如何用excel表做进销存账

一、什么是进销存账

在咱们日常生活里，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都得对商品的进货、销售和库存情况有个清楚的了解。这时候，进销存账就派上用场啦。简单来说，进销存账就是记录企业商品进、销、存情况的账本。

进货：就是企业采购商品的过程，比如超市从供应商那里购进饮料、零食等商品，这部分商品的数量、价格等信息都要记录下来。

销售：当商品卖出去的时候，就产生了销售记录。像超市把饮料卖给顾客，这一笔交易的数量、售价、顾客信息等都得记清楚。

库存：库存就是企业仓库里还剩下的商品数量。通过进销存账，可以随时知道某种商品还剩多少，要不要补货。

二、为什么用Excel做进销存账

很多人会问，现在有那么多专门的进销存软件，为啥还要用Excel来做呢？其实，Excel有它独特的优势。

操作简单：大部分人都对Excel有一定的了解，基本的表格操作、数据录入大家都会。不需要专门去学习复杂的软件操作，上手就能用。

成本低：Excel是微软办公软件的一部分，很多电脑都自带，不需要额外花钱购买专门的进销存软件。对于一些小商户或者刚开始创业的人来说，能节省不少成本。

灵活性高：可以根据自己的需求随意设计表格格式和内容。比如，你可以根据商品的特点，增加或减少一些记录项目。

三、准备工作

在开始用Excel做进销存账之前，咱们得先做好一些准备工作。

确定商品信息：要把自己经营的所有商品信息整理出来，包括商品名称、规格、单位等。比如，超市里的饮料，有不同的品牌、规格（500ml、1L等），单位是瓶。

准备好供应商和客户信息：记录好供应商的名称、联系方式，以及客户的相关信息。这样在进货和销售的时候，就能清楚知道和谁进行了交易。

安装好Excel软件：确保你的电脑上安装了Excel软件，并且版本比较新，这样能保证功能的正常使用。

四、创建进销存表格

接下来，咱们就开始创建进销存表格啦。

新建工作簿：打开Excel软件，新建一个工作簿。可以把这个工作簿命名为“进销存账本”，方便以后查找。

设计表格结构： - 一般来说，进销存表格可以分为进货表、销售表和库存表。 - 进货表要包含日期、供应商、商品名称、规格、数量、单价、金额等项目。 - 销售表要包含日期、客户、商品名称、规格、数量、单价、金额等项目。 - 库存表要包含商品名称、规格、期初库存、本期进货、本期销售、期末库存等项目。

设置表头：在每个表格的第一行输入相应的表头信息，比如在进货表的第一行依次输入“日期”“供应商”“商品名称”等。

五、录入数据

表格创建好之后，就可以开始录入数据了。

期初库存录入：在库存表中，先录入每种商品的期初库存数量。比如，超市开业的时候，某种饮料有100瓶库存，就在库存表对应的“期初库存”栏里输入100。

进货数据录入：每次进货的时候，把进货的相关信息录入到进货表中。比如，今天从供应商那里购进了50瓶饮料，单价是3元，就在进货表中依次填写进货日期、供应商名称、饮料名称、规格、数量50、单价3元、金额150元。

销售数据录入：每完成一笔销售，就把销售信息录入到销售表中。比如，今天卖给一位顾客10瓶饮料，单价是5元，就在销售表中填写销售日期、客户信息、饮料名称、规格、数量10、单价5元、金额50元。

六、数据计算与分析

录入数据之后，还需要对数据进行计算和分析，这样才能更好地了解企业的经营情况。

库存计算：在库存表中，可以通过公式来计算期末库存。期末库存 = 期初库存 + 本期进货 - 本期销售。比如，某种饮料期初库存100瓶，本期进货50瓶，本期销售10瓶，那么期末库存就是100 + 50 - 10 = 140瓶。

金额计算：在进货表和销售表中，可以通过数量和单价相乘来计算金额。比如，进货数量是50，单价是3元，那么金额就是50 × 3 = 150元。

数据分析：可以通过Excel的图表功能，把进货、销售和库存数据以图表的形式展示出来，这样能更直观地看到数据的变化趋势。比如，用柱状图展示不同商品的销售数量，用折线图展示库存的变化情况。

七、常见问题及解决方法

在使用Excel做进销存账的过程中，可能会遇到一些问题，下面给大家介绍一些常见问题及解决方法。

数据录入错误：有时候可能会不小心输错数据，比如把数量输错了。这时候可以及时发现并修改错误的数据。如果已经进行了数据计算，修改数据后要重新计算相关的结果。

公式错误：在设置公式的时候，可能会出现公式错误的情况。比如，公式中的单元格引用错误。这时候要仔细检查公式，确保引用的单元格正确。

数据丢失：为了防止数据丢失，要定期保存工作簿。可以设置自动保存功能，这样即使遇到突发情况，也能减少数据丢失的风险。

八、建米软件的推荐

虽然Excel有很多优点，但当企业的业务量逐渐增大，数据变得复杂的时候，Excel可能就有点力不从心了。这时候，可以试试建米软件。建米软件专门针对企业的进销存管理设计，它可以实现数据的自动化处理，比如自动计算库存、生成报表等，大大提高工作效率。而且它的操作界面简单易懂，即使是没有太多电脑操作经验的人也能轻松上手。

以上就是用Excel表做进销存账的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助到大家。在实际操作过程中，要根据自己的实际情况灵活运用，不断总结经验，让进销存账管理得更加科学、高效。

常见用户关注的问题：

一、如何用 Excel 表做进销存账比较简单？

我听说好多人都想用 Excel 做进销存账，但是又怕太复杂，我就想知道有没有简单点的方法。其实啊，用 Excel 做进销存账要是掌握了方法，也不难。

1. 明确基本表格结构：得有进货、销售和库存这三个基本表格。进货表要记录进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等信息；销售表记录销售日期、商品名称、数量、单价、客户等；库存表就是实时显示商品的库存数量。

2. 运用函数简化计算：像 SUM 函数可以用来计算进货和销售的总量，VLOOKUP 函数能方便地查找商品信息。比如你想知道某个商品的进货单价，就可以用 VLOOKUP 函数在进货表中查找。

3. 建立数据关联：让进货表、销售表和库存表关联起来。当有进货记录时，库存表的数量相应增加；有销售记录时，库存表数量减少。这样就能实时更新库存了。

4. 定期备份数据：为了防止数据丢失，要定期备份 Excel 文件。可以每天下班前备份一下，这样就算电脑出问题了，数据也不会丢。要是觉得 Excel 操作还是有点麻烦，建米软件是个不错的选择，它能更轻松地实现进销存管理。

二、Excel 表做进销存账有哪些常见错误？

朋友说他用 Excel 做进销存账老是出错，我就想知道一般会有哪些常见错误。其实啊，在做的过程中，一不小心就容易犯错。

1. 数据录入错误：这是最常见的，比如把商品数量输错，或者单价输错。可能是手误，也可能是没看清数据。所以录入数据的时候一定要仔细核对。

2. 公式使用错误：要是公式用错了，计算结果肯定就不对了。比如 SUM 函数的范围选得不对，或者 VLOOKUP 函数的参数设置有误。使用公式前要先理解公式的含义和用法。

3. 数据更新不及时：有新的进货或者销售记录时，没有及时更新库存表。这样库存数据就不准确了，会影响后续的决策。要养成及时更新数据的习惯。

4. 表格格式混乱：要是表格格式不规范，比如字体、颜色、对齐方式不一致，会影响数据的查看和分析。要统一表格格式，让数据一目了然。要是 Excel 老是出错，建米软件能避免这些问题，它有更严谨的数据管理机制。

三、Excel 表做的进销存账能和财务软件对接吗？

我想知道用 Excel 表做的进销存账能不能和财务软件对接，要是能对接的话，财务工作就能省不少事了。其实啊，这是很多人关心的问题。

1. 看财务软件支持情况：不同的财务软件对数据对接的支持不一样。有些财务软件可以直接导入 Excel 数据，有些可能需要特定的格式或者接口。要先了解你用的财务软件的要求。

2. 数据格式转换：Excel 表的数据格式要和财务软件要求的格式一致。比如日期格式、数字格式等。可能需要对 Excel 数据进行一些处理，才能顺利导入财务软件。

3. 接口开发：要是财务软件没有直接导入 Excel 数据的功能，可能需要开发接口。这就需要专业的技术人员来操作了。不过建米软件在数据对接方面做得不错，能和很多财务软件实现对接。

4. 测试和验证：在正式对接前，要进行测试和验证。看看导入的数据是否准确，有没有丢失或者错误。确保对接后财务数据的准确性。

四、怎样用 Excel 表做进销存账能提高效率？

朋友推荐说用 Excel 做进销存账能提高效率，我就想知道具体该怎么做。其实啊，掌握一些技巧就能让效率大大提高。

1. 设计模板：先设计好进货、销售和库存的模板，每次有新的数据时，直接在模板里填写就行。这样能节省很多时间。

2. 利用数据透视表：数据透视表可以快速对数据进行汇总和分析。比如你想知道某个时间段内不同商品的销售总额，用数据透视表就能很快得到结果。

3. 快捷键操作：熟练使用 Excel 的快捷键，能提高录入和操作的速度。比如复制粘贴、保存等操作，用快捷键比用鼠标点要快很多。

4. 合理设置表格布局：把常用的数据和公式放在显眼的位置，方便查看和使用。要是觉得 Excel 效率还是不够高，建米软件能进一步提升进销存管理的效率。