超详细！手把手教你为进销存账本制作规范且实用的凭证方法

一、什么是进销存账本和凭证

咱们得搞清楚啥是进销存账本和凭证。进销存账本，其实就是记录企业商品购进、销售和库存情况的账本。打个比方，你开了一家小超市，进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，这些信息都要在进销存账本里记清楚。

而凭证呢，它是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。就好比你去超市买东西，收银员给你的小票，这小票就是你购物这个经济业务的凭证。在企业里，凭证有很多种，像发票、收据、入库单、出库单这些都是。

二、做凭证前的准备工作

收集相关单据：要做进销存的凭证，得先把相关的单据收集齐全。比如采购商品时，会有供应商给的发票，还有自己仓库开的入库单；销售商品时，有给客户开的发票和仓库的出库单。这些单据就是做凭证的基础资料。举个例子，你开了家服装店，进了一批衣服，供应商给了你一张发票，仓库管理人员开了入库单，这两张单据都要好好保存，等做凭证的时候用。

整理单据：收集好单据后，要对它们进行整理。按照业务发生的时间顺序，把单据排好，这样做凭证的时候就不会乱。要检查单据上的信息是否完整，比如发票上的金额、数量、商品名称，入库单和出库单上的相关信息是否准确无误。如果发现单据有问题，要及时和相关人员沟通解决。

确定记账方法：企业常用的记账方法是借贷记账法。简单来说，就是“有借必有贷，借贷必相等”。在做进销存凭证时，要根据不同的业务确定借方和贷方的科目。比如采购商品，库存商品增加，记借方；同时如果是用银行存款支付的，银行存款减少，记贷方。

三、采购业务凭证的制作

采购商品入库：当企业采购商品并验收入库时，要做一张入库的凭证。假设一家文具店采购了一批笔记本，收到了供应商的发票和自己仓库的入库单。这时，根据发票和入库单上的金额，借记“库存商品——笔记本”，贷记“应付账款”（如果是赊购）或者“银行存款”（如果是现购）。这里的“库存商品”是资产类科目，增加记借方；“应付账款”是负债类科目，增加记贷方；“银行存款”是资产类科目，减少记贷方。

支付采购款项：如果采购商品时是赊购，之后企业要支付采购款项。比如文具店之前采购笔记本是赊购的，现在要支付货款了。这时，根据付款的单据，借记“应付账款”，贷记“银行存款”。这样就完成了采购款项支付的凭证制作。

四、销售业务凭证的制作

销售商品出库：当企业销售商品并发出货物时，要做一张出库的凭证。还是以文具店为例，卖出了一批笔记本，给客户开了发票，同时仓库有出库单。这时，根据发票和出库单，借记“应收账款”（如果是赊销）或者“银行存款”（如果是现销），贷记“主营业务收入”。要结转销售成本，借记“主营业务成本”，贷记“库存商品——笔记本”。这里的“主营业务收入”是损益类科目，增加记贷方；“主营业务成本”是损益类科目，增加记借方。

收到销售款项：如果销售商品时是赊销，之后企业收到了客户的款项。比如文具店之前卖笔记本是赊销的，现在收到了货款。这时，根据收款的单据，借记“银行存款”，贷记“应收账款”。

五、库存调整业务凭证的制作

盘盈情况：企业在进行库存盘点时，可能会发现实际库存比账本上记录的多，这就是盘盈。比如仓库盘点时发现多了 10 件商品，经过查明原因，属于收发计量错误造成的。这时，要做一张盘盈的凭证，借记“库存商品”，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”。等经过批准后，再借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”，贷记“管理费用”。

盘亏情况：相反，如果实际库存比账本上记录的少，就是盘亏。比如仓库盘点时发现少了 5 件商品，经过查明原因，是由于管理不善造成的丢失。这时，要做一张盘亏的凭证，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”，贷记“库存商品”。等经过批准后，根据不同的情况进行处理，如果是由责任人赔偿的，借记“其他应收款——责任人”，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”；如果是无法查明原因的，借记“管理费用”，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”。

六、使用软件辅助做凭证

现在很多企业都使用软件来做进销存账本的凭证，这样可以提高工作效率，减少错误。比如建米软件，它可以帮助企业快速准确地制作进销存凭证。在采购业务中，只需要录入供应商发票和入库单的信息，软件就能自动生成相应的凭证，并且可以关联到库存商品的增加。在销售业务中，录入销售发票和出库单信息，软件也能自动生成销售凭证和成本结转凭证。而且建米软件还能对库存进行实时监控，当库存出现盘盈盘亏时，也能方便地制作调整凭证。对于一些小型企业来说，使用建米软件可以节省很多时间和精力，让财务工作更加轻松。

七、凭证的审核与保管

凭证审核：做好的凭证需要进行审核，确保凭证的真实性、准确性和合法性。审核人员要检查凭证上的内容是否完整，金额计算是否正确，科目使用是否恰当等。比如审核一张采购凭证，要检查发票的真伪，入库单上的数量和金额是否和发票一致，借方和贷方的科目是否正确。如果发现凭证有问题，要及时退回给制单人员进行修改。

凭证保管：审核无误的凭证要妥善保管。企业可以按照一定的顺序将凭证装订成册，比如按照时间顺序或者业务类型顺序。要建立凭证保管制度，规定凭证的保管期限和保管方式。一般来说，会计凭证要保管 30 年。保管好凭证不仅是为了满足财务核算的需要，也是为了在税务检查、审计等情况下能够提供有效的证据。

以上就是关于进销存账本怎么做凭证的一些详细介绍，希望能帮助大家更好地处理进销存的财务工作。

常见用户关注的问题：

一、进销存账本做凭证需要哪些基本资料？

我听说好多人在做进销存账本凭证的时候，都不太清楚要准备啥资料。我就想知道，这做凭证到底得有哪些基本东西呢。下面就给大家唠唠。

1. 采购发票：采购商品的时候，商家给开的发票那可是相当重要的。它能清楚地显示出你买了啥东西、买了多少、花了多少钱。比如说你进了一批衣服，发票上就会有衣服的款式、数量、单价和总价这些信息，这是做采购凭证的关键依据。

2. 销售发票：卖东西给客户时开的发票也必不可少。它记录了你卖出去了多少商品，收了多少钱。像你把那批衣服卖出去一部分，销售发票就会体现出销售的情况，这对做销售凭证很有帮助。

3. 入库单：商品进到仓库里，要有入库单来证明。入库单上会写清楚入库的时间、商品名称、数量等。有了它，就能准确记录商品的入库情况，在做入库凭证的时候就有了可靠的参考。

4. 出库单：和入库单相对应，商品从仓库里拿出去销售或者其他用途，就需要出库单。它能说明商品的去向和数量，是做出库凭证的重要资料。

5. 库存盘点表：定期对仓库里的商品进行盘点，得出的库存盘点表能让你知道实际库存和账本上记录的是否一致。如果有差异，还得进一步查找原因，它也是做凭证时需要参考的资料。建米软件在处理这些资料生成凭证方面就很有一套，能帮助你更高效地完成工作。

二、进销存账本凭证常见的错误有哪些？

朋友说在做进销存账本凭证的时候，特别容易出错。我就了解，这常见的错误都有啥。下面来详细说说。

1. 金额计算错误：在计算采购或者销售的金额时，可能会因为粗心算错。比如说单价乘以数量的时候算错了，这样凭证上的金额就不对了。这可能会导致账本数据不准确，影响对公司财务状况的判断。

2. 科目使用错误：做凭证要用到不同的会计科目，如果对科目不熟悉，就容易用错。比如把应该计入“库存商品”科目的记到了其他科目，这会让账本的分类混乱，不利于后续的财务分析。

3. 凭证编号重复或缺失：凭证编号是为了方便管理和查找，如果编号重复或者有缺失，在查找凭证的时候就会很麻烦。可能会导致某些凭证找不到，影响财务工作的正常进行。

4. 附件不完整：做凭证需要附上相关的发票、入库单等附件，如果附件不完整，凭证就缺乏说服力。比如只有发票没有入库单，就不能很好地证明商品确实已经入库了。建米软件可以对凭证进行严格的审核，减少这些错误的发生。

5. 日期填写错误：凭证上的日期填写错误，可能会影响到财务数据的时效性和准确性。比如把采购日期填错了，就会让采购业务的时间顺序混乱，不利于对业务的分析。

三、进销存账本凭证多久做一次合适？

我想知道进销存账本凭证到底多久做一次才合适呢。好多人在这方面都有点迷茫，下面就来探讨探讨。

1. 按业务频率：如果公司的业务比较频繁，每天都有大量的采购和销售业务，那最好每天都做凭证。这样能及时记录业务情况，保证账本数据的及时性和准确性。比如说一家超市，每天都有很多顾客来买东西，每天做凭证就能清楚地知道当天的销售情况。

2. 按财务要求：有些公司的财务制度要求定期做凭证，比如每周或者每月。这是为了方便进行财务核算和报表编制。如果是按照月度财务报表来做，那每个月就得把这个月的凭证都做好。

3. 按库存管理需求：如果公司对库存管理比较严格，需要实时掌握库存情况，那也适合每天做凭证。这样能及时反映库存的增减变化，便于对库存进行有效的管理。建米软件可以根据设定的时间自动提醒做凭证，提高工作效率。

4. 按人力情况：如果公司的财务人员比较充足，有足够的时间和精力，那可以选择更频繁地做凭证。但如果财务人员比较少，业务量又不是特别大，也可以适当延长做凭证的周期。

5. 按税务申报时间：税务申报有一定的时间要求，为了能准确地进行税务申报，也需要合理安排做凭证的时间。比如季度税务申报，那每个季度末就得把这个季度的凭证做好。

四、进销存账本凭证可以用电子表格做吗？

朋友推荐用电子表格来做进销存账本凭证，我就想知道到底行不行呢。下面就来分析分析。

1. 操作方便：电子表格操作起来比较简单，很多人都熟悉。可以很方便地输入数据、进行计算和排序。比如说你在 Excel 里可以轻松地设置公式来计算金额和数量。

2. 成本较低：使用电子表格基本不需要额外的成本，只要有电脑和相应的软件就行。对于一些小公司或者个体经营者来说，这是一种经济实惠的方式。

3. 数据共享容易：电子表格可以很方便地在不同的设备和人员之间共享。如果公司的财务人员和其他部门需要协同工作，通过电子表格就能快速地传递数据。

4. 可定制性强：你可以根据自己的需求定制电子表格的格式和内容。比如设置不同的列来记录采购日期、商品名称、数量等信息。不过电子表格也有一些局限性，比如数据安全性相对较低，处理大量数据时可能会比较慢。建米软件在数据处理和安全性方面有更好的保障，如果业务比较复杂，也可以考虑使用建米软件来做进销存账本凭证。

5. 缺乏审核机制：电子表格不像专业的财务软件那样有完善的审核机制，容易出现数据错误和漏洞。在使用电子表格做凭证时，需要自己更加仔细地核对数据。