！全面进销存软件录入单据的详细方法与技巧

一、进销存软件单据录入的重要性

在日常的商业活动中，不管是小商铺还是大型企业，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。而单据录入就是记录这些活动的关键环节。想象一下，一家服装店每天会有新衣服进货，也会有衣服被顾客买走。如果没有准确地录入这些进货单和销售单，老板就很难知道店里到底有多少库存，哪些衣服卖得好需要补货，哪些衣服积压了需要处理。

准确的单据录入能让企业实时掌握库存数量，合理安排采购和销售计划，避免出现缺货导致订单流失或者库存积压占用资金的情况。清晰的单据记录也便于进行财务核算和税务申报。

二、准备工作

收集单据：在录入单据之前，要先把相关的原始单据收集齐全。比如进货时的供应商发货单、发票，销售时的客户订单、送货单等。这些单据就是录入的依据，就像盖房子的砖块一样，缺一不可。例如，一家超市在进货时，供应商会提供详细的发货清单，上面记录了商品的名称、数量、价格等信息，超市工作人员就要把这些清单收集好。

熟悉软件界面：不同的进销存软件界面可能会有所不同，但一般都会有单据录入的入口。在开始录入之前，要先熟悉软件的操作界面，知道在哪里找到录入单据的功能模块。可以先花一些时间进行简单的操作练习，比如创建一个虚拟的单据，了解各个字段的填写要求。比如，有些软件的单据录入入口在主菜单的“业务管理”板块下，点击进去就能看到“进货单”“销售单”等选项。

设置基础信息：这一步非常重要，基础信息设置好了，录入单据会更加高效准确。基础信息包括商品信息、供应商信息、客户信息等。比如，要把店里所有商品的名称、规格、单位、成本价、销售价等信息录入到软件中。对于供应商和客户，要记录他们的名称、联系方式、地址等。以一家五金店为例，要把各种螺丝、螺母的规格、型号等信息准确录入，这样在录入进货单和销售单时就能快速选择对应的商品。

三、进货单录入

选择单据类型：打开进销存软件，找到单据录入的界面，一般会有多种单据类型可供选择，这里要选择“进货单”。就像在一堆文件中找到专门记录进货信息的那个文件夹一样。

填写基本信息：进货单的基本信息包括进货日期、供应商名称、仓库名称等。进货日期要填写实际的进货时间，这对于核算成本和统计数据很重要。供应商名称要准确填写，这样可以方便后续与供应商进行对账。仓库名称则要选择商品实际存放的仓库。比如，一家文具店从某供应商那里进了一批文具，进货日期是 5 月 10 日，商品存放在 2 号仓库，那么在进货单上就要准确填写这些信息。

录入商品明细：这是进货单录入的核心部分。要依次录入商品的名称、规格、数量、单价等信息。软件一般会有商品选择的功能，可以直接从已经设置好的商品信息中选择，避免手动输入可能出现的错误。比如，录入一批电脑，要准确填写电脑的品牌、型号、数量和每台的进价。要注意数量和单价的单位要一致，比如数量是“台”，单价就是“元/台”。

计算金额和保存单据：录入商品明细后，软件会自动计算出每种商品的金额以及进货单的总金额。仔细核对金额是否正确，确认无误后点击“保存”按钮。这样，这张进货单就成功录入到软件中了。如果发现录入有误，可以及时修改，修改后再保存。

四、销售单录入

选择单据类型：和进货单录入一样，在软件中选择“销售单”类型。这就像是要给客户开一张销售凭证，要选对对应的“模板”。

填写基本信息：销售单的基本信息包括销售日期、客户名称、仓库名称等。销售日期是商品实际销售的时间，客户名称要准确填写，方便后续跟进客户和统计销售数据。仓库名称要选择商品出库的仓库。例如，一家花店在 6 月 15 日把一批鲜花卖给了某客户，鲜花从 3 号仓库出库，那么在销售单上就要填写这些信息。

录入商品明细：和进货单类似，要录入销售商品的名称、规格、数量、单价等信息。同样可以通过软件的商品选择功能快速选择商品。这里的单价是销售价格，要根据企业的定价策略来填写。比如，一家服装店销售一件衣服，要填写衣服的款式、尺码、销售数量和每件的售价。

计算金额和保存单据：软件会自动计算销售金额和总金额，核对无误后保存销售单。有些进销存软件还会自动更新库存数量，显示商品的出库情况。如果销售单有折扣或者赠品等情况，要在单据中准确记录。

五、库存调拨单录入

适用场景：当企业需要把商品从一个仓库转移到另一个仓库时，就需要录入库存调拨单。比如，一家连锁超市的 A 店库存过多，而 B 店缺货，就可以把 A 店的商品调拨到 B 店。

选择单据类型：在软件中选择“库存调拨单”。

填写基本信息：包括调拨日期、调出仓库名称、调入仓库名称等。调拨日期是实际进行商品调拨的时间，调出和调入仓库名称要准确填写。

录入商品明细：录入要调拨的商品名称、规格、数量等信息。软件会根据录入的信息自动更新调出仓库和调入仓库的库存数量。

保存单据：核对信息无误后保存库存调拨单，这样就完成了商品在不同仓库之间的转移记录。

六、常见问题及解决方法

单据录入错误：如果发现单据录入错误，比如商品数量、单价录入错误等，不要慌张。大多数进销存软件都提供了修改功能。可以在软件中找到已录入的单据，点击“修改”按钮，然后对错误的信息进行更正。修改后再次保存单据即可。但有些软件对于已经审核或者过账的单据可能不允许直接修改，这时候可能需要先进行反审核或者反过账操作，然后再修改。

商品信息找不到：如果在录入单据时找不到对应的商品信息，可能是基础信息设置不完整或者录入有误。可以检查商品信息列表，看看是否有遗漏或者错误。如果确实没有该商品信息，需要及时添加。比如，一家新开业的餐厅在录入进货单时，发现新采购的某种特色调料在软件中找不到，这就需要把这种调料的信息添加到商品信息列表中。

软件操作卡顿：软件操作卡顿可能是由于电脑性能不足、网络问题或者软件版本过低等原因引起的。可以先检查电脑的内存和磁盘空间是否充足，关闭一些不必要的程序。如果是网络问题，可以尝试重新连接网络或者更换网络环境。如果是软件版本过低，可以联系软件供应商进行升级。

七、建米软件的推荐

在使用进销存软件录入单据的过程中，可能会遇到各种问题，比如操作复杂、功能不实用等。这里给大家推荐建米软件，它在单据录入方面非常便捷。建米软件的界面设计简洁直观，即使是新手也能快速上手找到单据录入的功能入口。而且它支持批量录入单据，大大提高了录入效率。比如，一家大型批发企业每天有大量的进货单和销售单需要录入，使用建米软件就可以快速准确地完成录入工作，节省了大量的时间和人力成本。

以上就是关于进销存软件怎么录入单据的详细介绍，希望这些内容能帮助大家更好地使用进销存软件进行单据录入工作。

常见用户关注的问题：

一、进销存软件怎么选择适合自己的？

我听说很多人在选进销存软件的时候都特别纠结，不知道哪个才是最适合自己的。毕竟现在市面上的软件那么多，功能也是五花八门的，真的让人有点摸不着头脑。我就想知道，到底该从哪些方面去考虑，才能选到一款趁手的软件呢？

功能需求方面：得想想自己企业的业务流程是怎样的。比如，要是你经常需要处理大量的库存管理，那软件的库存管理功能就得强大，像库存预警、批次管理这些功能就不能少。如果销售业务比较多，销售订单处理、客户管理等功能就得完善。建米软件在功能方面就比较全面，能满足不同企业的多样化需求。

易用性方面：软件好不好用很关键。要是界面复杂，操作起来特别麻烦，员工们用起来肯定会有抵触情绪，效率也提不上去。所以要选那种界面简洁、操作方便的软件，最好还有详细的操作指南和培训服务。建米软件的操作就比较简单易懂，新员工也能快速上手。

稳定性方面：软件要是动不动就崩溃、出错，那可就太耽误事儿了。想象一下，正在录入重要数据的时候，软件突然死机，数据丢失了，那可就麻烦大了。所以要选择口碑好、技术成熟的软件，建米软件在稳定性方面表现就不错，能保障企业的正常业务运转。

价格方面：企业肯定都想花小钱办大事，在满足需求的前提下，当然是价格越实惠越好。不过也不能只看价格，太便宜的软件可能功能和服务都跟不上。要综合考虑软件的性价比，建米软件的价格就比较合理，能为企业节省成本。

二、进销存软件数据安全怎么保障？

朋友说数据安全是用进销存软件时特别让人担心的事儿。毕竟企业的各种数据，像客户信息、库存数据、销售数据等，都是非常重要的商业机密。要是数据泄露或者丢失了，那企业可能会遭受巨大的损失。我就想知道，有哪些办法可以保障数据的安全呢？

数据加密方面：软件应该采用先进的加密技术对数据进行加密处理，这样即使数据在传输或者存储过程中被截取，别人也看不懂。建米软件就采用了高强度的加密算法，保障数据的安全性。

备份与恢复方面：定期对数据进行备份是很有必要的。这样万一数据出现问题，比如被误删除、遭受病毒攻击等，还能通过备份数据进行恢复。建米软件支持自动备份和手动备份，而且恢复数据也很方便。

权限管理方面：要对不同的用户设置不同的操作权限。比如，普通员工只能查看和处理自己权限范围内的数据，而管理员可以进行更高级的操作。这样可以防止内部人员误操作或者恶意篡改数据。建米软件在权限管理方面做得很细致，能有效保障数据安全。

网络安全方面：软件要具备完善的网络安全防护机制，防止黑客攻击和病毒入侵。比如，安装防火墙、进行实时监控等。建米软件会不断更新安全防护系统，为企业的数据安全保驾护航。

三、进销存软件和财务软件怎么对接？

我想知道很多企业都希望进销存软件和财务软件能对接起来，这样可以减少重复录入数据的工作量，还能保证数据的一致性。但是这两个软件的对接可不是一件容易的事儿，到底该怎么操作呢？朋友推荐说有些软件在对接方面做得很好，我就一下具体的对接方法。

接口支持方面：要看两个软件是否提供对接接口。如果软件本身就有开放的接口，那对接起来就相对容易一些。建米软件就提供了丰富的接口，方便和其他软件进行对接。

数据格式方面：要确保两个软件的数据格式是兼容的。比如，进销存软件中的销售数据和财务软件中的收入数据，在格式和字段上要能对应起来。在对接之前，可能需要对数据进行一些整理和转换。

对接流程方面：一般来说，需要先确定对接的内容和范围，然后按照软件提供的对接文档进行操作。可能需要配置一些参数，进行数据映射等操作。建米软件有详细的对接指南，能帮助企业顺利完成对接。

测试与调试方面：对接完成后，一定要进行全面的测试。检查数据是否能准确传输和同步，有没有出现错误或者丢失的情况。如果发现问题，要及时进行调试和修正。

四、进销存软件能提高企业哪些方面的效率？

假如你用了进销存软件，肯定是希望它能给企业带来一些实实在在的好处，提高效率就是其中很重要的一点。我就想知道，它到底能在哪些方面发挥作用，让企业的运转更加顺畅呢？

库存管理方面：软件可以实时监控库存数量，当库存低于预警值时会自动提醒。这样就不用人工去一个个盘点库存了，节省了大量的时间和人力。而且能避免库存积压或缺货的情况发生，提高资金的周转率。建米软件的库存管理功能就很强大，能让库存管理变得更加轻松高效。

销售管理方面：从销售订单的录入、处理到发货，软件都能进行全程跟踪。销售人员可以快速查询客户信息和订单状态，及时处理客户的需求。还能生成各种销售报表，为企业的决策提供数据支持。

采购管理方面：软件可以根据库存情况和销售数据，自动生成采购计划。采购人员可以根据计划进行采购，避免盲目采购。还能对供应商进行管理，比较不同供应商的价格和质量，选择最优的采购方案。

数据分析方面：软件可以对企业的各种数据进行分析，比如销售趋势、库存周转率、客户购买习惯等。通过这些分析，企业可以发现问题，及时调整经营策略，提高企业的竞争力。建米软件的数据分析功能能帮助企业更好地了解自身的经营状况。