如何做好手工进销存账

一、了解手工进销存账的重要性

在日常经营中，无论是小店铺还是小工厂，做好手工进销存账都是非常关键的。简单来说，进销存账记录了商品的进货、销售和库存情况。就好比开一家小超市，每天进了多少货，卖出去多少，还剩下多少，这些信息都需要通过进销存账来体现。

掌握经营状况：通过记录进销存账，能清楚知道自己的生意做得怎么样。比如，从账上可以看出哪种商品卖得好，哪种卖得不好。如果发现某款饮料的进货量和销量都很高，那就可以多进一些；要是某款零食一直积压在仓库，就要考虑是不是要减少进货或者做促销活动。

控制成本：知道库存数量，就能合理安排进货。如果库存太多，会占用资金，还可能导致商品过期浪费；库存太少，又可能错过销售机会。比如一家花店，情人节前如果库存鲜花不够，就会损失很多订单；但要是进多了，过了节鲜花就只能扔掉，造成成本浪费。

应对税务检查：规范的进销存账也是应对税务检查的重要依据。准确的账目能证明你的经营活动是合法合规的，避免不必要的麻烦。

二、准备必要的工具和资料

要做好手工进销存账，得先把工具和资料准备齐全。这就像做饭得先准备好食材和厨具一样。

账本：可以去文具店买专门的进销存账本，这种账本一般有固定的格式，方便记录。也可以自己用笔记本制作一个简单的账本，按照自己的需求设计格式。

笔：准备好笔，最好是黑色或蓝色的中性笔，字迹清晰，不容易褪色。

进货和销售凭证：进货时的发票、送货单，销售时的收据、发票等，这些都是记录进销存账的重要依据。每次进货和销售都要妥善保存好这些凭证，方便后续对账和查询。比如，小饭馆进了一批蔬菜，要让供应商开个送货单，上面写清楚蔬菜的种类、数量、价格等信息，这样在记录进货账时就有准确的依据了。

三、设置合理的账本格式

一个合理的账本格式能让进销存账的记录更加清晰明了。下面我给大家介绍一种常见的格式。

日期：记录每一笔进货或销售业务发生的时间，这样可以清楚地知道业务的先后顺序。比如，在 6 月 1 日进了一批水果，就在账本上记录日期为 6 月 1 日。

商品名称：准确填写商品的名称，避免混淆。如果是服装店，要写清楚是上衣、裤子还是裙子，以及具体的款式和颜色。

进货数量：记录每次进货的商品数量。比如，进了 100 双袜子，就在账本上的进货数量栏填写 100。

进货单价：填写进货时每件商品的价格。比如，每双袜子的进价是 2 元，就填写 2 元。

进货金额：进货数量乘以进货单价得出的金额。上面例子中，100 双袜子，每双 2 元，进货金额就是 200 元。

销售数量：记录每次销售的商品数量。比如，卖出了 20 双袜子，就在销售数量栏填写 20。

销售单价：填写销售时每件商品的价格。如果每双袜子卖 5 元，就填写 5 元。

销售金额：销售数量乘以销售单价得出的金额。20 双袜子，每双 5 元，销售金额就是 100 元。

库存数量：库存数量等于上一次的库存数量加上本次进货数量再减去本次销售数量。假设上次库存袜子 50 双，这次进了 100 双，卖了 20 双，那么现在的库存数量就是 50 + 100 - 20 = 130 双。

为了更直观地展示，我给大家做了一个表格：

四、准确记录进销存信息

记录进销存信息时，一定要保证准确无误。这就像盖房子，基础打得不牢，房子就容易倒塌。

及时记录：每次进货或销售业务发生后，要尽快记录到账本上。比如，小商店早上进了一批日用品，当天上午就要把进货信息记录好，不要拖到晚上或者第二天，否则容易忘记一些细节。

仔细核对：记录前要仔细核对进货和销售凭证上的信息，确保数量、单价、金额等都准确无误。如果发现凭证上的信息有错误，要及时和供应商或客户沟通更正。比如，发现进货发票上的商品数量和实际收到的数量不一致，就要及时联系供应商解决。

分类记录：如果经营的商品种类较多，可以按照商品的类别进行分类记录。比如，超市可以把商品分为食品、日用品、文具等类别，这样查询和统计数据时会更加方便。

这里要提醒一下，手工记录进销存账难免会出现一些错误，有时候可能会记错数字或者漏记。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它能自动记录和计算进销存数据，减少人工记录的错误，提高工作效率。

五、定期进行盘点和对账

定期盘点和对账是保证手工进销存账准确性的重要环节。就像定期给汽车做保养一样，能及时发现问题并解决。

盘点库存：定期对库存商品进行实地盘点，看看实际库存数量和账本上记录的数量是否一致。一般可以每月或者每季度进行一次盘点。比如，到了月底，把仓库里的商品一件一件地数清楚，然后和账本上的库存数量进行对比。如果发现实际库存比账本上少，可能是有商品被盗或者损坏了；如果实际库存比账本上多，可能是进货时记录有误或者有未记录的进货。

核对账目：核对进货和销售的账目，看看和供应商、客户的往来账目是否一致。可以通过查看进货发票、销售收据等凭证来进行核对。比如，和供应商核对进货金额，看看双方记录的是否一样。如果发现有差异，要及时查找原因并解决。

调整账目：根据盘点和对账的结果，对账本上的记录进行调整。如果实际库存数量和账本上不一致，要及时修改账本上的库存数量；如果发现账目有错误，要进行更正。

以上就是做好手工进销存账的一些方法和步骤，希望能帮到大家。在实际操作过程中，可能还会遇到一些其他的问题，大家可以根据具体情况灵活处理。也可以借助建米软件等工具来提高工作效率和准确性。

常见用户关注的问题：

一、手工进销存账容易出现哪些错误？

我听说很多人做手工进销存账的时候都容易出错，我就想知道到底容易出现哪些错误呢。其实手工进销存账在操作过程中，由于人为因素和操作的复杂性，容易出现不少问题。

数据记录错误

数量记错是很常见的。比如在记录进货或者销售数量时，一不小心就看错数字，把 10 写成 100 这种情况都有可能发生。单价写错也会影响很大。单价弄错了，成本和利润的计算就全不对了。还有日期写错，这会导致账目的时间顺序混乱，查账的时候就麻烦了。商品名称或者规格写错，可能会让库存管理变得混乱，不知道到底进了什么货。

计算错误

在计算成本的时候，可能会因为公式用错或者计算过程中粗心大意，得出错误的结果。计算利润的时候也是，要是成本算错了，利润肯定也不对。还有库存余额的计算，一旦算错，就不知道实际库存到底有多少了。而且在统计销售总额的时候，也容易出现计算失误。

遗漏记录

有时候可能会忘记记录某一笔进货，这样库存数量就会不准确。销售记录也可能会遗漏，导致销售额统计不对。还有退货的情况，如果不记录，库存和成本都会受到影响。赠品的发放如果不记录，也会让库存管理出现偏差。

账实不符

实际库存和账面上的库存数量对不上，可能是因为货物丢失、损坏没有及时记录。盘点的时候不仔细，也会导致账实不符。还有可能是在出入库的时候操作不规范，没有准确记录。员工私自挪用货物没有登记，也会造成这种情况。建米软件可以有效避免这些手工账的错误，提高数据的准确性。

二、手工进销存账需要用到哪些工具？

朋友说做手工进销存账得有合适的工具，我就想知道到底需要用到哪些工具呢。其实做手工进销存账需要一些基本的工具来辅助完成。

账本

进货账本用来专门记录每次进货的详细信息，包括进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等。销售账本则记录销售的情况，如销售日期、客户、商品、数量、单价等。库存账本要实时记录库存的变化，方便随时查看库存数量。还有分类账本，可以按照商品的类别来记录，便于统计和分析。

笔

钢笔书写比较流畅，字迹也比较清晰，适合长期保存账本记录。圆珠笔使用方便，而且价格便宜，是很多人的选择。铅笔可以用来做临时记录或者草稿，方便修改。荧光笔可以用来标记重要的信息，比如重点商品的库存数量等。

计算器

普通计算器可以满足基本的加减乘除运算，在计算成本、利润等数据时很有用。科学计算器功能更强大，对于一些复杂的计算可以更轻松地完成。电子计算器携带方便，随时都能拿出来计算。还有一些带有存储功能的计算器，可以保存计算结果，方便后续查看。

其他工具

直尺可以用来画表格，让账本看起来更整齐规范。胶水可以用来粘贴票据，防止票据丢失。文件夹可以用来整理和存放账本和相关的票据。标签纸可以用来给账本和文件夹做标记，方便查找。建米软件可以整合这些工具的功能，让进销存管理更便捷。

三、手工进销存账的流程是怎样的？

我想知道手工进销存账的流程到底是怎样的，感觉这是做好手工账的关键。其实手工进销存账有一套比较固定的流程。

进货环节

要验收货物，仔细检查货物的数量、质量、规格等是否和订单一致。然后填写进货单，把进货的详细信息记录下来。接着把进货单录入到进货账本中，更新库存数量。最后要妥善保存进货的相关票据，以备后续查询。

销售环节

当有销售业务时，要开具销售单，明确销售的商品、数量、价格等信息。将销售单录入到销售账本中，记录销售情况。同时要减少库存账本中的相应商品数量。还要及时收取货款，并做好收款记录。

库存管理环节

定期进行库存盘点，核对实际库存和账本上的数量是否一致。如果发现有差异，要及时查找原因并进行调整。对于一些滞销的商品，要考虑采取促销等措施。还要做好库存的分类管理，方便查找和统计。

账目核对环节

要定期核对进货账本和供应商的账单是否一致。核对销售账本和客户的付款记录是否相符。检查库存账本的余额是否合理。还要对成本、利润等数据进行核算和分析。建米软件可以优化这个流程，提高工作效率。

四、如何提高手工进销存账的效率？

朋友推荐说要提高手工进销存账的效率，我就想知道有哪些方法可以做到。其实提高手工进销存账的效率是很多人关心的问题。

规范操作流程

制定统一的进货、销售和库存管理流程，让每个环节都有章可循。明确各个岗位的职责，避免出现职责不清导致的效率低下。对员工进行培训，让他们熟悉操作流程和规范。还要建立监督机制，确保流程的严格执行。

优化记录方式

使用简洁明了的表格来记录账目，让信息一目了然。采用代码或者缩写来记录商品名称和规格，节省时间。可以按照一定的规律来排列账本，方便查找。还可以使用颜色标记来区分不同类型的记录。

合理安排时间

每天固定时间来处理进销存账，养成良好的习惯。把相似的业务集中处理，提高工作效率。合理安排盘点时间，避免影响正常业务。还要根据业务的繁忙程度，灵活调整工作时间。

借助软件辅助

可以使用建米软件来辅助手工账的管理。建米软件可以自动计算数据，减少人工计算的错误和时间。它还能生成各种报表，方便分析和决策。通过软件可以实时监控库存情况，及时做出调整。而且软件可以实现数据的共享，方便不同部门之间的协作。