进销存怎么写数量

一、理解进销存数量的基本概念

在开始探讨如何写进销存数量之前，咱们得先搞清楚啥是进销存数量。简单来说，“进”就是采购进来的商品数量，“销”就是销售出去的商品数量，“存”则是库存剩余的商品数量。

采购数量的记录：比如一家水果店老板去批发市场进了 100 斤苹果，那在进销存记录里，“进”的苹果数量就是 100 斤。这个数量是根据实际采购的单据来填写的，像进货发票、采购合同上都会有明确的数量记载。

销售数量的记录：还是这家水果店，一天卖出去了 30 斤苹果，那“销”的苹果数量就是 30 斤。一般是依据销售小票、订单等销售凭证来确定销售数量。

库存数量的记录：库存数量其实就是用进货数量减去销售数量得到的。就上面的例子，进了 100 斤，卖了 30 斤，那库存苹果数量就是 70 斤。不过实际操作中，库存数量还得考虑损耗、退货等情况。

二、选择合适的记录方式

记录进销存数量有好几种方式，不同的方式适合不同规模和需求的企业。

手工记录：这是最传统的方式，就像小商店老板用个本子，把每天进了多少货、卖了多少货都记下来。这种方式简单直接，成本也低，不需要额外的设备和软件。但缺点也很明显，容易出错，而且查询和统计数据很麻烦。比如要统计一个月的销售数量，就得一页一页地翻本子，眼睛都看花了。

电子表格记录：现在很多小微企业会用 Excel 表格来记录进销存数量。在表格里设置好进货、销售、库存等列，每次有业务发生就更新相应的数量。这种方式比手工记录方便多了，可以自动计算库存数量，也能快速进行数据的排序和筛选。如果数据量很大，表格可能会变得很复杂，操作起来也容易混乱。

专业软件记录：对于中大型企业来说，使用专业的进销存管理软件是个不错的选择。像建米软件，它可以实时记录进货、销售和库存数量，还能自动生成各种报表，方便企业进行数据分析和决策。而且软件可以多人同时操作，数据共享也很方便。举个例子，销售部门在软件里录入销售数量后，仓库部门马上就能看到库存的变化，及时安排补货。

三、确保数量记录的准确性

准确的进销存数量记录对企业来说至关重要，它关系到企业的成本核算、利润计算和库存管理。

严格审核单据：无论是进货单据还是销售单据，都要仔细审核。比如进货时，要核对货物的实际数量和单据上的数量是否一致。如果发现有差异，要及时和供应商沟通解决。销售时，也要确保销售小票上的数量准确无误。

定期盘点库存：定期对库存进行盘点是保证数量准确的重要手段。可以一个月或者一个季度盘点一次，把实际库存数量和记录的数量进行对比。如果发现有差异，要找出原因，是记录错误，还是货物有损耗、丢失等情况。比如盘点时发现库存的某款商品比记录的数量少了 10 件，经过调查发现是因为有几件商品在运输过程中损坏了，这时候就要及时调整记录。

培训员工：如果是多人操作记录进销存数量，那员工的操作规范和准确性就很关键。要对员工进行培训，让他们了解正确的记录方法和流程。比如在使用电子表格或者软件记录时，要告诉他们如何正确输入数据，避免因为操作不当导致数据错误。

四、处理特殊情况的数量记录

在实际的进销存过程中，会遇到一些特殊情况，这时候数量的记录就要特殊处理。

退货情况：如果有客户退货，要在销售数量里减去退货的数量，同时在库存数量里加上退货的数量。比如客户退回了 5 件商品，那销售数量就减少 5 件，库存数量增加 5 件。而且要在记录里注明是退货，方便后续查询和统计。

损耗情况：商品在储存和销售过程中可能会有损耗，像食品过期、商品损坏等。对于损耗的商品，要在库存数量里减去损耗的数量。比如仓库里有 10 件商品因为受潮损坏了，那库存数量就要减少 10 件。要分析损耗的原因，采取相应的措施来减少损耗。

赠品情况：如果企业有赠品活动，赠品的数量也要记录清楚。赠品虽然没有产生销售金额，但会影响库存数量。比如在促销活动中送出了 20 件赠品，那库存数量就要减少 20 件。而且要在记录里注明是赠品，和正常销售的商品区分开来。

五、利用数量数据进行分析

记录进销存数量不仅仅是为了知道进了多少、卖了多少、还剩多少，更重要的是要利用这些数据进行分析，为企业的决策提供依据。

销售趋势分析：通过分析销售数量的变化趋势，可以了解产品的销售情况。比如某个月某款产品的销售数量持续上升，说明这款产品很受欢迎，可以考虑增加进货量。反之，如果销售数量持续下降，就要分析原因，是市场需求变化，还是竞争对手推出了类似的产品。

库存周转率分析：库存周转率是指一定时期内库存商品周转的次数。计算公式是：库存周转率 = 销售成本 / 平均库存余额。库存周转率越高，说明库存商品周转得越快，企业的资金占用成本就越低。通过分析库存周转率，可以合理调整库存数量，避免库存积压。

采购决策分析：根据销售数量和库存数量的情况，可以做出合理的采购决策。比如某款产品的销售数量稳定，库存数量快到安全库存线了，就要及时采购补货。还可以根据销售趋势，预测未来的销售数量，提前做好采购计划。

以上就是关于进销存怎么写数量的一些详细介绍，希望能帮助大家更好地管理进销存数量，让企业的运营更加顺畅。在选择记录工具时，像建米软件这种专业的进销存管理软件可以试试，它能大大提高记录和管理的效率。

常见用户关注的问题：

一、进销存里数量的记录方法有哪些？

我听说很多做小生意的朋友都在为进销存里数量怎么记录发愁呢，我就想知道这里面是不是有啥简单又好用的方法。下面就来给大家唠唠。

1. 手工记录法

这是最原始的方法啦，就拿个本子，把每次进货、销售的数量一笔一笔记下来。这种方法虽然简单，但是很容易出错，而且统计起来特别麻烦。比如你卖了好几种商品，到月底要算总数，一个一个加，眼睛都看花咯。不过对于一些小摊位，商品种类少、交易次数不多的，用这个方法也还行。

2. 电子表格记录法

现在很多人用 Excel 表格来记录进销存数量。在表格里设置好进货、销售、库存等列，每次有新的交易，就把数量填进去。它比手工记录方便多了，还能自动计算库存数量。而且可以根据不同的条件进行排序和筛选，查找数据很容易。但是如果数据量特别大，表格可能会变得很复杂，操作起来也有点费劲。

3. 专业软件记录法

像建米软件就是一款专业的进销存管理软件，它能自动记录进货、销售和库存数量。只要在软件里输入相关信息，系统会实时更新库存数据。而且它还能生成各种报表，让你清楚地看到商品的进出情况。使用专业软件可以大大提高工作效率，减少错误。

4. 扫码记录法

现在很多商品都有条形码，通过扫码枪扫描商品条形码，就能快速记录商品的数量。这种方法速度快、准确性高，特别适合商品种类多的企业。在进货和销售的时候，用扫码枪一扫，数据就自动录入系统了，既方便又快捷。

二、如何保证进销存数量记录的准确性？

朋友说他之前因为进销存数量记录不准确，吃了不少亏，我就想知道有没有啥办法能保证记录准确呢。下面就来详细说说。

1. 建立规范的流程

要制定一套严格的进销存操作流程，从进货、入库、销售到出库，每个环节都要有明确的规定。比如进货时，要认真核对商品的数量和规格，确保和供应商提供的单据一致。销售时，要及时准确地记录销售数量，避免漏记或错记。

2. 定期盘点

定期对库存进行盘点是保证数量准确的重要方法。可以每月或者每季度进行一次全面盘点，把实际库存数量和系统记录的数量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因并进行调整。比如可能是发货时多装了，或者进货时少收了。

3. 培训员工

员工是操作进销存系统的主体，他们的操作水平直接影响记录的准确性。所以要对员工进行培训，让他们熟悉操作流程和系统的使用方法。培训内容可以包括如何准确记录数量、如何处理异常情况等。

4. 使用可靠的软件

选择一款可靠的进销存管理软件很重要，像建米软件就有严格的数据校验机制，能避免一些常见的错误。它可以对输入的数据进行验证，比如数量不能为负数等。而且软件的稳定性好，不会因为系统故障而丢失数据。

三、进销存数量异常该怎么处理？

我想知道要是在进销存过程中发现数量不对了，该咋处理呢。这肯定让很多老板头疼，下面就来探讨一下。

1. 查找原因

发现数量异常后，要做的就是查找原因。可能是记录错误，比如员工录入数据时输错了；也可能是实际操作失误，像发货时多装或者少装了；还有可能是被盗或者损坏了。要对每一个可能的原因进行排查。

2. 调整记录

如果是记录错误，要及时调整系统里的记录。比如发现之前销售数量少记了，就要把少记的部分补上。调整记录的时候要做好备注，说明调整的原因和时间。

3. 处理实物

如果是实际操作失误导致的数量异常，要对实物进行处理。比如多装的商品要追回，少装的要补发。如果商品被盗或者损坏了，要及时报警或者进行报废处理。

4. 完善制度

为了避免以后再出现类似的问题，要完善进销存管理制度。比如加强员工培训，提高他们的操作准确性；增加监督环节，对每一笔交易进行审核；安装监控设备，防止商品被盗。建米软件可以帮助企业更好地管理进销存，及时发现数量异常并进行处理。

四、进销存数量对企业经营有什么影响？

我就想知道这进销存数量和企业经营到底有啥关系呢。其实关系可大啦，下面就来仔细说说。

1. 影响资金周转

如果库存数量过多，企业的资金就会大量积压在库存上，导致资金周转困难。比如进了很多货，但是销售不出去，钱都压在货里了，企业就没有足够的资金去做其他事情。相反，如果库存数量过少，可能会出现缺货的情况，影响销售业绩。

2. 影响成本控制

库存数量会影响企业的成本。库存过多，会增加仓储成本、保管成本等。而且商品存放时间长了，还可能会贬值或者损坏。库存过少，可能会因为紧急补货而增加采购成本。所以合理控制进销存数量对成本控制很重要。

3. 影响客户满意度

如果库存数量不准确，经常出现缺货的情况，客户就会对企业不满意。比如客户来买东西，结果没货，他可能就会去别的地方买，以后也不会再来了。这样就会影响企业的口碑和客户忠诚度。建米软件可以帮助企业准确掌握库存数量，提高客户满意度。

4. 影响决策制定

企业的决策需要基于准确的进销存数据。如果数量不准确，企业可能会做出错误的决策。比如根据错误的库存数据进行采购计划，可能会导致库存积压或者缺货。所以准确的进销存数量对企业的决策制定至关重要。