excel进销存账本怎么设计

一、为什么要设计 Excel 进销存账本

在日常的生意经营中，不管是小商贩还是小公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。比如开一家小杂货店，老板需要清楚进了多少货，卖出去多少，还剩下多少库存。使用 Excel 来设计进销存账本就非常实用，它操作简单，成本低，不需要额外购买复杂的软件。而且可以根据自己的需求进行个性化设计，随时记录和查看数据，方便做出经营决策。

二、设计前的准备工作

确定账本内容：要想清楚账本里需要记录哪些信息。一般来说，进货部分要记录进货日期、供货商、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额等；销售部分要记录销售日期、客户、商品名称、销售数量、销售单价、销售金额等；库存部分要记录商品名称、库存数量、库存金额等。举个例子，一家文具店，在进货时要知道是从哪个文具供应商进的货，每种文具进了多少，花了多少钱；销售时要知道卖给了哪个学校或者个人，每种文具卖了多少，收入是多少；库存则要清楚店里每种文具还剩多少。

规划表格结构：可以先在纸上简单画一下表格的样子，确定有几列几行。比如可以把进货、销售和库存分别做成不同的工作表，也可以在一个工作表里分成不同的区域。像一家服装店，就可以把进货数据放在工作表的左边，销售数据放在中间，库存数据放在右边。

收集基础数据：收集商品的基本信息，如商品编号、名称、规格等。整理好供货商和客户的信息。比如一家水果店，要把各种水果的名称、规格（如大小、等级）记录下来，还有水果供应商和常来的客户信息收集好。

三、进货表格的设计

表头设计：在 Excel 工作表里，第一行设置表头，包括“进货日期”“供货商”“商品编号”“商品名称”“规格”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。比如一家五金店，进货日期可以方便老板知道什么时候进的货，供货商信息能让老板清楚从哪里进的货，商品编号和名称能准确区分不同的五金商品。

数据录入与格式设置：在表头下面的行里录入进货数据。日期可以设置成日期格式，数量和单价设置成数值格式。这样可以方便计算进货金额，进货金额可以通过公式“=进货数量进货单价”自动计算。比如一家玩具店，录入进货数据后，通过公式就能快速算出每种玩具的进货金额。

数据验证：为了保证数据录入的准确性，可以设置数据验证。比如对“商品编号”设置下拉菜单，只允许选择已有的商品编号。一家化妆品店，通过设置数据验证，能避免录入错误的商品编号。

四、销售表格的设计

表头设计：同样在工作表里设置表头，有“销售日期”“客户”“商品编号”“商品名称”“规格”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。比如一家书店，销售日期能让老板了解销售的时间分布，客户信息能帮助老板分析客户群体。

销售金额计算：和进货表格一样，销售金额可以通过公式“=销售数量销售单价”自动计算。比如一家鲜花店，通过公式能快速算出每笔鲜花销售的金额。

关联进货数据：可以通过 VLOOKUP 等函数关联进货表格的数据，比如查看该商品的进货单价，方便计算利润。一家家具店，通过关联进货数据，能清楚知道每件家具的利润情况。

五、库存表格的设计

表头设计：表头设置“商品编号”“商品名称”“规格”“期初库存数量”“期初库存金额”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存数量”“期末库存金额”等。比如一家食品店，期初库存数量能让老板知道一开始有多少货，本期进货和销售数量能反映本期的经营情况，期末库存数量能让老板清楚还剩多少货。

库存数量计算：期末库存数量可以通过公式“=期初库存数量+本期进货数量-本期销售数量”计算。比如一家电器店，通过这个公式能快速算出每种电器的期末库存数量。

库存金额计算：期末库存金额可以通过“=期末库存数量进货单价”计算。一家母婴店，通过计算库存金额，能了解库存商品的价值。

六、数据的统计与分析

进货统计：可以使用数据透视表对进货数据进行统计，比如统计每个供货商的供货金额、每种商品的进货总量等。比如一家建材店，通过数据透视表能清楚知道每个建材供应商的供货情况。

销售统计：同样用数据透视表统计销售数据，如每个客户的购买金额、每种商品的销售总量等。比如一家礼品店，通过销售统计能了解不同客户的购买情况和热门礼品的销售情况。

库存分析：分析库存周转率，库存周转率=销售成本/平均库存余额。通过分析库存周转率，能知道商品的销售速度。比如一家鞋店，如果某款鞋子的库存周转率低，说明这款鞋子可能销售不好，需要考虑促销等手段。

七、使用 Excel 进销存账本的注意事项

数据备份：定期对 Excel 文件进行备份，防止数据丢失。比如可以每周把账本文件复制一份到移动硬盘或者云盘上。一家服装店，如果数据丢失，可能会导致老板无法准确掌握进货、销售和库存情况。

权限设置：如果有多个人使用账本，要设置不同的权限，防止数据被误修改。比如一家公司的财务和销售人员使用同一个进销存账本，财务人员可以有修改和查看所有数据的权限，销售人员只能查看和录入销售数据。

更新维护：及时更新账本数据，保证数据的准确性和及时性。比如一家超市，每天营业结束后，要及时录入当天的销售数据和新的进货数据。

八、建米软件的推荐

如果觉得使用 Excel 设计和管理进销存账本比较麻烦，数据统计和分析不够智能，容易出错，也可以试试建米软件。建米软件可以自动处理进货、销售和库存数据，能快速生成各种统计报表，还能实时更新库存信息，提高工作效率，减少人工错误。比如一家大型的日用品批发公司，使用建米软件可以更轻松地管理大量的商品进销存数据。

以上就是关于 Excel 进销存账本设计的一些内容，希望能帮助大家设计出适合自己的账本，更好地管理生意。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存账本设计需要注意什么？

我听说很多人在设计 Excel 进销存账本的时候会遇到各种问题，我就想知道这里面到底有啥需要特别留意的地方。下面就来详细说说。

数据准确性：这可是最关键的一点。录入数据的时候一定要保证准确无误，不然后面的统计和分析就全乱套了。比如进货数量、销售数量、库存数量这些，一个数字错了，可能就会导致整个账本的数据偏差。

格式统一：账本的格式要统一规范。像日期格式、金额格式等都要保持一致，这样看起来才清晰，也方便后续的数据处理。如果格式乱七八糟的，自己看着都头疼，更别说给别人看了。

公式运用：合理运用公式能大大提高工作效率。比如计算库存余额、销售总额等，通过公式可以自动计算，减少手动计算的错误。不过要确保公式设置正确，不然算出来的结果也是错的。

数据安全：进销存账本包含了企业的重要数据，一定要注意数据安全。可以设置密码保护，防止数据被他人随意修改或查看。定期备份数据，避免因电脑故障等原因导致数据丢失。

建米软件在这方面也有不错的表现，它可以帮助你更方便地管理进销存数据，提高数据的准确性和安全性。

二、Excel 进销存账本有哪些实用的功能？

朋友说 Excel 进销存账本功能挺多的，我就想知道具体有哪些实用的功能呢。下面来一探究竟。

数据记录：可以详细记录每一笔进货、销售和库存的变动情况。包括商品名称、规格、数量、单价、金额等信息，方便随时查看和追溯。

统计分析：通过对数据的统计分析，可以了解企业的销售情况、库存状况等。比如可以统计某个时间段内的销售总额、各类商品的销售占比等，为企业的决策提供依据。

库存预警：可以设置库存的上下限，当库存数量低于下限或高于上限时，系统会自动发出预警。这样可以及时补货或处理积压库存，避免影响企业的正常运营。

报表生成：能够生成各种报表，如进货报表、销售报表、库存报表等。这些报表可以直观地展示企业的经营状况，方便与合作伙伴或上级领导进行沟通和汇报。

建米软件也具备这些实用功能，而且操作更加简便，能让你更轻松地管理进销存业务。

三、如何让 Excel 进销存账本更高效？

我想知道怎样才能让 Excel 进销存账本的使用更高效呢，毕竟时间就是金钱嘛。下面就来分享一些方法。

优化表格结构：合理规划表格的列和行，让数据的排列更加清晰。可以按照商品类别、时间顺序等进行分类，这样查找和录入数据都会更方便。

使用快捷键：Excel 有很多快捷键，熟练使用可以大大提高操作速度。比如复制粘贴、保存、查找等操作，用快捷键比用鼠标点击要快得多。

定期清理数据：随着时间的推移，账本中的数据会越来越多，可能会影响运行速度。定期清理一些无用的数据，如已经结算的订单等，可以让账本更加简洁高效。

利用模板：可以使用现成的 Excel 进销存账本模板，这样可以节省设计表格的时间。模板通常已经设置好了一些公式和格式，直接使用即可。

建米软件在提高效率方面也有独特的优势，它可以自动化处理很多繁琐的工作，让你有更多的时间去关注业务的发展。

四、Excel 进销存账本和专业软件相比有什么优缺点？

朋友推荐我用专业的进销存软件，但我觉得 Excel 也挺方便的，我就想知道它们各自有啥优缺点呢。下面来对比一下。

Excel 进销存账本的优点：

成本低：Excel 是办公软件中常见的工具，几乎不需要额外的成本。对于一些小型企业或个体经营者来说，使用 Excel 可以节省开支。

灵活性高：可以根据自己的需求自由设计表格和公式，满足个性化的管理需求。而且可以随时进行修改和调整。

易上手：大多数人都对 Excel 有一定的了解，不需要专门的培训就能上手使用。

Excel 进销存账本的缺点：

功能有限：相比于专业软件，Excel 的功能相对较少。比如在数据安全、多用户协作、数据分析等方面可能不如专业软件。

效率较低：当数据量较大时，Excel 的处理速度会变慢，而且手动录入和计算容易出错。

专业软件的优点：功能强大、数据安全有保障、能实现多用户协作等。建米软件就是一款专业的进销存管理软件，它可以解决 Excel 进销存账本的一些不足之处，为企业提供更全面的管理解决方案。