采购怎么写进销存表格

一、进销存表格的重要性

在采购工作里，进销存表格可是非常关键的工具。它就像是一个账本，详细记录着商品的采购、销售和库存情况。有了它，采购人员就能清楚知道进了多少货、卖了多少货，还剩下多少货。比如一家小超市，老板通过进销存表格就能知道哪种饮料进多了，哪种零食卖得快，从而及时调整采购计划。而且，准确的进销存表格还能帮助企业进行成本核算和利润分析，对企业的经营决策有着重要的参考价值。

二、确定表格的基本信息

表头信息：表头是表格的关键部分，它明确了每一列数据的含义。一般来说，表头要包含商品名称、规格型号、单位、采购日期、采购数量、采购单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等内容。例如，在一家文具店的进销存表格中，商品名称可能是“中性笔”，规格型号是“0.5mm 黑色”，单位是“支”。

表格编号和日期：为了方便管理和查找表格，最好给表格编上一个唯一的编号。注明表格的制作日期，这样能让使用者清楚表格数据的时效性。比如，编号为“JXC - 20240701”，表示这是 2024 年 7 月 1 日制作的进销存表格。

公司信息：在表格的上方或下方，写上公司的名称、地址、联系方式等信息。这不仅能体现表格的规范性，也方便在需要时进行沟通和查询。

三、采购信息的填写

商品名称和规格型号：填写商品名称时要准确、清晰，避免使用模糊的词汇。规格型号也要详细注明，比如采购的电脑，要写明品牌、型号、配置等信息。这样在后续的管理中，就能准确区分不同的商品。

采购日期：采购日期记录了商品购入的时间，这对于计算库存的周转时间和成本核算非常重要。要按照实际的采购日期填写，精确到年、月、日。

采购数量和单价：采购数量要与实际收到的商品数量一致，在填写时要认真核对。采购单价则是指购买商品的实际价格，包含了所有的费用，如运输费、税费等。例如，采购 100 个篮球，每个篮球的单价是 50 元，那么在表格中就分别填写 100 和 50。

供应商信息：记录供应商的名称、地址、联系方式等信息。这样在出现质量问题或需要补货时，能及时与供应商取得联系。比如，供应商是“XX 体育用品公司”，地址是“XX 市 XX 区 XX 路 XX 号”，联系电话是“123456789”。

四、销售信息的填写

销售日期：和采购日期一样，销售日期要准确填写，它反映了商品的销售时间，对于分析销售趋势很有帮助。

销售数量和单价：销售数量是实际卖出的商品数量，销售单价是卖出商品的价格。通过这两个数据可以计算出销售金额。比如，卖出 50 个篮球，每个篮球的销售单价是 80 元，那么销售金额就是 50×80 = 4000 元。

客户信息：记录客户的名称、地址、联系方式等信息。这有助于维护客户关系，了解客户的需求和购买习惯。例如，客户是“XX 学校”，地址是“XX 区 XX 街 XX 号”，联系电话是“987654321”。

五、库存信息的计算和填写

初始库存：在开始使用进销存表格时，要记录商品的初始库存数量。这可以通过实际盘点得到。比如，文具店在 7 月 1 日开始使用表格，盘点后发现有 200 支中性笔，那么初始库存就是 200 支。

库存变动计算：库存数量的变动是由采购和销售引起的。计算公式是：当前库存数量 = 初始库存数量 + 采购数量 - 销售数量。例如，初始库存有 200 支中性笔，采购了 100 支，销售了 50 支，那么当前库存数量就是 200 + 100 - 50 = 250 支。

库存预警：可以根据实际情况设置库存预警值。当库存数量低于预警值时，就需要及时进行采购。比如，设定中性笔的库存预警值是 50 支，当库存数量降到 50 支以下时，就要安排采购了。

六、使用软件辅助填写进销存表格

手动填写进销存表格虽然可行，但效率比较低，而且容易出错。这时候可以试试使用专业的软件，比如建米软件。它能自动计算库存数量、采购成本和销售利润等数据，大大提高了工作效率。建米软件还能生成各种报表，方便进行数据分析和决策。例如，通过软件生成的销售报表，能清楚看到不同商品的销售情况，从而调整采购策略。

七、表格的审核和保存

审核表格：填写完进销存表格后，要进行仔细的审核。检查数据的准确性、完整性和逻辑性。比如，检查采购数量和销售数量是否合理，库存数量的计算是否正确等。如果发现错误，要及时进行修改。

保存表格：审核无误后，要将表格进行保存。可以保存为电子文档，如 Excel 文件，方便随时查看和修改。也可以打印出来进行纸质存档，以防电子文件丢失。

以上就是关于采购怎么写进销存表格的一些方法和要点，希望能帮助到你在采购工作中更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、采购写进销存表格有啥用啊？

我听说好多做采购的都在写进销存表格，我就想知道这表格到底有啥用呢。其实啊，这进销存表格用处可大啦。

方便管理库存：通过进销存表格，能清楚知道仓库里还有多少货，啥时候该补货了。比如做服装采购的，看看表格就知道哪种款式库存多，哪种少，避免积压或者缺货。

核算成本：能很清晰地算出采购成本和销售成本。比如采购一批水果，把进价、运费等都记录在表格里，再和销售价格对比，就能知道赚了多少。

分析销售情况：从表格里能看出哪些商品好卖，哪些不好卖。像卖文具的，通过表格能发现哪种笔销量高，以后就多进这种笔。

便于对账：和供应商、客户对账的时候，表格就是很好的依据。比如和供应商对采购的货物数量和金额，一目了然。

辅助决策：根据表格的数据，能决定接下来的采购策略。要是发现某个产品销量一直在上升，就可以多进点货。建米软件在这方面就挺不错的，能帮助更好地管理进销存数据，让表格发挥更大的作用。

二、采购写进销存表格要注意啥？

朋友说写进销存表格挺麻烦的，我就想知道写的时候要注意些啥。其实注意的点还不少呢。

数据准确性：这是最关键的，数据错了，后面的分析和决策都白搭。比如采购数量、销售数量、库存数量都要准确记录。

及时更新：有新的采购或者销售情况，要马上更新表格。不然数据过时了，就失去参考价值了。

分类清晰：不同类型的商品要分开记录。比如做食品采购，零食、饮料等要分别列出来。

保留原始凭证：采购发票、销售单据等要保存好，方便核对表格数据。

备份数据：以防表格数据丢失。可以定期把表格数据保存到其他地方。建米软件有数据备份功能，能让数据更安全。

三、采购写进销存表格用啥软件好？

我想知道现在采购写进销存表格用啥软件好呢。现在市面上软件还挺多的。

功能完整性：好的软件要能满足采购、销售、库存管理等多方面的需求。比如能自动计算成本、生成报表等。

操作便捷性：操作不能太复杂，不然采购人员用起来很麻烦。最好是界面简单易懂。

数据安全性：要能保证数据不丢失、不泄露。比如有加密功能、数据备份功能等。

性价比：价格不能太贵，同时功能又要实用。不能花了大价钱，软件却不好用。

售后服务：软件使用过程中难免会遇到问题，好的售后服务能及时解决问题。建米软件在这些方面都表现不错，功能全，操作简单，性价比也高，是个不错的选择。

四、采购写进销存表格有啥技巧不？

假如你在写进销存表格，肯定想知道有啥技巧能写得又快又好。其实是有一些技巧的。

使用模板：网上有很多现成的进销存表格模板，可以下载下来修改使用，能节省很多时间。

运用函数：像 Excel 里的求和、平均值等函数，能快速计算数据。比如计算采购总成本，用求和函数一下就出来了。

设置格式：把表格格式设置好，比如字体、颜色、对齐方式等，让表格看起来更清晰。

建立索引：如果表格数据很多，可以建立索引，方便查找数据。

定期总结：每隔一段时间对表格数据进行总结分析，发现问题及时调整。建米软件也能帮助运用这些技巧，让写表格更轻松。