采购订单在进销存怎么填

一、进销存和采购订单简介

在日常的商业活动里，进销存可是非常重要的环节。简单来说，“进”就是采购进货，“销”就是销售出货，“存”就是库存管理。这三者相互关联，构成了企业运营的一个重要循环。而采购订单呢，它就像是这个循环的起始点，是企业向供应商采购商品或服务的一种书面凭证。填好采购订单，是保证后续进销存流程顺利进行的基础。

举个例子，小王开了一家小超市，他需要定期采购各种商品来满足顾客的需求。每次采购时，他都要填写采购订单，写明要采购的商品种类、数量等信息。如果采购订单填错了，比如数量填少了，可能会导致商品缺货，影响顾客的购物体验；如果填多了，又会造成库存积压，占用资金。准确填写采购订单至关重要。

二、填采购订单前的准备工作

确认需求：在填写采购订单之前，得先明确自己到底需要采购什么东西。这就需要对库存进行盘点，看看哪些商品的库存快不足了，哪些商品是销售旺季需要提前储备的。比如一家服装店，在换季的时候，就需要根据以往的销售数据和当下的流行趋势，确定要采购哪些款式和尺码的衣服。

选择供应商：不是随便找个供应商就可以的，要综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期等因素。可以多找几家供应商进行比较，然后选择最合适的一家。比如小李开了一家餐厅，他在采购食材时，会对比不同供应商的价格和食材新鲜度，选择性价比最高的供应商。

确定价格和交货条款：和供应商谈好商品的价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。这些条款都要明确写在采购订单上，避免日后出现纠纷。比如小张的公司采购一批办公用品，和供应商谈好价格是每件 50 元，交货时间是下周五，交货地点是公司仓库，付款方式是货到验收合格后 30 天内付款。这些信息都要准确无误地填写在采购订单上。

三、采购订单的基本内容填写

订单头部信息：这里主要填写采购订单的编号、日期、采购部门、供应商名称和地址等。订单编号就像是采购订单的身份证，要保证唯一性，方便后续的查询和管理。日期就是填写采购订单的当天日期。采购部门要写清楚是哪个部门提出的采购需求。供应商名称和地址要准确无误，这样才能确保货物能准确送达。

商品明细信息：这是采购订单的核心部分，要详细填写商品的名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。商品名称要写准确，不能有歧义。规格型号要详细，比如采购电脑，要写明品牌、型号、配置等。数量要根据实际需求填写，单价和金额要计算准确。比如采购 10 台电脑，每台单价 5000 元，那么金额就是 50000 元。

交货信息：填写交货日期、交货地点和运输方式。交货日期要和供应商协商好，确保能按时收到货物。交货地点要写清楚具体的地址，运输方式可以选择供应商送货上门或者自己提货等。

付款信息：写明付款方式和付款期限。付款方式有现金、支票、转账等，付款期限要和供应商协商确定。比如货到付款、验收合格后 30 天付款等。

四、在进销存系统中填写采购订单的流程

登录进销存系统：打开进销存系统的登录界面，输入用户名和密码，登录到系统中。不同的进销存系统登录方式可能会有所不同，但一般都需要输入正确的账号信息。

找到采购订单模块：在系统的菜单中找到采购订单相关的模块。有些系统可能会把采购订单模块放在采购管理菜单下，有些可能会直接在主界面显示。

创建新的采购订单：点击创建新订单的按钮，进入采购订单的填写页面。在这个页面中，按照前面提到的基本内容，依次填写订单头部信息、商品明细信息、交货信息和付款信息等。

审核和保存订单：填写完采购订单后，要仔细审核一遍，确保信息准确无误。审核通过后，点击保存按钮，将采购订单保存到系统中。有些进销存系统还支持打印采购订单，方便和供应商进行确认。

这里给大家分享一个实用的工具，建米软件的进销存管理系统。它可以帮助企业更高效地填写采购订单，系统界面简洁，操作方便，能够快速准确地录入各种信息。而且它还能自动计算金额，避免手动计算可能出现的错误，提高工作效率。

五、填写采购订单的注意事项

信息准确性：填写采购订单时，所有信息都要准确无误。一个小小的错误都可能导致后续的问题，比如商品名称写错，可能会导致供应商发错货；数量写错，可能会影响库存管理。填写完后一定要仔细核对。

条款明确性：交货条款、付款条款等都要明确写清楚，不能有模糊不清的地方。比如付款期限写“尽快付款”就不太明确，最好写清楚具体的天数。

备份和存档：采购订单填写完成并保存后，要进行备份和存档。可以将订单打印出来，纸质存档；也可以在系统中进行电子存档，方便日后查询和审计。

以上就是关于采购订单在进销存中怎么填的一些详细介绍，希望能帮助大家准确、高效地填写采购订单，让企业的进销存流程更加顺畅。

常见用户关注的问题：

一、采购订单在进销存系统里填错了能改不？

我听说好多人在填采购订单的时候，一不留神就填错了，就特别想知道填错了到底能不能改。这要是不能改，那可就麻烦大了。

填错能否修改的情况

未审核状态：一般在订单还没审核的时候，是可以直接修改的。就好比你刚写了一篇文章，还没提交审核，发现有个错别字，直接改就行。建米软件的进销存系统在这方面就很方便，能让你轻轻松松在未审核状态下修改订单。

已审核未执行：要是订单已经审核了，但是还没开始执行相关的出入库操作，有些系统也是允许修改的，不过可能需要一定的权限。就像你写的文章编辑已经看了，还没发出去，你跟编辑说要改改，编辑同意了就能改。

已执行部分：如果订单已经执行了一部分，比如已经有部分货物入库了，这时候修改就比较复杂了。可能需要先处理已经执行的部分，再去修改订单。就像文章已经发出去一部分了，你要改的话，得先把发出去的部分处理好。

已完全执行：当订单完全执行完毕，修改的可能性就很小了。因为这就相当于文章已经全部发完了，再改就很困难，可能只能通过其他方式来调整，比如做个补充订单。

二、采购订单在进销存里填的时候要注意啥？

朋友说填采购订单的时候可不能马虎，我就想知道到底要注意些啥。这要是不注意，出了问题可就不好办了。

填写采购订单的注意事项

基本信息准确：订单上的供应商信息、商品信息、数量、价格这些基本信息一定要填准确。就像你给别人写信，地址、收件人姓名写错了，信就寄不到了。建米软件的系统能帮助你规范填写这些基本信息，减少出错的概率。

交货日期明确：要明确交货日期，这样才能合理安排库存和销售计划。不然供应商啥时候送货都不知道，库存管理就乱套了。

审核流程清晰：要清楚订单的审核流程，知道谁来审核，审核的标准是什么。就像你写的文章要经过哪些编辑审核，每个编辑的要求是啥，你得心里有数。

关联信息完整：要确保订单和其他相关信息关联完整，比如和合同、发票等的关联。这样在后续查询和核对的时候就方便多了。

三、采购订单在进销存里填好了咋查看进度？

我想知道采购订单填好了之后，咋去查看它的进度。这就好比你寄了个快递，总想知道快递到哪了。

查看采购订单进度的方法

系统界面查询：一般在进销存系统的订单管理界面，能直接查询订单的进度。就像你在快递官网输入单号就能查到快递状态一样。建米软件的系统界面简洁明了，很容易就能找到订单进度查询的入口。

实时更新提醒：有些系统会有实时更新提醒功能，当订单状态有变化的时候，会及时通知你。就像快递有新的物流信息了，会给你发消息。

关联单据查看：通过查看和订单关联的其他单据，比如入库单、发票等，也能了解订单的进度。就像你通过查看包裹的签收单，能知道快递有没有送到。

与供应商沟通：直接和供应商沟通，也是了解订单进度的一个好方法。他们能告诉你货物的生产、发货情况。就像你直接问快递员包裹到哪了。

四、采购订单在进销存里填了之后能删除不？

朋友推荐说要了解一下采购订单填了之后能不能删除。有时候可能填错了，或者订单不需要了，就想把它删掉。

采购订单能否删除的情况

未审核未关联：如果订单还没审核，也没有和其他单据关联，一般是可以直接删除的。就像你刚写了个便签，还没给别人看，也没和其他东西关联，直接撕掉就行。建米软件的系统在这种情况下能让你轻松删除订单。

已审核未执行：订单已经审核了，但是还没执行，有些系统可能允许删除，但也可能需要一定的权限。就像你写的文章编辑已经看了，还没发出去，你要删掉的话，得跟编辑商量。

已执行部分：要是订单已经执行了一部分，删除就比较困难了。可能需要先处理已经执行的部分，再看能不能删除。就像文章已经发出去一部分了，你要删掉的话，得先处理好发出去的部分。

已完全执行：当订单完全执行完毕，通常是不能删除的。因为这就相当于文章已经全部发完了，不能直接删掉，只能做个标记或者存档。