怎么建立进销存台账

一、了解进销存台账

在正式建立进销存台账之前，我们得先弄明白啥是进销存台账。其实啊，它就像是一个商店或者企业的“账本”，详细记录了商品的进货、销售和库存情况。比如说，一家小超市，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，这些信息都可以在进销存台账里体现出来。有了这个台账，老板就能清楚地知道自己店里的商品流动情况，方便管理和决策。

作用和重要性：

它的作用可大啦。能帮助我们掌握库存数量。就拿服装店来说吧，如果没有进销存台账，老板可能都不知道自己仓库里还有多少件衣服，哪些款式快没货了，哪些款式积压了，这样很容易造成缺货或者库存积压的情况。而有了台账，老板一眼就能看到库存情况，及时补货或者处理积压商品。通过分析台账数据，我们可以了解销售趋势。比如一家文具店，通过查看台账发现某款中性笔在某个时间段销量特别好，就可以在下次进货时多进一些这款笔。进销存台账还能辅助成本核算。企业可以根据台账记录的进货成本和销售价格，算出每一笔业务的利润，从而更好地控制成本，提高效益。

二、准备工作

在建立进销存台账之前，还有一些准备工作要做。

确定记录的内容：

要明确我们在台账里记录哪些信息。一般来说，进货方面要记录进货日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、进货金额等。销售方面要记录销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、销售金额等。库存方面要记录库存数量、库存成本等。比如说，一家水果店进了一批苹果，在台账里就要详细记录进货的日期、是从哪个果园进的货、进了多少斤苹果、每斤多少钱、一共花了多少钱等信息。

选择合适的记录工具：

记录工具可以根据自己的实际情况来选。如果业务量比较小，像一些小摊贩，用纸质账本就可以了。准备一本笔记本，按照进货、销售、库存的顺序依次记录。如果业务量稍微大一些，用电子表格会更方便，比如 Excel。Excel 可以进行数据的计算和统计，还能制作图表，让数据更加直观。要是企业规模比较大，业务复杂，就可以考虑使用专业的进销存管理软件。比如建米软件，它能实现数据的实时更新和共享，提高工作效率，还能避免人工记录可能出现的错误。

三、建立进货记录

进货记录是进销存台账的重要组成部分。

记录进货信息：

每次进货时，都要及时、准确地记录相关信息。就像前面说的水果店进苹果，在进货当天就要把进货日期、果园名称、苹果的品种、进的斤数、每斤的价格、总的进货金额等都记录下来。记录的时候要注意字迹清晰，数据准确，避免出现错误。

分类整理进货数据：

可以按照商品的类别进行整理。比如一家杂货店，有食品、日用品、文具等不同类别。把进货数据按照这些类别分开记录，这样在查询和统计的时候会更方便。比如说，要查看食品类的进货情况，就可以直接在食品类的记录里查找。

核对进货单据：

进货时会有进货单据，比如发票、送货单等。要把台账记录和进货单据进行核对，确保记录的信息和单据上的一致。如果发现有不一致的地方，要及时和供应商沟通，查明原因并进行更正。

四、建立销售记录

销售记录也不容忽视。

记录销售信息：

和进货记录类似，销售时也要详细记录销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、销售金额等信息。比如一家书店，顾客买了一本书，就要记录是哪天卖出去的、顾客叫什么名字（如果有会员信息的话）、书的名称、卖了几本、每本多少钱、一共收了多少钱等。

跟踪销售订单：

对于一些有销售订单的业务，要跟踪订单的执行情况。比如一家家具厂接到了一个订单，要记录订单的签订日期、交货日期、订单里包含哪些家具、已经发货了多少、还有多少没发等信息。这样可以及时了解订单的进度，避免出现延误交货的情况。

分析销售数据：

定期对销售数据进行分析。可以分析不同时间段的销售情况，找出销售的高峰期和低谷期。比如一家冷饮店，通过分析销售数据发现夏天周末的销量特别好，就可以在这个时间段多准备一些热门的冷饮。还可以分析不同商品的销售情况，看看哪些商品比较畅销，哪些商品滞销，从而调整进货策略。

五、建立库存记录

库存记录能让我们清楚地知道商品的库存状况。

初始库存记录：

在开始建立进销存台账时，要先记录初始库存数量和成本。比如一家新开的超市，在开业前要盘点仓库里的商品，记录每种商品的数量和成本。这是库存记录的基础。

实时更新库存数量：

每次进货和销售后，都要及时更新库存数量。进货时，库存数量增加；销售时，库存数量减少。可以通过公式在电子表格里自动计算库存数量。比如在 Excel 里，用初始库存数量加上进货数量再减去销售数量，就可以得到当前的库存数量。

定期盘点库存：

定期对库存进行盘点，一般可以一个月或者一个季度盘点一次。盘点的时候要实际清点商品的数量，然后和台账里记录的库存数量进行核对。如果发现有差异，要查明原因，可能是记录错误、商品损坏或者丢失等。及时调整台账记录，确保库存数据的准确性。

六、维护和管理进销存台账

建立好进销存台账后，还需要好好维护和管理。

数据备份：

不管是用纸质账本还是电子表格、软件记录，都要做好数据备份。纸质账本可以复印一份保存，电子表格和软件要定期把数据保存到外部存储设备或者云端。比如用 Excel 记录的，可以每周把文件复制到 U 盘里。这样即使遇到电脑故障或者其他意外情况，数据也不会丢失。

安全保密：

进销存台账里包含了企业的重要商业信息，要注意安全保密。如果是用软件记录，要设置好用户权限，只有相关人员才能查看和修改数据。对于纸质账本，要存放在安全的地方，避免被他人随意翻阅。

持续优化：

随着企业业务的发展，进销存台账的记录和管理方式可能需要不断优化。比如业务量增加后，原来的记录方式可能效率不高了，就可以考虑升级软件或者调整记录格式。还可以根据数据分析的结果，调整台账的内容和记录重点，让它更好地为企业管理服务。

以上就是建立进销存台账的一些方法和步骤，希望能帮助大家建立一个准确、实用的进销存台账，更好地管理自己的业务。如果你在建立过程中遇到数据处理复杂、信息更新不及时等问题，可以试试建米软件，它能帮助你高效地完成进销存管理工作。

常见用户关注的问题：

一、进销存台账的建立有哪些实用方法？

我听说很多人在建立进销存台账的时候都挺头疼的，不知道用啥方法好。其实啊，找对方法就能事半功倍呢。下面我就来和你唠唠有哪些实用方法。

使用电子表格软件

这是最常见的方法啦。像 Excel、WPS 表格这些软件，操作简单又方便。你可以自己设计表格的格式，把进货、销售、库存这些信息都分别列出来。比如在进货这一栏，写上日期、商品名称、数量、单价、供应商等等；销售栏就记录销售日期、客户、销售数量、单价啥的。这样一目了然，还能利用软件的公式功能自动计算库存数量和金额。

借助专业的进销存管理软件

现在市面上有不少专业的进销存软件，比如建米软件。它的功能更强大，能自动记录每一笔进出货的业务，还能生成各种报表。而且操作也不难，就算你不太懂电脑，按照软件的提示一步步来，也能很快上手。它还能实时更新库存数据，你随时都能知道库存的情况。

建立手工台账

虽然现在电子的用得比较多，但手工台账也有它的好处。对于一些小商家来说，手工台账成本低，简单直接。你可以买个账本，按照一定的格式把进货和销售情况记下来。不过手工台账容易出错，而且查找和统计数据不太方便。

采用条码扫描技术

这是比较先进的方法啦。给每个商品贴上条码，进货和销售的时候用扫码枪一扫，数据就自动录入系统了。这样能大大提高工作效率，减少人为错误。而且通过条码还能追踪商品的流向，方便管理。

二、建立进销存台账需要注意些什么？

朋友说建立进销存台账可不能马虎，一不小心就容易出错。我想知道这里面到底有哪些需要注意的地方呢。下面就给你详细说说。

数据的准确性

这是最重要的一点。每一笔进货和销售的数据都要准确无误，包括商品的名称、数量、单价、日期等等。如果数据不准确，那后面算出来的库存和成本啥的就都不对了。所以在录入数据的时候，一定要认真核对，避免出现错误。

及时更新数据

只要有进货或者销售的业务发生，就要马上更新台账。不然库存数据就不准确了，可能会导致库存积压或者缺货的情况。可以每天下班前把当天的业务数据录入到台账里，养成及时更新的好习惯。

分类管理

把商品按照不同的类别进行分类管理，比如食品、日用品、文具等等。这样在查找和统计数据的时候会更方便，也能更清楚地了解每一类商品的销售情况。

安全备份

不管是电子台账还是手工台账，都要做好安全备份。电子台账可以定期把数据备份到移动硬盘或者云盘里，防止数据丢失。手工台账要妥善保管，避免丢失或者损坏。

三、进销存台账能带来哪些好处？

就是说啊，很多人都在建立进销存台账，那它到底能带来啥好处呢？我就想知道这里面的门道。下面就给你好好讲讲。

掌握库存情况

通过进销存台账，你能清楚地知道每种商品的库存数量。这样就可以合理安排进货计划，避免库存积压或者缺货的情况。比如你看到某种商品的库存快没了，就可以及时补货；要是某种商品库存太多，就可以想办法促销。

分析销售情况

从台账里可以看出哪些商品卖得好，哪些卖得不好。你可以根据销售数据调整商品的种类和进货量。比如某种商品一直销量很好，你就可以多进一些；要是某种商品滞销，就可以少进或者不进了。

核算成本和利润

有了进销存台账，你能准确计算出商品的成本和利润。通过对比进货成本和销售金额，就能知道每笔业务的利润是多少。这样可以帮助你更好地控制成本，提高利润。

便于财务管理

进销存台账是财务管理的重要依据。它可以和财务报表相结合，让你更清楚地了解企业的财务状况。比如在做财务报表的时候，可以根据台账的数据计算存货的价值，准确反映企业的资产情况。

四、建米软件在建立进销存台账方面有啥优势？

朋友推荐我用建米软件来建立进销存台账，说它有很多优势。我就一下它到底好在哪里。下面就给你介绍介绍。

功能强大

建米软件涵盖了进货、销售、库存管理等多个方面的功能。它可以自动记录每一笔业务，生成各种报表，比如库存报表、销售报表、进货报表等等。通过这些报表，你能全面了解企业的经营情况。

操作简单

就算你没有太多的电脑知识，也能轻松上手建米软件。它的界面设计得很友好，操作流程也很清晰。你只需要按照提示一步步输入数据就可以了，不需要复杂的设置和操作。

数据安全

建米软件采用了先进的技术来保障数据的安全。它会定期备份数据，防止数据丢失。而且还设置了不同的权限，只有授权的人员才能查看和修改数据，保证了数据的保密性。

实时更新

只要有业务发生，建米软件会马上更新库存数据和相关报表。你随时都能看到最新的库存和销售情况，方便你及时做出决策。