如何使用wps做进销存软件

一、什么是进销存软件以及用WPS做的可行性

咱们先来说说啥是进销存软件。简单来讲，进销存软件就是管理企业进货、销售和库存的工具。比如一家小超市，每天要进货，把商品摆上货架卖给顾客，还得知道仓库里还剩多少货，这时候就需要一个软件来帮忙记录和管理这些信息，这就是进销存软件的作用。

那为啥可以用WPS来做进销存软件呢？其实WPS是一款功能强大的办公软件，它里面的表格功能就像是一个灵活的小助手。咱们可以利用它的表格、公式等功能，自己设计出一套适合自己业务的进销存管理系统。就好比你有一堆积木，通过不同的搭建方式，能拼出你想要的东西。WPS的表格就像是这些积木，只要你掌握了方法，就能搭建出属于自己的进销存软件。

二、前期准备工作

明确业务流程：在动手用WPS做进销存软件之前，得先清楚自己的业务是怎么运转的。举个例子，如果你是开服装店的，进货的时候要记录衣服的款式、颜色、尺码、数量和进价；销售的时候要记录卖出去的衣服信息以及售价；库存管理就是要随时知道每种衣服还剩多少。把这些流程梳理清楚，后面做表格的时候才能有针对性。

规划表格结构：想好用几个表格来完成这个进销存系统。一般来说，至少需要进货表、销售表和库存表。进货表用来记录每次进货的详细情况；销售表记录每一笔销售订单；库存表则实时反映商品的库存数量。比如，进货表可以设置日期、供应商、商品名称、数量、单价、金额等列；销售表可以设置日期、客户、商品名称、数量、单价、金额等列；库存表可以设置商品名称、期初数量、进货数量、销售数量、期末数量等列。

确定数据录入方式：考虑好数据是怎么录入到表格里的。是手动一个个输入，还是通过扫码枪扫码录入。如果业务量比较小，手动输入可能就够了；但要是业务量大，用扫码枪会更高效。比如，超市里收银员通过扫码枪扫描商品条码，就能快速把商品信息录入到系统里。

三、创建进货表

表头设计：打开WPS表格，在第一行依次输入日期、供应商、商品名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，这些就是进货表的表头。表头就像是房子的框架，明确了每一列要记录的信息。

数据录入：从第二行开始，根据每次进货的实际情况，依次录入相应的数据。比如，今天从供应商A进了100件T恤，单价是20元，那就把日期、供应商A、T恤、对应的规格型号、100、20等信息填到表格里。金额这一列可以通过公式自动计算，在金额对应的单元格里输入“=数量单价”，按下回车键，就会自动算出金额。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，在数量列设置只能输入正整数，这样就避免了录入负数或者其他错误数据。具体操作是选中数量列，点击“数据”菜单里的“数据验证”，在设置里选择“整数”，然后设置最小值为1，这样录入的数据就只能是正整数了。

四、创建销售表

表头设计：同样在WPS表格里新建一个工作表，作为销售表。表头可以设置日期、客户、商品名称、规格型号、数量、单价、金额等。和进货表类似，表头明确了销售表要记录的信息。

数据录入与关联：每次有销售业务发生时，把相关信息录入到销售表中。这里要注意的是，销售表中的商品名称要和进货表中的商品名称保持一致，这样后面才能进行数据关联和统计。比如，销售了50件之前进的T恤，就把销售的日期、客户、T恤、规格型号、50、售价等信息录入到销售表中。

销售统计：可以通过函数对销售数据进行统计。比如，用SUM函数统计某个时间段内的销售总金额。在一个空白单元格里输入“=SUM(销售表!金额列的范围)”，按下回车键，就能算出这个时间段的销售总金额。

五、创建库存表

表头设置：在新的工作表里设置库存表的表头，包括商品名称、期初数量、进货数量、销售数量、期末数量等。期初数量就是在开始使用这个进销存系统时商品的库存数量。

数据计算：进货数量可以通过引用进货表的数据得到，销售数量可以引用销售表的数据。期末数量通过公式“=期初数量+进货数量-销售数量”计算得出。比如，期初有200件T恤，通过引用进货表得知又进了100件，引用销售表得知卖了50件，那么期末数量就是200 + 100 - 50 = 250件。

库存预警：为了避免库存不足或者积压，可以设置库存预警。比如，当某种商品的期末数量低于一定数值时，单元格的颜色就会变成红色提醒你。具体操作是选中期末数量列，点击“开始”菜单里的“条件格式”，设置规则为小于某个数值时填充红色背景。

六、数据关联与统计分析

数据关联：利用VLOOKUP函数把进货表、销售表和库存表的数据关联起来。比如，在库存表的进货数量列，通过VLOOKUP函数引用进货表中对应商品的进货数量。具体公式是“=VLOOKUP(商品名称,进货表!商品名称和数量列的范围,数量列在引用范围中的列数,FALSE)”，这样就能准确获取进货数量。

统计分析：可以用数据透视表对数据进行统计分析。比如，想知道不同供应商的进货金额占比，就可以把进货表的数据做成数据透视表，把供应商拖到行区域，金额拖到值区域，然后在值区域设置为求和，这样就能直观看到不同供应商的进货金额占比情况。

图表展示：把统计分析的数据用图表展示出来，会更直观。比如，用柱状图展示不同商品的销售数量对比，用折线图展示某个商品的库存数量变化趋势。在WPS表格里选中要做成图表的数据，点击“插入”菜单里的图表类型，就能快速生成图表。

七、使用中的注意事项和建米软件的推荐

在使用WPS做的进销存系统过程中，可能会遇到一些问题。比如，数据录入错误、表格公式计算出错、数据量大时处理速度慢等。而且随着业务的发展，WPS表格可能无法满足更复杂的管理需求，像多仓库管理、权限设置等。

这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件，能解决这些问题。建米软件有专门的数据校验功能，能避免数据录入错误；处理大数据量时速度快，还能实现多仓库的精细化管理，有不同的权限设置，不同岗位的人员只能操作自己权限范围内的功能，让管理更规范。

以上就是使用WPS做进销存软件的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你搭建出适合自己业务的进销存系统。

常见用户关注的问题：

一、WPS 能做完整的进销存软件吗？

我听说很多人都想用 WPS 来做进销存管理，我就想知道它到底能不能做出完整的进销存软件呢。其实啊，WPS 本身是办公软件套装，有一定的功能可以用来搭建简单的进销存管理框架，但要说做出完整专业的进销存软件，还得好好琢磨琢磨。

从功能角度看：

- 基础数据管理：WPS 的表格功能可以记录商品信息、客户信息、供应商信息等基础数据。比如你可以用表格列出商品的名称、规格、进价、售价等。它在数据关联和自动更新方面可能不如专业软件。

- 进货管理：可以用表格记录进货的数量、日期、供应商等。但对于复杂的进货流程，像进货审批、进货退货等，WPS 实现起来就比较麻烦，需要手动设置很多公式和规则。

- 销售管理：同样能记录销售订单、销售数量、客户等信息。但在销售统计和分析上，WPS 没有专业软件那么方便快捷，难以快速生成多维度的销售报表。

- 库存管理：能通过公式计算库存数量，但对于库存预警、库存盘点等功能，WPS 操作起来会比较繁琐。而像建米软件这类专业的进销存软件，在这些方面就有更完善的功能，能自动提醒库存不足或过多的情况。

二、用 WPS 做进销存软件数据安全吗？

朋友说想用 WPS 做进销存软件，但又担心数据安全问题。我就想啊，毕竟进销存数据包含了企业的核心信息，安全问题可不能忽视。

数据存储方面：

- 本地存储：如果把 WPS 文件存在本地硬盘，一旦硬盘损坏、丢失或者遭遇病毒攻击，数据就可能丢失。而专业的进销存软件如建米软件，通常有更完善的数据备份和恢复机制，能保证数据的安全性。

- 云端存储：WPS 有云存储功能，但云服务也存在一定风险，比如可能遭遇黑客攻击、服务器故障等。而且如果账号被盗用，数据也会面临泄露的危险。

权限管理方面：

- WPS 局限性：WPS 在权限管理上相对薄弱，很难对不同用户设置细致的操作权限。比如无法精确控制某个员工只能查看部分商品的进销存数据。

- 专业软件优势：建米软件等专业进销存软件可以根据不同岗位和职责，灵活设置用户的操作权限，保障数据的安全性和保密性。

数据传输方面：

- 加密问题：WPS 在数据传输过程中的加密措施可能不够完善，数据在传输过程中容易被截取。而专业软件会采用更高级的加密技术，确保数据传输的安全性。

- 网络环境依赖：如果使用 WPS 云服务，数据传输依赖网络环境。网络不稳定或者遭受网络攻击时，数据传输可能会中断或出现错误。

三、WPS 做的进销存软件能和其他软件对接吗？

我想知道用 WPS 做的进销存软件能不能和其他软件对接呢。现在企业往往会用到多种软件来管理不同的业务，如果不能对接，那数据流通就会很麻烦。

财务软件对接方面：

- 对接难度：WPS 做的进销存软件和财务软件对接比较困难。因为财务软件有自己的一套数据格式和接口标准，WPS 很难满足这些要求。而建米软件这类专业进销存软件通常有专门的财务接口，可以方便地和常见的财务软件对接。

- 数据准确性：即使勉强对接，在数据传输过程中也容易出现错误，导致财务数据不准确。专业软件在数据对接时会有更严格的校验机制，保证数据的准确性。

电商平台对接方面：

- 接口支持：WPS 没有专门针对电商平台的接口，无法直接和电商平台的数据进行交互。建米软件则可以和一些主流电商平台对接，实现订单信息的自动同步。

- 业务流程协同：对于电商业务来说，订单处理、库存更新等业务流程需要和电商平台紧密协同。WPS 做的进销存软件很难实现这种协同，而专业软件可以优化业务流程，提高工作效率。

办公软件对接方面：

- 内部协作：虽然 WPS 本身是办公软件，但和其他办公软件如邮件客户端、项目管理软件等对接时，功能也比较有限。建米软件可以和多种办公软件集成，方便企业内部的协作和沟通。

- 数据共享：在数据共享方面，WPS 做的进销存软件无法实现和其他软件的数据实时共享。专业软件则可以打破数据壁垒，让不同软件之间的数据流通更顺畅。

四、用 WPS 做进销存软件成本高吗？

朋友推荐我考虑用 WPS 做进销存软件，我就想知道成本高不高呢。毕竟企业在选择软件时，成本也是一个重要的考虑因素。

软件购买成本：

- WPS 情况：WPS 本身有免费版和付费版。免费版功能有限，付费版虽然功能更强大，但对于做进销存软件来说，可能还需要额外购买一些插件或者模板，这会增加一定的成本。

- 专业软件对比：建米软件有不同的版本和收费模式，根据企业的规模和需求选择合适的版本。虽然前期可能需要一定的投入，但从长期来看，它的功能和服务能为企业带来更高的价值。

人力成本：

- 学习成本：用 WPS 做进销存软件，员工需要花费时间学习如何使用表格来搭建和管理进销存系统，学习成本较高。而建米软件有更直观的操作界面和简单易懂的操作流程，员工学习起来更快。

- 维护成本：WPS 做的进销存软件需要专人进行维护和更新，一旦出现问题，可能需要花费大量时间去排查和解决。建米软件有专业的技术支持团队，能及时解决软件使用过程中出现的问题，降低维护成本。

数据处理成本：

- 效率问题：WPS 在处理大量进销存数据时，效率较低，可能需要配备更高级的电脑硬件来提高运行速度，这会增加硬件成本。建米软件经过优化，能更高效地处理数据，减少对硬件的依赖。

- 数据存储成本：如果使用 WPS 云服务来存储数据，随着数据量的增加，可能需要支付更多的云存储费用。建米软件在数据存储方面有更合理的方案，能降低数据存储成本。