进销存中换货如何操作

一、理解进销存和换货

在做生意的过程中，进销存可是非常关键的环节。简单来说，进就是采购商品，销就是把商品卖出去，存就是仓库里还剩下多少货。而换货呢，就是因为各种各样的原因，把已经采购进来或者销售出去的商品进行更换。比如，你开了一家服装店，进了一批衣服，结果发现其中有几件的颜色和你当初选的样品不一样，这时候你就可能要和供应商协商换货；再比如，有顾客买了一件衣服，回去后觉得尺码不合适，回来找你换另一个尺码，这就是销售环节的换货。

二、换货前的准备工作

确认换货原因：换货肯定是有原因的，要先把这个原因搞清楚。如果是采购回来的商品有质量问题，那得仔细检查问题出在哪里，是外观有瑕疵，还是功能不正常。拿电子产品举例，要是你进了一批手机，发现有几部屏幕有坏点，那就要把这些有坏点的手机单独挑出来，记录好问题的具体情况。要是顾客换货，得听清楚他们的诉求，是觉得款式不喜欢，还是尺寸不合适等等。

查看相关规定：不管是和供应商换货，还是给顾客换货，都得看看之前有没有相关的规定。和供应商签采购合同的时候，里面可能会有关于换货的条款，比如多长时间内可以换货，换货的条件是什么。要是给顾客换货，店铺也应该有自己的换货政策，像购买后几天内可以换，商品要保持什么样的状态才能换。比如说，有些店铺规定顾客换货时商品必须是全新未使用过的，吊牌也得完整。

准备相关资料：这一步也很重要，要把和换货相关的资料都准备好。采购换货的话，采购订单、发票这些都得留着，它们能证明你是从哪里采购的商品，什么时候采购的，采购了多少数量。销售换货时，销售小票、顾客的联系方式等也得准备妥当。比如，顾客拿着销售小票来换货，你可以根据小票上的信息快速查到他购买商品的具体情况。

三、采购换货的操作流程

与供应商沟通：发现采购的商品需要换货后，要尽快和供应商取得联系。可以打电话，也可以发邮件，把换货的原因和他们说清楚。在沟通的时候，要注意态度友好，说明问题的时候要准确详细。比如，你和供应商说：“我之前从你们这里采购的那批陶瓷花瓶，有 10 个出现了裂纹，我想把它们换一下。”要和供应商协商好换货的时间、方式等细节。有些供应商可能会要求你把有问题的商品寄回去，他们收到后再给你发新的商品；也有些供应商可能会安排人上门取货。

处理库存：在和供应商沟通好换货事宜后，要及时处理库存。把需要换货的商品从正常库存中分离出来，做个标记，避免和其他正常商品混淆。比如，可以在库存管理系统里把这些商品的状态标记为“待换货”。这样做能让库存数据更准确，也方便后续的操作。

更新采购记录：换货完成后，要对采购记录进行更新。在采购订单上标注哪些商品已经换货，新换回来的商品的相关信息也要记录清楚，比如新商品的批次、生产日期等。这样做能保证采购数据的准确性，也方便以后查询和统计。这里可以试试建米软件，它能很好地帮助你管理采购记录，自动更新数据，让你的采购管理更加高效。

四、销售换货的操作流程

接待顾客：当顾客来换货时，要热情接待他们。先听他们说明换货的原因，然后检查商品是否符合换货条件。要是顾客拿回来的商品有明显的使用痕迹，而店铺规定必须是全新未使用的才能换，那就要和顾客耐心解释清楚。比如，你可以说：“不好意思，我们的换货政策是商品要全新未使用，您这件衣服已经有洗过的痕迹了，所以没办法给您换哦。”要是商品符合换货条件，就可以进入下一步。

查找销售记录：根据顾客提供的销售小票或者其他购买凭证，在销售系统里查找对应的销售记录。这样能了解顾客购买商品的具体情况，比如购买时间、商品价格、型号等。要是销售系统里有顾客的会员信息，还能查到他们的消费历史，这有助于更好地为顾客服务。

办理换货手续：确认可以给顾客换货后，就要办理相关的手续。先把顾客要换出的商品在销售系统里做退货处理，然后再把顾客要换入的商品做新的销售处理。要给顾客开具新的销售小票。比如，顾客把一件 200 元的衬衫换成了一件 250 元的外套，那就要先把衬衫的销售记录退掉，再把外套的销售记录录入系统，顾客需要补 50 元的差价。

调整库存：销售换货完成后，要及时调整库存。把顾客换出的商品重新放回库存，增加相应的库存数量；把顾客换入的商品从库存中减去相应的数量。这样能保证库存数据和实际库存情况一致。

五、换货过程中的注意事项

保留证据：不管是采购换货还是销售换货，都要保留好相关的证据。采购换货时，和供应商的沟通记录、商品的检验报告等都要保存好。销售换货时，顾客的换货申请单、新的销售小票等也要留着。这些证据在以后可能会用到，比如和供应商有纠纷的时候，这些证据能证明你的主张。

及时沟通协调：在换货过程中，要和相关方保持及时的沟通协调。采购换货时，要和供应商保持联系，了解换货的进度，比如商品什么时候能寄回来。销售换货时，要是遇到一些复杂的情况，比如顾客要求换的商品没有现货，要及时和顾客沟通解决方案，是等有货了再换，还是选择其他商品。

数据分析：换货完成后，可以对换货数据进行分析。看看是哪些商品换货比较频繁，是因为质量问题，还是其他原因。通过分析这些数据，可以发现一些潜在的问题，比如是不是某个供应商的商品质量不稳定，或者店铺的商品选择是不是不太符合顾客的需求。根据分析结果，就可以采取相应的措施，比如更换供应商，或者调整商品的采购策略。

以上就是进销存中换货的一些操作方法和注意事项，希望能帮助你在实际的生意中更好地处理换货问题。

常见用户关注的问题：

一、进销存中换货有时间限制吗？

我听说很多人在做进销存业务的时候，都挺关心换货有没有时间限制这个事儿。毕竟谁也不想自己换个货还被时间卡得死死的，对吧？我就想知道这时间限制到底是怎么规定的。

下面给大家详细说说：

不同行业规定不同：不同的行业对于换货时间限制有不同的要求。比如服装行业，季节性比较强，可能换货时间就会短一些，一般是一周到半个月左右。而像一些办公用品行业，换货时间可能就会长一点，能达到一个月甚至更久。

商家自主设定：很多商家会根据自己的实际情况来设定换货时间。有些商家为了吸引顾客，会放宽换货时间限制，可能长达三个月。而有些小商家为了控制成本，可能会把时间缩得很短，只有三到五天。

合同约定：如果是和供应商或者客户有合同约定的话，那换货时间就按照合同来。合同里会明确规定在多长时间内可以进行换货操作，双方都要遵守。

特殊情况特殊处理：有时候会遇到一些特殊情况，比如产品本身有质量问题，而且是在很久之后才发现的。这种情况下，即使过了正常的换货时间，商家也可能会考虑给换货。建米软件可以帮助记录这些特殊情况，方便后续的处理和查询。

二、进销存中换货需要什么凭证？

朋友说在进销存换货的时候，凭证可重要了，没有凭证可能就换不了货。我就想知道到底需要哪些凭证呢。

下面来具体看看：

购货发票：这是最基本的凭证了。购货发票上记录了购买商品的详细信息，包括商品名称、数量、价格等。有了购货发票，才能证明你确实是从这个商家购买的商品，才有换货的资格。

换货申请单：很多商家会要求填写换货申请单，在申请单上要写明换货的原因、换货的商品信息等。这样商家可以根据申请单来判断是否符合换货条件。

商品标签：商品上的标签也很重要，标签上一般会有商品的型号、规格等信息。有些商家会根据标签来确认商品是否是他们所销售的，以及是否符合换货标准。

质量检测报告（如果有）：如果是因为商品质量问题换货，最好能提供质量检测报告。这样可以更有力地证明商品存在问题，增加换货的成功率。建米软件可以对这些凭证进行电子化管理，方便保存和查找。

三、进销存中换货影响库存数据吗？

我想知道在进销存中换货会不会影响库存数据呢。毕竟库存数据很重要，要是影响了，可能会导致数据不准确，影响后续的业务。

下面来分析一下：

换货入库影响：当换货的商品重新入库时，库存数量会相应增加。比如原本库存有 100 件商品，换回来 10 件，那么库存就会变成 110 件。建米软件可以实时更新库存数据，保证数据的准确性。

换货出库影响：如果是把商品换出去，那么库存数量就会减少。比如库存有 100 件商品，换出去 10 件，库存就变为 90 件。

数据统计影响：换货还会影响库存数据的统计。比如在统计某个时间段的进货量、销售量时，如果有换货情况，就需要把换货的数据考虑进去，不然统计结果就会不准确。

成本核算影响：换货可能会涉及到成本的变化。比如换回来的商品和换出去的商品成本不一样，那么就需要重新核算库存成本。建米软件可以帮助进行成本核算，让数据更加清晰准确。

四、进销存中换货后还能退货吗？

假如你在进销存中换了货，后面又想退货，这到底行不行呢？我就很好奇这个问题。

下面来探讨一下：

商家政策：不同的商家有不同的政策。有些商家允许换货后再退货，只要在一定的时间内，而且商品没有损坏。而有些商家则明确规定换货后不能再退货。

商品状态：换货后商品的状态很重要。如果商品还是全新的，没有使用过，那么退货的可能性就比较大。但如果商品已经有了磨损或者损坏，商家可能就不会同意退货。

退货原因：退货的原因也会影响是否能退货。如果是因为商品质量问题，商家可能会比较容易接受退货。但如果是因为个人喜好问题，商家可能就不太愿意了。

合同约定：和换货一样，如果有合同约定，就按照合同来。合同里会写明换货后是否还能退货以及相关的条件。建米软件可以帮助记录这些合同信息，方便查询和管理。