excel如何做简易进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 做简易进销存的好处

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。对于一些小商家或者个体经营者来说，可能没有必要花大价钱去购买专业的进销存管理软件。这时候，用 Excel 来做简易的进销存就非常合适了。

使用 Excel 做简易进销存的好处可不少：Excel 几乎是电脑上必备的办公软件，大家都比较熟悉，不需要额外去学习新软件的操作。比如说，小张开了一家小文具店，他对 Excel 有一定的基础，就可以轻松用它来管理文具的进货、库存和销售情况。Excel 可以根据自己的需求灵活定制表格内容和格式。不像一些专业软件，可能有很多功能用不上，还得按照它既定的模式来操作。而且，用 Excel 做进销存成本为零，不用花一分钱就能实现基本的管理功能。

二、搭建进销存表格的前期准备

确定表格要包含的内容：在开始搭建表格之前，得先想清楚需要记录哪些信息。对于进货表格，要记录进货日期、供应商名称、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额等。举个例子，小王进了一批水果，他就需要在表格里记录是哪天进的货，从哪个果农那里进的，水果的品种、进了多少斤、每斤多少钱以及总共花了多少钱。对于销售表格，要记录销售日期、客户名称、商品名称、销售数量、销售单价、销售金额等。库存表格则要记录商品名称、期初库存数量、进货数量、销售数量、期末库存数量等。

规划表格的结构：可以先在纸上简单画一下表格的大致样子，确定好列和行的用途。一般来说，列用来表示不同的信息项目，行用来记录每一笔业务。比如，第一行可以设置为表头，写上各个信息项目的名称，从第二行开始记录具体的业务数据。

三、创建进货表格

输入表头信息：打开 Excel 工作表，在第一行依次输入“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。这里要注意，表头的文字要简洁明了，让人一看就知道这一列记录的是什么信息。

设置数据格式：对于“进货日期”这一列，可以设置成日期格式，这样输入日期的时候会更规范。选中“进货日期”列，右键点击选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择“日期”类型，然后选择自己喜欢的日期显示样式。“进货数量”和“进货单价”可以设置成数值格式，方便进行计算。

计算进货金额：在“进货金额”列对应的单元格中输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”。比如，“进货数量”在 C 列，“进货单价”在 D 列，“进货金额”在 E 列，在 E2 单元格（假设第二行开始记录数据）中输入“=C2D2”，然后按下回车键，就会自动计算出这一笔进货的金额。接着，把鼠标指针放在 E2 单元格右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格就会自动套用这个公式进行计算。

四、创建销售表格

输入表头信息：和进货表格类似，在工作表的第一行输入“销售日期”“客户名称”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。

设置数据格式：同样，“销售日期”设置成日期格式，“销售数量”和“销售单价”设置成数值格式。

计算销售金额：方法和计算进货金额一样，在“销售金额”列对应的单元格中输入公式“=销售数量单元格销售单价单元格”，然后向下拖动填充公式。

五、创建库存表格

输入表头信息：在库存表格的第一行输入“商品名称”“期初库存数量”“进货数量”“销售数量”“期末库存数量”。

设置数据引用：“进货数量”可以引用进货表格中的对应商品的进货总量。比如，进货表格在 Sheet1 工作表，库存表格在 Sheet2 工作表，在库存表格的“进货数量”列对应的单元格中输入公式“=SUMIF(Sheet1!$C:$C,当前商品名称单元格,Sheet1!$D:$D)”，这里的“当前商品名称单元格”要替换成库存表格中对应的商品名称单元格。“销售数量”可以引用销售表格中的对应商品的销售总量，公式为“=SUMIF(销售表格工作表名!$C:$C,当前商品名称单元格,销售表格工作表名!$D:$D)”。

计算期末库存数量：在“期末库存数量”列对应的单元格中输入公式“=期初库存数量单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”，然后向下拖动填充公式。

六、数据的日常维护和更新

及时录入新数据：每次有进货、销售业务发生时，要及时在对应的表格中录入新的数据。比如，小李的小店今天进了一批新的玩具，他就要马上在进货表格中记录相关信息。

检查数据的准确性：定期检查表格中的数据，看看有没有录入错误或者计算错误。可以通过核对原始单据，比如进货发票、销售小票等来确保数据的准确。

备份数据：为了防止数据丢失，要定期对 Excel 文件进行备份。可以把文件复制到 U 盘或者上传到云盘。

七、利用 Excel 函数进行数据分析

统计销售总额：可以使用 SUM 函数来计算销售表格中“销售金额”列的总和。在一个空白单元格中输入“=SUM(销售表格!销售金额列范围)”，比如“=SUM(Sheet2!F:F)”，就可以得到总的销售金额。

分析商品销售情况：使用 COUNTIF 函数统计每种商品的销售次数。在一个新的工作表中，列出所有商品名称，然后在旁边的单元格中输入公式“=COUNTIF(销售表格!商品名称列范围,当前商品名称单元格)”，就可以知道每种商品卖了多少次。还可以用 SUMIF 函数计算每种商品的销售总额。

八、建米软件的推荐

当你的业务越来越复杂，用 Excel 做进销存可能会有些力不从心，比如数据量太大时，计算速度变慢，数据的安全性也难以保障。这时候可以试试建米软件，它可以实现进销存数据的自动化管理，数据计算快速准确，还能保障数据的安全，让你的进销存管理更加轻松高效。

以上就是关于用 Excel 做简易进销存的详细介绍，希望能帮助到有需要的朋友，让大家能更好地管理自己的业务。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做简易进销存需要哪些基本数据？

我听说好多人想用 Excel 做简易进销存，但是不太清楚要准备哪些数据。其实呀，搞清楚这些基本数据是做好进销存的第一步呢。

商品信息：得有商品的基本信息，比如商品名称，这能让你清楚地知道进的和销的是什么东西。还有商品编号，就像商品的身份证，方便在系统里准确地识别它们。商品规格也很重要，不同规格的商品价格和销售情况可能都不一样。

进货数据：进货日期得记好，这样能知道什么时候进的货，方便计算库存的时间成本。供应商信息也不能少，和哪个供应商进的货，以后有问题还能联系他们。进货数量和进货单价也得记录，这能算出进货的总成本。

销售数据：销售日期能反映出商品的销售节奏。客户信息很关键，了解是哪些客户买了你的商品，有助于做客户关系管理。销售数量和销售单价能算出销售收入。

库存数据：初始库存数量是开始做进销存时的库存情况。每次进货和销售后，要及时更新库存数量。库存位置也得记录，方便在仓库里快速找到商品。还可以记录库存的安全存量，当库存低于这个数量时就要及时补货啦。建米软件可以帮助你更高效地管理这些数据，让进销存管理变得更轻松。

二、Excel 做简易进销存如何设置公式计算库存？

朋友说用 Excel 做进销存，设置公式计算库存是个挺关键的事儿。我就想知道，这公式到底该怎么设置呢。

初始库存公式：在开始的时候，你得有个初始库存数量。这个可以直接在对应的单元格里输入具体的数值。比如在 A 列记录商品名称，B 列记录初始库存，就在 B 列对应的单元格里输入实际的库存数量。

进货计算公式：当有进货时，要在原来库存的基础上加上进货数量。可以用公式“=原库存单元格+进货数量单元格”。比如原库存单元格是 B2，进货数量单元格是 C2，那么新的库存单元格 D2 就可以输入“=B2+C2”。

销售计算公式：有销售时，要从库存里减去销售数量。公式可以是“=原库存单元格 - 销售数量单元格”。假设原库存单元格是 D2，销售数量单元格是 E2，新的库存单元格 F2 就输入“=D2 - E2”。

动态更新公式：为了让库存数据能实时更新，你可以把这些公式设置成动态的。在每次有进货或者销售记录时，表格会自动根据公式计算出新的库存数量。建米软件在这方面也有很大的优势，它可以自动处理这些公式计算，减少手动操作的错误。

三、Excel 做简易进销存如何进行数据排序和筛选？

我想知道在 Excel 里做简易进销存，数据多了之后怎么进行排序和筛选呢。这能让我们更方便地查看和分析数据。

按日期排序：可以按照进货日期或者销售日期进行排序。这样能清楚地看到商品的进出货时间顺序。比如把进货日期从小到大排序，就能知道最早进的货是什么时候。

按商品名称筛选：当你只想查看某一种商品的进销存情况时，可以按商品名称进行筛选。这样就只显示你想要的商品的数据，方便对特定商品进行分析。

按数量排序：按进货数量或者销售数量排序，能知道哪些商品进的多或者卖的多。比如按销售数量从大到小排序，就能找出畅销商品。

按金额筛选：按进货金额或者销售金额筛选，可以查看不同金额范围的商品情况。比如筛选出销售金额大于一定数值的商品，分析高利润商品的销售情况。建米软件也能提供类似的数据排序和筛选功能，而且操作可能更简单方便。

四、Excel 做简易进销存如何生成报表？

假如你用 Excel 做好了进销存的数据记录，那怎么生成报表来直观地展示数据呢。这可是让数据更有价值的重要一步。

库存报表：可以生成库存报表，显示当前各种商品的库存数量。在报表里可以用图表的形式展示，比如柱状图，能更直观地看到不同商品的库存差异。

进货报表：进货报表可以统计一段时间内的进货情况，包括进货数量、进货金额等。可以按供应商进行分类统计，看看和哪个供应商的合作比较多。

销售报表：销售报表能反映出商品的销售业绩。可以按销售日期、客户等进行分类统计。还可以计算出不同时间段的销售增长率，分析销售趋势。

利润报表：利润报表是很重要的，它能算出进销存的利润情况。用销售收入减去进货成本，就能得到利润。通过利润报表可以评估业务的盈利能力。建米软件可以帮助你更快速准确地生成这些报表，提高工作效率。