怎么用凭证做进销存

一、什么是凭证和进销存

在开始讲怎么用凭证做进销存之前，咱们得先搞清楚啥是凭证，啥是进销存。其实凭证就是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。比如说，你去超市进货，超市给你开的发票，这就是一张进货凭证，它能证明你花了多少钱进了多少货。

而进销存呢，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。举个例子，一家小便利店，老板从供货商那里进了一批饮料，这些饮料放到店里的仓库，这就是“进”和“存”；然后顾客来买饮料，这就是“销”。记录好这个过程，对企业的经营和管理非常重要。

二、凭证在进销存中的作用

1. 记录业务发生

凭证就像是一个忠实的记录员，它能把每一笔进销存业务都详细地记录下来。比如，进货时的采购发票，上面会写明采购的商品名称、数量、单价、金额等信息，这就清楚地记录了“进”的业务。销售时的销售发票，能记录“销”的情况。有了这些凭证，企业的每一笔业务都有了依据，就不会出现糊涂账。

2. 保证数据准确性

凭证上的数据是实际业务发生的真实反映。在做进销存管理时，依据凭证来记录和核算，能保证库存数量和金额的准确性。比如，仓库管理员根据进货凭证来验收货物，核对数量和质量，这样就能避免多记或者少记库存。

3. 便于查询和审计

当企业需要查询某一笔业务时，凭证就是最好的线索。如果税务部门或者审计机构来检查企业的进销存情况，凭证也是重要的审计依据。比如，他们可以通过查看采购凭证和销售凭证，来核实企业的收入和成本是否真实准确。

三、准备做进销存所需的凭证

1. 采购凭证

采购凭证主要包括采购发票、采购合同、入库单等。采购发票是最重要的凭证之一，它是企业支付货款和抵扣税款的依据。采购合同则规定了采购的商品、价格、交货时间等条款，能保障双方的权益。入库单是仓库管理人员在收到货物后填写的凭证，它记录了货物的实际入库情况。

2. 销售凭证

销售凭证有销售发票、销售合同、出库单等。销售发票是企业确认收入和缴纳税款的依据。销售合同明确了销售的商品、价格、交货方式等内容。出库单是仓库发货时填写的凭证，它记录了货物的出库情况。

3. 其他凭证

除了采购和销售凭证，还有一些其他的凭证也会用到，比如库存盘点表。定期对库存进行盘点，填写库存盘点表，能及时发现库存的盈亏情况，保证库存数据的准确性。

四、用凭证做进销存的具体步骤

1. 收集凭证

在日常经营中，要及时收集各种与进销存相关的凭证。比如，采购人员在采购完成后，要及时把采购发票和采购合同交给财务部门。销售人员在销售完成后，也要及时把销售发票和销售合同交上来。仓库管理人员要认真填写入库单和出库单，并及时传递给相关部门。

2. 审核凭证

收到凭证后，要对凭证进行审核。审核凭证的真实性、合法性和完整性。比如，检查采购发票上的信息是否与采购合同一致，发票是否有税务机关的监制章等。如果发现凭证有问题，要及时与相关人员沟通，进行更正或者补充。

3. 记录凭证

审核通过的凭证，要及时进行记录。可以使用手工账本，也可以使用电子表格或者专业的进销存软件。在记录时，要按照凭证的类别和时间顺序进行登记。比如，把采购凭证登记在采购明细账上，把销售凭证登记在销售明细账上。

4. 核算库存

根据记录的凭证，定期核算库存。计算库存的数量和金额。可以采用先进先出法、加权平均法等方法来计算库存成本。比如，先进先出法就是先购进的货物先发出，这样能保证库存成本的计算更加接近实际情况。

5. 生成报表

根据记录和核算的数据，生成各种进销存报表。比如，库存余额表、采购报表、销售报表等。这些报表能直观地反映企业的进销存情况，为企业的决策提供依据。

五、使用软件辅助做进销存

在实际操作中，使用专业的进销存软件能大大提高工作效率和准确性。比如建米软件，它可以帮助企业实现凭证的电子化管理，自动记录和核算进销存业务。当你录入采购凭证和销售凭证后，软件能自动更新库存数据，生成各种报表。而且建米软件操作简单，即使你没有专业的财务知识，也能轻松上手。它还能对数据进行备份和安全保护，避免数据丢失和泄露。如果你在使用凭证做进销存的过程中，觉得手工操作比较繁琐，不妨试试建米软件。

六、常见问题及解决方法

1. 凭证丢失

如果不小心丢失了凭证，要及时采取补救措施。比如，对于采购发票，可以联系供应商复印一份，并加盖供应商的公章。对于销售发票，可以从税务系统中打印一份复印件。要建立凭证管理制度，加强对凭证的保管，避免再次出现丢失的情况。

2. 凭证信息错误

如果发现凭证上的信息有错误，要及时更正。对于未入账的凭证，可以直接修改；对于已经入账的凭证，要按照规定的方法进行更正。比如，采用红字更正法或者补充登记法。要加强对凭证审核的力度，避免出现信息错误的情况。

3. 库存与凭证不符

如果发现库存数量和金额与凭证记录不符，要及时查找原因。可能是入库或者出库时记录错误，也可能是发生了损耗或者被盗等情况。要对库存进行盘点，找出差异的原因，并进行调整。要加强对仓库的管理，提高库存管理的准确性。

以上就是关于怎么用凭证做进销存的一些介绍，希望能对你有所帮助。在实际操作中，要根据企业的实际情况，灵活运用这些方法，不断提高进销存管理的水平。

常见用户关注的问题：

一、用凭证做进销存难不难啊？

我听说好多人都在问用凭证做进销存难不难，我就想知道这事儿到底复杂不复杂。其实吧，用凭证做进销存说难也难，说不难也不难，关键看你掌握没掌握方法。

下面给大家详细说说：

1. 凭证理解方面：要搞清楚各种凭证的含义，像进货凭证、销售凭证这些，得知道它们代表啥意思，不然连凭证都看不懂，做进销存肯定难。比如进货凭证上的数量、单价、金额这些信息，都得准确理解。

2. 数据录入难度：把凭证上的数据准确无误地录入到系统里，这也是个考验。要是数据录错了，后面的进销存数据就全乱套了。而且录入的时候还得注意格式啥的，不能马马虎虎。

3. 流程熟悉程度：得熟悉用凭证做进销存的整个流程，从凭证的收集、整理，到数据的录入、核算，再到报表的生成，每一步都得清楚。要是流程不熟悉，很容易在某个环节出错。

4. 软件操作能力：现在很多人用软件来做进销存，要是软件操作不熟练，也会觉得难。不过像建米软件，操作就挺简单的，能让用凭证做进销存变得轻松一些。

5. 业务复杂程度：如果企业的业务比较复杂，涉及的商品种类多、交易频繁，那用凭证做进销存就会相对难一些。但要是业务简单，做起来就会容易很多。

二、凭证做进销存能节省时间不？

朋友说用凭证做进销存能节省时间，我就想知道是不是真的。其实合理利用凭证做进销存，是有可能节省时间的。

下面来看看具体情况：

1. 减少重复工作：有了凭证，很多数据就不用重复记录了。比如进货的时候有进货凭证，销售的时候有销售凭证，这些凭证上的数据可以直接用，不用每次都重新统计，能节省不少时间。

2. 提高核算效率：用凭证做进销存，核算起来会更方便。通过凭证上的数据，可以快速计算出库存数量、成本、利润等信息，比手工一个个去算要快得多。

3. 便于数据查询：凭证是记录业务的依据，当需要查询某个时间段的进销存数据时，通过凭证就能快速找到相关信息，不用在一堆杂乱的数据里翻来翻去，节省了查询时间。

4. 软件辅助作用：使用像建米软件这样的专业软件，能进一步提高效率。软件可以自动根据凭证生成各种报表，还能进行数据的分析和处理，大大节省了人工处理的时间。

5. 规范流程：用凭证做进销存能让业务流程更规范，每个环节都有凭证记录，减少了不必要的沟通和协调时间，从而提高整体工作效率。

三、凭证做进销存准确性能保证不？

我想知道用凭证做进销存，准确性到底能不能保证。毕竟进销存数据的准确对企业来说很重要。

下面来分析一下：

1. 凭证准确性：凭证是做进销存的基础，如果凭证本身的数据不准确，那后面的进销存数据肯定也不准。所以在收集和审核凭证的时候，一定要确保凭证上的信息准确无误。

2. 数据录入准确性：把凭证上的数据录入到系统里时，要认真仔细，避免录入错误。可以通过多次核对、双人录入等方式来提高录入的准确性。

3. 核算方法准确性：在进行进销存核算时，要选择合适的核算方法，并且保证核算过程准确。比如成本核算方法，不同的方法可能会得出不同的结果，要根据企业的实际情况选择。

4. 软件系统稳定性：使用的软件系统要稳定可靠，避免因为软件故障导致数据丢失或错误。建米软件在这方面就做得不错，能保证数据的准确和安全。

5. 定期核对：定期对进销存数据进行核对，与实际库存、财务数据等进行比对，发现问题及时调整，这样可以保证数据的准确性。

四、用凭证做进销存对企业有啥好处？

朋友推荐用凭证做进销存，说对企业有不少好处，我就想知道到底有啥好处。其实用凭证做进销存对企业好处还挺多的。

下面来详细说说：

1. 财务清晰：通过凭证做进销存，能让企业的财务状况更清晰。每一笔进货、销售都有凭证记录，能清楚地看到资金的流向和货物的进出情况，便于财务管理。

2. 决策依据：准确的进销存数据可以为企业的决策提供依据。比如根据库存情况决定是否进货，根据销售数据调整销售策略等。

3. 成本控制：可以通过凭证核算出准确的成本，从而更好地控制成本。知道每种商品的成本，就能合理定价，提高利润空间。

4. 合规经营：凭证是企业业务的合法记录，用凭证做进销存能保证企业的经营活动符合法律法规的要求，避免不必要的风险。

5. 提高效率：前面也提到了，用凭证做进销存能节省时间、提高效率，让企业的运营更加顺畅。像建米软件可以帮助企业更好地利用凭证做进销存，进一步发挥这些好处。