进销存如何保证账实

一、什么是进销存账实相符

在日常的商业活动中，进销存是非常重要的环节。简单来说，进就是采购货物，销就是销售商品，存就是库存管理。而账实相符呢，就是账本上记录的货物进出和库存情况要和实际的货物情况完全一致。举个例子，假如账本上显示仓库里有 100 件衣服，那么实际仓库中就真的得有 100 件衣服，不多也不少。保证账实相符能让企业清楚地知道自己的货物状态，避免货物丢失、被盗或者过期等情况没有及时发现，还能准确计算成本和利润。

二、采购环节如何保证账实相符

严格审核采购订单：在采购货物之前，要对采购订单进行仔细审核。比如一家超市要采购水果，采购人员不能随意下单，得根据以往的销售数据、当前的库存情况以及市场的需求来确定采购的品种和数量。如果不审核好订单，就可能出现采购过多导致货物积压过期，或者采购过少影响销售的情况。审核订单时，要确保订单上的信息准确无误，包括货物的名称、规格、数量、价格等。

做好货物验收：当货物送到时，验收工作一定要认真。还是以超市采购水果为例，验收人员要检查水果的新鲜度、数量是否和订单一致、有没有损坏等。只有验收合格的货物才能入库，并且要及时记录到账本上。如果验收不严格，可能会把一些有问题的货物入库，导致账面上的货物和实际货物质量不符。

及时更新账本记录：采购的货物一旦入库，就要马上更新账本上的库存数据。比如采购了 50 箱饮料，入库后要立刻在账本上增加 50 箱饮料的库存记录。如果不及时更新，就会出现账实不符的情况，影响后续的销售和库存管理。

三、销售环节如何保证账实相符

准确记录销售数据：在销售商品时，要准确记录每一笔销售的信息，包括销售的时间、商品名称、数量、价格等。比如一家服装店卖出了一件衣服，店员要及时在销售系统中记录这件衣服的款式、颜色、尺码、售价等信息。如果记录不准确，就会导致库存数据和实际情况不符，影响后续的采购和库存管理。

及时处理退货情况：在销售过程中，难免会遇到顾客退货的情况。这时候要及时处理退货，把退货的商品重新入库，并且更新账本上的库存数据。比如顾客退回了一件购买的鞋子，要把这双鞋子重新放回仓库，同时在账本上增加这双鞋子的库存记录。如果不及时处理退货，就会出现账面上的库存比实际库存少的情况。

定期核对销售数据和库存数据：要定期对销售数据和库存数据进行核对，看看两者是否一致。比如每个月月底，把这个月的销售记录和库存的减少量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，是记录错误还是有其他情况。通过定期核对，可以及时发现问题并解决，保证账实相符。

四、库存管理环节如何保证账实相符

合理摆放货物：在仓库里，要合理摆放货物。不同种类、规格的货物要分开存放，并且要有明显的标识。比如在一个仓库里，把食品和日用品分开摆放，每个货架上都标清楚存放的货物名称。这样可以方便货物的管理和盘点，减少货物混淆的情况，保证账实相符。

定期进行库存盘点：定期对库存进行全面盘点是保证账实相符的重要手段。一般可以每个季度或者半年进行一次全面盘点。在盘点时，要把实际的货物数量和账本上的记录进行一一核对。如果发现有差异，要详细记录下来，查找原因。比如发现某种商品实际数量比账本上少了，可能是被盗、丢失或者记录错误等原因，要及时处理。

加强仓库安全管理：仓库的安全管理也很重要，要防止货物被盗、损坏或者受潮等情况。比如安装监控摄像头，加强门禁管理，定期检查仓库的通风、防潮等设施。如果货物因为安全问题出现损失，就会导致账实不符。

五、借助软件工具保证账实相符

在现代企业管理中，借助专业的软件工具可以更方便、准确地保证进销存账实相符。比如建米软件，它可以实时记录采购、销售和库存的信息，自动更新账本数据，减少人工记录的错误。而且建米软件还能生成各种报表，方便企业管理者查看和分析数据。例如，通过它的库存报表，管理者可以清楚地知道每种商品的库存数量、出入库情况等，及时发现账实不符的问题并解决。对于一些业务比较复杂的企业来说，使用建米软件可以大大提高管理效率，保证账实相符。

以上就是关于进销存如何保证账实相符的一些方法和建议，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，要根据企业的具体情况，综合运用这些方法，不断完善进销存管理，确保账实一致。

常见用户关注的问题：

一、进销存系统怎么选？

我听说现在很多做买卖的朋友都在为选进销存系统发愁，我就想知道到底该咋选呢。其实选进销存系统啊，就跟挑衣服似的，得选适合自己的。

功能方面：得看看系统有没有基础的进货、销售、库存管理功能。比如进货的时候能不能记录供应商信息、货物数量、价格啥的；销售的时候能不能快速开票、统计销售额；库存管理能不能实时更新库存数量，提醒补货啥的。建米软件在这方面功能就挺全乎的，能满足大多数企业的基本需求。

易用性：系统操作不能太复杂，要是员工学半天都不会用，那可就耽误事儿了。像建米软件界面就比较简洁，容易上手，员工培训起来也轻松。

稳定性：这就好比开车，车得耐造，系统也得稳定。不能动不动就崩溃、出错，不然数据丢失了可就麻烦大了。建米软件经过了很多企业的实践检验，稳定性还是挺有保障的。

价格：得根据自己企业的预算来选。有些系统功能多但价格贵，有些功能少价格便宜。建米软件性价比还挺高的，能在保证功能的前提下，让企业花比较少的钱。

二、进销存数据不准确咋办？

朋友说他们公司进销存数据老是不准，我就想知道这可咋解决呢。数据不准，就跟走路方向错了似的，后面的决策都会受影响。

检查录入环节：很多时候数据不准是因为录入的时候就出错了。比如录入数量、价格的时候输错了，或者录入时间不对。这就需要加强对录入人员的培训，让他们认真仔细点。建米软件有一些防错机制，能减少录入错误的发生。

定期盘点：不能光靠系统里的数据，还得定期实地盘点库存。看看实际的货物数量和系统里记录的是不是一样。要是不一样，就得找出原因，是被盗了，还是发货的时候发错了。建米软件可以辅助盘点，提高盘点效率。

检查流程漏洞：看看公司的进销存流程有没有问题。比如是不是存在没有审批就进货、销售的情况，或者货物出入库没有及时记录。完善流程能避免很多数据不准确的问题。建米软件可以根据企业的流程进行定制，让流程更规范。

数据同步：如果企业用了多个系统，要确保这些系统之间的数据能同步。不然一个系统里的数据变了，另一个系统没更新，就会导致数据不一致。建米软件可以和其他系统进行对接，实现数据同步。

三、进销存能提高企业利润吗？

我想知道很多企业用进销存系统，真的能提高利润吗？感觉要是能提高利润，那可太划算了。

降低成本：通过进销存系统可以合理控制库存。比如知道哪些货物销量好，哪些销量不好，就可以少进销量不好的货，避免积压库存，减少库存成本。建米软件能实时监控库存，帮助企业做出合理的采购决策。

提高效率：员工用进销存系统处理业务比手工处理快多了。比如开单、统计数据啥的，系统一下子就搞定了，能节省很多时间。时间就是金钱，效率提高了，利润自然可能增加。建米软件操作简单，能提高员工的工作效率。

精准营销：系统能记录客户的购买信息，企业可以根据这些信息进行精准营销。比如给经常买某类产品的客户推送相关的促销活动，提高客户的购买频率和购买金额。建米软件有客户管理功能，方便企业进行精准营销。

减少损失：能及时发现货物的损耗、丢失等情况，采取措施减少损失。比如发现某个仓库老是丢东西，就可以加强管理。建米软件可以实时监控货物的出入库情况，减少损失。

四、进销存和财务系统咋对接？

朋友推荐说企业要是能把进销存和财务系统对接起来就好了，我就想知道咋对接呢。对接起来就像打通了企业的任督二脉，能让数据流通更顺畅。

确定对接需求：先搞清楚企业需要哪些数据在两个系统之间流通。比如进销存系统里的销售金额、采购成本要传到财务系统里，财务系统里的付款信息要传到进销存系统里。建米软件可以根据企业的需求进行定制对接。

选择对接方式：可以通过接口对接，就是两个系统开发专门的接口，让数据能互相传输；也可以通过中间表对接，把数据先存到一个中间表里，然后两个系统从中间表取数据。建米软件支持多种对接方式。

数据格式转换：两个系统的数据格式可能不一样，需要进行转换。比如进销存系统里日期格式是“年/月/日”，财务系统里是“月-日-年”，就得把格式统一。建米软件可以自动进行数据格式转换。

测试和维护：对接完成后要进行测试，看看数据传输正不正常。平时也要定期维护，保证对接的稳定性。建米软件有专业的技术团队，能提供测试和维护服务。