超详细！进销存业务中预收货款究竟该如何正确开单？

一、什么是进销存预收货款开单

在咱们做买卖的过程中，进销存管理可是非常重要的一环。而预收货款开单就是其中一个常见的操作。简单来说，当客户还没有拿到货物，但提前把货款支付给咱们了，这时候咱们就得给客户开一个预收货款的单据。

为什么要开预收货款单呢？举个例子，假如你是一家服装店老板，有位老顾客特别喜欢店里刚到的一款新款衣服，担心被别人买走，就提前把钱付了。这时候你就需要开一个预收货款单，一方面是给顾客一个付款的凭证，让他心里踏实；另一方面，对于你自己来说，也能清楚地记录这笔预收的款项，方便后续的财务管理。

二、开单前的准备工作

确认订单信息：在开单之前，一定要和客户确认好订单的详细信息。比如商品的名称、规格、数量、价格等。还是拿刚才的服装店举例，你得和顾客确认好他要的衣服是哪个款式、什么颜色、多大尺码，以及价格是多少。只有把这些信息都确认清楚了，开出来的单据才不会出错。

检查库存情况：虽然客户提前付了款，但咱们也得看看自己的库存里是不是真的有足够的商品。如果库存不足，那可能就需要和客户沟通，是等补货后再发货，还是更换其他商品。比如服装店老板发现顾客要的衣服库存只有一件了，而顾客要两件，这时候就得和顾客商量解决方案。

准备好开单工具：现在开单的方式有很多种，传统的可以用纸质单据，不过现在更多的是使用专门的进销存管理软件。如果你使用软件开单，要确保软件能正常使用，并且已经录入了商品的基本信息。比如商品的名称、规格、价格等都要在软件里有记录，这样开单的时候直接选择就可以了。如果使用纸质单据，要准备好笔、复写纸等工具，确保单据填写清晰、完整。

三、使用纸质单据开单的步骤

填写单据头部信息：在单据的最上面，一般会有单据的名称，比如“预收货款单”。然后要填写日期，就是开单的当天日期。接着写上客户的名称，如果是老客户，最好把客户的联系方式也写上，方便后续沟通。比如你在给服装店的顾客开单时，在单据上写清楚顾客的姓名和电话号码。

填写商品信息：在单据的主体部分，要详细填写商品的信息。包括商品的名称、规格、数量、单价等。比如顾客买的衣服，要写清楚衣服的款式名称、颜色、尺码，数量是几件，每件的价格是多少。然后计算出商品的总价，总价就是单价乘以数量。

填写预收款项信息：在单据上明确标注“预收货款”字样，然后写上预收的金额。比如顾客提前付了 500 元，就在单据上写清楚预收金额为 500 元。要注明收款的方式，是现金、银行转账，还是微信、支付宝等电子支付方式。

签字确认：单据填写完成后，你作为卖家要签字，同时也需要让客户签字确认。这样双方都认可了单据上的内容，避免后续出现纠纷。签完字后，把单据的客户联交给客户，自己留存记账联。

四、使用软件开单的步骤

登录软件：打开你使用的进销存管理软件，输入账号和密码登录。如果是第一次使用，可能需要进行一些初始化的设置，比如设置公司信息、商品信息等。

选择开单类型：在软件的操作界面中，找到“开单”或者“单据录入”的功能模块，然后选择“预收货款单”的开单类型。

录入客户信息：在单据中填写客户的相关信息，软件一般会有客户信息的数据库，如果是老客户，直接从数据库中选择就可以了；如果是新客户，需要手动输入客户的名称、联系方式等信息。

录入商品信息：从软件的商品库中选择客户购买的商品，输入商品的数量。软件会自动根据商品的单价计算出总价。如果商品有折扣等情况，也可以在软件中进行相应的设置。

填写预收款项信息：在单据中明确标注“预收货款”，填写预收的金额和收款方式。软件会自动记录这些信息，方便后续的财务管理和查询。

保存并打印单据：确认单据上的信息无误后，点击“保存”按钮。如果需要给客户纸质的单据，还可以点击“打印”按钮，把单据打印出来交给客户。

这里要推荐一下建米软件，它是一款功能强大的进销存管理软件。在开预收货款单方面，操作非常简单便捷。它有直观的界面，即使是不太懂电脑操作的人也能快速上手。而且软件的数据安全性高，能很好地保护你的商业信息。比如在录入商品信息和客户信息时，建米软件可以快速检索，提高开单的效率。

五、开单后的注意事项

妥善保存单据：无论是纸质单据还是电子单据，都要妥善保存。纸质单据要放在安全、干燥的地方，避免丢失、损坏。电子单据要定期进行备份，防止数据丢失。比如你可以把电子单据备份到移动硬盘或者云存储上。

及时更新库存和财务数据：开了预收货款单后，要及时在进销存系统中更新库存和财务数据。虽然客户还没有拿走商品，但预收的款项已经进入了你的财务系统，库存也相当于被预留了。比如在服装店的例子中，开单后就要在系统中把顾客预定的衣服库存数量减少，同时记录好预收的款项。

与客户保持沟通：在商品准备好发货之前，要和客户保持沟通，告知客户商品的准备情况。如果有延迟发货等情况，要及时和客户说明原因，取得客户的理解。比如因为厂家发货延迟，导致衣服不能按时到货，你就要及时和顾客沟通，商量解决方案。

以上就是关于进销存预收货款怎么开单的一些详细介绍，希望能帮助到大家在实际的生意中顺利地完成预收货款开单的操作。

常见用户关注的问题：

一、进销存预收货款开单有哪些注意事项？

我听说很多做进销存业务的朋友在预收货款开单的时候总是有点摸不着头脑，不知道要注意些啥。我就想知道这其中到底有哪些关键的点需要留意呢。下面就来和大家唠唠。

客户信息准确性：开单前一定要确认客户的基本信息，包括名称、联系方式、地址等。这就好比你给朋友送东西，得知道朋友住哪儿、电话多少一样。如果信息有误，后续可能会出现发货错误、联系不上客户等问题。建米软件可以帮助你准确记录和管理客户信息，避免这类错误。

金额核对：预收货款的金额一定要和与客户协商好的一致。要仔细核对报价单、合同等相关文件，看看是不是该收这么多钱。要是金额弄错了，要么客户多付了钱心里不高兴，要么你少收了钱自己吃亏。

开单时间：开单时间也很重要，要按照实际收到预收货款的时间来记录。这有助于准确统计资金的流入情况，也方便后续的财务核算。

单据保存：开单后，相关的单据要妥善保存。这些单据是交易的重要凭证，万一以后和客户有什么纠纷，或者财务审计的时候，都能派上用场。建米软件可以实现电子单据的存储，方便随时查阅。

与后续业务衔接：预收货款开单后，要和后续的发货、结算等业务做好衔接。比如发货的时候要知道哪些客户是已经预收了货款的，结算的时候要扣除相应的预收金额。

二、预收货款开单对财务报表有什么影响？

朋友说他不太清楚预收货款开单在财务报表上会有啥反应，我也有点好奇。毕竟财务报表就像是企业的健康体检报告，了解这个很有必要。

资产负债表：预收货款开单后，在资产负债表上，预收账款会增加。这就相当于企业提前收到了客户的钱，负债增加了。货币资金也会相应增加，因为企业收到了现金或者银行存款。建米软件可以自动生成准确的资产负债表，让你清楚看到这些变化。

利润表：预收货款本身不会直接影响利润表。因为利润表主要反映的是企业的收入和成本情况，预收货款只是提前收到的款项，还没有确认为收入。只有当企业实际发货并满足收入确认条件时，才会在利润表上体现收入。

现金流量表：在现金流量表中，预收货款开单会使经营活动现金流入增加。这表明企业在经营过程中提前收到了现金，资金流动性增强。

财务指标分析：预收货款的增加可能会影响一些财务指标。比如流动比率，由于预收账款增加，负债增加，流动比率可能会发生变化。这可以帮助企业管理者分析企业的短期偿债能力。建米软件可以对这些财务指标进行分析，为企业决策提供参考。

税务影响：虽然预收货款开单时一般不涉及纳税，但在某些情况下，可能会影响税务申报。企业需要根据相关税收法规，合理处理预收货款的税务问题。

三、不同行业的进销存预收货款开单有区别吗？

我想知道不同行业在进销存预收货款开单上会不会有很大的不同呢。毕竟每个行业都有自己的特点嘛。

零售行业：零售行业的客户比较分散，预收货款开单可能更多是针对一些大客户或者特殊订单。开单流程相对简单，一般只需要记录客户姓名、商品名称、预收金额等基本信息。建米软件可以适应零售行业的这种特点，快速开单。

制造业：制造业的预收货款开单通常和订单生产相关。在开单时，除了基本的客户和金额信息外，还需要详细记录产品规格、生产周期等内容。因为制造业的生产过程相对复杂，这些信息对于后续的生产安排很重要。

服务业：服务业预收货款开单可能更多地与服务项目和服务时间相关。比如美容美发店预收会员费，需要记录会员的服务套餐、有效期等信息。建米软件可以帮助服务业准确管理这些预收款项。

批发行业：批发行业的预收货款开单往往涉及较大的金额和批量的商品。开单时要注意商品的数量、单价、总价等信息的准确性，同时要和后续的发货计划相匹配。

开单频率：不同行业的开单频率也有所不同。零售行业可能每天都会有很多预收货款开单，而一些大型制造业可能开单频率相对较低。企业需要根据自身行业特点，合理安排开单工作。

四、进销存预收货款开单可以用哪些软件辅助？

朋友推荐了一些软件来辅助进销存预收货款开单，我就想知道到底哪些软件比较好用呢。

建米软件：建米软件在进销存管理方面有很多优势。它可以方便地记录客户信息、预收货款金额、开单时间等，还能自动生成各种报表，帮助企业进行财务核算和业务分析。而且操作简单易懂，即使是没有太多电脑操作经验的人也能轻松上手。

金蝶软件：金蝶软件是一款知名的财务管理软件，在进销存预收货款开单方面也有不错的表现。它可以实现财务和业务的一体化管理，让企业的财务数据更加准确和及时。

用友软件：用友软件功能强大，涵盖了企业管理的各个方面。对于进销存预收货款开单，它可以提供完善的解决方案，帮助企业规范业务流程。

管家婆软件：管家婆软件专注于中小企业的进销存管理，价格相对较为亲民。它的界面简洁，操作方便，很适合一些小型企业使用。

软件选择要点：在选择软件时，要考虑企业的规模、业务需求、预算等因素。比如大型企业可能需要功能更全面的软件，而小型企业则可以选择操作简单、价格实惠的软件。还要关注软件的售后服务和技术支持。