excel如何做自动进销存

一、什么是自动进销存

在我们日常的生意或者企业运营中，进销存是非常重要的环节。简单来说，进就是采购商品，销就是把商品卖出去，存就是库存管理。自动进销存呢，就是利用工具让这一系列的采购、销售和库存管理的过程实现自动化。

自动进销存的好处

想象一下，如果你开了一家小超市，每天都有很多商品进货、销售，如果靠人工去记录和统计，那工作量简直大得吓人，还特别容易出错。而自动进销存系统就可以帮你轻松解决这些问题。它能实时更新库存数量，让你随时知道每种商品还剩多少；还能统计销售数据，分析哪些商品卖得好，哪些卖得不好，这样你在采购的时候就能更有针对性，避免积压库存或者缺货的情况发生。

二、Excel做自动进销存的前期准备

要用Excel做自动进销存，前期的准备工作可不能少。

明确需求

你得清楚自己的需求。还是拿小超市举例，你要想想自己需要记录哪些信息。比如进货的时候，要记录商品名称、进货日期、进货数量、进货单价等；销售的时候，要记录销售日期、销售数量、销售单价等；库存方面，要记录当前库存数量、最低库存预警值等。

创建工作表

打开Excel后，我们要创建几个工作表。一般来说，至少需要三个工作表，分别命名为“进货表”“销售表”和“库存表”。在“进货表”里，我们可以设置表头，如“商品名称”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等；“销售表”的表头可以有“商品名称”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等；“库存表”的表头可以设置为“商品名称”“初始库存”“当前库存”“最低库存预警值”等。

三、在Excel中设置进货表

进货表是记录商品进货信息的重要表格。

表头设置

前面我们已经提到了进货表的表头设置，这里再详细说一下。“商品名称”就是你进的是什么商品，比如饮料、零食等；“进货日期”就是商品进货的具体时间；“进货数量”就是进了多少件商品；“进货单价”就是每件商品的进货价格；“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算得出。

数据录入与计算

当有商品进货的时候，我们就把相应的信息录入到进货表中。在录入“进货数量”和“进货单价”后，“进货金额”这一列可以通过公式来自动计算。比如在“进货金额”对应的单元格里输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就可以自动算出进货金额了。而且当你录入多笔进货信息后，还可以通过Excel的求和功能，快速统计出某段时间内的总进货金额。

四、设置销售表

销售表主要是记录商品的销售情况。

表头设置

销售表的表头和进货表有一些类似的地方。“商品名称”要和进货表中的商品名称对应起来，这样才能准确统计每种商品的销售情况；“销售日期”记录商品销售的时间；“销售数量”就是卖出了多少件商品；“销售单价”是每件商品的销售价格；“销售金额”同样可以通过“销售数量”乘以“销售单价”来自动计算。

销售数据录入与统计

当有商品销售的时候，把销售信息录入到销售表中。和进货表一样，录入“销售数量”和“销售单价”后，“销售金额”会自动计算。我们还可以利用Excel的筛选和排序功能，对销售数据进行分析。比如按照销售金额从高到低排序，就能知道哪些商品卖得最赚钱；通过筛选功能，还能查看某段时间内某种商品的销售情况。

五、建立库存表

库存表是自动进销存的核心部分，它能让我们随时掌握商品的库存数量。

表头设置

库存表的表头前面也提到过，“商品名称”和进货表、销售表对应；“初始库存”就是一开始商品的库存数量；“当前库存”是实时更新的库存数量；“最低库存预警值”是当库存数量低于这个值时，我们就需要及时补货了。

库存数量的计算与更新

“当前库存”可以通过公式来计算。公式为“当前库存=初始库存+进货数量总和-销售数量总和”。在Excel中，我们可以使用SUMIF函数来计算进货数量总和和销售数量总和。比如计算某种商品的进货数量总和，在“当前库存”对应的单元格里输入“=初始库存单元格+SUMIF(进货表!商品名称列,当前商品名称单元格,进货表!进货数量列)-SUMIF(销售表!商品名称列,当前商品名称单元格,销售表!销售数量列)”。这样，当有新的进货或者销售信息录入时，库存数量会自动更新。当库存数量低于“最低库存预警值”时，我们可以通过设置条件格式，让对应的单元格变色，提醒我们及时补货。

六、实现自动进销存的技巧

除了前面说的基本设置，还有一些技巧可以让Excel的自动进销存功能更强大。

数据验证

在录入数据的时候，为了避免输入错误的信息，我们可以使用数据验证功能。比如在“商品名称”这一列，可以设置数据验证，让输入的商品名称只能从预先设置好的列表中选择，这样就不会出现输入错误的商品名称的情况。

图表分析

Excel的图表功能可以让我们更直观地分析进销存数据。比如我们可以创建柱状图来对比不同商品的销售金额，或者用折线图来展示某种商品的库存数量随时间的变化情况。通过图表，我们能更快速地发现数据中的规律和问题。

其实，在处理复杂的进销存数据和流程时，也可以试试建米软件。它能更高效地管理进销存业务，实现数据的实时同步和准确分析，让你的管理工作更加轻松。

七、常见问题及解决办法

在使用Excel做自动进销存的过程中，可能会遇到一些问题。

公式错误

有时候公式可能会出现错误，导致计算结果不准确。这时候我们要仔细检查公式中的单元格引用是否正确，函数的使用是否有误。可以通过在公式编辑栏里查看公式的具体内容，逐步排查错误。

数据丢失

如果不小心删除了某些数据或者Excel文件损坏，就会导致数据丢失。为了避免这种情况，我们要定期备份Excel文件。可以把文件保存到不同的存储设备上，或者使用云存储服务进行备份。

以上就是关于用Excel做自动进销存的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理商品的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、Excel 自动进销存需要哪些基础数据？

我听说很多人在做 Excel 自动进销存的时候，都不太清楚要准备哪些基础数据。其实这就跟我们做菜得先准备好食材一样，基础数据就是做自动进销存的“食材”。下面我来跟你好好说说。

商品信息：这可是最基本的啦。得有商品的名称，就像每个人都有自己的名字一样，这样才能准确区分不同的商品。还得有商品的规格，比如衣服有多大码，饮料有多少毫升。商品的编号也很重要，方便在系统里快速查找和识别。

供应商信息：供应商的名称得记清楚，这样才能知道货是从哪儿来的。联系方式也必不可少，要是有啥问题能及时联系上。还有供应商的信誉情况，比如交货是否及时，质量是否稳定，这对于我们选择供应商很有帮助。

客户信息：客户的姓名或者公司名要记录好。联系方式也不能少，方便沟通订单的事情。客户的购买历史也很关键，通过这个能了解客户的喜好和购买频率。

库存初始数据：得知道每种商品一开始有多少库存，这就好比我们得知道仓库里一开始有多少货。还有库存的存放位置，这样找货的时候就方便多了。库存的成本价也得清楚，这样才能算出利润。

价格信息：商品的进货价格很重要，这关系到我们的成本。销售价格也得明确，这是我们的收入来源。不同时间段的价格变动情况也得记录，这样能分析市场价格的走势。建米软件在处理这些价格信息的时候就很方便，能快速统计和分析价格的变化。

二、Excel 自动进销存公式怎么设置？

朋友说设置 Excel 自动进销存公式就像解一道难题，很多人都被难住了。其实只要掌握了方法，也没那么难。下面我来给你讲讲。

库存数量公式：这个公式主要是用来计算当前的库存数量。一般是用初始库存数量加上进货数量，再减去销售数量。比如说，一开始有 100 件商品，进了 20 件货，卖出去 10 件，那现在的库存数量就是 100 + 20 - 10 = 110 件。

成本计算公式：成本一般是用进货数量乘以进货单价。比如进了 50 件商品，每件进价是 10 元，那成本就是 50 × 10 = 500 元。通过这个公式能算出我们进这批货花了多少钱。

利润计算公式：利润就是销售金额减去成本。销售金额是销售数量乘以销售单价。比如卖出去 30 件商品，每件售价是 15 元，那销售金额就是 30 × 15 = 450 元。前面算出来成本是 500 元，那利润就是 450 - 500 = -50 元，说明这次是亏损的。建米软件在计算这些成本和利润的时候，能更准确和快速，避免人工计算的错误。

周转率计算公式：周转率是用销售成本除以平均库存成本。平均库存成本是（期初库存成本 + 期末库存成本）÷ 2。周转率能反映商品的销售速度，周转率越高，说明商品卖得越快。

预警公式：可以设置一个库存预警值，当库存数量低于这个值的时候，系统就会提醒。比如说设置库存预警值是 20 件，当库存数量低于 20 件时，就会弹出提示框，提醒我们要进货了。

三、Excel 自动进销存能实现哪些功能？

我就想知道 Excel 自动进销存到底能实现哪些功能，是不是真的能像专业软件一样方便。其实它能实现的功能还挺多的，下面我来给你介绍介绍。

库存管理功能：能实时记录库存的数量变化，不管是进货还是销售，都能马上更新库存数据。还能对库存进行分类管理，比如按照商品的类别、存放位置等进行分类。库存盘点也很方便，通过 Excel 能快速核对实际库存和系统库存是否一致。

销售管理功能：可以记录每一笔销售订单的信息，包括客户信息、商品信息、销售数量、销售价格等。还能生成销售报表，通过报表能分析销售情况，比如哪些商品卖得好，哪些客户购买频率高。建米软件在销售管理方面也有很强大的功能，能更全面地管理销售业务。

采购管理功能：能记录采购订单的信息，包括供应商信息、商品信息、采购数量、采购价格等。还能根据库存情况自动生成采购建议，当库存低于预警值时，就会提醒我们要采购商品了。还能对采购成本进行控制，通过比较不同供应商的价格，选择最合适的供应商。

数据分析功能：可以对进销存数据进行分析，比如分析销售趋势、库存周转率、成本变化等。通过这些分析能发现问题，比如哪些商品积压了，哪些商品供不应求。还能根据分析结果做出决策，比如调整采购计划、优化销售策略。

预警功能：前面提到过库存预警，除了这个，还能设置其他预警，比如价格预警。当商品的进货价格或者销售价格出现异常波动时，系统会发出提醒，让我们及时采取措施。

四、Excel 自动进销存和专业软件相比有什么优缺点？

朋友推荐我用 Excel 做自动进销存，但也有人说专业软件更好。我就一下它们各自的优缺点。下面我来跟你分析分析。

Excel 自动进销存的优点：

成本低：Excel 是大家常用的办公软件，基本上不用额外花钱购买。对于一些小商家来说，能节省不少成本。

易上手：很多人都熟悉 Excel 的操作，不需要专门去学习复杂的软件操作。只要掌握一些基本的公式和函数，就能开始做自动进销存了。

灵活性高：可以根据自己的需求随意修改表格的格式和公式。比如想增加一个字段，或者修改一个计算公式，都很方便。

Excel 自动进销存的缺点：

功能有限：跟专业软件比起来，Excel 能实现的功能就比较少了。比如在数据分析方面，专业软件能做出更复杂、更准确的分析。

数据安全低：Excel 文件容易丢失或者损坏，而且数据的保密性也比较差。如果不小心删除了文件，或者文件被病毒感染，数据就可能丢失。

效率较低：当数据量比较大的时候，Excel 的处理速度会变慢。而且人工输入数据容易出错，需要花费更多的时间去核对。建米软件作为专业的进销存软件，在功能、数据安全和处理效率方面都有很大的优势，能更好地满足企业的需求。

专业软件的优点：功能强大、数据安全高、处理效率高。

专业软件的缺点：成本高、学习成本高、灵活性低。