超详细！手把手教你做好进销存的账目处理

一、进销存账是什么

简单来说，进销存账就是记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。它就像是企业经营的一本“日记”，详细地记录了每一笔商品的流动。比如说一家小超市，进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，这些信息都要在进销存账里体现出来。通过这本账，老板可以清楚地知道自己店里的商品情况，了解哪些商品好卖，哪些商品积压了，从而更好地规划进货和销售策略。

二、准备工作

确定记账方法：常见的有手工记账和电子记账。手工记账就是用纸质账本，一笔一笔地记录每一笔业务，适合一些规模较小、业务量不多的企业，比如小区门口的小卖部。电子记账则是利用电脑软件来记录，操作方便，效率高，像一些大型的商场、连锁超市就比较适合用电子记账。现在有很多专门的进销存管理软件可以选择，它们功能强大，能自动生成各种报表，让记账变得轻松又准确。比如建米软件，它可以帮助企业快速准确地记录进销存数据，还能实时生成各类报表，方便企业管理者随时掌握经营状况。

设置账本和账户：如果是手工记账，需要准备好进货账本、销售账本和库存账本。进货账本记录商品的购进情况，包括进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等信息；销售账本记录商品的销售情况，有销售日期、商品名称、数量、单价、客户等信息；库存账本则记录商品的库存余额。电子记账的话，要在软件里设置好相应的账户和科目，比如“库存商品”“主营业务收入”“主营业务成本”等。

收集原始凭证：原始凭证是记账的依据，像进货时的发票、销售时的收据、入库单、出库单等。这些凭证一定要妥善保管好，它们上面的信息要准确无误，这样才能保证记账的准确性。举个例子，超市进了一批水果，供应商开的发票上会写明水果的种类、数量、价格等，这些信息就是记账的重要依据。

三、进货记账

记录进货信息：当商品进货时，要及时在进货账本或者软件里记录。比如进了一批衣服，要记录进货日期、衣服的款式、颜色、尺码、数量、单价、总价以及供应商的名称等。这些信息越详细越好，方便以后查询和统计。

处理进货发票：收到进货发票后，要认真核对发票上的信息和实际进货情况是否一致。如果发票上的数量、金额等和实际不符，要及时和供应商沟通解决。核对无误后，将发票作为记账的原始凭证，按照发票上的金额记录“库存商品”的增加和“应付账款”（如果是赊购）或者“银行存款”（如果是现购）的减少。

进货折扣和折让处理：有时候供应商会给企业一些进货折扣或者折让。比如供应商为了促销，给企业打了九折。这时候在记账时，要按照实际支付的金额记录“库存商品”的增加，折扣的部分可以冲减“库存商品”的成本。

四、销售记账

记录销售信息：销售商品时，同样要详细记录销售日期、商品名称、数量、单价、总价以及客户信息等。比如一家文具店卖出了一批笔记本，要把这些信息准确地记录下来。如果是通过电子支付，还要记录支付方式和交易单号。

开具销售发票：根据销售情况，及时给客户开具销售发票。发票上的信息要准确、完整，包括商品名称、规格、数量、单价、金额等。开具发票后，要在销售账本或者软件里记录“主营业务收入”的增加和“应收账款”（如果是赊销）或者“银行存款”（如果是现销）的增加。

销售成本计算和结转：销售成本就是销售出去的商品的成本。计算销售成本的方法有很多种，比如先进先出法、加权平均法等。以先进先出法为例，就是先购进的商品先销售出去，按照先购进商品的成本计算销售成本。计算出销售成本后，要在月末将“主营业务成本”结转到“本年利润”账户，反映企业的经营成果。

五、库存记账

定期盘点库存：为了保证库存账目的准确性，企业要定期对库存商品进行盘点。一般可以每月或者每季度盘点一次。盘点时，要将实际库存数量和账本上的数量进行核对，如果有差异，要查明原因。比如可能是商品被盗、损坏或者记账错误等。

处理库存盈亏：如果盘点后发现库存有盈亏，要进行相应的处理。盘盈就是实际库存比账本上的数量多，盘亏则相反。对于盘盈的商品，要查明原因，如果是记账错误，要及时更正；如果是其他原因，可以作为企业的收益处理。对于盘亏的商品，要分析原因，如果是正常损耗，可以计入“管理费用”；如果是人为原因造成的，要追究相关人员的责任。

库存成本核算：库存成本包括购进成本、运输成本、仓储成本等。在核算库存成本时，要将这些成本合理地分摊到每一件商品上。比如企业购进一批商品，支付了运输费用，那么运输费用就要按照一定的方法分摊到每件商品的成本里。

六、报表编制

进销存日报表：每天下班前，要编制进销存日报表，反映当天的商品购进、销售和库存情况。报表上要列出商品名称、期初库存、购进数量、销售数量、期末库存等信息。通过日报表，企业管理者可以及时了解当天的经营情况，发现问题及时处理。

进销存月报表：每月末要编制进销存月报表，对一个月的进销存情况进行总结。月报表除了包含日报表的信息外，还要计算本月的销售总额、成本总额、利润等指标。通过月报表，企业可以分析一个月的经营业绩，为下一个月的经营决策提供依据。

财务报表相关数据：进销存账的数据还会影响到企业的财务报表，比如资产负债表中的“存货”项目、利润表中的“主营业务收入”和“主营业务成本”项目等。所以在编制财务报表时，要保证进销存账的数据准确无误，这样才能真实反映企业的财务状况和经营成果。

七、注意事项

保持账目的准确性和及时性：记账一定要准确，每一笔业务都要及时记录，不能拖延。如果记账不准确或者不及时，会导致企业的经营数据失真，影响企业的决策。比如一家企业因为记账不及时，导致库存数据不准确，结果进了过多的商品，造成了库存积压。

遵守相关法律法规：在记账过程中，要遵守国家的相关法律法规，比如税法、会计法等。发票的开具和使用要符合规定，不能虚开发票或者偷税漏税。否则，企业会面临严重的法律后果。

数据安全和备份：如果是电子记账，要注意数据的安全和备份。可以定期将数据备份到移动硬盘或者云端，防止数据丢失。要设置好软件的访问权限，防止无关人员篡改数据。

以上就是关于进销存账怎么做的一些详细介绍，希望能帮助大家更好地管理企业的进销存业务。在实际操作中，如果觉得手工记账比较繁琐，也可以试试建米软件，它能让进销存记账变得更加轻松高效。

常见用户关注的问题：

一、进销存的账需要用到哪些软件？

我听说现在做进销存的账很多人都用软件，我就想知道到底哪些软件比较好用呢。其实市面上有不少适合做进销存账的软件，各有各的特点。

建米软件：这是一款口碑很不错的软件。它功能很全面，像采购、销售、库存管理这些方面都能很好地处理。而且操作相对简单，就算是不太懂电脑的人也能快速上手。它还能实时更新数据，让你随时掌握库存和销售情况。

金蝶精斗云：它有强大的财务管理功能，对于进销存的账来说，能很好地进行财务核算。可以生成各种财务报表，方便你分析数据。而且它支持多端使用，在手机、平板上也能随时查看数据。

用友商贸通：它在库存管理方面有独特的优势。可以精确地管理库存数量、成本等。还能进行批次管理，对于一些有保质期要求的商品管理很方便。

管家婆辉煌版：适合中小企业使用。它的价格比较亲民，功能也能满足日常的进销存管理需求。有简单易懂的操作界面，能快速录入和查询数据。

二、进销存的账多久做一次合适？

朋友说做进销存的账频率很重要，我就想知道多久做一次才合适。其实这个频率要根据不同的情况来定。

按日做：如果你的业务量很大，每天的进出货频繁，那按日做进销存的账是很有必要的。这样能及时掌握当天的库存和销售情况，发现问题也能及时处理。比如每天晚上下班前，把当天的进货、销售数据录入系统，第二天就能看到准确的库存余额。

按周做：对于业务量适中的企业，按周做也是可以的。每周固定一天来整理这一周的进销存数据，能对一周的业务有个整体的了解。可以分析这一周的销售趋势，看看哪些商品卖得好，哪些需要补货。

按月做：如果业务量比较小，按月做进销存的账也能满足需求。每个月月底对这个月的进货、销售、库存进行一次全面的核算。可以和财务报表进行核对，确保数据的准确性。

特殊情况灵活调整：比如遇到促销活动期间，业务量会突然增大，这时候就需要增加做账的频率，及时掌握库存变化，避免缺货。还有在盘点库存的时候，也需要集中时间来做进销存的账。

三、进销存的账出错了怎么解决？

假如你在做进销存的账时发现出错了，肯定会很着急，我就想知道该怎么解决呢。其实有很多方法可以应对。

查找错误源头：先仔细检查数据录入的环节，看看是不是录入错误。比如是不是数字输错了，或者商品名称写错了。也有可能是系统故障导致的数据错误，要排查一下系统的运行情况。

重新核对数据：把相关的原始凭证找出来，像进货单、销售发票等，和账上的数据一一核对。看看是不是有遗漏或者重复录入的情况。如果是和供应商或者客户的数据有差异，要及时和他们沟通，确认正确的数据。

调整账目：找到错误后，要及时调整账目。如果是库存数量错误，要在系统中修改库存数据。如果是金额错误，要重新计算和调整。在调整账目时，要做好记录，说明调整的原因和依据。

使用软件辅助：像建米软件就有数据纠错和审计功能。它可以帮助你快速定位错误，还能提供详细的错误报告。根据报告进行修改，能提高纠错的效率。

四、进销存的账需要注意哪些细节？

我听说做进销存的账有很多细节要注意，我就一下到底有哪些呢。其实注意这些细节能让你的账做得更准确。

数据准确录入：在录入进货、销售数据时，要确保数字准确无误。商品的名称、规格、数量、单价都要仔细核对。一个小的错误可能会导致库存和成本计算不准确。

库存盘点：定期进行库存盘点是很重要的。要实际清点库存数量，和账上的数据进行对比。如果有差异，要找出原因并调整账目。盘点时要做好记录，方便后续查询。

成本核算：准确计算商品的成本很关键。不同的进货批次可能成本不同，要采用合适的成本核算方法，像先进先出法、加权平均法等。这样能准确反映商品的成本和利润。

数据备份：不管是用软件还是手工做账，都要做好数据备份。防止数据丢失或者损坏。可以定期把数据备份到移动硬盘或者云端。

建米软件就有自动备份功能，能让你的数据更安全。