！手把手教你做好批发零售进销存帐的详细方法

一、了解批发零售进销存账的重要性

对于从事批发零售行业的老板们来说，做好进销存账那可是相当关键。简单来说，进销存账就是记录商品从进入店铺（进货），到在店铺里存放（库存），再到卖出去（销售）这一系列过程的账本。它能让你清楚地知道自己店里有多少货，进了多少，卖了多少，赚了还是赔了。

掌握经营状况：通过进销存账，你可以直观地看到商品的销售情况。比如说，你开了一家水果店，通过账本你能知道哪种水果卖得好，哪种水果滞销。像夏天的时候，西瓜、桃子这类水果可能销量很好，而冬天可能橙子、柚子更受欢迎。这样你就可以根据销售情况调整进货策略，多进畅销的水果，少进滞销的水果，避免货物积压。

控制成本：准确的进销存账能帮助你控制采购成本。还是以水果店为例，如果你发现某种水果的进价最近上涨了，你可以和供应商协商价格，或者寻找新的供应商。你也能知道库存商品的成本，避免过度采购导致资金积压。

规划未来：根据进销存账的历史数据，你可以预测未来的销售趋势，提前做好采购和库存管理的规划。比如，每年春节前，水果的销量都会大幅增加，你就可以提前多进一些水果，满足市场需求，提高利润。

二、准备工作

在开始做批发零售进销存账之前，有些准备工作是必不可少的。

确定记账方法：常见的记账方法有手工记账和电子记账。手工记账就是用纸质账本和笔来记录每一笔进销存业务，这种方法比较传统，适合业务量较小的店铺。电子记账则是使用电脑软件或手机应用来记录，操作方便，效率高，适合业务量较大的店铺。比如，一些小型的便利店可能业务量不大，老板就可以选择手工记账；而大型的超市，每天的业务量非常大，使用电子记账软件会更合适。

收集相关资料：你需要收集商品的采购发票、销售单据、库存盘点表等资料。这些资料是记账的依据，一定要妥善保管。比如，采购发票上会记录商品的名称、数量、单价、金额等信息，销售单据上会记录销售的商品和金额，库存盘点表则能让你清楚地知道当前的库存数量。

设置账本：如果选择手工记账，你需要准备专门的进销存账本，分别记录进货、销售和库存情况。账本上要设置日期、商品名称、数量、单价、金额等栏目。如果选择电子记账，你可以使用一些专业的进销存软件，软件会自动为你设置好相应的账本和栏目。

三、进货记账

进货是批发零售业务的起点，准确记录进货情况非常重要。

记录进货信息：当你采购商品时，要及时记录进货的日期、商品名称、数量、单价和金额。比如，你进了一批文具，在账本上要详细记录：“[具体日期]，进了铅笔 100 支，单价 1 元，金额 100 元；橡皮 50 块，单价 0.5 元，金额 25 元。”这样可以让你清楚地知道每一笔进货的情况。

处理进货退货：有时候，你采购的商品可能会出现质量问题或者不符合你的要求，这时候就需要进行退货处理。在账本上要记录退货的日期、商品名称、数量和金额，并冲减相应的进货金额。比如，你发现进的铅笔有 10 支质量不好，退给了供应商，在账本上要记录：“[具体日期]，退回铅笔 10 支，单价 1 元，金额 10 元。”然后将进货金额从 100 元调整为 90 元。

注意进货成本：进货成本不仅包括商品的采购价格，还包括运输费、装卸费等相关费用。在记账时，要将这些费用分摊到每一件商品上，计算出准确的进货成本。比如，你进了一批货物，采购价格是 1000 元，运输费是 50 元，那么这批货物的总成本就是 1050 元。如果这批货物有 100 件，那么每件货物的进货成本就是 10.5 元。

四、销售记账

销售是批发零售业务的核心，记录好销售情况能让你清楚地知道自己的收入和利润。

记录销售信息：当你销售商品时，要及时记录销售的日期、商品名称、数量、单价和金额。比如，你卖出了 20 支铅笔，单价 1.5 元，金额 30 元，在账本上要记录：“[具体日期]，卖出铅笔 20 支，单价 1.5 元，金额 30 元。”

处理销售退货：和进货退货类似，销售过程中也可能会出现顾客退货的情况。在账本上要记录退货的日期、商品名称、数量和金额，并冲减相应的销售金额。比如，顾客退回了 5 支铅笔，单价 1.5 元，金额 7.5 元，在账本上要记录：“[具体日期]，退回铅笔 5 支，单价 1.5 元，金额 7.5 元。”然后将销售金额从 30 元调整为 22.5 元。

计算销售利润：销售利润等于销售金额减去进货成本。通过记录销售和进货情况，你可以很方便地计算出每一笔销售业务的利润。比如，你卖出的 20 支铅笔，进货成本是每支 1 元，那么总成本就是 20 元，销售金额是 30 元，利润就是 30 - 20 = 10 元。

五、库存记账

库存管理是批发零售业务的重要环节，准确记录库存情况能避免货物积压或缺货。

定期盘点库存：你需要定期对库存商品进行盘点，一般可以每月或每季度进行一次。盘点时，要将实际库存数量与账本上的记录进行核对，找出差异并进行调整。比如，你在盘点时发现账本上记录的铅笔数量是 80 支，但实际只有 75 支，这可能是因为在销售过程中出现了漏记或者商品丢失的情况，你需要在账本上进行调整。

记录库存变动：除了进货和销售会导致库存变动外，还有一些其他情况也会影响库存，比如商品损坏、过期等。当出现这些情况时，要及时在账本上记录库存的减少。比如，你发现有 5 支铅笔因为受潮不能使用了，在账本上要记录：“[具体日期]，因受潮损坏铅笔 5 支。”然后将库存数量从 75 支调整为 70 支。

计算库存成本：库存成本等于库存数量乘以进货成本。通过记录库存情况，你可以清楚地知道当前库存商品的价值。比如，你现在库存有 70 支铅笔，进货成本是每支 1 元，那么库存成本就是 70 元。

六、使用建米软件辅助记账

如果你的批发零售业务规模较大，业务量较多，手动记账可能会比较繁琐，容易出错。这时候，你可以试试建米软件。建米软件是一款专业的进销存管理软件，它可以帮助你轻松地记录进货、销售和库存情况。

它能自动生成各种报表，比如进货报表、销售报表、库存报表等，让你一目了然地了解业务情况。而且，建米软件还支持多用户操作，方便团队协作。比如，你的采购人员可以在软件上记录进货信息，销售人员可以记录销售信息，库存管理人员可以进行库存盘点和管理，大家的数据实时同步，提高了工作效率。

以上就是关于批发零售进销存账怎么做的一些介绍，希望能对你有所帮助。做好进销存账，能让你的生意更加顺利，利润更加可观。

常见用户关注的问题：

一、批发零售进销存帐手工做还是用软件做更好？

我听说好多做批发零售的朋友都在纠结这个事儿，到底是自己动手一笔一笔地记进销存账，还是用软件来帮忙呢？我就想知道这两种方式到底哪个更靠谱。

手工做账的优点：

- 成本低：基本不需要额外花钱，有纸和笔就行。对于一些小本生意，刚开始资金紧张，手工账能省一笔软件购买费。

- 简单直观：自己亲手记录，每一笔账都心里有数，能清楚看到每一个数据的来龙去脉。

- 灵活性高：可以根据自己的习惯随意记录，不用受软件格式的限制。

- 隐私性好：不用担心数据在软件里被泄露，自己的账本自己保管。

手工做账的缺点：

- 效率低：每一笔都要手动计算和记录，工作量大，容易出错。

- 数据难统计：要统计某个时间段的进销存数据，得自己慢慢加总，很麻烦。

- 不便于查询：时间久了，找某一笔账可能要翻很久的账本。

- 难以共享：如果需要和其他人共享数据，比如给合作伙伴看，不太方便。

软件做账的优点：

- 效率高：自动计算，快速生成报表，节省大量时间和精力。像建米软件就能快速处理数据，提高工作效率。

- 数据准确：减少了人为计算的错误，保证数据的准确性。

- 便于统计分析：可以随时生成各种统计报表，方便了解经营情况。

- 方便共享：可以多人同时使用，数据实时共享，方便团队协作。

软件做账的缺点：

- 有成本：需要购买软件，还可能有后续的维护费用。

- 有学习成本：要花时间去学习软件的操作方法。

- 依赖网络和设备：如果网络不好或者设备出问题，可能会影响使用。

- 数据安全有风险：虽然软件商会采取安全措施，但还是有数据泄露的可能性。

二、批发零售进销存帐需要记录哪些内容？

朋友说做批发零售进销存账，得清楚要记哪些东西，不然账就乱套了。我就想知道这里面都有啥门道。

进货方面：

- 商品名称：详细记录进的是什么商品，不能模糊。

- 进货数量：准确记录每次进货的数量，这关系到库存和成本。

- 进货单价：知道每个商品的进价，才能算出成本。

- 进货日期：方便统计某个时间段的进货情况。

- 供应商信息：包括供应商名称、联系方式等，便于后续沟通和对账。

销售方面：

- 销售商品名称：和进货对应，明确卖的是什么。

- 销售数量：记录卖出了多少商品。

- 销售单价：了解每个商品的售价，计算收入。

- 销售日期：统计不同时间段的销售业绩。

- 客户信息：如客户姓名、联系方式等，有助于维护客户关系。

库存方面：

- 期初库存：每个时间段开始时的库存数量。

- 本期进货：该时间段内的进货总量。

- 本期销售：该时间段内的销售总量。

- 期末库存：通过计算得出，即期初库存 + 本期进货 - 本期销售。

- 库存位置：如果有多个仓库，要记录商品存放在哪个仓库。

其他方面：

- 运费：进货和销售过程中的运费支出。

- 损耗：商品在存储和销售过程中的损耗数量和金额。

- 折扣：销售时给客户的折扣情况。

- 退换货：记录商品的退换货数量和原因。

三、批发零售进销存帐多久统计一次比较合适？

我听说不同的商家统计进销存账的时间不一样，我就想知道多久统计一次才是最合适的呢。

按日统计的优点：

- 数据及时：每天结束后就统计，能第一时间掌握当天的进销存情况。

- 便于发现问题：如果当天有异常的进货或销售情况，能及时发现并处理。

- 适合业务量小的商家：对于一些小的批发零售店，业务量不多，每天统计不会花费太多时间。

- 能实时调整策略：根据当天的销售情况，及时调整进货和销售策略。

按日统计的缺点：

- 工作量大：每天都要统计，会占用一定的时间和精力。

- 数据波动大：一天的数据可能受偶然因素影响，不能完全反映整体情况。

按周统计的优点：

- 平衡工作量和及时性：既不会像按日统计那样工作量大，又能及时掌握一周的经营情况。

- 能看出一定的规律：一周的数据相对稳定，能看出一些销售和进货的规律。

- 便于和供应商、客户对账：可以每周和供应商核对进货情况，和客户核对销售情况。

- 适合业务量中等的商家：对于业务量适中的批发零售企业，按周统计比较合适。

按周统计的缺点：

- 不能及时反映突发情况：如果在一周中间出现突发的销售高峰或低谷，不能及时调整策略。

按月统计的优点：

- 数据更具代表性：一个月的数据能更全面地反映企业的经营状况。

- 便于做月度总结和规划：可以根据月度统计数据，做月度的经营总结和下一个月的规划。

- 适合业务量大的商家：对于大型的批发零售企业，业务量繁多，按月统计更合理。

- 可以和财务报表结合：方便和财务部门的月度报表进行核对。

按月统计的缺点：

- 问题发现滞后：如果在月中出现问题，要等到月底统计时才发现，可能会错过最佳处理时间。

四、批发零售进销存帐如何保证数据安全？

朋友说现在数据安全很重要，做批发零售进销存账也得注意保护数据。我就想知道有哪些方法可以保证数据安全呢。

选择可靠的软件：

- 选择知名品牌：像建米软件，有良好的口碑和信誉，在数据安全方面有保障。

- 查看软件的安全措施：了解软件是否有加密技术、备份功能等。

- 关注软件的更新情况：及时更新软件可以修复安全漏洞。

- 了解软件商的服务：软件商是否提供数据安全方面的培训和支持。

设置访问权限：

- 不同人员设置不同权限：比如销售人员只能查看销售数据，财务人员可以查看财务相关数据。

- 定期更换密码：防止密码被盗用。

- 限制登录设备和地点：只允许特定的设备和地点登录系统，增加安全性。

- 对重要数据进行加密：即使数据被窃取，没有密码也无法查看。

定期备份数据：

- 本地备份：可以将数据备份到移动硬盘等本地存储设备。

- 云端备份：利用云存储服务进行备份，防止本地设备损坏导致数据丢失。

- 制定备份计划：比如每天、每周或每月备份一次。

- 检查备份数据的可用性：定期恢复备份数据，确保备份数据可以正常使用。

加强网络安全：

- 安装防火墙：防止外部网络攻击。

- 安装杀毒软件：及时查杀病毒和恶意软件。

- 注意网络环境：避免在不安全的网络环境下操作。

- 对员工进行网络安全培训：提高员工的安全意识，防止因员工操作不当导致数据泄露。