通用进销存系统怎么用

一、什么是通用进销存系统

在我们日常的商业活动中，无论是街边的小超市，还是大型的商贸公司，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。通用进销存系统就是为了解决这些问题而诞生的。简单来说，它就像是一个智能的管家，能帮助我们管理商品从采购进来，到销售出去的整个过程，同时还能实时监控库存数量。

适用场景广泛：不管你是做零售、批发，还是生产制造，都能用到这个系统。比如开一家水果店，每天会有新鲜水果进货，然后将水果卖给顾客，这个过程中就会涉及到进货量、销售量和剩余的库存。通过进销存系统，就能清楚知道每种水果进了多少、卖了多少、还剩多少，方便后续的采购和销售决策。

二、系统安装与初始设置

拿到通用进销存系统后，要做的就是安装和初始设置。这一步就像是给新家布置家具，要把系统调整到适合自己业务的状态。

安装过程：一般来说，系统的安装并不复杂。就像安装普通的软件一样，从官方渠道下载安装包，然后按照提示一步步操作就行。在安装过程中，可能会让你选择安装路径，你可以根据自己电脑的硬盘空间和使用习惯来选择。

初始设置：安装完成后，要进行初始设置。这包括添加公司信息，比如公司名称、地址、联系方式等，方便在打印单据等操作时能显示公司的相关信息。还要设置商品信息，把自己经营的商品逐一录入系统，包括商品名称、规格、进价、售价等。例如，如果你经营服装生意，就要把不同款式、尺码、颜色的衣服信息都录入进去。还要设置仓库信息，如果有多个仓库，要分别添加每个仓库的名称和地址。

这里要注意的是，初始设置一定要准确、详细。因为这些基础信息是后续系统正常运行的关键。如果商品信息录入错误，可能会导致销售价格错误，影响利润。这时候，亲测实用的是建米软件，它在初始设置方面操作简单，有详细的引导，能帮助你快速准确地完成设置，减少错误的发生。

三、进货管理

进货是商业活动的起点，做好进货管理能保证商品的供应，同时控制成本。通用进销存系统在进货管理方面能发挥很大的作用。

采购订单创建：当你需要采购商品时，可以在系统中创建采购订单。比如，一家文具店老板发现铅笔的库存快不足了，就可以在系统中创建一个采购铅笔的订单。在订单中填写供应商信息、商品名称、数量、价格等。系统会自动计算出订单的总金额。这样做的好处是，方便你和供应商沟通，也能记录下采购的详细信息，便于后续的核对和查询。

进货入库：当货物到达仓库后，要进行进货入库操作。在系统中选择对应的采购订单，确认实际到货的商品数量和质量。如果有商品损坏或者数量不符的情况，可以在系统中进行备注。比如，你采购了 100 本笔记本，实际到货 98 本，就可以在系统中修改数量，并备注少了 2 本的原因。系统会自动更新库存数量，这样你就能实时知道每种商品的库存情况。

进货付款：完成进货入库后，要进行付款操作。在系统中可以记录付款方式、付款日期等信息。系统会自动更新应付账款的金额。比如，你通过银行转账支付了采购商品的货款，就可以在系统中记录转账的银行账号、金额和日期。这样，你就能清楚知道和供应商之间的财务往来情况。

四、销售管理

销售是商业活动的核心，通过通用进销存系统能更好地管理销售过程，提高销售效率。

销售订单创建：当有客户来购买商品时，可以在系统中创建销售订单。比如，一位企业客户要采购一批办公用品，你就可以在系统中创建销售订单，填写客户信息、商品名称、数量、价格等。系统会自动计算出订单的总金额。系统会检查库存数量，如果库存不足，会给出提示，避免出现超卖的情况。

销售出库：当客户付款后，要进行销售出库操作。在系统中选择对应的销售订单，确认商品出库。系统会自动更新库存数量。比如，客户购买了 50 支钢笔，销售出库后，系统会将钢笔的库存数量减少 50 支。这样，你就能实时掌握库存的变化情况，及时进行补货。

销售收款：完成销售出库后，要进行收款操作。在系统中记录收款方式、收款日期等信息。系统会自动更新应收账款的金额。比如，客户通过现金支付了货款，你就可以在系统中记录现金收款的金额和日期。这样，你就能清楚知道和客户之间的财务往来情况。

五、库存管理

库存管理是进销存系统的重要组成部分，合理的库存管理能降低成本，提高资金周转率。

库存查询：通过系统可以随时查询每种商品的库存数量、存放位置等信息。比如，你想知道仓库里还有多少瓶洗发水，只需要在系统中输入洗发水的名称，就能快速查到库存数量。这样，你就能及时了解库存情况，做出合理的采购和销售决策。

库存盘点：定期进行库存盘点是很有必要的。在系统中可以创建盘点单，然后实际去仓库清点商品数量。将实际数量和系统中的库存数量进行对比，如果有差异，要在系统中进行调整。比如，系统显示有 100 个篮球，但实际盘点只有 98 个，就要在系统中将篮球的库存数量调整为 98 个，并查明差异的原因，是丢失了还是记录错误。

库存预警：系统可以设置库存预警值。当某种商品的库存数量低于预警值时，系统会发出提醒。比如，你设置了某种饮料的库存预警值为 20 瓶，当库存数量降到 20 瓶以下时，系统会弹出提醒窗口，提醒你及时补货。这样可以避免出现缺货的情况，影响销售。

六、报表分析

通用进销存系统还能生成各种报表，通过对报表的分析，可以了解企业的经营状况，为决策提供依据。

销售报表：销售报表可以显示一段时间内的销售情况，包括销售金额、销售数量、销售利润等。通过分析销售报表，你可以知道哪些商品销售得好，哪些商品销售不佳。比如，通过销售报表发现某款手机的销售数量和利润都很高，就可以考虑增加这款手机的进货量；而如果某款衣服的销售情况不好，就要考虑调整销售策略或者减少进货量。

采购报表：采购报表可以显示一段时间内的采购情况，包括采购金额、采购数量、供应商等。通过分析采购报表，你可以了解采购成本的变化情况，评估供应商的供货质量和价格。比如，发现某个供应商的供货价格逐渐上涨，就可以考虑寻找其他更合适的供应商。

库存报表：库存报表可以显示库存的数量、金额、周转率等信息。通过分析库存报表，你可以了解库存的占用资金情况，优化库存管理。比如，发现某种商品的库存周转率很低，说明该商品可能积压了，要及时采取促销等措施来清理库存。

以上就是关于通用进销存系统怎么用的详细介绍，希望能帮助你更好地使用进销存系统，管理好自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、通用进销存系统怎么用

我就想知道啊，好多人都在问通用进销存系统咋用，毕竟现在做生意用这个系统的还挺多的。它能帮咱们管理进货、销售这些事儿，要是不会用，那可就有点麻烦啦。

1. 系统安装与登录

得把系统安装到电脑上，就跟装其他软件似的。安装完了，打开登录界面，输入账号和密码。一般来说，账号密码是管理员给分配的。要是你不知道咋安装，建米软件的客服会很耐心地教你，他们服务挺好的。

2. 基础信息设置

得先把一些基础信息填进去，比如商品信息，要把商品的名称、规格、价格啥的都录进去。还有供应商信息，记录好供应商的联系方式、地址这些。客户信息也得设置，方便后续的销售。建米软件在这块的设置很简单，容易上手。

3. 进货管理

进货的时候，在系统里创建进货单。填清楚进了啥货、进了多少、进价多少。然后可以对进货单进行审核，看看信息对不对。要是货有问题要退货，也能在系统里操作。建米软件的进货管理功能很全面，能让咱们把进货情况掌握得明明白白。

4. 销售管理

有客户来买东西，就创建销售单。填好卖了啥货、卖了多少、售价多少。系统会自动更新库存数量。还能查看销售记录，分析哪些商品卖得好。建米软件的销售管理模块能帮咱们更好地了解销售情况。

5. 库存管理

可以随时查看库存数量，看看哪些商品快没货了，好及时补货。还能进行库存盘点，对比实际库存和系统里的库存是否一致。要是有差异，能在系统里调整。建米软件的库存管理功能让库存管理变得轻松又准确。

二、通用进销存系统能带来哪些好处

我听说好多商家用了通用进销存系统后，生意都变好了。我就想知道它到底能带来啥好处呢。

1. 提高工作效率

以前手工记录进货、销售信息，又慢又容易出错。用了系统后，这些信息自动记录，节省了很多时间。比如开销售单，在系统里几秒钟就能完成。建米软件的操作很简便，能让员工快速上手，提高工作效率。

2. 精准库存管理

能随时掌握库存数量，避免库存积压或缺货的情况。知道哪些商品畅销，哪些滞销，合理安排进货。建米软件的库存预警功能，能及时提醒补货或处理积压商品。

3. 数据分析更方便

系统能生成各种报表，像销售报表、进货报表等。通过这些报表可以分析销售趋势、利润情况。比如知道哪个月的销售额最高，哪些商品利润最大。建米软件的数据分析功能很强大，能为决策提供有力支持。

4. 提升客户满意度

能快速响应客户需求，及时告知客户商品的库存情况和到货时间。还能记录客户的购买历史，提供个性化的服务。建米软件的客户管理功能有助于提升客户满意度。

5. 降低成本

减少了人工记录的成本，也避免了因库存管理不善带来的损失。合理安排进货，降低了库存成本。建米软件能帮助企业节省开支，提高效益。

三、如何选择适合自己的通用进销存系统

朋友说现在市面上的通用进销存系统太多了，都不知道咋选。我也觉得选对系统很重要，不然用起来不顺手，还耽误事儿。

1. 功能需求

先想想自己的生意需要哪些功能。比如要是有很多供应商，就需要系统有强大的供应商管理功能。要是经常有促销活动，系统得能支持促销管理。建米软件功能很丰富，能满足不同行业的需求。

2. 易用性

系统得容易操作，员工能快速上手。界面要简洁明了，别太复杂。建米软件的界面设计很人性化，操作简单易懂。

3. 稳定性

不能经常出故障，不然影响生意。要选择口碑好、技术成熟的系统。建米软件经过了长时间的研发和优化，稳定性有保障。

4. 售后服务

要是使用过程中遇到问题，能及时得到解决。看看系统提供商的售后服务怎么样，有没有专业的客服团队。建米软件的客服服务周到，能随时解决用户的问题。

5. 价格

要根据自己的预算来选择。有些系统功能多但价格高，有些价格便宜但功能少。建米软件性价比很高，功能实用，价格合理。

四、通用进销存系统有哪些常见问题及解决办法

我想知道通用进销存系统在使用过程中会遇到哪些常见问题呢，要是提前知道解决办法，用起来就更放心啦。

1. 数据录入错误

有时候录入商品信息、进货数量啥的会出错。这可能是因为员工粗心或者对系统操作不熟练。解决办法就是仔细核对录入的数据，对员工进行培训。建米软件有数据校验功能，能减少录入错误。

2. 系统卡顿

可能是电脑配置低或者系统同时运行的任务太多。可以检查电脑配置，升级硬件。也可以关闭一些不必要的程序。建米软件对电脑配置要求不高，运行比较流畅。

3. 数据丢失

可能是因为突然断电、系统故障等原因。要定期备份数据，建米软件有数据备份功能，能保证数据安全。

4. 权限设置问题

要是权限设置不合理，员工可能会误操作或者获取到不该看的信息。可以重新设置权限，明确每个员工的操作范围。建米软件的权限管理功能很灵活。

5. 与其他软件不兼容

如果和财务软件、办公软件等不兼容，会影响工作效率。可以选择兼容性好的系统，建米软件能和很多常见软件兼容。