现错误及时更正。比如发现购进数量记录错误，要及时修改，并重新计算相关金额。

商品丢失或损坏：在库存管理过程中，可能会出现商品丢失或损坏的情况。要及时记录这些情况，并在账本上调整库存数量。要找出原因，加强库存管理。

库存积压或短缺：如果进销存明细帐记录不准确，可能会导致库存积压或短缺的问题。企业可以根据账本数据，合理安排采购和销售计划，避免出现这种情况。比如发现某种商品库存积压过多，可以通过促销活动等方式尽快销售出去。

以上就是关于进销存明细帐怎么记的一些方法和注意事项，希望能帮助大家准确地记录和管理企业的进销存数据。

常见用户关注的问题：

一、进销存明细帐需要记录哪些内容？

我听说好多人在记进销存明细帐的时候都有点懵，搞不清到底该记些啥。其实这账本记录的内容可重要啦，关乎着整个生意的进出情况呢。

进货记录

商品名称：这得把进的货具体叫啥写清楚，像“苹果手机”“纯棉T恤”，不能含糊。

进货数量：进了多少件、多少个、多少箱，都得准确记录，比如进了100件T恤。

进货价格：每件商品的进价是多少，这关系到成本核算，比如一件T恤进价30元。

进货日期：啥时候进的货，方便后续查询和统计，像5月10号进的这批货。

销售记录

销售商品：和进货记录里的商品名称对应，卖的是啥要写明白。

销售数量：卖出去多少，比如卖了50件T恤。

销售价格：每件卖了多少钱，一件T恤卖50元。

销售日期：啥时候卖出去的，比如5月15号卖了这50件。

库存记录

当前库存数量：随时更新还剩下多少货，进了100件卖了50件，那库存就是50件。

库存位置：货放在仓库的哪个地方，方便找货。

库存状态：是完好的、有瑕疵的，还是损坏的。

建米软件就能很好地帮助记录这些内容，让你的进销存明细帐一目了然。

二、进销存明细帐多久记录一次合适？

朋友说记进销存明细帐的时间频率可不好把握，记太勤了麻烦，记少了又怕数据不准确。其实不同情况有不同的合适频率。

按业务量大小

业务量大：如果每天进出货的量都很大，像大型超市，那最好每天记录。这样能及时掌握库存动态，避免缺货或者积压。

业务量小：要是小商店，几天才有一次进货或者销售，那可以每周记录一次。

按商品特性

易变质商品：像水果、鲜花这类容易坏的，得每天记录，看看卖了多少，还剩多少，避免损失。

耐用商品：像家具、电器，更新换代没那么快，可以半个月或者一个月记录一次。

按财务结算周期

月度结算：如果是按月算账的，那至少每月记录一次，和财务数据对应起来。

季度结算：按季度算的话，每个季度记录一次也可以，但中间最好定期查看库存。

特殊情况

促销活动期间：有促销的时候，销售情况变化大，要每天记录，看看活动效果。

进货高峰时期：集中进货的时候，要及时记录，保证库存数据准确。

用建米软件可以根据不同情况设置记录提醒，让记录更方便。

三、进销存明细帐记录错误了怎么办？

我就想知道，要是进销存明细帐记出错了可咋整，这肯定会影响后续的统计和决策呀。其实有办法解决的。

发现错误及时标记

用笔标记：如果是纸质账本，用红笔把错误的地方圈出来，写上“错误”。

软件标记：用软件记的话，在错误记录旁边标注“错误待修改”。

分析错误原因

人为输入错误：可能是记录的时候看错数字或者输错了，比如把10写成了100。

系统故障：软件或者设备出问题，导致数据记录错误。

业务流程混乱：进货、销售环节没沟通好，导致记录和实际情况不符。

修改错误记录

纸质账本：在标记好错误后，用正确的数据在旁边重新记录，然后签字注明修改人。

软件账本：在软件里找到错误记录，直接修改，系统一般会自动记录修改痕迹。

检查关联数据

库存数据：错误记录可能影响库存数量，要重新核算库存。

财务数据：和成本、利润相关的数据也可能受影响，要检查调整。

建米软件有数据纠错和审计功能，能帮助你快速发现和修改错误。

四、进销存明细帐有什么作用？

朋友推荐说一定要重视进销存明细帐，它作用可大啦。假如你不记这账本，好多事儿都搞不明白。

库存管理方面

掌握库存数量：能清楚知道仓库里还剩多少货，避免缺货影响销售，或者积压占用资金。

了解库存动态：知道啥时候进货多，啥时候销售多，合理安排进货计划。

发现滞销商品：长时间没卖出去的商品，及时处理，减少损失。

财务核算方面

计算成本：根据进货价格和数量，算出商品的成本。

核算利润：用销售价格减去成本，就能知道赚了多少钱。

税务申报：准确的进销存数据是税务申报的重要依据。

业务决策方面

分析销售趋势：看看哪些商品好卖，哪些不好卖，决定后续的进货和销售策略。

评估供应商：根据进货情况，看看哪个供应商的货质量好、价格合适。

规划业务拓展：根据数据判断是否要扩大业务规模。

建米软件能把这些作用更好地发挥出来，让你的生意管理更轻松。