超详细！手把手教你制作实用又精准的进销存预警表

一、什么是进销存预警表

在咱们日常的生意经营中，进销存预警表可是个相当实用的东西。简单来说，它就像是咱们生意的“小闹钟”，能提醒咱们库存、进货和销售等方面的情况。比如说，当库存数量快低于安全库存时，它就会发出预警，让咱们及时补货，避免出现缺货的情况，影响生意。

库存预警：库存预警是进销存预警表中很重要的一部分。就拿一家小超市来说，超市里的商品种类繁多，如果没有库存预警，可能就会出现某些商品断货的情况。比如饮料，到了夏天，饮料的销量会大增，如果库存没有及时补充，就可能出现货架空空的情况，顾客想买却买不到，这样就会影响超市的生意。而有了库存预警，当饮料的库存数量低于设定的安全库存时，预警表就会提醒超市老板及时进货。

进货预警：进货预警主要是提醒咱们进货的时间和数量。还是以超市为例，超市老板需要根据商品的销售情况和库存情况来决定进货的时间和数量。如果某种商品的销售速度很快，库存又不多了，进货预警就会提醒老板及时进货，并且给出合理的进货数量建议。这样可以避免进货过多导致库存积压，或者进货过少导致缺货。

销售预警：销售预警可以帮助咱们了解商品的销售情况。比如，某个商品的销售速度突然变慢，销售预警就会提醒咱们可能需要采取一些促销措施，如打折、满减等，来提高商品的销量。

二、制作进销存预警表前的准备工作

在制作进销存预警表之前，咱们得先做好一些准备工作，就像盖房子得先打好地基一样。

收集数据：要收集相关的数据，包括商品的基本信息，如商品名称、规格、型号等；还要收集商品的进货数据，比如进货时间、进货数量、进货价格等；以及商品的销售数据，像销售时间、销售数量、销售价格等。这些数据是制作预警表的基础，数据越准确、越完整，预警表的作用就越大。比如说，一家服装店要制作进销存预警表，就得收集每件衣服的款式、尺码、颜色，以及每次进货的数量和价格，还有每天的销售数量和价格等信息。

确定预警规则：接下来要确定预警规则，也就是根据自己的生意情况，设定库存的安全范围、进货的时间间隔和数量等。不同的商品可能有不同的预警规则。比如，对于一些保质期较短的食品，安全库存就不能设置得太高，以免过期造成损失；而对于一些畅销的日用品，安全库存可以适当高一些，以保证供应。

选择工具：选择合适的工具也很重要。常见的工具就是 Excel 表格，它操作简单，功能也比较强大，大多数人都能上手。如果生意规模比较大，数据量比较多，也可以选择一些专业的进销存管理软件。比如建米软件，它在处理进销存数据方面非常专业，能自动根据设定的预警规则生成预警表，还能实时更新数据，大大提高了工作效率。

三、使用 Excel 制作进销存预警表的步骤

如果咱们选择用 Excel 来制作进销存预警表，下面这些步骤可得记好了。

创建表格框架：打开 Excel 软件，先创建一个空白表格。在表格的第一行输入表头，如“商品名称”“规格型号”“期初库存”“本期进货”“本期销售”“期末库存”“安全库存”“预警状态”等。然后根据实际情况，在下面的行中输入商品的相关信息。

输入数据：把之前收集好的数据依次输入到表格中。要注意数据的准确性，避免输入错误。比如，在输入进货数量和销售数量时，要仔细核对，不然会影响预警的准确性。

设置公式计算期末库存：在“期末库存”这一列，可以使用公式来计算。一般来说，期末库存 = 期初库存 + 本期进货 - 本期销售。在对应的单元格中输入这个公式，然后向下拖动鼠标，就可以自动计算出所有商品的期末库存。

设置预警规则和条件格式：根据之前确定的预警规则，设置条件格式。比如，当期末库存低于安全库存时，让单元格的颜色变成红色，这样就能很直观地看到哪些商品需要补货了。具体操作是：选中“期末库存”这一列，点击“开始”菜单中的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则”，然后设置“小于”安全库存的条件，选择红色填充。

四、使用专业软件制作进销存预警表的优势

虽然 Excel 能制作进销存预警表，但使用专业软件也有很多优势。

自动化程度高：专业软件可以自动收集和更新数据，不需要人工手动输入。比如，建米软件可以和企业的收银系统、进货系统等进行对接，实时获取销售和进货数据，自动生成预警表，大大节省了时间和精力。

功能更强大：专业软件除了基本的预警功能外，还可能有其他更强大的功能。比如，能进行数据分析，预测商品的销售趋势，帮助企业更好地制定进货计划和销售策略。

数据安全有保障：专业软件通常有更完善的数据安全措施，能防止数据丢失和泄露。对于企业来说，数据就是财富，数据安全至关重要。建米软件采用了先进的加密技术，保障企业的进销存数据安全可靠。

五、进销存预警表的维护和更新

制作好进销存预警表后，还得做好维护和更新工作，这样才能让它一直发挥作用。

定期检查数据：要定期检查表格中的数据是否准确，有没有遗漏或错误。比如，每周或每月对数据进行一次核对，发现问题及时纠正。

调整预警规则：随着生意的发展和市场情况的变化，预警规则可能需要进行调整。比如，某个商品的销售情况发生了变化，原来的安全库存可能就不合适了，这时候就得及时调整预警规则。

及时更新数据：要及时更新进货和销售数据，保证预警表的实时性。如果数据更新不及时，预警就可能不准确，起不到应有的作用。

以上就是关于怎么做进销存预警表的一些内容，希望能对你有所帮助。如果你在制作过程中遇到问题，不妨试试建米软件，它能让你的进销存管理更加轻松高效。

常见用户关注的问题：

一、进销存预警表有什么用？

我听说好多做买卖的朋友都在弄进销存预警表，我就想知道这玩意儿到底有啥用。其实啊，它的用处可大啦。

1. 防止缺货：有了进销存预警表，就能清楚知道库存还剩多少。要是快没货了，系统会提醒补货，这样就不会因为缺货让顾客买不到东西，影响生意。就比如说一家小超市，如果饮料库存快没了，预警表就会提醒老板赶紧进货，不然顾客想买却没有，下次可能就不来了。

2. 避免积压：有时候进的货太多，卖不出去就会积压在仓库。进销存预警表能监控库存数量，当库存太多的时候，就提醒少进货或者做促销活动。像服装店，如果某款衣服进多了，预警表提醒后，就可以搞个打折活动，把库存清理掉。

3. 控制成本：合理的库存能减少资金的占用。通过预警表，能根据销售情况精准进货，不会盲目采购，这样就把成本控制住了。比如一家五金店，根据预警表进货，就不会浪费钱在一些卖不出去的工具上。

4. 提高效率：不用人工去一个个核对库存数量，预警表自动就能完成。这样员工就能把时间花在更重要的事情上，提高工作效率。建米软件的进销存预警功能就很不错，能快速准确地给出预警信息。

二、制作进销存预警表需要哪些数据？

朋友说制作进销存预警表得有好多数据，我就想知道具体要哪些。其实，主要有下面这些数据。

1. 进货数据：包括每次进货的时间、数量、进货价格等。这些数据能让你清楚知道进了多少货，花了多少钱。比如一家水果店，每次进苹果的时间、进了多少斤、每斤多少钱都要记录下来。

2. 销售数据：记录每笔销售的时间、数量、销售价格。通过销售数据能分析出哪些商品卖得好，哪些卖得不好。像一家文具店，知道哪种笔卖得最多，就可以多进这种笔。

3. 库存数据：当前库存的实际数量。这是预警的关键数据，库存数量和预警值对比，就能知道是否需要补货或者处理积压。比如一家玩具店，要清楚每个玩具的库存数量。

4. 预警值数据：根据销售情况和经验设定的最低库存和最高库存。当库存低于最低库存时就提醒补货，高于最高库存时提醒处理积压。建米软件可以方便地设置这些预警值，让预警更精准。

三、进销存预警表的预警规则怎么设置？

我想知道进销存预警表的预警规则到底该怎么设置。其实设置预警规则并不难，主要从下面几个方面考虑。

1. 最低库存预警：根据历史销售数据和补货周期来确定最低库存。比如一家便利店，某种零食平均每天卖 10 包，补货周期是 3 天，那么最低库存可以设置为 30 包。当库存低于 30 包时，就提醒补货。

2. 最高库存预警：考虑仓库容量、资金占用和商品保质期等因素。像一家食品店，某种食品保质期短，就不能设置太高的最高库存。也要考虑仓库能放多少货，不能让货物积压太多。

3. 销售周期预警：如果某个商品很长时间都没卖出去，就设置预警。比如一家书店，某本书半年都没卖出一本，就提醒处理，可能是降价促销或者退货。

4. 进货价格波动预警：当进货价格波动较大时，设置预警。比如一家服装店，某种布料的进货价格突然上涨很多，就提醒关注成本。建米软件可以灵活设置这些预警规则，满足不同的需求。

四、用什么软件制作进销存预警表比较好？

朋友推荐了好多制作进销存预警表的软件，我就想知道哪个比较好。其实有不少软件都可以，不过建米软件是个不错的选择。

1. 功能强大：建米软件能实现进货、销售、库存管理的一体化，还能自动生成预警表。它可以设置各种预警规则，满足不同行业的需求。无论是小商店还是大公司，都能适用。

2. 操作简单：界面设计很友好，即使没有太多电脑知识的人也能轻松上手。不用花很多时间去学习怎么操作，就能快速用起来。

3. 数据安全：对数据有很好的保护措施，不用担心数据丢失或者泄露。在如今这个信息时代，数据安全是很重要的。

4. 服务周到：有专业的客服团队，遇到问题能及时得到解决。如果在使用过程中遇到什么不懂的，随时都可以咨询。而且软件还会不断更新，让功能更完善。