如何以发票做进销存表

一、什么是进销存表和发票

在我们日常的生意往来中，进销存表和发票可是非常重要的东西。咱们先来说说进销存表，简单来讲，它就像是一本生意的“账本”，记录了商品的进货、销售和库存情况。通过这个表，老板们能清楚地知道自己进了多少货，卖出去多少，还剩下多少库存。比如说，开一家小超市，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少、货架上还剩多少，这些信息都可以在进销存表上一目了然。

发票则是生意交易的“凭证”。当我们进货的时候，供应商会给我们开具进货发票，上面会写明商品的名称、数量、价格等信息；而我们销售商品给客户时，也会给客户开具销售发票。发票不仅是交易的证明，还和税收等方面密切相关。就好比你去商场买了一件衣服，商场给你开的发票，它能证明你在这里消费了，也能作为你退换货的依据。

二、准备工作

收集发票：这是第一步，也是非常关键的一步。要把所有的进货发票和销售发票都收集起来，不能有遗漏。可以按照时间顺序把发票整理好，这样在后续录入数据的时候会更方便。比如，你可以准备一个文件夹，把每天的发票都放进去，月底的时候再统一整理。

选择工具：做进销存表可以选择不同的工具，常见的有 Excel 表格。Excel 功能强大，操作相对简单，很多人都用它来制作各种表格。如果你觉得 Excel 操作起来还是有点麻烦，也可以试试专业的进销存管理软件，比如建米软件。建米软件可以自动导入发票数据，快速生成进销存表，大大提高工作效率。

确定表格格式：在开始制作表格之前，要先确定好表格的格式。一般来说，进销存表会包含日期、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额、销售数量、销售单价、销售金额、库存数量等信息。你可以根据自己的实际需求进行调整。比如，如果你经营的商品有不同的规格，还可以在表格中增加规格这一列。

三、录入进货发票信息

提取关键信息：拿到进货发票后，要仔细查看上面的信息，提取出我们需要的关键信息，比如商品名称、数量、单价、金额等。有些发票上的信息可能比较复杂，我们只需要关注和进销存相关的部分就可以了。举个例子，一张进货发票上可能会有很多备注信息，但我们只需要把商品的名称、数量和价格录入到表格中。

录入表格：打开我们准备好的 Excel 表格或者建米软件，按照确定好的表格格式，把提取的关键信息依次录入进去。在录入的时候要注意数据的准确性，避免录入错误。比如，把数量录入错误，就会导致库存数量不准确。录入完成后，可以检查一遍，确保没有遗漏和错误。

更新库存数量：每录入一笔进货信息，都要及时更新库存数量。库存数量的计算方法很简单，就是原来的库存数量加上本次进货的数量。比如，原来库存有 100 件商品，这次进货 50 件，那么现在的库存数量就是 150 件。

四、录入销售发票信息

同样提取关键信息：销售发票和进货发票一样，也要提取出商品名称、数量、单价、金额等关键信息。在销售发票中，我们更关注的是销售的数量和金额，因为这和我们的收入直接相关。比如，你卖出了 20 件商品，每件售价 50 元，那么销售金额就是 1000 元。

录入表格：把提取的销售发票信息录入到表格中对应的位置。在录入销售数量的时候，要注意和库存数量进行核对，确保销售数量不超过库存数量。如果销售数量超过了库存数量，那就说明可能存在数据录入错误或者库存管理问题。

再次更新库存数量：录入销售信息后，要再次更新库存数量。这次是用原来的库存数量减去本次销售的数量。还是上面的例子，原来库存有 150 件商品，卖出 20 件，那么现在的库存数量就是 130 件。

五、检查与核对

数据准确性检查：录入完所有的发票信息后，要对表格中的数据进行检查。检查进货金额和销售金额的计算是否正确，库存数量的更新是否准确。可以通过重新计算一些数据来进行核对。比如，用进货数量乘以进货单价，看看是否和录入的进货金额一致。

发票与表格信息核对：把发票和表格中的信息进行一一核对，确保表格中的信息和发票上的信息完全一致。如果发现有不一致的地方，要及时查找原因并进行修改。可能是录入错误，也可能是发票本身存在问题。

库存数量合理性检查：检查库存数量是否合理。如果库存数量出现负数，那就说明可能存在问题，比如销售数量录入错误或者进货数量遗漏。要及时找出问题并进行调整，保证库存数量的准确性。

六、数据分析与应用

分析销售趋势：通过进销存表中的销售数据，可以分析出商品的销售趋势。看看哪些商品销售得比较好，哪些商品销售得不好。比如，某个月某种饮料的销售数量明显增加，那就可以考虑增加这种饮料的进货量。反过来，如果某种商品一直销售不佳，就要考虑是否要调整进货策略或者进行促销活动。

计算成本与利润：根据进货金额和销售金额，可以计算出商品的成本和利润。利润就是销售金额减去进货金额。通过计算利润，我们可以了解到生意的盈利情况。如果利润比较低，就要分析是进货成本太高还是销售价格太低，然后采取相应的措施进行调整。

预测库存需求：根据销售趋势和历史数据，可以预测未来的库存需求。比如，根据以往的销售数据，预测下个月某种商品的销售量，然后根据这个预测来确定进货数量，避免库存积压或者缺货的情况发生。

以上就是以发票做进销存表的详细步骤和方法，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。在实际操作过程中，如果遇到问题，可以随时参考这些步骤进行解决。合理利用建米软件等工具，可以让进销存管理更加轻松和高效。

常见用户关注的问题：

一、发票做进销存表需要准备哪些资料？

我就想知道啊，很多人在做进销存表的时候都不太清楚到底要准备啥资料。其实准备好相关资料能让这个工作轻松不少呢。

下面来详细说说需要准备的资料：

发票类资料：就是进货发票啦，这能清楚记录你进了哪些货，进了多少，花了多少钱。销货发票也很重要，它能反映出你卖了什么，卖给谁了，卖了多少钱。还有一些发票的附件，像发票清单，能更详细地列出货物信息。

库存资料：要知道当前的库存数量，这可以通过实地盘点或者之前的库存记录来获取。库存的成本价也得清楚，这样才能准确计算库存价值。库存的存放位置信息也有必要，方便查找和管理货物。

客户与供应商资料：记录好供应商的信息，比如名称、联系方式等，这样以后有问题可以及时沟通。客户的信息也不能少，像客户的名称、购买习惯等，有助于分析销售情况。还有与供应商和客户的交易历史，能看出合作的稳定性和业务量。

其他辅助资料：企业的业务流程说明，能让你清楚在进销存过程中各个环节的操作。相关的财务制度和规定，比如成本核算方法等，对做表很有指导意义。还有行业的一些数据和标准，能让你参考对比。这里建米软件就能很好地帮助你整理和管理这些资料，让你的进销存表更准确。

二、发票做进销存表有哪些常见方法？

我听说很多人都在摸索用发票做进销存表的方法，不同的方法可能适合不同的情况。下面就来聊聊常见的方法。

下面为你介绍常见的方法：

手工记账法：这是最传统的方法啦，准备好账本，把进货发票和销货发票上的信息一笔一笔地记录下来。这种方法适合业务量比较小的企业，操作简单，不需要复杂的软件。但是它很耗费时间和精力，而且容易出错。

电子表格法：用 Excel 等电子表格软件来做表。可以设计好表头，把发票信息录入进去，然后通过公式进行计算和统计。这种方法比手工记账效率高一些，还能进行简单的数据分析。不过对于大规模的业务，可能会有点力不从心。

专业软件法：使用像建米软件这样的专业进销存管理软件。它可以直接导入发票信息，自动生成进销存表，还能进行库存预警、成本核算等功能。能大大提高工作效率，减少错误，适合各种规模的企业。

财务软件集成法：有些企业会把进销存模块和财务软件集成在一起。这样发票信息可以直接传递到财务系统，实现财务和业务的一体化管理。能让数据更加准确和及时，方便企业进行全面的财务管理。

三、发票做进销存表容易出现哪些错误？

朋友说在做进销存表的时候老是容易出错，这可让人头疼了。下面就来分析分析容易出现的错误。

下面是常见的错误情况：

发票信息录入错误：可能会把发票上的货物名称写错，导致库存记录不准确。数量录入错误也很常见，比如把 10 件写成 100 件，会让库存数据偏差很大。还有金额录入错误，这会影响成本核算和利润计算。

库存数量与发票不匹配：有时候实际库存和发票上记录的数量对不上。可能是在进货或者销货的时候没有及时更新库存，也可能是盘点不准确。这样会导致库存数据混乱，影响企业的决策。

成本核算错误：如果对发票上的成本计算方法理解有误，就会导致成本核算不准确。比如没有正确分摊运费等费用，会让产品的成本计算出现偏差。成本核算错误会影响产品的定价和利润分析。

数据处理不及时：发票开具后没有及时录入到进销存表中，会导致数据延迟。在库存管理中，数据不及时会影响采购和销售计划。而且时间长了，容易遗漏发票信息，造成数据缺失。使用建米软件可以有效避免这些问题，它能及时准确地处理发票信息。

四、发票做的进销存表有什么作用？

我想知道啊，很多人做了进销存表却不太清楚它到底有啥用。其实它的作用可大啦。

下面就来看看它的作用：

库存管理方面：通过进销存表能清楚知道库存的数量、种类和存放位置。可以及时发现库存积压或者短缺的情况，以便及时调整采购和销售计划。还能对库存进行有效的盘点和管理，保证库存数据的准确性。

销售分析方面：能分析出哪些产品畅销，哪些滞销。根据销售数据可以制定合理的销售策略，比如对畅销产品加大推广力度，对滞销产品进行促销。还能了解客户的购买习惯和需求，提高客户满意度。

成本控制方面：可以准确计算出产品的成本，包括进货成本、运输成本等。通过分析成本结构，找出降低成本的方法，比如优化采购渠道、降低运输费用等。能帮助企业提高利润空间。

财务核算方面：进销存表的数据可以为财务报表提供基础，保证财务数据的准确性。能方便进行成本核算和利润计算，为企业的财务决策提供依据。建米软件能很好地利用这些数据，让企业的财务管理更加科学。