进销存怎么做excel

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。对于一些小微型企业或者个体工商户来说，专门购买一套进销存管理软件可能成本较高，这时候利用 Excel 来做进销存管理就成了一个性价比很高的选择。

操作简单：Excel 是大家比较熟悉的办公软件，基本的操作很多人都掌握了，不需要额外花费大量时间去学习新软件的使用方法。比如，你平时就用 Excel 做一些简单的表格记录，那么用它来做进销存也不会觉得陌生。

成本低：只要你的电脑安装了 Office 或者 WPS 等办公软件，就可以直接使用 Excel，不需要再额外购买专门的进销存管理软件，能为企业节省一笔开支。

灵活性高：你可以根据自己的业务需求，自由设计进销存表格的格式和内容。比如，你的企业主要销售服装，那么你可以在表格里增加颜色、尺码等字段；如果是销售食品，就可以添加保质期等信息。

二、准备工作

明确业务流程：在动手做 Excel 进销存表格之前，你得先清楚自己企业的进销存业务流程。比如，采购流程是怎样的，是先下单再到货，还是直接到货付款；销售流程是先收款再发货，还是先发货后收款等。举个例子，一家小超市，采购流程可能是采购员根据库存情况向供应商下单，供应商送货到超市后，仓库管理员进行验收，然后录入系统。

确定表格内容：根据业务流程，确定需要在表格中记录哪些信息。一般来说，采购表格需要记录采购日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、金额等；销售表格需要记录销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、金额等；库存表格需要记录商品名称、期初数量、入库数量、出库数量、期末数量等。

收集基础数据：把企业现有的商品信息、供应商信息、客户信息等基础数据收集整理好，方便后续录入表格。比如，你要把所有商品的名称、规格、进价、售价等信息统计出来。

三、创建采购表格

表头设计：在 Excel 中新建一个工作表，命名为“采购表”。在第一行输入表头，包括采购日期、供应商名称、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、备注等。这里的备注栏可以用来记录一些特殊情况，比如商品的质量问题、交货时间等。

数据录入：当有采购业务发生时，及时将相关信息录入到表格中。比如，5 月 10 日从 A 供应商采购了 100 件 T 恤，单价是 20 元，那么就在采购日期栏输入“5 月 10 日”，供应商名称栏输入“A 供应商”，商品名称栏输入“T恤”，数量栏输入“100”，单价栏输入“20”，金额栏会自动计算出“2000”（金额=数量×单价）。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，在商品名称栏设置下拉菜单，只允许选择已有的商品名称，避免输入错误的商品名称。

四、创建销售表格

表头设计：再新建一个工作表，命名为“销售表”。表头可以包括销售日期、客户名称、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、备注等。这里的备注栏可以记录客户的特殊要求，比如送货时间、付款方式等。

数据录入：当有销售业务发生时，将销售信息录入到表格中。例如，5 月 12 日卖给 B 客户 50 件 T 恤，单价是 30 元，就在销售日期栏输入“5 月 12 日”，客户名称栏输入“B 客户”，商品名称栏输入“T恤”，数量栏输入“50”，单价栏输入“30”，金额栏自动计算出“1500”。

销售统计：可以利用 Excel 的函数功能对销售数据进行统计分析。比如，统计某个时间段内的销售总额、每种商品的销售数量等。

五、创建库存表格

表头设计：新建一个工作表，命名为“库存表”。表头包括商品名称、规格型号、期初数量、入库数量、出库数量、期末数量等。期初数量就是在开始使用这个表格时的库存数量。

数据关联：库存表的入库数量可以引用采购表中的数据，出库数量可以引用销售表中的数据。比如，通过 VLOOKUP 函数，当采购表中有新的采购记录时，库存表的入库数量会自动更新；当销售表中有新的销售记录时，库存表的出库数量会自动更新。期末数量=期初数量+入库数量-出库数量。

库存预警：为了避免库存积压或缺货，可以设置库存预警。比如，当某种商品的期末数量低于一定值时，单元格会自动变色提醒。

六、使用 Excel 函数进行数据处理和分析

求和函数 SUM：可以用 SUM 函数计算采购总金额、销售总金额等。比如，要计算采购表中某一列的金额总和，在一个空白单元格中输入“=SUM(采购表!金额列范围)”，然后回车就可以得到结果。

平均值函数 AVERAGE：用 AVERAGE 函数可以计算商品的平均进价、平均售价等。例如，计算销售表中某商品的平均售价，输入“=AVERAGE(销售表!该商品售价列范围)”。

条件求和函数 SUMIF：SUMIF 函数可以根据指定的条件进行求和。比如，要计算某个供应商的采购总金额，输入“=SUMIF(采购表!供应商名称列范围, "供应商名称", 采购表!金额列范围)”。

七、建米软件的推荐

虽然用 Excel 做进销存管理有很多优点，但随着企业业务的发展，数据量越来越大，Excel 的局限性也会逐渐显现出来，比如数据处理速度慢、容易出错、难以实现多人协同操作等。这时候可以试试建米软件，它能实现采购、销售、库存等业务的一体化管理，数据实时更新，多人可以同时在线操作，大大提高了工作效率。

八、注意事项

数据安全：定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以将文件保存到不同的存储设备上，比如 U 盘、移动硬盘等。

数据准确性：在录入数据时要认真仔细，避免录入错误的数据。要定期对数据进行核对和检查，确保数据的准确性。

表格更新：随着企业业务的变化，可能需要对表格的格式和内容进行调整。要及时更新表格，以适应业务的发展。以上就是用 Excel 做进销存的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助到你。如果你在操作过程中遇到问题，可以随时查阅相关资料或者向专业人士咨询。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存表格怎么设置公式？

我听说很多人在做 Excel 进销存表格的时候，对设置公式特别头疼。我就想知道，这公式到底咋设置才对呢？其实设置公式能让表格自动计算，省不少事儿呢。

以下是详细介绍：

库存数量公式：库存数量等于期初库存加上本期进货再减去本期销售。在 Excel 里，你可以在库存数量对应的单元格输入“=期初库存单元格 + 本期进货单元格 - 本期销售单元格”。比如期初库存单元格是 A2，本期进货是 B2，本期销售是 C2，那就在库存数量单元格输入“=A2 + B2 - C2”。

销售金额公式：销售金额等于销售数量乘以销售单价。在销售金额单元格输入“=销售数量单元格 销售单价单元格”。假设销售数量在 D2，销售单价在 E2，那就是“=D2 E2”。

成本金额公式：成本金额等于进货数量乘以进货单价。和销售金额公式类似，在成本金额单元格输入“=进货数量单元格 进货单价单元格”。

利润公式：利润等于销售金额减去成本金额。在利润单元格输入“=销售金额单元格 - 成本金额单元格”。这里建米软件也有类似的自动计算功能，能让你更轻松地完成这些计算。

二、Excel 进销存表格如何添加数据验证？

朋友说 Excel 进销存表格添加数据验证能避免输入错误，我就很好奇咋操作。假如你输入错误的数据，可能会让整个表格的计算结果出错，所以添加数据验证很有必要。

以下是具体步骤：

选择单元格：先选中你要添加数据验证的单元格或者单元格区域。比如你要对进货数量这一列添加验证，就选中这一列的单元格。

打开数据验证对话框：在 Excel 的“数据”选项卡中，找到“数据验证”按钮，点击打开对话框。

设置验证条件：在对话框里，选择验证条件。比如你可以设置为“整数”，然后设置取值范围，比如进货数量不能小于 0。

设置输入信息和错误警告：可以设置输入信息，当用户选中单元格时会提示输入要求。也可以设置错误警告，当输入不符合条件的数据时弹出提示框。建米软件也有强大的数据验证功能，能帮你更好地规范数据输入。

三、Excel 进销存表格怎么进行数据排序？

我想知道 Excel 进销存表格的数据排序咋弄。有时候数据多了，不排序的话找起来太麻烦。合理排序能让数据更有条理，方便查看和分析。

下面是排序方法：

按单列排序：选中要排序的数据列，在“数据”选项卡中点击“排序”按钮，选择排序依据和排序次序，比如按进货日期升序排序。

按多列排序：如果要按多个条件排序，在排序对话框里设置主要关键字、次要关键字等。比如先按商品名称排序，再按进货数量排序。

自定义排序：你还可以自定义排序顺序。比如你有一些特殊的商品分类，想按自己设定的顺序排序。在排序对话框里点击“选项”，选择自定义排序。

排序后的数据查看：排序完成后，你可以更清晰地查看数据。比如按销售金额排序后，能快速找到销售额高的商品。建米软件在数据排序方面也有便捷的操作，能让你更高效地处理数据。

四、Excel 进销存表格怎样制作图表？

朋友推荐说制作图表能更直观地展示进销存数据。我就想知道咋制作呢。图表能让数据的趋势和关系一目了然，比看表格数据清晰多了。

以下是制作步骤：

选择数据：先选中你要制作图表的数据区域。比如你想展示不同商品的销售数量，就选中商品名称和销售数量这两列数据。

插入图表：在 Excel 的“插入”选项卡中，选择合适的图表类型，比如柱状图、折线图等。

图表样式设置：插入图表后，可以对图表的样式进行设置，比如更改颜色、字体等，让图表更美观。

图表分析：制作好图表后，通过观察图表分析数据。比如从柱状图的高低可以看出不同商品销售数量的差异。建米软件也能生成各种专业的图表，帮助你更好地分析进销存数据。