超详细！手把手教你用表格轻松打造实用的进销存管理系统

一、什么是进销存以及用表格做进销存的好处

在日常的商业活动中，不管是小店铺还是大企业，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，这就是我们所说的进销存。简单来说，进货就是把商品采购回来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。做好进销存管理，能让我们清楚知道商品的流动情况，避免缺货或者积压库存。

那为什么要用表格来做进销存呢？其实很简单，表格大家都很熟悉，像Excel这种软件，基本上每个人的电脑里都有。用表格做进销存，不需要额外花钱去买复杂的软件，操作起来也很容易上手。比如说，一个小超市老板，可能没有太多的时间和精力去学习复杂的软件，用表格就能轻松记录每天的进货、销售和库存情况。

二、准备工作

确定表格软件：最常用的就是Excel，它功能强大，能满足大多数进销存管理的需求。如果你不想用微软的Excel，也可以选择WPS表格，它和Excel的操作界面很相似，而且是国产软件，有很多适合国人使用的功能。

明确数据内容：要想好表格里需要记录哪些数据。一般来说，进货数据要包括进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等；销售数据要包括销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等；库存数据要包括商品名称、当前库存数量等。举个例子，一家文具店，在记录进货数据时，就需要详细记录进了多少支笔、什么品牌、进价是多少，从哪个供应商那里进的货。

规划表格结构：可以先在纸上画一个草图，规划好表格的列和行。比如，第一行可以作为表头，写上“日期”“商品名称”“进货数量”“销售数量”“库存数量”等内容，下面的行用来填写具体的数据。

三、创建进货表格

设置表头：在表格的第一行依次输入“进货日期”“商品编号”“商品名称”“规格型号”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“供应商”等内容。商品编号可以方便我们对商品进行管理和查询，就像每个人都有一个身份证号码一样。

输入数据：当有进货业务发生时，按照实际情况填写相应的数据。比如，某一天进了100个苹果，单价是5元，那么在“进货数量”这一列就填100，“进货单价”填5，“进货金额”会自动计算出来，就是100乘以5等于500元。

数据计算：在“进货金额”这一列，可以使用公式来自动计算。在Excel中，选中“进货金额”对应的单元格，输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出金额。当有多行数据时，把鼠标放在这个单元格的右下角，等鼠标变成黑色的十字时，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格就会自动应用这个公式进行计算。

四、创建销售表格

设置表头：和进货表格类似，第一行输入“销售日期”“商品编号”“商品名称”“规格型号”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“客户”等内容。

输入数据：每次销售商品后，及时把销售信息填写到表格里。比如，卖出了50个苹果，单价是8元，就在“销售数量”填50，“销售单价”填8，“销售金额”同样可以用公式自动计算。

关联进货数据：为了更好地管理商品，我们可以把销售表格和进货表格关联起来。比如，通过商品编号来关联，这样就能清楚知道卖出的商品是从哪一批进货中来的。

五、创建库存表格

初始库存录入：在开始使用表格做进销存管理时，要先把现有的库存数量录入到表格里。比如，仓库里原本有200个苹果，就在“初始库存数量”这一列对应的单元格里填200。

库存数量计算：库存数量的计算公式是：当前库存数量=初始库存数量+进货数量-销售数量。在Excel中，可以使用公式来自动计算。比如，在“当前库存数量”对应的单元格里输入“=初始库存数量单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出当前的库存数量。

库存预警设置：为了避免缺货情况的发生，我们可以设置库存预警。比如，当苹果的库存数量低于50个时，就提醒我们要进货了。在Excel中，可以通过条件格式来实现。选中“当前库存数量”这一列，点击“开始”菜单中的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则”，然后设置“小于”50，选择一种突出显示的格式，比如背景颜色变成红色。这样，当库存数量低于50时，对应的单元格就会变成红色，提醒我们及时进货。

六、数据的更新与维护

及时更新数据：每次有进货或者销售业务发生时，都要及时把数据录入到相应的表格里。比如，每天下班前，把当天的进货和销售数据整理好，填写到表格中。如果不及时更新数据，表格里的数据就会不准确，影响我们对库存和销售情况的判断。

数据备份：定期对表格数据进行备份，防止数据丢失。可以把表格保存到移动硬盘或者云盘里。比如，每周五把本周的进销存表格备份到云盘上，这样即使电脑出现故障，数据也不会丢失。

数据检查与修正：定期检查表格里的数据是否准确，有没有错误或者遗漏的地方。比如，每个月月底对数据进行一次全面的检查，如果发现某一天的进货数量或者销售数量填写错误，要及时进行修正。

七、使用表格做进销存的注意事项和建米软件的推荐

虽然用表格做进销存很方便，但也有一些局限性。比如，当数据量很大时，表格的计算速度会变慢，而且容易出现数据错误。表格的功能相对有限，不能实现一些复杂的数据分析和管理功能。

这时候，你可以试试建米软件。建米软件专门针对进销存管理开发，功能强大而且操作简单。它可以自动处理大量的数据，计算速度快，准确率高。比如，在处理进货和销售数据时，能快速生成各种报表，让你清楚了解商品的销售情况和库存状况。而且，建米软件还能进行数据分析，为你提供决策支持，帮助你更好地管理企业的进销存业务。

以上就是用表格做一个进销存的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理商品的进货、销售和库存。

常见用户关注的问题：

一、用表格做进销存需要用到哪些函数？

我听说很多人在做进销存表格的时候，都不太清楚该用哪些函数。我就想知道，这些函数到底能起到啥作用呢。下面就来详细说说可能会用到的函数。

1. SUM函数

这个函数很常用啦，就是用来求和的。比如说统计一段时间内的进货总量、销售总量，就可以用SUM函数把对应列的数据加起来。像在统计每天进货数量的时候，把每天的进货数所在单元格选中，用SUM函数就能快速得出这段时间的总进货量。

2. VLOOKUP函数

这个函数可以帮助我们查找数据。比如我们有一个商品信息表，里面有商品的编号、名称、价格等信息，当我们在做进销存表格记录销售数据时，只知道商品编号，想快速找到对应的商品名称和价格，就可以用VLOOKUP函数根据编号去查找。

3. IF函数

IF函数可以进行条件判断。比如我们可以设置一个条件，如果库存数量低于某个值，就显示“需补货”，高于这个值就显示“库存充足”。这样能让我们快速了解库存的状态。

4. COUNT函数

它主要是用来统计单元格中数字的个数。在进销存表格里，我们可以用它来统计进货或者销售的笔数。比如统计一个月内有多少笔销售记录，就可以用COUNT函数对销售数据所在列进行统计。

5. AVERAGE函数

这个函数是求平均值的。在进销存中，我们可以用它来计算一段时间内商品的平均进货价格或者平均销售价格。这样能帮助我们了解商品价格的大致水平。建米软件在处理这些函数应用时也非常方便，能让我们更高效地完成进销存表格的制作。

二、怎样用表格清晰记录进销存数据？

朋友说用表格记录进销存数据老是弄不清楚，我就想知道有没有什么好办法能让数据记录得更清晰。下面就来分享一些方法。

1. 合理设计表格结构

要把表格的列设计好，一般可以有日期、商品名称、进货数量、进货价格、销售数量、销售价格、库存数量等列。这样把不同的数据分类记录，看起来就会很清晰。

2. 做好数据分类

对于进货数据和销售数据要分开记录，而且不同商品的数据也要分开。可以按照商品的类别进行分类，比如食品类、日用品类等。这样在查找和统计数据的时候就会很方便。

3. 及时更新数据

每次有进货或者销售的操作，都要及时把数据记录到表格里。不然时间长了，数据就容易出错，也不能准确反映库存的实际情况。

4. 添加备注信息

如果有一些特殊情况，比如进货的批次、销售的客户等，可以在表格里添加备注列进行记录。这样能让数据更完整，也方便后续的查询和分析。

5. 定期备份数据

为了防止数据丢失，要定期对表格进行备份。可以把表格保存到不同的地方，比如硬盘、云端等。建米软件在数据记录方面有很好的功能，能帮助我们更规范地记录进销存数据。

三、用表格做进销存如何进行库存预警？

我听说很多人用表格做进销存的时候，不太清楚怎么设置库存预警。我就想知道这到底该怎么做呢。下面就来详细说说。

1. 确定预警阈值

要根据商品的销售情况和进货周期，确定一个库存的最低值。比如说某种商品平均每天销售10件，进货周期是5天，那么库存的最低值就可以设置为50件。当库存数量低于这个值的时候，就需要进行预警。

2. 使用条件格式

在表格里可以利用条件格式来设置预警。比如当库存数量低于预警阈值时，把对应的单元格设置成特殊的颜色，像红色。这样我们在查看表格的时候，一眼就能看到哪些商品的库存需要关注了。

3. 函数判断

可以用IF函数来进行判断。在表格里添加一列，用IF函数判断库存数量是否低于预警阈值，如果低于就显示“需补货”，高于就显示“库存充足”。这样能更直观地了解库存状态。

4. 定期检查

即使设置了预警，也不能完全依赖它，还是要定期检查表格。因为有时候可能会有数据录入错误或者其他特殊情况，定期检查能确保预警的准确性。

5. 结合软件辅助

建米软件在库存预警方面有更智能的功能。它可以自动根据我们设置的阈值进行预警，还能生成报表，让我们更全面地了解库存情况。

四、表格做的进销存和专业软件有啥区别？

朋友推荐我用专业软件做进销存，但我想知道和表格做的进销存有啥区别呢。下面就来分析一下。

1. 功能方面

表格做的进销存功能相对比较简单，主要就是记录数据和简单的统计。而专业软件功能就更强大了，除了基本的进销存管理，还可能有财务管理、客户管理等功能。

2. 数据处理能力

当数据量比较大的时候，表格处理起来可能会比较慢，而且容易出错。专业软件在处理大量数据时就更高效，能快速进行数据的统计和分析。

3. 安全性

表格的安全性相对较低，如果不小心删除或者修改了数据，可能就很难恢复。专业软件有更好的安全机制，能对数据进行备份和加密，防止数据丢失和泄露。

4. 操作便捷性

表格需要我们手动输入和设置很多东西，操作起来可能会比较繁琐。专业软件一般有更友好的界面和操作流程，使用起来更方便。建米软件就是一款很专业的进销存软件，在功能、数据处理等方面都有很好的表现。

5. 扩展性

表格的扩展性较差，如果后期需要增加功能或者修改表格结构，可能会比较麻烦。专业软件则有更好的扩展性，可以根据企业的发展需求进行功能的扩展和升级。