超详细！手把手教你制作实用又美观的进销存图文表格

一、了解进销存图文表格

在日常的生意经营中，进销存管理可是相当重要的一环。简单来说，进销存就是记录商品的进货、销售和库存情况。而进销存图文表格呢，就是用图片和文字结合的方式，把这些信息清晰地展示出来。

它的作用可大了：

能让我们直观地看到商品的流动情况。比如说，老板一眼就能看出哪些商品进货多了，哪些销售得特别好。举个例子，一家水果店老板通过进销存图文表格，发现最近草莓的进货量一直很高，但库存却没怎么减少，那就说明草莓的销售情况不太乐观，需要调整进货策略了。

方便进行数据分析。通过表格中的数据和图片，我们可以分析出商品的销售趋势、库存周转率等。比如一家服装店，通过分析表格发现某款牛仔裤在某个季节的销售呈上升趋势，那么在后续进货时就可以多进一些。

有助于和供应商、客户进行沟通。当和供应商谈合作时，拿出清晰的进销存图文表格，能让对方更了解我们的需求；和客户交流时，也能更好地展示商品的供应情况。

二、准备制作表格所需的数据

要制作出准确有用的进销存图文表格，得先把相关的数据收集好。

进货数据：

包括进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等信息。比如一家文具店，每次进铅笔、橡皮等文具时，都要详细记录这些信息。像 3 月 1 日从晨光文具厂进了 100 支铅笔，每支 1 元，这些数据都要准确无误地记录下来。

销售数据：

有销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等信息。还是以文具店为例，3 月 5 日卖给了某学校 50 支铅笔，每支 1.5 元，这些就是销售数据。

库存数据：

要知道当前商品的库存数量、存放位置等。比如文具店的铅笔存放在仓库的 A 货架第 3 层，目前还有 50 支库存。

还可以收集一些商品的图片。比如文具店可以拍一些铅笔、橡皮的图片，这样在表格中插入图片后，能让人更直观地认识商品。

三、选择合适的制作工具

现在有很多工具可以用来制作进销存图文表格，常见的有 Excel、WPS 表格等。

Excel：

这是一款功能强大且广泛使用的表格制作软件。它有丰富的函数和图表功能，可以对数据进行各种计算和分析。比如可以用 SUM 函数计算进货总量、销售总量等。而且它的操作相对比较简单，很多人都有一定的使用基础。对于一些复杂的图文排版，可能需要花费一些时间去学习和调整。

WPS 表格：

和 Excel 类似，也是一款不错的表格制作工具。它有很多免费的模板可以使用，对于新手来说很友好。而且它在国内的使用体验也很好，和国内的办公环境适配度高。

如果你的业务比较复杂，对进销存管理有更高的要求，可以试试建米软件。它专门针对企业的进销存管理，能更高效地处理大量的数据，还能实现数据的实时更新和共享，让你随时随地掌握商品的进销存情况。

四、设计表格的结构

表格的结构设计很关键，它直接影响到数据的展示和使用。

表头设计：

表头要包含进货、销售、库存的关键信息。比如可以设计成“进货日期”“进货商品名称”“进货数量”“销售日期”“销售商品名称”“销售数量”“库存数量”“库存位置”等。这样能让使用者一眼就明白表格里的数据含义。

列宽和行高调整：

要根据数据的多少和内容的长短来调整列宽和行高。如果数据较多，列宽就要适当调宽一些，避免文字显示不全。比如商品名称比较长时，就需要把对应的列宽调宽。行高也要根据实际情况调整，确保数据和图片都能完整显示。

表格分区：

可以把表格分成进货区、销售区和库存区。这样不同类型的数据分开显示，更加清晰明了。比如左边是进货区，中间是销售区，右边是库存区。

五、录入数据和插入图片

把之前收集好的数据准确地录入到表格中。在录入时要注意数据的准确性，避免录入错误。比如进货数量和销售数量不能录错，否则会影响到库存的计算。

插入图片也很重要，能让表格更加直观。以文具店为例，在录入铅笔的信息时，插入铅笔的图片，这样即使不看文字描述，也能知道是什么商品。在 Excel 或 WPS 表格中插入图片很简单，一般在菜单栏里找到“插入”选项，然后选择“图片”，找到对应的图片文件插入即可。插入后还可以调整图片的大小和位置，让它和表格内容搭配得更协调。

六、设置表格的格式和样式

设置合适的格式和样式能让表格更加美观和易读。

字体和字号：

选择清晰易读的字体，比如宋体、黑体等。字号也要适中，表头可以用稍大一些的字号，数据内容用小一号的字号。这样既能突出表头，又能让数据清晰显示。

颜色和边框：

可以给表格设置一些颜色和边框。比如给表头设置一个不同的背景颜色，像浅蓝色，这样能和数据内容区分开来。边框可以选择细实线，让表格看起来更加规整。

数据格式设置：

对于数字数据，可以设置合适的格式。比如进货单价和销售单价可以设置成保留两位小数的格式，这样看起来更规范。

七、添加公式进行计算

为了能自动计算库存数量等数据，需要添加一些公式。

库存数量的计算公式一般是：当前库存数量 = 初始库存数量 + 进货数量 - 销售数量。在 Excel 或 WPS 表格中，可以使用公式来实现这个计算。比如在库存数量对应的单元格中输入“=初始库存单元格 + 进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后按下回车键，就能自动计算出库存数量。这样每次进货或销售数据更新后，库存数量也会自动更新。

还可以计算进货总价、销售总价等。进货总价 = 进货数量 × 进货单价，销售总价 = 销售数量 × 销售单价。同样在表格中使用相应的公式进行计算。

八、检查和优化表格

表格制作完成后，要仔细检查。检查数据是否准确，公式是否正确，图片是否显示正常等。比如检查库存数量的计算结果是否合理，如果出现负数，那肯定是数据录入或者公式有问题。

还可以根据实际使用情况对表格进行优化。比如发现某些数据在实际中很少用到，可以考虑删除这些列；如果发现某些操作不方便，可以调整表格的结构。通过不断地检查和优化，让进销存图文表格更加实用和高效。

以上就是制作进销存图文表格的详细步骤，希望能帮助到你，让你能轻松制作出清晰实用的进销存图文表格。

常见用户关注的问题：

一、制作进销存图文表格需要用到哪些软件？

我听说很多人在做进销存图文表格的时候都纠结用啥软件。我就想知道，现在软件这么多，到底哪个才好用呢？下面我来给你唠唠可能会用到的软件。

Excel：这可是大家最常用的软件啦。它功能强大，能进行各种数据计算、统计，还能制作简单的图表。比如可以用它的函数来计算库存数量、成本等。而且操作相对简单，容易上手，很多人稍微学一学就能用它做出不错的进销存表格。

WPS表格：和Excel类似，也是一款办公软件。它有很多免费的模板可以使用，对于不太会设计表格样式的人来说很方便。并且它在国内的使用体验很好，支持云端存储，方便随时随地查看和编辑表格。

建米软件：这是一款专门针对进销存管理的软件。它有更专业的功能，比如可以实时跟踪库存的进出情况，自动生成各种报表和图表。对于企业来说，用建米软件可以提高管理效率，减少人工错误。

FineReport：它是一款专业的报表工具，能制作出非常精美的图文表格。可以连接各种数据源，进行数据的整合和分析。它的可视化功能很强，能让进销存数据更直观地展示出来。

二、进销存图文表格的基本结构是怎样的？

朋友说他做进销存图文表格的时候都不知道该咋排版，我就想这基本结构肯定得搞清楚才行。下面就说说它的基本结构。

表头部分：这里一般会包含表格的名称，比如“XX公司进销存表格”，还有日期、编号等信息。日期能让你知道这个表格记录的是哪个时间段的数据，编号方便对表格进行管理和查找。

商品信息栏：要详细记录商品的名称、规格、型号等。不同的商品这些信息可能不同，准确记录能避免混淆。比如同样是手机，不同型号的配置和价格都不一样。

进货信息栏：包括进货日期、进货数量、进货单价、进货供应商等。这些信息能让你清楚每一批货物的来源和成本，方便进行成本核算和供应商管理。

销售信息栏：有销售日期、销售数量、销售单价、销售客户等。通过这些信息可以分析销售情况，了解哪些商品受欢迎，哪些客户是主要的购买者。

库存信息栏：记录当前的库存数量、库存成本等。能让你随时掌握库存的情况，避免库存积压或者缺货。

三、如何让进销存图文表格更直观地展示数据？

我想知道，做出来的进销存图文表格要是不能直观展示数据，那可就白搭了。下面说说让表格更直观的方法。

使用图表：可以用柱状图来展示不同商品的销售数量对比，这样一眼就能看出哪个商品卖得好。折线图适合展示库存数量随时间的变化趋势，能让你清楚库存的增减情况。饼图可以用来表示不同商品在总库存中的占比。

颜色标注：比如用绿色标注库存充足的商品，红色标注库存不足的商品。这样在查看表格的时候，一眼就能看到哪些商品需要补货了。还可以用不同颜色区分不同的供应商或者客户。

数据排序：按照销售数量、进货金额等进行排序。这样可以快速找到销售最好或者进货成本最高的商品。比如按照销售数量从高到低排序，就能清楚哪些商品是畅销品。

添加数据标签：在图表上添加具体的数据标签，让读者能直接看到每个数据点的数值。比如在柱状图上标注每个柱子代表的销售数量，这样就不用去看表格里的数据了。

使用建米软件：建米软件有很多可视化的功能，能自动生成各种直观的图表和报表。它还能根据你的需求进行个性化的设置，让数据展示得更符合你的要求。

四、进销存图文表格的更新频率应该是怎样的？

朋友推荐说，进销存图文表格得及时更新，不然数据就不准了。我就想知道，这更新频率到底该咋定呢？下面来分析分析。

每日更新：对于业务量比较大的企业，最好每天更新表格。这样能实时掌握库存和销售情况，及时发现问题并解决。比如每天的进货和销售数据都能及时记录，避免数据积压导致错误。

每周更新：如果业务量适中，每周更新一次也是可以的。可以在每周的固定时间，比如周五下午，对本周的进销存数据进行整理和更新。这样能对一周的业务情况有个总结。

每月更新：对于一些业务量较小的企业或者个体商户，每月更新一次表格就足够了。可以在每月的月底进行数据的统计和更新，方便进行月度的财务核算和分析。

特殊情况随时更新：如果遇到重大的促销活动、进货批次变化等特殊情况，要随时更新表格。比如搞了一次大型的促销活动，销售数据会有很大的变化，这时候就需要及时更新表格，准确反映库存情况。

使用建米软件能更方便地进行表格更新。它可以实时同步数据，只要有新的进货或者销售记录，表格就能自动更新，大大提高了更新的效率和准确性。