进销存办公软件怎么操作

一、什么是进销存办公软件

简单来说，进销存办公软件就是帮助企业管理进货、销售、库存等业务的工具。就好比一个精明的管家，能把企业的货物流动情况管理得井井有条。比如一家小超市，每天有商品进货，有顾客来买东西，还有库存需要盘点，如果靠人工记录和管理，很容易出错和混乱。但有了进销存软件，就能轻松应对这些问题。

主要功能

它的主要功能包括采购管理、销售管理、库存管理。采购管理能记录采购的商品信息、供应商信息、采购数量和价格等；销售管理可以记录销售订单、客户信息、销售价格和数量等；库存管理则实时监控库存数量、预警库存不足或过多等情况。

二、前期准备工作

选择合适的软件

市场上的进销存软件琳琅满目，选一款适合自己企业的很重要。要考虑软件的功能是否满足企业需求，比如企业规模较大，业务复杂，就需要功能全面的软件；如果是小店铺，功能简单实用的就可以。还要看软件的易用性，别选那种操作特别复杂，员工很难上手的。软件的价格、售后服务等也是要考虑的因素。这时候，亲测实用的是建米软件，它功能丰富且操作简单，能适应不同规模企业的需求，帮助企业高效管理进销存业务。

整理基础数据

在使用软件之前，要把企业的基础数据整理好。包括商品信息，像商品名称、规格、型号、进价、售价等；供应商信息，如供应商名称、联系方式、地址等；客户信息，例如客户姓名、电话、地址等。这些数据整理得越准确，软件使用起来就越顺畅。比如一家服装店，要把每件衣服的款式、颜色、尺码、进价、售价等信息详细记录下来。

三、软件安装与初始化设置

软件安装

从正规渠道下载软件安装包，然后按照安装向导的提示一步步操作就行。一般就是选择安装路径、同意软件协议等简单步骤。安装完成后，打开软件就可以开始使用了。

初始化设置

这一步很关键，就像给软件设定一个初始状态。要设置公司信息，包括公司名称、地址、联系方式等，这些信息会在打印销售单据等时候显示出来。然后要设置系统参数，比如选择会计期间、税率等。还要设置商品分类，把商品按照一定的规则分类，方便管理。比如一家文具店，可以把商品分为办公用品、学生文具、美术用品等类别。

四、采购管理操作

添加采购订单

当企业需要采购商品时，就可以在软件中添加采购订单。在采购订单界面，选择供应商，然后录入采购的商品信息，包括商品名称、数量、进价等。软件会自动计算出采购总价。比如一家餐厅要采购蔬菜，在采购订单里选择蔬菜供应商，然后录入白菜、萝卜等蔬菜的数量和进价。

采购收货

商品到货后，要进行采购收货操作。在软件中找到对应的采购订单，确认收货数量，如果实际收货数量和订单数量有差异，要进行调整。软件会自动更新库存数量。例如，采购的 100 箱饮料实际只收到 98 箱，就要把收货数量改为 98 箱。

采购付款

完成采购收货后，要进行付款操作。在软件中记录付款信息，包括付款金额、付款方式（如现金、转账等）、付款日期等。软件会自动更新供应商的往来账款。比如用银行转账支付了采购商品的款项，就在软件中记录转账金额和转账日期。

五、销售管理操作

添加销售订单

当有客户来购买商品时，在软件中添加销售订单。选择客户，录入销售的商品信息，包括商品名称、数量、售价等。软件会自动计算出销售总价。比如一位顾客来买手机，在销售订单里选择这位顾客，然后录入手机的型号、数量和售价。

销售发货

确认客户付款后，进行销售发货操作。在软件中找到对应的销售订单，确认发货数量。软件会自动减少库存数量。例如销售了 5 台电脑，发货后软件里的电脑库存数量就会相应减少 5 台。

销售收款

记录客户的付款信息，包括收款金额、收款方式（如现金、刷卡等）、收款日期等。软件会自动更新客户的往来账款。比如客户用现金支付了货款，就在软件中记录收款金额和收款日期。

六、库存管理操作

库存盘点

定期对库存进行盘点，确保软件中的库存数量和实际库存数量一致。在软件中生成库存盘点单，然后实地盘点商品数量，把实际数量录入软件。如果有差异，软件会自动调整库存数量。比如一家五金店，每个月都要对店里的螺丝、螺母等商品进行盘点。

库存预警

设置库存的上下限，当库存数量低于下限或高于上限时，软件会发出预警。这样企业就能及时补货或处理积压库存。比如某款商品的库存下限设置为 10 件，当库存数量降到 8 件时，软件就会提醒补货。

库存调拨

如果企业有多个仓库，需要在不同仓库之间调拨商品时，可以在软件中进行库存调拨操作。选择调出仓库和调入仓库，录入调拨的商品信息和数量。软件会自动调整两个仓库的库存数量。比如企业有 A、B 两个仓库，要把 A 仓库的 20 箱货物调到 B 仓库，就在软件中进行相应操作。

七、报表查询与分析

采购报表

可以查询采购订单报表、采购收货报表、采购付款报表等。通过这些报表，能了解采购的情况，比如采购的商品种类、数量、金额，哪些供应商的采购量最大等。企业可以根据这些数据优化采购策略，选择更合适的供应商。

销售报表

查询销售订单报表、销售发货报表、销售收款报表等。从这些报表中能知道销售的情况，例如哪些商品卖得最好，哪些客户的购买量最大等。企业可以根据销售报表调整销售策略，推出更受欢迎的商品。

库存报表

查看库存数量报表、库存成本报表、库存周转率报表等。通过库存报表，能了解库存的状况，比如哪些商品库存积压，哪些商品库存不足等。企业可以根据库存报表合理安排采购和销售计划。

以上就是进销存办公软件的基本操作方法，希望能帮助大家更好地使用软件管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、进销存办公软件适合哪些行业使用？

我听说很多企业都在用进销存办公软件，我就想知道这软件到底适合哪些行业呀。其实呀，这软件适用的行业还挺多的。

零售行业：像超市、便利店这些，每天都有大量的商品进出。用进销存办公软件可以方便地管理商品的进货、销售和库存。比如能及时知道哪些商品快没货了，要赶紧补货，避免出现缺货情况影响销售。建米软件在零售行业也有不错的应用，能帮助商家更好地掌握商品动态。

批发行业：批发商要处理大量的订单和货物。软件可以清晰记录每一笔交易，包括客户信息、商品数量、价格等。还能对库存进行精准管理，防止积压库存占用资金。建米软件能为批发商提供高效的管理方案，提高工作效率。

制造业：制造业涉及原材料的采购、生产过程中的物料管理以及成品的销售。进销存软件可以跟踪原材料的使用情况，合理安排生产计划。对成品的库存和销售进行管理，确保生产和销售的平衡。

电商行业：电商业务线上交易频繁，订单处理和库存管理至关重要。软件可以与电商平台对接，实时更新库存信息，避免超卖情况。还能对不同渠道的销售数据进行统计分析，帮助商家做出更明智的决策。

二、进销存办公软件能提高企业哪些方面的效率？

朋友说用了进销存办公软件后企业效率提高了不少，我就很好奇到底能提高哪些方面的效率呢。

库存管理效率：传统的库存管理靠人工记录和盘点，容易出错且耗时。而使用进销存办公软件，能实时更新库存数据，随时了解库存数量、位置等信息。比如建米软件可以设置库存预警，当库存低于设定值时自动提醒补货，大大节省了人力和时间。

订单处理效率：软件可以快速处理订单，从下单到发货的整个流程都能清晰跟踪。减少了人工沟通和手动操作的环节，降低了错误率。能及时通知相关人员处理订单，加快订单的流转速度。

财务管理效率：进销存软件能自动生成财务报表，如销售报表、采购报表等。对企业的收支情况一目了然，方便进行成本核算和利润分析。还能与财务系统对接，实现财务数据的自动同步，提高财务管理的准确性和效率。

数据分析效率：软件可以对大量的业务数据进行分析，提供各种统计图表和报表。帮助企业管理者快速了解业务状况，发现问题和趋势。例如通过分析销售数据，了解哪些商品畅销，哪些滞销，以便调整经营策略。

三、如何选择适合自己企业的进销存办公软件？

假如你要选进销存办公软件，肯定会纠结怎么选才适合自己企业。我就想知道这里面有啥门道。

功能需求：要明确企业的业务需求，看看软件是否具备相应的功能。比如企业需要管理多仓库，那软件就得有多仓库管理功能。建米软件功能丰富，可以根据不同企业的需求进行定制，满足多样化的业务场景。

易用性：软件操作要简单易懂，员工容易上手。如果软件操作复杂，员工需要花费大量时间去学习，会影响工作效率。可以先试用软件，感受一下操作的便捷性。

数据安全：企业的业务数据非常重要，软件要具备良好的数据安全保障措施。比如数据加密、备份恢复等功能，防止数据丢失或泄露。建米软件采用了先进的技术保障数据安全。

售后服务：在使用过程中难免会遇到问题，软件供应商的售后服务很关键。要有专业的技术支持团队，能及时响应并解决问题。了解供应商的服务质量和口碑，可以通过查看用户评价等方式。

四、进销存办公软件的成本大概是多少？

我想知道进销存办公软件的成本大概是多少，毕竟企业选择软件也要考虑成本问题嘛。

软件购买费用：不同的软件价格差异较大，有几百元的基础版本，也有上万元的高级版本。价格主要取决于软件的功能、品牌和适用规模。建米软件提供多种版本供企业选择，性价比比较高。

实施费用：有些软件需要专业人员进行实施和配置，这就会产生实施费用。实施费用包括软件安装、数据迁移、培训等方面的支出。具体费用根据企业的复杂程度而定。

维护费用：软件需要定期维护和更新，以保证其正常运行和功能的完善。维护费用可能是按年收取，也可能包含在软件购买费用中。建米软件的维护服务比较周到，能让企业省心。

使用成本：除了以上费用，使用软件还可能涉及服务器租赁、网络带宽等成本。如果企业选择云部署的软件，这些成本会相对较低。