超详细！手把手教你用 Excel 制作实用的全自动进销存表格

一、了解全自动进销存表格

在日常的生意经营中，不管是小店铺还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。全自动进销存表格就是一个很好用的工具，它能清晰记录商品从进到出的整个过程，让我们随时掌握库存数量、成本和销售情况。比如说，开一家文具店，每天有进货、卖货的操作，通过进销存表格就能清楚知道每种文具还剩多少，进了多少，卖了多少。

二、前期准备工作

明确表格用途和需求：不同的生意场景，对进销存表格的需求也不一样。如果是电商卖家，可能更关注不同平台的销售数据；要是实体店老板，可能更在意每天的实际销售数量和库存变化。先想清楚自己要通过表格解决什么问题，比如是否要计算成本、利润，是否要统计不同时间段的销售情况等。

收集基础数据：把商品的相关信息收集好，像商品名称、规格、进价、售价等。比如卖衣服，就要知道每件衣服的款式、尺码、颜色、进货价格和打算卖的价格。这些数据是后续制作表格的基础。

三、创建基本表格结构

新建工作表：打开 Excel 软件，新建一个空白的工作表。这就好比给我们的表格搭建了一个“房子”，后续的内容都要在这个“房子”里填写。

设置表头：表头是表格的重要组成部分，它能让我们快速了解每一列数据的含义。一般来说，进销存表格的表头可以包括“日期”“商品名称”“规格”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“库存数量”等。比如在日期这一列，记录进货或者销售的具体时间；商品名称列，就填写具体的商品名字，像“苹果手机”“保温杯”等。

四、设置数据录入规则

数据有效性设置：为了保证数据录入的准确性，可以使用 Excel 的数据有效性功能。比如，在“商品名称”这一列，我们可以设置下拉菜单，把所有的商品名称列出来，这样在录入数据时，就只能从下拉菜单中选择，避免输入错误的商品名称。操作方法是：选中“商品名称”列，点击“数据”选项卡中的“数据验证”，在“设置”选项卡中，选择“序列”，然后在“来源”中输入所有商品名称，用逗号隔开。

格式设置：对不同的数据列设置合适的格式。比如“日期”列，设置成日期格式，这样输入日期时就会自动按照规范的格式显示；“金额”列，设置成货币格式，会自动显示货币符号和小数点。设置方法是：选中需要设置格式的列，右键点击，选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择相应的格式。

五、建立计算公式

计算进货金额：进货金额等于进货数量乘以进货单价。在“进货金额”列对应的单元格中，输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出进货金额。比如进货数量在 C 列，进货单价在 D 列，进货金额在 E 列，在 E2 单元格中输入“=C2D2”，然后向下拖动填充柄，就可以计算出整列的进货金额。

计算销售金额：销售金额的计算方法和进货金额类似，用销售数量乘以销售单价。在“销售金额”列对应的单元格中输入相应的公式即可。

计算库存数量：库存数量的计算公式是：上一期库存数量 + 本期进货数量 - 本期销售数量。我们可以在“库存数量”列对应的单元格中输入相应的公式。这里要注意，第一行的库存数量就是初始库存数量，需要手动输入。

六、实现自动更新功能

数据链接：如果有多个工作表，或者不同的文件之间需要关联数据，可以使用数据链接功能。比如，把进货数据和销售数据分别放在不同的工作表中，然后在进销存表格中通过公式引用这些数据，当进货或者销售数据发生变化时，进销存表格中的数据也会自动更新。

函数运用：除了前面提到的基本计算公式，还可以运用一些其他的函数来实现自动更新。比如 SUM 函数，可以用来计算某一时间段内的进货总量或者销售总量。在需要计算总量的单元格中输入“=SUM(数据范围)”，就可以快速得到结果。

七、数据的分析与可视化

数据透视表：数据透视表是 Excel 中非常强大的数据分析工具。通过数据透视表，我们可以快速对进销存数据进行汇总和分析。比如，我们可以按照商品名称进行汇总，查看每种商品的进货总量、销售总量和库存总量；也可以按照日期进行汇总，查看不同时间段的销售情况。创建数据透视表的方法是：选中数据区域，点击“插入”选项卡中的“数据透视表”，在弹出的对话框中选择放置数据透视表的位置，然后将需要分析的字段拖动到相应的区域，如“行”“列”“值”区域。

图表制作：将数据以图表的形式展示出来，会更加直观。比如，用柱状图可以比较不同商品的销售数量；用折线图可以展示库存数量随时间的变化趋势。制作图表的方法是：选中需要制作图表的数据区域，点击“插入”选项卡中的相应图表类型，如“柱状图”“折线图”等，Excel 会自动生成图表。

八、使用建米软件辅助管理

虽然 Excel 能完成基本的进销存表格制作，但当业务规模逐渐扩大，数据量增多时，可能会遇到一些问题，比如数据处理速度变慢、数据安全难以保障等。这时候，可以试试建米软件。建米软件在进销存管理方面功能强大，它可以实现数据的实时同步，不管是在电脑端、手机端还是平板端，都能随时随地查看和管理进销存数据。而且建米软件有更完善的数据分析功能，能生成各种详细的报表，帮助我们更好地了解业务情况，做出更合理的决策。

以上就是关于用 Excel 制作全自动进销存表格的详细步骤和方法，希望能帮助大家更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、全自动进销存表格用 Excel 做难不难啊？

我就想知道，好多人都想用 Excel 做全自动进销存表格，这到底难不难呢？其实啊，说难也难，说不难也不难，得看你对 Excel 的熟悉程度啦。

看函数掌握情况

如果对 Excel 里的函数，像 VLOOKUP、SUMIF 这些用得很溜，那做起来可能就轻松点。因为进销存表格里经常要用到这些函数来进行数据的查找、求和啥的。要是函数用得不好，可能就会觉得有点头疼。

数据量大小

要是数据量比较小，比如就几十条记录，那做起来相对简单。但要是数据量特别大，有成千上万条，那处理起来就麻烦些，得考虑数据的排序、筛选等操作。

然后，表格的复杂程度

如果只是简单的记录进货、销售和库存数量，那还好。但要是还想加入一些分析功能，比如计算毛利率、库存周转率等，那就得花点心思了。

个人耐心和学习能力

做这个表格需要有耐心，遇到问题得慢慢去解决。要是学习能力强，能快速掌握新的 Excel 技巧，那做起来也会容易些。建米软件在这方面也有很多值得借鉴的地方，它的一些理念可以帮助我们更好地规划 Excel 表格。

二、用 Excel 做全自动进销存表格要注意啥？

我听说好多人用 Excel 做进销存表格，但是会遇到各种问题。我就想知道做的时候要注意些啥呢？

数据准确性

这可是重中之重啊。输入数据的时候一定要仔细，一个数字输错了，可能后面的计算结果就全错了。比如进货数量输错，那库存数量就会不准确。

表格结构设计

要提前规划好表格的结构，哪些列用来记录进货信息，哪些列记录销售信息，库存信息怎么体现。合理的结构能让数据管理更方便。

公式设置

公式设置要正确，而且要考虑到数据的变化。比如库存数量的计算公式，要随着进货和销售数据的更新而自动更新。

数据备份

定期备份数据，防止数据丢失。万一电脑出故障或者 Excel 文件损坏了，还有备份可以恢复。建米软件在数据管理方面就有很好的备份机制，我们可以学习这种理念来保护 Excel 表格的数据。

三、Excel 全自动进销存表格能实现自动更新吗？

朋友说用 Excel 做进销存表格，要是能自动更新就好了。我就想知道到底能不能实现自动更新呢？

通过公式实现部分自动更新

利用 Excel 的公式可以实现一些简单的自动更新。比如库存数量，通过设置公式，当进货或者销售数据输入后，库存数量会自动计算更新。

使用 VBA 编程

要是想实现更复杂的自动更新功能，像根据特定条件自动生成报表等，可以使用 VBA 编程。不过这需要一定的编程基础。

数据链接

如果数据来自其他文件或者数据源，可以通过数据链接的方式，让 Excel 表格随着数据源的更新而自动更新。

定期刷新

虽然不能完全实时自动更新，但可以设置定期刷新数据，保证数据的及时性。建米软件在自动更新方面有很成熟的技术，我们可以从中学到一些思路来优化 Excel 表格的自动更新功能。

四、有没有 Excel 全自动进销存表格的模板可以参考？

我想知道有没有现成的 Excel 全自动进销存表格模板可以参考呢？这样我做起来可能就会快很多。

网上搜索

在各大搜索引擎上搜索“Excel 全自动进销存表格模板”，能找到很多相关的模板。不过要注意筛选，有些模板可能不太符合自己的需求。

办公软件自带模板库

像 WPS、Microsoft Excel 等办公软件都有自带的模板库，里面可能有进销存表格模板，可以去里面找找看。

行业论坛

一些行业论坛上，会有同行分享自己使用的模板。这些模板可能更贴合行业特点。

请教同行

问问身边做过进销存表格的同行，他们可能有不错的模板可以分享。建米软件也有一些类似的模板资源，我们可以从中获取灵感，对模板进行优化。