物品进销存表格如何设置

一、物品进销存表格的重要性和基本概念

在日常的经营活动中，不管是小商铺还是大公司，都会涉及到物品的进货、销售和库存管理。想象一下，一家小超市，如果没有一个清晰的物品进销存记录，老板可能都不知道哪些商品卖得好，哪些商品积压了库存，进货的时候也会变得盲目，这样很容易造成资金的浪费和经营的混乱。而物品进销存表格就是解决这些问题的关键工具。

什么是物品进销存表格呢？简单来说，它就像是一个账本，详细记录了物品从采购进来（进货），到卖出去（销售），最后还剩下多少（库存）的整个过程。通过这个表格，我们可以随时了解物品的流动情况，为决策提供依据。比如说，老板通过查看表格发现某种饮料的库存快没了，就可以及时补货，避免缺货影响销售。

二、设置表格前的准备工作

明确目的和需求：在动手设置表格之前，得先想清楚自己用这个表格要达到什么目的。不同的人需求可能不一样。比如一家服装店老板，他可能更关注不同款式衣服的进货数量、销售情况以及库存颜色和尺码的分布；而一家文具店老板可能更在意不同品类文具的畅销程度和库存补货点。

收集相关信息：要把表格填得准确，就得收集好物品的基本信息。像物品的名称、规格、型号、进价、售价等。这些信息就像是表格的“原材料”，有了它们，表格才能完整地记录物品的进销存情况。比如，卖手机的商家，要记录每款手机的品牌、型号、内存大小、进价和售价等。

选择合适的工具：现在有很多工具可以用来制作表格，常见的有 Excel、WPS 表格等。这些工具功能强大，操作相对简单。如果你对电脑操作比较熟悉，Excel 是个不错的选择；要是你觉得 Excel 有点复杂，WPS 表格的界面可能会更友好一些。如果你觉得手动设置表格太麻烦，也可以试试建米软件，它能自动生成物品进销存表格，还能实时更新数据，让管理更轻松。

三、表格基本结构的设置

表头设计：表头就像是表格的“大门”，要清楚地告诉我们表格里都记录了什么内容。一般来说，物品进销存表格的表头可以包括“物品名称”“规格型号”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“库存数量”等。举个例子，一家水果店的表格表头里，“物品名称”就是各种水果的名字，“进货数量”就是每次进了多少斤水果。

列宽和行高调整：设置好表头后，要根据内容的多少调整列宽和行高。如果列宽太窄，内容可能显示不全；行高太矮，文字可能会挤在一起。比如，“物品名称”这一列可能会有比较长的名字，就需要把列宽调宽一些。

字体和格式设置：为了让表格看起来更清晰，字体和格式也得好好设置一下。字体可以选择比较清晰易读的，像宋体、黑体等；字号不要太小，不然看不清楚。格式方面，可以给表头设置一个不同的颜色或者加粗，这样能和内容区分开来。

四、进货信息的记录设置

进货日期记录：在表格里准确记录进货日期很重要。通过进货日期，我们可以知道物品存放了多久，对于一些有保质期的商品，还能及时处理临近过期的库存。比如，超市进了一批牛奶，记录好进货日期，就可以在快到保质期的时候做促销活动。

进货数量和单价：这两个数据直接关系到成本。准确记录进货数量和单价，才能算出进货的总成本。比如，进了 100 个杯子，每个杯子的进价是 5 元，那么进货总成本就是 500 元。

供应商信息：记录供应商信息也很有必要。这样在遇到质量问题或者需要补货的时候，可以及时联系供应商。比如，从某个供应商那里进的水果经常出现坏果的情况，就可以和供应商沟通或者更换供应商。

五、销售信息的记录设置

销售日期记录：和进货日期一样，销售日期也能反映出物品的销售周期。通过分析销售日期，我们可以了解不同时间段的销售情况，制定更合理的销售策略。比如，发现某个节日期间某种商品的销量特别好，以后在这个节日前就可以多进一些货。

销售数量和单价：销售数量和单价决定了销售收入。记录好这两个数据，就能算出每笔销售的收入。比如，卖了 20 件衣服，每件衣服售价 100 元，那么这笔销售的收入就是 2000 元。

客户信息：如果是面向企业客户或者有会员制度的商家，记录客户信息可以帮助维护客户关系，了解客户的购买偏好。比如，一家文具店，记录了某个企业客户的购买信息，就可以在有新的文具产品时及时推荐给他们。

六、库存信息的计算和设置

初始库存设置：在开始使用表格记录之前，要先确定初始库存数量。这就像是给表格一个起点。比如，一家新店开业，要把店里现有的商品数量准确地记录在表格里作为初始库存。

库存计算公式：库存数量的计算其实很简单，就是“初始库存 + 进货数量 - 销售数量 = 当前库存”。在 Excel 或者 WPS 表格里，可以设置公式让它自动计算。比如，在“库存数量”这一列输入公式，每次输入进货数量和销售数量后，库存数量就会自动更新。

库存预警设置：为了避免缺货或者库存积压，我们可以设置库存预警。当库存数量低于某个数值时，表格会自动提醒我们补货。比如，设定某种商品的库存预警值是 10 件，当库存数量降到 10 件以下时，表格会用颜色或者其他方式提醒我们。

七、表格的美化和数据保护

表格美化：一个美观的表格不仅看着舒服，还能提高工作效率。我们可以给表格添加边框、设置不同的颜色、调整对齐方式等。比如，把表格的边框设置成实线，让表格看起来更规整；把数字设置成右对齐，让数据更整齐。

数据保护：物品进销存表格里包含了很多重要的数据，比如进货成本、销售价格等，这些数据需要保护。我们可以设置密码，限制只有授权的人才能打开和修改表格。比如，一家公司的财务人员可以设置密码，防止其他无关人员查看和修改表格数据。

以上就是关于物品进销存表格如何设置的一些详细介绍，希望能帮助你设置出一个实用又美观的表格。要是在设置过程中遇到问题，也可以随时参考这些内容。

常见用户关注的问题：

一、物品进销存表格里的数据怎么录入才准确？

我听说好多人在录入物品进销存表格数据的时候都容易出错，我就想知道这里面是不是有什么小窍门。下面就来好好说说怎么准确录入数据。

确认数据来源：得先保证拿到的数据是准确无误的。像进货单、销售单这些原始凭证，要仔细核对上面的信息，数量、价格啥的都不能有差错。

统一数据格式：日期、金额、数量这些数据都要有统一的格式。比如日期都写成“年/月/日”的形式，这样表格看起来整齐，也不容易出错。

双人核对：可以安排两个人分别录入数据，然后对比一下录入结果。要是两个人录的不一样，就得重新核对原始数据，找出错误的地方。

使用软件辅助：像建米软件就挺不错的，它能自动识别一些数据，减少手动录入的工作量，还能对录入的数据进行初步的校验，避免一些明显的错误。

定期复查：录入完数据之后，过一段时间要再复查一下。看看数据有没有异常，比如某个商品的库存数量突然变得很不合理，这时候就得去查一查是不是录入有误。

二、物品进销存表格能自动计算库存吗？

朋友说要是物品进销存表格能自动计算库存就方便多了，我也这么觉得。下面就来看看能不能实现自动计算库存。

利用公式设置：在表格里可以设置一些公式来实现自动计算。比如库存数量=期初库存+进货数量-销售数量。只要把这些公式设置好，表格就能根据录入的进货和销售数据自动算出库存。

数据实时更新：要保证进货和销售的数据能及时录入表格，这样库存数据才能实时更新。不然数据不及时，算出来的库存就不准确了。

设置提醒功能：可以在表格里设置库存预警值。当库存数量低于预警值的时候，表格能自动提醒，这样就能及时补货，避免缺货的情况发生。

借助软件实现：建米软件在自动计算库存方面就很厉害。它能实时处理进货和销售数据，自动更新库存，还能生成详细的库存报表，让你清楚地了解库存情况。

多维度计算：除了计算总的库存数量，还可以按商品类别、仓库等维度来计算库存。这样能更精准地掌握不同商品、不同仓库的库存情况。

三、物品进销存表格怎么进行数据备份？

我想知道物品进销存表格的数据备份该怎么做，毕竟这些数据很重要，要是丢了可就麻烦了。下面就来聊聊数据备份的事儿。

定期手动备份：可以按照一定的时间间隔，比如每天、每周或者每月，把表格文件复制到其他存储设备上，像移动硬盘、U盘啥的。这样就算电脑出问题了，数据也不会丢失。

云存储备份：现在云存储很方便，把表格文件上传到云端。云存储有专业的技术团队维护，安全性高，而且可以随时随地访问备份的数据。

设置备份任务：有些软件可以设置自动备份任务。比如建米软件，能按照你设定的时间自动备份表格数据，省去了手动备份的麻烦。

异地备份：除了本地备份和云存储备份，还可以把数据备份到另一个办公地点。这样能防止因为自然灾害、火灾等原因导致本地和云端的数据都丢失。

备份数据验证：备份完数据之后，要定期验证一下备份数据的可用性。可以试着恢复一下备份数据，看看能不能正常打开和使用。

四、物品进销存表格能和财务软件对接吗？

朋友推荐说要是物品进销存表格能和财务软件对接就好了，这样能省很多事儿。下面就来看看能不能实现对接。

查看软件兼容性：要看看物品进销存表格使用的软件和财务软件是不是兼容。有些软件本身就支持和其他软件对接，这样就比较容易实现。

数据接口设置：如果两个软件都有开放的数据接口，就可以通过设置接口来实现数据的传输。比如把进销存表格里的销售数据、成本数据传输到财务软件里。

专业服务支持：要是自己不太会设置对接，可以找软件厂商的专业服务人员来帮忙。他们有经验，能快速准确地完成对接工作。

建米软件助力对接：建米软件在和财务软件对接方面有很好的表现。它有完善的数据接口和对接方案，能和很多常见的财务软件实现无缝对接，让数据流通更顺畅。

对接后测试：对接完成之后，要进行全面的测试。看看数据传输是不是准确，财务报表的生成是不是正常。发现问题及时调整，确保对接工作万无一失。