如何在电脑上做进销存帐

一、了解进销存账的基本概念

得明白什么是进销存账。简单来说，进销存账就是记录企业商品的购进、销售和库存情况的账目。就好比你开了一家小超市，进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，这些信息都要在进销存账里体现出来。

记录的内容：包括商品的名称、规格、数量、单价、金额等。比如你进了一批苹果，要记录苹果的品种、每箱的重量、进了多少箱、每箱的进价是多少，这样就能算出进货的总金额。

记录的目的：通过记录进销存账，你可以清楚地知道自己的库存情况，避免出现缺货或者积压的情况。也能了解商品的销售情况，哪些商品好卖，哪些商品不好卖，从而调整进货策略。

二、选择合适的工具

要在电脑上做进销存账，得选个合适的工具。常见的有 Excel 和专业的进销存软件。

Excel：很多人一开始都会选择用 Excel 来做进销存账，因为它比较熟悉，操作也相对简单。你可以自己设计表格，设置好列标题，如“日期”“商品名称”“进货数量”“销售数量”“库存数量”等。Excel 也有一些局限性，比如数据量大的时候，查找和统计会比较麻烦，而且容易出错。举个例子，如果你有上千条商品记录，要统计某个月的销售总额，可能要花费不少时间。

专业的进销存软件：对于规模稍大一些的企业或者业务比较复杂的商家来说，专业的进销存软件会更合适。这些软件功能更强大，操作也更便捷。比如建米软件，它可以自动生成进销存报表，实时更新库存信息，还能对销售数据进行分析。如果你用 Excel 做进销存账遇到了数据处理麻烦、统计不准确等问题，不妨试试建米软件，它能帮你更高效地管理进销存账。

三、建立基础数据

不管你选择哪种工具，都要先建立基础数据。

商品信息：把你要销售的商品信息录入到系统中，包括商品的名称、规格、单位、进价、售价等。比如你卖衣服，要记录衣服的款式、尺码、颜色、进价和零售价。这样在进货和销售的时候，就能准确地记录商品的相关信息。

供应商信息：记录供应商的名称、联系方式、地址等。当你需要进货的时候，可以方便地联系供应商。比如你经常从一家服装厂进货，就把这家服装厂的信息记录好，下次进货的时候直接联系他们就行。

客户信息：对于有销售业务的企业来说，记录客户信息也很重要。包括客户的姓名、联系方式、地址等。这样在销售商品的时候，可以更好地为客户服务，也便于后续的客户关系管理。比如你卖出去一批商品，客户有什么问题可以及时联系到他们。

四、进行进货记录

当有商品进货的时候，要及时做好记录。

录入进货单：在选择的工具中录入进货单，填写进货的日期、供应商、商品名称、数量、单价、金额等信息。比如你进了 100 个篮球，每个进价是 50 元，在进货单上就要准确地记录这些信息。

更新库存数量：进货后，要及时更新库存数量。比如原来库存有 200 个篮球，进了 100 个后，库存数量就变成 300 个。这样才能保证库存信息的准确性。

保存进货凭证：把进货的发票、收据等凭证保存好，以备后续查询和核对。比如税务部门来检查的时候，这些凭证就是重要的依据。

五、做好销售记录

销售商品的时候，同样要做好记录。

录入销售单：在系统中录入销售单，填写销售的日期、客户、商品名称、数量、单价、金额等信息。比如你卖出去 50 个篮球，每个售价是 80 元，就要在销售单上记录清楚。

更新库存数量：销售后，要相应地减少库存数量。还是上面的例子，卖出去 50 个篮球后，库存数量就从 300 个变成 250 个。

统计销售数据：定期统计销售数据，了解不同商品的销售情况。比如统计某个月哪种篮球卖得最好，哪种卖得不好，以便调整进货和销售策略。

六、定期盘点库存

定期盘点库存是很重要的，可以保证账实相符。

确定盘点周期：可以根据企业的实际情况确定盘点周期，比如每月、每季度或者每年盘点一次。对于一些商品流动比较快的企业，可能需要更频繁地盘点。

实地盘点：到仓库实地清点商品的数量，然后与系统中的库存数量进行核对。比如你在系统中记录库存有 250 个篮球，到仓库实际清点的时候发现只有 248 个，就要找出差异的原因。

处理差异：如果发现账实不符，要找出原因并进行处理。可能是进货或者销售记录有误，也可能是商品有损坏、丢失等情况。比如发现少了 2 个篮球是因为有一个篮球被损坏了，就要在系统中进行相应的调整。

七、生成报表和分析数据

做好进销存账后，还可以生成报表和分析数据。

生成报表：利用工具生成进销存报表，如进货报表、销售报表、库存报表等。这些报表可以直观地反映企业的经营情况。比如进货报表可以让你知道一段时间内进了多少货、花了多少钱。

分析数据：对生成的报表数据进行分析，找出企业经营中的问题和优势。比如通过分析销售报表，发现某个商品的销售额一直在下降，就要考虑是不是要调整价格或者促销策略。

制定决策：根据分析结果制定相应的决策。比如发现某种商品的库存积压比较严重，就可以考虑减少进货量或者进行促销活动。

以上就是在电脑上做进销存账的一些基本步骤和方法，希望能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、电脑上做进销存帐用什么软件好？

我听说现在很多人都在找适合在电脑上做进销存帐的软件，我就想知道哪种软件能又方便又好用呢。其实选择一款合适的软件，能让咱们做进销存帐轻松不少。

功能完整性：好的进销存软件要能涵盖采购、销售、库存管理等基本功能。像采购单的录入、销售单的生成，库存数量的实时更新等，这些功能一个都不能少。建米软件在这方面就做得挺不错，它可以把采购、销售和库存管理紧密结合起来，让数据实时同步。

操作便捷性：软件的操作界面要简单易懂，不能太复杂。咱们不是专业的程序员，太复杂的软件用起来会很头疼。最好是有直观的菜单和按钮，能让我们快速上手。建米软件的界面设计就比较人性化，操作起来很方便。

数据安全性：进销存的数据可是很重要的，关乎着企业的运营情况。所以软件要能保证数据的安全，防止数据丢失或者被泄露。一般会有数据备份和加密功能，建米软件也有完善的数据安全保障措施。

性价比：软件的价格不能太贵，要和它的功能相匹配。有些软件功能一般，但是价格却很高，那就不划算了。建米软件的性价比就比较高，功能丰富但价格合理。

售后服务：在使用软件的过程中，难免会遇到一些问题。这时候就需要软件公司能提供及时的售后服务，帮助我们解决问题。建米软件有专业的售后团队，能随时为用户提供帮助。

二、在电脑上做进销存帐有什么好处？

朋友说在电脑上做进销存帐比手工记账方便多了，我就想知道到底有啥好处呢。其实现在科技这么发达，用电脑做帐肯定有它的优势。

提高效率：电脑做帐可以快速地录入和处理数据，比手工记账快多了。比如说，输入一个采购单，电脑瞬间就能计算出总价和库存数量的变化，节省了很多时间。

数据准确：手工记账容易出现错误，比如数字写错、计算错误等。而电脑做帐可以避免这些问题，只要输入的数据是正确的，计算结果就不会出错。建米软件在数据计算方面就很准确，能保证帐目的准确性。

方便查询：在电脑上可以随时查询进销存的相关数据，比如某个时间段的销售记录、库存数量等。只要输入相应的条件，就能快速找到需要的信息。而手工记账要查找数据就比较麻烦，可能需要翻很多账本。

实时监控：通过电脑软件可以实时监控库存的变化情况，当库存数量低于设定的安全库存时，软件会自动提醒。这样可以及时补货，避免缺货的情况发生。建米软件就有这样的实时监控功能。

数据分析：电脑软件可以对进销存数据进行分析，生成各种报表和图表。通过这些报表和图表，我们可以直观地了解企业的运营情况，做出更合理的决策。

三、如何在电脑上快速上手做进销存帐？

假如你刚开始在电脑上做进销存帐，肯定想快速上手。我就想知道有什么好办法能让我们尽快熟悉这个过程呢。其实只要掌握一些方法，上手也不难。

学习软件操作：要选择一款适合自己的进销存软件，然后认真学习它的操作方法。可以通过软件自带的教程、视频教程或者向客服咨询等方式来学习。建米软件有详细的操作教程，能帮助我们快速掌握软件的使用。

整理基础数据：在开始做帐之前，要把企业的基础数据整理好，比如商品信息、供应商信息、客户信息等。这些数据是做进销存帐的基础，整理好了才能准确地录入和处理数据。

模拟操作：可以先进行一些模拟操作，用一些虚拟的数据来练习做帐。这样可以熟悉软件的功能和操作流程，避免在实际操作中出现错误。

请教他人：如果身边有熟悉电脑做进销存帐的人，可以向他们请教。他们会分享一些经验和技巧，让我们少走弯路。

逐步实践：在掌握了基本的操作方法和流程后，就可以开始逐步实践了。从简单的业务开始，慢慢地增加业务的复杂度，这样可以更好地掌握做帐的技巧。

四、电脑上做进销存帐需要注意什么？

朋友说在电脑上做进销存帐虽然方便，但是也有一些需要注意的地方。我就想知道到底要注意些什么呢。其实注意这些问题，能让我们的帐做得更准确、更规范。

数据录入准确：在录入数据的时候，一定要保证数据的准确性。一个小小的错误可能会导致整个帐目的错误，所以要仔细核对每一个数据。

及时更新数据：进销存的数据是不断变化的，所以要及时更新数据。比如有新的采购或者销售业务发生后，要马上录入数据，保证库存数量和帐目数据的实时性。

定期备份数据：为了防止数据丢失，要定期备份数据。可以备份到外部硬盘、云存储等地方。建米软件有自动备份功能，能让我们更方便地备份数据。

权限管理：要对软件的使用权限进行管理，不同的人员有不同的操作权限。比如财务人员可以查看和修改帐目数据，而销售人员只能录入销售单等。这样可以保证数据的安全性和保密性。

遵守财务制度：在做进销存帐的时候，要遵守相关的财务制度和法律法规。比如发票的开具、税务的申报等，都要按照规定来操作。