如何用表格做好进销存

一、什么是进销存及表格做进销存的好处

在咱们日常的生意经营当中，进销存可是非常关键的环节。简单来说，进就是采购商品，销就是把商品卖出去，存就是库存管理。就好比你开了一家小超市，每天要进货，把货卖给顾客，还要看看仓库里还剩多少货，这就是一个典型的进销存场景。

用表格来做进销存，有不少好处呢：

表格很容易上手。像 Excel 这种软件，很多人都用过，基本的操作大家都熟悉，不需要专门去学习复杂的软件操作。比如说，你只需要会输入数据、简单的公式计算，就能开始用表格管理进销存了。

成本低。不需要额外花钱去买专门的进销存管理软件，只要有电脑和 Office 软件，就可以开展工作。对于一些小商家或者刚起步的企业来说，这能节省不少成本。

灵活性高。你可以根据自己的实际需求，随意调整表格的格式和内容。比如你发现某一项数据需要单独列出来分析，直接在表格里添加一列就行。

二、设计进销存表格的前期准备

在开始设计表格之前，得先把一些事情准备好。

明确业务流程：你得清楚自己的生意是怎么运转的。还是以小超市为例，要知道采购流程是怎样的，是从固定供应商进货，还是有多个供应商；销售流程又是怎样，是顾客直接付款拿走商品，还是有赊账的情况。只有把这些流程搞清楚了，才能设计出符合实际需求的表格。

确定数据项：要想好表格里需要记录哪些数据。一般来说，进货表格需要记录商品名称、进货日期、进货数量、进货单价、供应商等信息；销售表格要记录商品名称、销售日期、销售数量、销售单价、顾客等信息；库存表格则要记录商品名称、当前库存数量、最低库存预警等信息。

规划表格结构：也就是确定表格的列和行怎么安排。可以先在纸上画个草图，把各个数据项的位置大致规划一下。比如把商品名称放在第一列，日期放在第二列等等。这样在电脑上制作表格的时候，就会更有条理。

三、设计进货表格

进货表格是记录采购信息的重要工具。

表头设计：表头就是表格最上面一行，用来标注每一列的内容。除了前面提到的商品名称、进货日期、进货数量、进货单价、供应商这些基本信息外，还可以根据需要添加一些其他列，比如进货批次、发票号码等。

数据录入规范：录入数据的时候要保证准确和完整。日期要按照统一的格式填写，比如“年/月/日”；数量和单价要填写准确的数字，不能有错误。如果有多个商品一起进货，要一行一行地分别记录，不要混在一起。

公式运用：可以用公式来计算一些数据，比如进货金额。在进货金额这一列，可以输入“=进货数量进货单价”的公式，这样表格会自动计算出每笔进货的金额。通过公式计算，能提高数据的准确性，也节省了手动计算的时间。这时候，如果觉得手动输入公式比较麻烦，数据计算容易出错，可以试试建米软件，它能自动根据你录入的进货数量和单价计算进货金额，减少手动计算的失误。

四、设计销售表格

销售表格主要是记录商品销售的情况。

表头设计：和进货表格类似，商品名称、销售日期、销售数量、销售单价、顾客是基本的列。还可以添加销售渠道、销售利润等列。比如你通过线上和线下两种渠道销售商品，就可以在销售渠道这一列记录是线上还是线下销售的。

数据录入规范：同样要保证数据的准确性。销售日期要和实际销售时间一致，销售数量和单价不能填错。如果有促销活动，销售单价要按照实际的优惠价格填写。

数据统计与分析：可以对销售数据进行统计和分析。比如统计每个月的销售总额、每种商品的销售数量等。通过分析这些数据，能了解哪些商品比较畅销，哪些商品销售情况不好，从而调整进货策略。例如，如果发现某个商品连续几个月销售数量都很少，就可以考虑减少该商品的进货量。

五、设计库存表格

库存表格是管理库存的核心。

表头设计：商品名称、当前库存数量、最低库存预警是必不可少的列。还可以添加库存位置、上次盘点日期等列。比如在一个大仓库里，不同的商品放在不同的位置，通过库存位置这一列就能快速找到商品。

库存数量更新：每次进货和销售后，都要及时更新库存数量。进货时，当前库存数量要加上进货数量；销售时，当前库存数量要减去销售数量。可以通过公式来实现自动更新，比如在当前库存数量这一列输入“=上一次库存数量+进货数量 - 销售数量”。

库存预警：设置最低库存预警值很重要。当库存数量低于最低库存预警值时，就要及时补货。可以用条件格式来突出显示低于预警值的商品，比如把这些商品的单元格背景颜色设置为红色，这样一眼就能看到哪些商品需要补货了。

六、表格数据的维护与分析

做好表格只是第一步，还需要对表格数据进行维护和分析。

数据备份：定期对表格数据进行备份，防止数据丢失。可以把表格保存到移动硬盘或者云盘上。比如每个月的最后一天，把这个月的进销存表格备份一次。

数据审核：定期检查表格数据的准确性。可以和实际的进货单、销售单进行核对，看看数据是否一致。如果发现有错误，要及时更正。

数据分析与决策：通过对进销存数据的分析，做出合理的决策。比如分析不同时间段的销售数据，找出销售旺季和淡季，在旺季来临之前提前做好库存准备；分析不同商品的销售利润，多进一些利润高的商品。

以上就是用表格做好进销存的一些方法和要点，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、用表格做进销存能满足企业的实际需求吗？

我听说很多小企业一开始都想用表格来做进销存，我就想知道它到底能不能满足企业的实际需求呢。其实表格做进销存是有一定优势的，但也有局限。

优势方面：

1. 简单易上手：对于一些规模较小、业务流程简单的企业，员工基本都能快速掌握表格的使用方法，不需要额外花费大量时间去学习复杂的软件操作。

2. 成本低：不需要购买专门的进销存软件，只需要有办公软件就能进行操作，大大节省了企业的成本。

3. 灵活性高：可以根据企业自身的需求，随意调整表格的格式和内容，满足个性化的需求。

4. 方便共享：可以通过邮件、云盘等方式方便地与团队成员共享，便于信息的交流。

局限方面：

1. 数据处理能力有限：当企业业务量增大，数据增多时，表格处理数据的速度会变慢，而且容易出现错误。

2. 缺乏实时性：数据更新不及时，无法实时反映企业的库存和销售情况。

3. 安全性低：表格容易被误删、篡改，数据的安全性得不到保障。

4. 功能单一：无法实现像专业进销存软件那样的自动化流程和复杂的分析功能。如果企业想要更高效地管理进销存，建米软件就是一个不错的选择，它能弥补表格的这些不足。

二、用表格做进销存需要注意哪些问题？

朋友说他用表格做进销存的时候遇到了不少问题，我就一下到底需要注意哪些方面呢。

数据准确性方面：

1. 录入准确：在录入数据时，要仔细核对，避免出现录入错误，比如数量、单价等信息一定要准确无误。

2. 及时更新：每次有进货、销售等业务发生时，要及时更新表格中的数据，保证数据的实时性。

3. 定期核对：定期对表格中的数据进行核对，与实际库存和销售情况进行对比，发现问题及时调整。

4. 避免重复录入：建立规范的录入流程，避免同一数据的重复录入，减少错误的发生。

表格设计方面：

1. 合理布局：表格的布局要合理，将不同类型的数据分开，比如进货、销售、库存等，方便查看和管理。

2. 设置公式：利用表格的公式功能，自动计算一些数据，如总价、库存余额等，提高工作效率。

3. 添加备注：对于一些特殊情况或重要信息，可以添加备注，方便后续查询和理解。

4. 统一格式：整个表格的格式要统一，包括字体、颜色、对齐方式等，使表格更加美观和易读。如果在表格设计和数据管理上遇到难题，建米软件可以提供专业的解决方案。

三、表格做进销存和专业软件的差距在哪里？

我想知道表格做进销存和专业软件相比，到底差距在哪里呢。其实差距还是比较明显的。

功能方面：

1. 自动化流程：专业软件（如建米软件）可以实现进货、销售、库存管理等流程的自动化，而表格需要手动操作。

2. 数据分析：专业软件能进行深入的数据分析，生成各种报表，为企业决策提供依据，表格的分析功能相对较弱。

3. 多用户协作：专业软件支持多用户同时操作，方便团队协作，表格在这方面的协作性较差。

4. 预警功能：专业软件可以设置库存预警等功能，及时提醒企业补货，表格则无法实现。

稳定性和安全性方面：

1. 稳定性：专业软件经过严格的测试和优化，稳定性高，不易出现故障，表格容易出现卡顿、崩溃等问题。

2. 安全性：专业软件有完善的安全机制，保障数据的安全，表格的数据容易丢失和被篡改。

3. 数据备份：专业软件可以自动备份数据，表格需要手动备份，容易遗忘。

4. 权限管理：专业软件可以设置不同用户的操作权限，表格很难做到精细的权限管理。

四、如何从表格做进销存过渡到专业软件（如建米软件）？

假如你用表格做进销存一段时间后，发现有局限性，想过渡到专业软件，该怎么做呢。

前期准备方面：

1. 需求分析：明确企业的实际需求，确定需要专业软件实现的功能，比如是否需要多仓库管理、是否需要与财务系统对接等。

2. 软件选型：对市场上的专业软件进行调研，选择适合企业的软件，建米软件就是一款功能强大、性价比高的选择。

3. 数据整理：对表格中的数据进行整理和清洗，确保数据的准确性和完整性，方便导入到专业软件中。

4. 人员培训：组织员工参加专业软件的培训，让他们熟悉软件的操作流程。

过渡实施方面：

1. 数据迁移：按照专业软件的要求，将整理好的数据导入到软件中，并进行核对，确保数据无误。

2. 并行运行：在一段时间内，让表格和专业软件并行运行，对比两者的数据和结果，确保专业软件的准确性。

3. 逐步切换：当确认专业软件运行正常后，逐步停止使用表格，完全过渡到专业软件。

4. 持续优化：在使用专业软件的过程中，不断收集员工的反馈，对软件的使用进行优化，提高工作效率。