！保管员巧用 Excel 精准记录进销存的详细攻略

一、为啥用 Excel 记进销存

对于保管员来说，日常工作里记录货物的进销存情况是一项重要任务。那为啥要用 Excel 来做这件事呢？其实道理很简单。Excel 这软件大家都比较熟悉，基本上稍微懂点电脑操作的人都会用它，不用专门花大量时间去学习新软件的使用方法。比如说，在一些小仓库里，保管员可能年龄偏大，对于复杂的软件接受度不高，而 Excel 就很容易上手。

成本低：Excel 是办公软件里常见的，一般电脑上都自带或者很容易就能安装，不需要额外花很多钱去购买专门的进销存管理软件。对于一些小型企业或者仓库来说，能节省不少成本。

灵活性高：它可以根据不同的需求随意设计表格样式和功能。比如不同的仓库，货物种类不同，管理方式也有差异，用 Excel 就能按照自己仓库的实际情况来设计记录表格。

二、准备工作得做好

在开始用 Excel 记进销存之前，得把一些准备工作做好。就好比做饭前要先准备好食材一样。

电脑和 Excel 软件：确保你的电脑能正常使用，并且安装了 Excel 软件。如果电脑经常死机或者软件运行不流畅，那记录工作肯定会受到影响。

明确记录内容：要清楚自己需要记录哪些信息。一般来说，进货方面要记录进货日期、货物名称、数量、供应商等；销售方面要记录销售日期、货物名称、数量、客户等；库存方面要记录当前库存数量、存放位置等。举个例子，如果是一家文具店的仓库，进货时要记清楚进了多少支笔、本子的品牌和数量等。

整理货物：在开始记录之前，先把仓库里的货物进行一次全面的整理。将货物分类摆放好，并且贴上标签，这样在记录的时候能更准确地找到货物，也方便后续的盘点工作。

三、设计 Excel 表格

设计一个合适的 Excel 表格是关键。就像盖房子得先有个好的设计图纸一样。

表头设计：在表格的第一行设置好表头，分别填上进货、销售、库存相关的信息。例如“进货日期”“进货数量”“销售日期”“销售数量”“当前库存”等。这样一看表格，就能清楚每列数据代表的是什么。

格式设置：根据需要设置单元格的格式。比如日期列可以设置成日期格式，数量列可以设置成数值格式，方便数据的输入和查看。如果设置不好格式，输入的数据可能会显示得很混乱。

公式运用：运用一些简单的公式来计算库存数量。比如“当前库存=上一次库存+进货数量 - 销售数量”。在 Excel 里可以通过设置公式让表格自动计算库存，这样能大大提高工作效率。比如说，每天记录完进货和销售数量后，库存数量会自动更新。

四、记录进货信息

当有货物进货时，要及时准确地记录相关信息。

及时记录：货物一到仓库，就要马上在 Excel 表格里记录进货日期、货物名称、数量、供应商等信息。如果不及时记录，时间长了可能会忘记，导致记录不准确。比如有一批水果进货，如果当天不记录，过几天水果可能就卖出去一部分了，再记录进货数量就容易出错。

核对信息：记录之前要仔细核对进货单上的信息，确保和实际货物一致。有时候供应商可能会出现发货错误的情况，如果不核对，记录的信息就会有误。比如进了 100 件衣服，但是进货单上写的是 110 件，不核对就会导致库存数据不准确。

备注特殊情况：如果进货的货物有一些特殊情况，比如有损坏、质量问题等，要在表格里做好备注。这样在后续的管理中能清楚地知道货物的情况。例如进的一批玻璃制品，有几件有破损，就在备注栏里写明破损数量和情况。

五、记录销售信息

销售信息的记录也很重要，它能反映出货物的销售情况。

准确记录：每销售一批货物，都要准确记录销售日期、货物名称、数量、客户等信息。这些信息对于分析销售情况很有帮助。比如通过分析不同客户的购买情况，可以了解客户的需求偏好。

和出库单核对：记录销售信息时要和出库单进行核对，确保销售数量和实际出库数量一致。有时候可能会出现发货错误或者客户退货的情况，如果不核对，销售信息就会不准确。

更新库存：记录完销售信息后，要及时更新库存数量。通过前面设置的公式，让表格自动计算出新的库存数量。这样能保证库存数据的实时性。

六、库存盘点与核对

定期进行库存盘点和核对是确保记录准确的重要环节。

定期盘点：一般可以每周或者每月进行一次库存盘点。把仓库里的实际货物数量和 Excel 表格里记录的库存数量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因。比如发现某种货物实际库存比表格记录的少了，可能是在记录销售信息时出现了错误，或者有货物被盗用等情况。

核对数据：除了盘点库存数量，还要核对进货和销售的记录是否准确。查看进货单和销售单，确保每一笔记录都有相应的单据支持。如果发现有记录没有单据或者单据和记录不符的情况，要及时纠正。

调整表格：根据盘点和核对的结果，对 Excel 表格里的数据进行调整。如果发现实际库存和记录有差异，要修改表格里的库存数量，保证表格数据和实际情况一致。

七、遇到问题的解决办法

在使用 Excel 记录进销存的过程中，难免会遇到一些问题。

数据错误：如果发现记录的数据有错误，要及时进行修改。可以通过 Excel 的撤销功能或者手动修改错误的数据。如果错误的数据已经影响到了库存计算，要重新计算库存数量。比如不小心把进货数量多输了一个零，导致库存数量计算错误，就要及时修改进货数量并重新计算库存。

软件故障：有时候 Excel 软件可能会出现故障，比如打不开表格、数据丢失等情况。这时候可以尝试重新打开软件或者修复表格。如果数据丢失了，平时有备份的话可以恢复备份数据。所以平时要养成定期备份表格的习惯。

复杂业务处理：当遇到一些复杂的业务情况，比如有赠品、换货等情况时，要灵活处理。可以在表格里增加一些备注栏或者设置特殊的计算公式来处理这些情况。例如有赠品时，可以在备注栏里写明赠品的数量和情况，并且在计算库存时考虑赠品的影响。

八、建米软件的推荐

如果觉得用 Excel 记录进销存越来越难以满足需求，比如仓库业务变得复杂，数据量增大，Excel 处理起来比较吃力，容易出错等情况。这时候可以试试建米软件，它能专门针对进销存管理，有着更强大的功能。比如可以自动生成各种报表，方便对进销存数据进行分析；还能实现多用户协同操作，不同岗位的人员可以同时在软件里记录和查看数据，提高工作效率。

以上就是保管员用 Excel 记进销存的一些方法和注意事项，希望能对各位保管员有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 记进销存，数据录入有啥技巧不？

我听说好多保管员在为 Excel 录入进销存数据犯愁呢，我就想知道这里面有没有啥能省事儿的技巧。下面咱就来说说。

使用数据验证功能：可以对单元格设置数据验证，比如限制输入的日期范围、数量范围等。这样能避免输入错误的数据，提高数据的准确性。就好比给数据加了个“守门员”，把不合格的数据都挡在门外。

利用快捷键：像 Ctrl+C、Ctrl+V 复制粘贴，Ctrl+Enter 批量填充等。熟练运用这些快捷键能大大提高录入速度。想象一下，手指在键盘上飞舞，数据很快就录完了，多爽啊。

创建模板：把常用的表头、格式等设置好保存为模板。每次录入新数据时直接调用模板，不用再重复设置格式等内容。就像有了个现成的“架子”，直接往上填数据就行。

使用自动填充功能：如果有规律的数据，比如连续的编号、日期等，可以利用自动填充功能。鼠标轻轻一拖，数据就自动生成了，省时又省力。

借助建米软件：建米软件在数据录入方面有智能辅助功能，能根据已有数据快速联想匹配，进一步提高录入效率。而且它的数据验证更智能，能更好地保证数据质量。

二、Excel 记进销存，怎么防止数据出错呀？

朋友说用 Excel 记进销存，最担心的就是数据出错，我也挺好奇有啥办法能防止的。下面就来看看。

定期备份数据：可以设置定时备份，也可以手动定期保存副本。这样万一数据出了问题，还能恢复到之前的状态。就像给数据买了份“保险”。

双人核对：让另一个人再核对一遍录入的数据。两个人总比一个人看得仔细，能减少出错的概率。就像两个人一起找东西，找到的可能性更大。

设置公式检查：在 Excel 中设置一些公式来检查数据的合理性。比如计算库存数量是否为负数等。如果出现不合理的数据，能及时发现。

规范录入流程：制定详细的录入规则，比如先录入什么后录入什么，每个数据的填写要求等。大家都按照规则来，出错的可能性就小了。

使用建米软件：建米软件有严格的数据校验机制，从源头把控数据质量。一旦发现数据异常，会及时提醒，大大降低数据出错的风险。

三、Excel 记进销存，能做数据分析不？咋做呢？

我想知道用 Excel 记进销存，能不能顺便做个数据分析呢？下面咱就探讨探讨。

制作图表：可以根据进销存数据制作柱状图、折线图等。通过图表能直观地看到数据的变化趋势。比如销量的增减情况，一看图表就一目了然。

使用数据透视表：数据透视表能对数据进行快速汇总和分析。可以按照不同的维度，如时间、产品等进行分类统计。就像给数据做了个“大整理”，能清晰地看到各种数据关系。

计算统计指标：比如计算平均库存、周转率等。这些指标能反映出企业的经营状况。通过分析这些指标，能发现问题并及时调整。

进行趋势分析：观察一段时间内的数据变化，预测未来的趋势。比如根据过去几个月的销量，预测下个月的销量。这样能提前做好准备。

借助建米软件：建米软件有强大的数据分析功能，能自动生成各种分析报表，还能进行深度的数据挖掘。比 Excel 做起来更轻松、更准确。

四、Excel 记进销存，能和其他软件对接不？咋对接呢？

假如你想用 Excel 记进销存，又想和其他软件配合使用，我就想知道能不能对接，咋对接。下面来了解一下。

查看软件接口：先看看其他软件有没有开放数据接口。如果有，就可以按照接口文档的要求进行对接。就像找对了钥匙，才能打开对接的“门”。

使用中间文件：可以把 Excel 数据保存为通用的文件格式，如 CSV 等，然后导入到其他软件中。这种方法比较简单，但可能需要手动操作。

借助第三方工具：有一些第三方工具可以实现不同软件之间的数据对接。它们能把 Excel 数据和其他软件的数据进行转换和传输。

咨询软件客服：如果自己搞不定对接问题，可以咨询两个软件的客服。他们有专业的技术人员，能提供详细的解决方案。

建米软件的对接优势：建米软件支持多种数据对接方式，能方便地与 Excel 以及其他常见软件进行对接。它有专业的对接团队，能帮助快速完成对接，让数据流通更顺畅。