超详细！手把手教你用表格轻松搞定进销存管理全流程

一、什么是进销存以及用表格做进销存的好处

在日常的商业活动中，进销存是非常重要的环节。简单来说，“进”就是采购货物，“销”就是销售商品，“存”则是库存管理。通过有效的进销存管理，商家可以清楚地知道自己进了多少货、卖了多少货以及还剩下多少货。

用表格来做进销存管理有不少好处：

表格非常容易上手。就像我们平时用的 Excel 表格，大多数人都有一定的使用基础，不需要额外花费大量时间去学习复杂的软件操作。比如一个小超市老板，可能没有太多的计算机知识，但他可以轻松地打开 Excel 来记录进货和销售情况。

成本低。使用表格基本不需要额外的费用，只要有电脑和办公软件就可以进行操作。不像一些专业的进销存管理软件，可能需要支付一定的购买费用或者每年的使用费用。

灵活性高。我们可以根据自己的实际需求随意调整表格的格式和内容。比如一家服装店，它可以在表格中添加颜色、尺码等特殊的列来记录服装的详细信息。

二、制作进销存表格前的准备工作

明确业务流程：在开始制作表格之前，我们要清楚自己的业务是怎么开展的。比如一家文具店，它的进货渠道有哪些，是从批发商那里进货，还是直接从厂家进货；销售方式是零售还是有批发业务。了解这些流程有助于我们确定表格中需要记录哪些信息。

确定表格内容：一般来说，进销存表格需要包含商品信息、进货信息、销售信息和库存信息。商品信息包括商品名称、规格、型号等；进货信息有进货日期、进货数量、进货单价等；销售信息包含销售日期、销售数量、销售单价等；库存信息则是当前的库存数量、库存成本等。

准备数据：把之前的进货单、销售单整理出来，将相关的数据准备好。这样在制作表格的时候就可以直接填入数据，方便我们进行后续的分析和管理。比如一家水果店，把之前几天的进货记录和销售记录整理好，就可以开始制作表格了。

三、进销存表格的基本结构搭建

表头设计：表头是表格的重要组成部分，它明确了每一列的内容。我们可以按照前面确定的表格内容来设计表头。例如，第一行可以依次写上“商品名称”“规格”“型号”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“库存数量”“库存成本”等。

列宽和行高调整：根据表头内容的多少和数据的长度，调整列宽和行高，让表格看起来更加美观和清晰。比如“商品名称”这一列可能内容比较长，就需要适当加宽列宽；而行高可以根据字体大小进行调整，保证文字能够完整显示。

设置格式：对表格中的数据设置合适的格式。比如日期可以设置成“年/月/日”的格式，数量设置为数值格式，单价和成本设置为货币格式。这样可以让数据更加规范，也方便我们进行计算和查看。

四、进货数据的录入与管理

录入进货信息：当有新的进货时，我们要及时将进货信息录入到表格中。按照表头的内容，依次填入商品名称、规格、型号、进货日期、进货数量、进货单价等。比如一家五金店进了一批螺丝，就需要在表格中准确记录螺丝的规格、进货的日期和数量等信息。

进货数据的审核：录入完进货数据后，要进行审核，确保数据的准确性。可以和进货单进行核对，检查数量、单价等是否一致。如果发现错误，要及时进行修改。

进货数据的分类汇总：我们可以按照商品类别、进货日期等进行分类汇总。比如按照商品类别汇总，就可以知道每个类别进了多少货，花费了多少成本。这样有助于我们进行成本控制和采购决策。

五、销售数据的录入与管理

录入销售信息：和进货数据录入类似，当有销售业务发生时，要及时将销售信息录入表格。包括销售日期、销售数量、销售单价等。例如一家书店卖出了一本图书，就要在表格中记录下销售的日期和数量等信息。

销售数据的分析：通过对销售数据的分析，我们可以了解哪些商品比较畅销，哪些商品销售情况不佳。比如一家化妆品店，通过分析销售数据发现某一款口红销量很好，就可以考虑增加这款口红的进货量。

销售数据与库存的关联：每销售一笔商品，要及时更新库存数量。可以通过公式来实现自动计算。比如库存数量=上一次库存数量 - 销售数量。这样可以保证库存数据的实时准确性。

六、库存管理与盘点

库存数量的实时监控：通过表格中的数据，我们可以实时监控库存数量。当库存数量低于一定的安全库存时，要及时进行补货。比如一家便利店，当某种饮料的库存数量低于 10 瓶时，就需要及时联系供应商补货。

库存成本的计算：库存成本包括进货成本等。可以通过公式计算库存成本，库存成本=库存数量×进货单价。了解库存成本有助于我们进行成本核算和利润分析。

库存盘点：定期对库存进行盘点，将实际库存数量和表格中的库存数量进行核对。如果发现差异，要查明原因并进行调整。比如一家服装店，每个月进行一次库存盘点，发现有几件衣服实际数量和表格记录不一致，可能是盘点错误或者销售记录有误，需要进行核实和修改。

七、使用表格做进销存的注意事项与软件推荐

数据安全：要定期备份表格数据，防止数据丢失。可以将表格保存到不同的存储设备上，比如 U 盘、移动硬盘等。要设置好访问权限，防止他人误操作或者篡改数据。

公式的正确使用：在进行库存数量计算、成本计算等时，要确保公式的正确使用。如果公式设置错误，可能会导致数据不准确。在设置公式后，要进行多次测试，确保计算结果的正确性。

软件推荐：当业务规模逐渐扩大，表格管理可能会变得繁琐和容易出错。这时候可以试试建米软件，它能实现进销存数据的自动化管理，自动更新库存信息，生成详细的报表，大大提高工作效率，让你的进销存管理更加轻松。

以上就是关于用表格怎么做进销存的详细介绍，希望能帮助你更好地管理自己的业务。

常见用户关注的问题：

一、用表格做进销存需要哪些基本步骤？

我听说很多人都想用表格来做进销存，但是不太清楚具体步骤。我就想知道这到底难不难呢。下面我就给大家说说大概的步骤。

1. 确定表格结构：得想好表格要包含哪些内容，比如商品名称、进货数量、进货日期、销售数量、销售日期、库存数量这些基本信息。像卖衣服的，就得记录衣服的款式、颜色、尺码的进货和销售情况。

2. 录入初始数据：把现有的商品库存数量、进货价格等信息填到表格里。比如你一开始有 100 件 T 恤，进价是 20 元一件，就把这些数据准确地填进去。

3. 设计进货记录：每次有新的进货，就在表格里新增一行，记录进货的商品名称、数量、价格、供应商等。比如进了 50 双鞋子，供应商是 XX 公司，价格是 50 元一双，都要详细记录。

4. 设计销售记录：当有商品销售出去，同样新增一行，记录销售的商品、数量、售价、客户等信息。比如卖给 XX 客户 20 件衬衫，售价是 80 元一件。

5. 计算库存：通过公式来计算实时的库存数量，一般是初始库存加上进货数量减去销售数量。这样就能随时知道还剩多少货了。建米软件在库存计算方面有更智能的算法，能让计算更准确快速。

二、用表格做进销存能满足企业的需求吗？

朋友说用表格做进销存挺方便的，我就想知道它到底能不能满足企业的需求呢。下面来分析分析。

1. 小型企业：对于一些规模小、业务简单的企业，表格基本能满足需求。比如小便利店，商品种类不多，进货和销售频率也不高，用表格记录就够了。

2. 数据量方面：如果企业的商品数据量不大，表格可以轻松处理。但要是数据量很大，表格的处理速度就会变慢，而且容易出错。

3. 功能需求：表格的功能相对有限，只能做简单的记录和计算。如果企业需要更复杂的功能，像数据分析、报表生成等，表格就有点力不从心了。建米软件就有丰富的功能，能生成各种专业报表。

4. 多人协作：在多人协作方面，表格不太方便。多人同时编辑表格容易出现冲突，数据也不好管理。而建米软件支持多人同时在线操作，数据实时同步。

5. 数据安全：表格的数据安全比较难保障，一旦文件丢失或损坏，数据就可能没了。建米软件有专业的数据备份和安全防护机制，能保证数据的安全。

三、用表格做进销存容易出现哪些问题？

我想知道用表格做进销存会不会有很多问题，毕竟大家都在说它方便，但是方便的同时肯定也有不足。下面来看看可能会出现的问题。

1. 数据错误：手动录入数据时很容易出错，比如把数量输错一个数字，就会导致库存计算错误。像把 100 写成 10，那库存数据就完全不准了。

2. 数据更新不及时：当有新的进货或销售时，如果没有及时更新表格，库存数据就会不准确。比如卖出去一批货，没及时记录，就会以为库存还有很多。

3. 公式错误：在设置计算库存等公式时，如果公式写错，计算结果就会出错。比如公式里的加减符号用错，库存数量就不对了。建米软件能避免这种公式错误，因为它有内置的准确算法。

4. 数据丢失：表格文件可能会因为电脑故障、病毒等原因丢失。一旦丢失，之前记录的数据就没了，损失很大。

5. 难以查询和分析：当表格的数据越来越多，查找某一个商品的信息就会很麻烦。而且要对数据进行分析，表格也不太容易做到。建米软件有强大的查询和分析功能，能快速找到需要的数据并进行分析。

四、有没有更简单的方法来做进销存，替代表格？

朋友推荐说有比表格更简单的方法做进销存，我就很好奇是什么方法。下面给大家介绍介绍。

1. 进销存软件：像建米软件就是很不错的选择。它操作简单，功能强大，能自动记录进货、销售和库存信息，还能生成各种报表。

2. 云进销存系统：云进销存系统可以通过网络随时随地访问和操作，数据存储在云端更安全。而且多人协作也很方便，不同部门的人都能同时使用。

3. APP 应用：现在有很多专门的进销存 APP，在手机上就能操作，很适合经常外出的老板和销售人员。可以随时记录销售情况。

4. 集成化管理系统：有些企业会使用集成化的管理系统，把进销存和财务、生产等模块结合起来，实现更全面的管理。建米软件也有集成化的功能，能和其他系统对接。

5. 智能设备辅助：比如使用扫码枪来扫描商品条码，快速录入商品信息，提高工作效率。建米软件支持扫码枪等智能设备的接入。