如何写好自己的进销存

一、什么是进销存

在咱们的日常生意里，进销存可是个很关键的事儿。简单来说，“进”就是采购货物，把商品引进来；“销”就是把这些商品卖出去；“存”则是库存管理，看看仓库里还剩多少货。举个例子，你开了一家小超市，从供应商那里进货，这就是“进”；顾客来店里买东西，这就是“销”；每天打烊后，盘点一下货架和仓库里还剩下多少商品，这就是“存”。

写好进销存的重要性

写好进销存记录，能让你清楚地知道自己的生意状况。比如，你能知道哪些商品好卖，哪些卖得不好，这样就能及时调整进货策略。如果不记录，可能就会出现畅销商品断货，滞销商品积压的情况，影响你的生意利润。

二、前期准备工作

明确记录目的

在开始写进销存之前，你得先清楚自己为什么要记录。是为了掌握商品的销售情况，还是为了核算成本和利润，亦或是为了应对税务检查。不同的目的，记录的重点也会有所不同。比如说，如果你是为了核算成本和利润，那你就得详细记录每一笔进货的价格和销售的价格。

选择记录方式

记录进销存的方式有很多种。最传统的就是用纸质账本，拿个本子，一支笔，随时记录。这种方式简单直接，适合一些小生意，比如街边的小摊贩。但纸质账本也有缺点，容易丢失，查找起来也不方便。

现在更多的人会选择使用电子表格，像 Excel 就很常用。它可以进行数据的计算和统计，还能制作图表，让数据更直观。比如，你可以用柱状图来展示不同商品的销售数量。

还有一些专门的进销存管理软件。这些软件功能更强大，能实现数据的实时更新和共享。比如建米软件，它可以帮助你更高效地管理进销存，自动生成各种报表，还能提醒你库存预警。当库存低于设定的数量时，软件会自动发出提醒，让你及时补货。

确定记录周期

你得确定是按天、按周还是按月来记录。一般来说，生意比较小的可以按天记录，这样能及时掌握每天的经营情况。如果生意比较大，业务量多，可以按周或者按月记录。比如一家大型超市，每天的交易笔数很多，按天记录可能会很繁琐，按周记录就比较合适。

三、进货记录要点

详细记录进货信息

进货时，要记录好商品的名称、规格、数量、单价、总价、进货日期、供应商等信息。比如你进了一批苹果，要记录苹果的品种（红富士、蛇果等）、规格（大果、中果）、进了多少斤、每斤多少钱、一共花了多少钱、什么时候进的货、是从哪个供应商那里进的。这些信息能让你清楚每一笔进货的情况，方便后续的核算和管理。

保留进货凭证

进货的发票、收据等凭证一定要保留好。这些凭证是你进货的证明，在核算成本、税务申报等方面都用得上。比如，税务部门来检查时，你得拿出这些凭证来证明你的进货成本。

处理进货退货

有时候进的货可能会有质量问题或者其他原因需要退货。这时候要及时记录退货的情况，包括退货的商品名称、数量、退货日期、退货原因、退款金额等。要在库存记录中相应地减少退货的数量。

四、销售记录要点

准确记录销售信息

销售记录要和进货记录对应起来。记录商品的名称、规格、数量、单价、总价、销售日期、客户等信息。比如你卖了一部手机，要记录手机的品牌、型号、卖了几部、每部多少钱、一共收了多少钱、什么时候卖出去的、卖给了哪个客户。这样你就能清楚每一笔销售的情况，还能分析不同客户的购买习惯。

区分销售方式

销售方式有现金销售、赊销等。对于现金销售，要及时记录收款情况；对于赊销，要记录客户的欠款信息，包括欠款金额、还款日期等。比如，有个客户买了一批货，选择赊账一个月，你就要记录好他欠了你多少钱，什么时候该还钱。

处理销售退货

和进货退货一样，销售退货也要做好记录。记录退货的商品名称、数量、退货日期、退货原因、退款金额等。要在库存记录中相应地增加退货的数量。

五、库存记录要点

定期盘点库存

定期对库存进行盘点是很重要的。通过盘点，你可以发现实际库存和记录库存是否一致。如果不一致，要找出原因，可能是记录错误，也可能是商品丢失、损坏等。比如，你每个月月底对仓库进行一次盘点，看看实际的商品数量和系统里记录的数量是否一样。

记录库存变动情况

除了进货和销售会导致库存变动外，还有一些其他情况，比如商品的损耗、赠送等。这些情况也要记录下来。比如，你店里的水果有一部分因为腐烂不能卖了，这就是商品的损耗，要记录损耗的数量和金额。

设置库存预警

为不同的商品设置合理的库存预警线。当库存低于预警线时，要及时补货。比如，你店里的某种饮料，平时销量比较稳定，你可以根据销售情况设置一个最低库存数量，当库存低于这个数量时，就提醒自己去进货。建米软件在这方面就很实用，它可以根据你设置的预警线自动发出提醒，让你不会因为缺货而影响生意。

六、数据分析与总结

分析进销存数据

通过对进销存数据的分析，你可以发现很多有用的信息。比如，分析不同商品的销售情况，找出畅销商品和滞销商品。如果某种商品的销量一直很好，你可以考虑增加进货量；如果某种商品一直卖不出去，你可以考虑降价促销或者不再进货。

还可以分析不同时间段的销售情况，找出销售的高峰期和低谷期。比如，你发现每年的节假日期间，店里的生意特别好，你就可以在节假日之前多进一些货。

总结经验教训

根据数据分析的结果，总结自己在进销存管理方面的经验教训。比如，你发现因为库存管理不善，导致某些商品积压，占用了资金。那你以后就要注意合理控制库存，避免类似的情况再次发生。

制定改进措施

根据总结的经验教训，制定相应的改进措施。比如，优化进货策略，和供应商协商更好的进货价格和交货时间；加强库存管理，定期清理滞销商品等。通过不断地改进，让自己的进销存管理越来越完善。

以上就是写好自己进销存的一些方法和要点，希望能对你有所帮助。在实际操作中，要根据自己的生意情况灵活运用，不断摸索出适合自己的进销存管理方式。

常见用户关注的问题：

一、如何选择适合自己的进销存软件？

我听说很多人在选进销存软件的时候都特别纠结，我就想知道到底该怎么选才好呢。下面就来给大家唠唠。

功能需求：不同行业对进销存软件的功能需求不一样。比如零售行业可能更注重收银、会员管理这些功能；而制造业可能更需要生产管理、物料需求计划等功能。所以得先明确自己行业的特点和企业的具体需求。建米软件就有针对不同行业的解决方案，能很好地满足多样化的功能需求。

易用性：软件好不好用很关键。要是界面复杂，操作起来费劲，员工学习成本高，那用起来肯定不顺畅。一个易用的软件能让员工快速上手，提高工作效率。建米软件的界面设计就比较简洁直观，操作方便。

数据安全：企业的进销存数据包含了很多重要信息，像客户信息、库存数据等。数据安全没保障，一旦泄露或者丢失，那损失可就大了。好的进销存软件应该有完善的数据加密和备份机制。建米软件在数据安全方面做得很到位，能让企业放心使用。

价格因素：企业都想花小钱办大事，在选择软件时价格也是要考虑的。不同软件价格差异很大，要根据自己的预算来选。建米软件性价比就挺高的，能在合理的价格范围内提供优质的服务。

售后服务：软件使用过程中难免会遇到问题，这时候售后服务就很重要了。要是售后响应慢，问题解决不及时，会影响企业的正常运营。建米软件有专业的售后团队，能及时为用户解决问题。

二、进销存管理中如何控制成本？

朋友说在进销存管理里控制成本可难了，我就想知道有啥好办法。下面就来说说。

采购成本控制：采购环节是成本控制的重要部分。要和供应商谈好价格，争取拿到更优惠的采购价。还可以批量采购，这样能降低单位采购成本。要做好采购计划，避免过度采购造成库存积压。建米软件可以帮助企业做好采购计划，合理安排采购数量。

库存成本控制：库存积压会占用大量资金，增加成本。要定期盘点库存，及时处理滞销商品。可以采用先进先出的原则，保证库存商品的新鲜度和质量。建米软件能实时监控库存数量和状态，帮助企业合理控制库存。

物流成本控制：物流运输费用也是成本的一部分。可以选择合适的物流方式，比如根据货物的重量、体积和运输距离来选择。还可以和物流供应商合作，争取更优惠的运输价格。建米软件可以记录物流信息，方便企业分析和优化物流成本。

人力成本控制：合理安排员工工作，提高工作效率，避免人员冗余。可以通过培训提高员工的业务能力，让一个人能承担更多的工作。建米软件的自动化功能可以减少人工操作，降低人力成本。

损耗成本控制：在商品的存储和运输过程中会有一定的损耗。要做好商品的保护措施，减少损耗。比如对易碎商品要做好包装和防护。建米软件可以记录损耗情况，帮助企业分析原因，采取措施降低损耗。

三、如何提高进销存管理的效率？

假如你想让企业的进销存管理更高效，那可得好好琢磨琢磨。我就想知道有啥高招。下面就来分享一下。

流程优化：对现有的进销存流程进行梳理，去掉不必要的环节，让流程更简洁高效。比如简化采购审批流程，加快采购速度。建米软件可以根据企业的需求定制流程，提高流程的执行效率。

信息化管理：使用进销存软件能实现数据的自动化处理和实时共享。员工可以随时查询库存、订单等信息，减少沟通成本和错误率。建米软件就是一款功能强大的信息化管理工具，能让企业的进销存管理更便捷。

员工培训：员工是执行进销存管理的主体，他们的业务能力直接影响效率。定期组织员工培训，让他们熟悉软件的操作和业务流程。建米软件有专业的培训支持，能帮助员工快速掌握软件的使用方法。

数据分析：通过对进销存数据的分析，能发现问题和潜在的机会。比如分析销售数据，了解哪些商品畅销，哪些滞销，以便调整采购和销售策略。建米软件可以生成各种数据分析报表，为企业决策提供依据。

供应链协同：和供应商、客户建立良好的合作关系，实现供应链的协同运作。比如和供应商共享库存信息，让供应商及时补货。建米软件可以实现企业与供应链伙伴之间的数据共享和协同工作。

四、进销存软件能为企业带来哪些好处？

朋友推荐企业都用进销存软件，我就想知道它到底能带来啥好处。下面就来详细说说。

提高工作效率：软件能自动处理很多繁琐的工作，像库存盘点、订单处理等。员工不用再手动记录和计算，节省了大量时间和精力。建米软件的自动化功能能让企业的工作效率大幅提升。

精准库存管理：实时掌握库存数量和状态，避免库存积压或缺货的情况。可以根据销售数据和库存预警及时补货或处理滞销商品。建米软件能准确地记录库存信息，让库存管理更精准。

优化采购决策：通过分析销售数据和库存情况，能合理制定采购计划。知道该采购多少、采购什么商品，避免盲目采购。建米软件的数据分析功能可以为采购决策提供有力支持。

提升客户服务：能快速响应客户的订单和查询，提高客户满意度。还可以根据客户的购买历史提供个性化的服务。建米软件可以记录客户信息和交易记录，方便企业提供更好的服务。

数据分析与决策支持：软件可以生成各种报表和分析图表，帮助企业管理者了解企业的经营状况。根据数据分析结果做出科学的决策。建米软件的数据分析功能强大，能为企业的发展提供有力的决策支持。