超详细！手把手教你手工记录进销存明细账的实用方法

一、什么是进销存明细账

进销存明细账，简单来说，就是记录企业商品购进、销售和库存情况的一本账。它就像是企业商品的“体检报告”，能清晰地反映出商品在一段时间内的“健康状况”。比如一家小超市，每天进了多少饮料、卖了多少饮料、还剩下多少饮料，这些信息都可以通过进销存明细账记录下来。通过这本账，老板可以清楚地知道哪种商品畅销，哪种商品滞销，从而合理地安排进货和销售策略。

二、准备工作

账本和笔的选择：要记好进销存明细账，一本合适的账本和一支好用的笔是必不可少的。账本最好选择那种有多个栏目的，比如有日期栏、摘要栏、收入栏、发出栏和结存栏。这样可以方便我们记录不同的信息。笔的话，建议选择字迹清晰、不易褪色的中性笔，这样记录的内容可以保存很长时间。

确定记账周期：记账周期就是你打算多久记一次账。常见的有按天、按周和按月。如果你经营的是一家小店，商品进出不是特别频繁，按周记账可能就可以了。但要是你开的是一家大型商场，商品进出量很大，那最好还是按天记账，这样才能保证账目的准确性。

设置科目：科目就像是账本里的小房间，每个房间都用来存放特定类型的信息。在进销存明细账里，常见的科目有商品名称、规格、单位等。比如你卖鞋子，就可以按照不同的款式、尺码来设置科目，这样记录起来会更加清晰。

三、进货的记录方法

记录进货日期：当有商品进货时，要记录的就是进货日期。这就好比给商品的“出生”时间做个标记。比如 2024 年 10 月 1 日进了一批水果，就在账本的日期栏里写上“2024 年 10 月 1 日”。

记录商品信息：接着要详细记录商品的信息，包括商品名称、规格、数量和单价等。还是以水果为例，假如进的是苹果，规格是每箱 10 斤，进了 20 箱，单价是每箱 50 元，就在摘要栏里写上“苹果，每箱 10 斤”，收入栏的数量写“20 箱”，单价写“50 元”。

计算进货金额：用数量乘以单价就可以算出进货金额。上面例子中，20 箱苹果，每箱 50 元，进货金额就是 20×50 = 1000 元，把这个金额填在收入栏的金额位置。

四、销售的记录方法

记录销售日期：和进货一样，销售也要记录日期。比如 2024 年 10 月 5 日卖出了一些苹果，就在日期栏写上“2024 年 10 月 5 日”。

记录销售商品信息：同样要详细记录销售商品的名称、规格、数量和单价。假设卖出了 5 箱苹果，单价还是每箱 50 元，就在摘要栏写“苹果，每箱 10 斤”，发出栏的数量写“5 箱”，单价写“50 元”。

计算销售金额：用销售数量乘以单价算出销售金额。这里 5 箱苹果，每箱 50 元，销售金额就是 5×50 = 250 元，填在发出栏的金额位置。

五、库存的计算和记录

计算库存数量：库存数量就是用上次的库存数量加上本次的进货数量，再减去本次的销售数量。还是以苹果为例，假如上次库存有 10 箱，这次进了 20 箱，卖了 5 箱，那么现在的库存数量就是 10 + 20 - 5 = 25 箱，把这个数量填在结存栏的数量位置。

计算库存金额：库存金额可以用库存数量乘以单价来计算。如果苹果单价一直是每箱 50 元，现在库存 25 箱，库存金额就是 25×50 = 1250 元，填在结存栏的金额位置。

定期盘点核对：光靠账本记录还不够，还需要定期对实际库存进行盘点，看看账本上的库存数量和实际的库存数量是否一致。比如每个月月底进行一次盘点，如果发现账本上的数量和实际数量有差异，就要查找原因，可能是记录错误，也可能是商品有损耗等。

六、常见问题及解决办法

记录错误：有时候可能会因为粗心大意，把数量或者金额写错。如果发现记录错误，不要随意涂改，可以用红笔划掉错误的内容，然后在旁边写上正确的内容，并签上自己的名字。

商品损耗：商品在储存和销售过程中可能会出现损耗，比如水果放久了会腐烂。对于这种情况，可以在账本上单独记录损耗的数量和金额，然后从库存中扣除。

数据混乱：如果账本记录的时间长了，可能会出现数据混乱的情况。这时候可以定期对账本进行整理，比如按月份或者季度进行分类汇总，这样查找和查看数据会更加方便。

七、建米软件的推荐

手工记进销存明细账虽然能满足基本需求，但在实际操作中可能会遇到效率低、容易出错等问题。比如当企业业务量增大，商品种类增多时，手工记账就会变得非常繁琐。这时候可以试试建米软件，它能自动记录进货、销售和库存信息，还能快速生成各种报表，大大提高了记账的效率和准确性，让你从繁琐的手工记账中解脱出来。

以上就是关于进销存明细账手工怎么记的一些方法和注意事项，希望能对大家有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、进销存明细账手工记录容易出错吗？

我听说很多人手工记进销存明细账的时候都提心吊胆的，就怕出错，我就想知道这手工记录到底容不容易出错呢。其实啊，手工记录进销存明细账是有一定出错风险的。

容易出错的原因：

人为计算失误：在计算进货、销售和库存数量及金额时，可能会因为粗心大意算错数字，比如把数量加错或者金额乘错。

书写不规范：字迹潦草的话，自己或者别人后续查看时可能会看错数字，像把 6 看成 0 之类的。

重复记录或遗漏：业务比较多的时候，很可能会不小心重复记了一笔账，或者漏掉某一笔业务没记。

记错科目：在分类记录的时候，可能会把一些商品的类别记错，导致账目不清晰。

减少出错的方法：

仔细核对：每记录完一笔业务，都要仔细核对数据是否准确。

规范书写：尽量把字写得工整清晰，避免后续误读。

建立复核机制：可以让其他人帮忙复核一下记录的账目，多一双眼睛就多一份保障。

使用辅助工具：比如计算器等，减少计算失误。建米软件也能很好地避免这些手工记录的问题，它能自动计算和分类，大大降低出错概率。

二、手工记录进销存明细账需要准备哪些工具？

朋友说他准备开始手工记进销存明细账了，但不知道要准备些啥工具，我就想帮他了解一下。其实准备合适的工具能让手工记录工作更顺利。

必备工具：

账本：要选择专门的进销存明细账本，一般有不同的格式，可以根据自己的需求挑选。

笔：最好准备黑色或者蓝色的中性笔，书写清晰，而且墨水不容易褪色。

计算器：在进行数量和金额计算的时候，计算器能提高计算的准确性和速度。

文件夹：用来存放相关的原始凭证，像进货发票、销售单据等，方便后续查找和核对。

其他辅助工具：

便签纸：可以用来标记一些重要的账目或者提醒自己后续要处理的事项。

直尺：在画表格或者整理账本格式的时候，直尺能让线条更笔直，账本更美观。

印泥和印章：如果需要盖章确认某些账目，就可以用到。建米软件也可以替代部分工具，它能电子存储原始凭证，不用再担心纸质单据丢失。

文件袋：可以把一些零散的小单据装在文件袋里，避免丢失。

三、手工记录进销存明细账的效率高吗？

我就想知道手工记录进销存明细账的效率到底高不高。很多人都觉得手工记录应该挺麻烦的，效率可能不咋地。

效率不高的体现：

记录速度慢：每一笔业务都要手动书写，尤其是业务量比较大的时候，花费的时间会很多。

查询不便：如果要查找某一笔特定的账目，需要在厚厚的账本里一页一页翻，很费时间。

统计困难：要统计一段时间内的进货、销售和库存数据，需要手动去加总，容易出错而且效率低。

数据更新不及时：业务发生后，不能马上更新数据，可能会导致数据和实际情况有偏差。

提高效率的办法：

合理规划账本格式：让记录更有条理，减少查找和记录的时间。

定期整理账本：把账目分类整理好，方便后续查询。

采用一些快捷记录方法：比如使用缩写等。建米软件能大大提高效率，它可以快速记录、查询和统计数据，数据更新也很及时。

利用电子表格辅助：可以先在电子表格里进行初步的记录和统计，再整理到账本上。

四、手工记录的进销存明细账能保存多久？

朋友说他担心手工记录的进销存明细账保存不了多久，我就一下这方面的情况。其实保存时间和很多因素有关。

影响保存时间的因素：

账本材质：质量好的账本纸张更耐用，保存时间会更长。

保存环境：如果环境潮湿、有虫蛀等，会缩短账本的保存时间。

使用频率：经常翻阅的话，账本容易损坏，保存时间也会受影响。

记录方式：如果书写用力过大，可能会损坏纸张，影响保存。

延长保存时间的方法：

选择优质账本：购买质量好、纸张厚实的账本。

创造良好保存环境：放在干燥、通风的地方，避免阳光直射。

减少翻阅次数：尽量避免不必要的翻阅，如果需要查看，可以使用电子备份。建米软件可以进行电子备份，不用担心账本损坏丢失的问题。

做好防护措施：比如可以给账本套上保护套等。