如何根据进销存做账

一、什么是进销存及做账的重要性

在咱们日常的商业活动中，进销存是非常常见的概念。简单来说，进就是采购货物，销就是把货物卖出去，存就是仓库里还剩下多少货。举个例子，小张开了一家小超市，他从供应商那里进货，这就是“进”；顾客到超市买东西，这就是“销”；而超市仓库里存放的那些还没卖出去的商品，就是“存”。

那么为什么要根据进销存来做账呢？做账能让你清楚地知道自己的生意到底赚了多少钱。就像小张，如果他不做账，只知道进了多少货，卖了多少货，却不清楚每一笔交易的成本和利润，很可能到最后发现自己忙了半天没赚到钱，甚至还亏本了都不知道。通过进销存账目，你可以分析商品的销售情况。比如哪些商品卖得好，哪些商品滞销，这样你在下次进货的时候就可以多进畅销品，少进滞销品，避免库存积压。规范的进销存账目在应对税务检查等情况时也能派上大用场，避免不必要的麻烦。

二、做账前的准备工作

收集相关凭证在开始做账之前，你得把和进销存有关的凭证都收集好。这些凭证就像是你做账的“证据”。比如采购发票，它能证明你进了多少货，花了多少钱；销售发票或者销售小票，能记录你卖了多少货，收了多少钱；还有仓库的出入库单据，能准确反映货物的进出情况。还是以小张的超市为例，他每次进货都会让供应商开具采购发票，上面会详细记录商品的名称、数量、单价和总价。顾客买东西时，他也会给顾客开具销售小票，上面有销售的商品信息和金额。仓库管理员每次货物进出库都会填写出入库单据，这样所有的交易信息都有了书面记录。

选择合适的记账方法常见的记账方法有手工记账和使用财务软件记账。手工记账适合业务比较简单、规模较小的企业。比如一些小摊贩，他们的交易笔数不多，用手工账本记录进销存信息就足够了。手工记账需要准备好账本、笔等工具，按照一定的格式和规则进行记录。而对于业务量较大、交易频繁的企业，使用财务软件记账会更高效、准确。比如建米软件，它可以帮助企业快速记录进销存信息，自动生成各种报表，还能进行数据分析。使用建米软件，你只需要输入采购、销售和库存的相关数据，软件就能自动计算成本、利润等信息，大大节省了时间和精力。

设置会计科目会计科目就像是一个个“小盒子”，你要把不同类型的交易信息放到对应的“盒子”里。常见的和进销存相关的会计科目有“库存商品”“主营业务收入”“主营业务成本”等。“库存商品”这个科目用来记录仓库里的商品价值；“主营业务收入”记录你销售商品所获得的收入；“主营业务成本”记录你销售商品的成本。比如小张的超市，每次进货时，他会把商品的价值计入“库存商品”科目；顾客买东西后，他会把销售金额计入“主营业务收入”科目，同时把卖出商品的成本从“库存商品”科目转到“主营业务成本”科目。

三、进货环节的账务处理

货到票到的情况这种情况比较简单，就是货物已经到了仓库，同时采购发票也拿到了。这时候你可以直接根据采购发票上的金额记录账务。比如小张从供应商那里进了一批饮料，货物当天就送到了超市仓库，同时供应商也开具了采购发票，发票上显示饮料的总价是 5000 元。小张就可以做这样的账务处理：借：库存商品 - 饮料 5000 元，贷：应付账款（如果是赊账采购）或者银行存款（如果是现金支付）5000 元。

货到票未到的情况有时候货物先到了仓库，但是采购发票还没拿到。这时候为了准确记录库存情况，你需要先对货物进行暂估入账。还是以小张的超市为例，他进了一批零食，货物已经入库，但是供应商说发票要过几天才能开过来。小张可以根据和供应商谈好的价格暂估这批零食的价值是 3000 元，然后做账务处理：借：库存商品 - 零食 3000 元，贷：应付账款 - 暂估应付账款 3000 元。等收到发票后，再把之前的暂估入账冲掉，按照发票上的实际金额重新入账。

票到货未到的情况这种情况是采购发票已经拿到了，但是货物还在运输途中或者还没到仓库。这时候你要把这笔采购记录为在途物资。比如小张从外地进了一批水果，供应商已经开具了采购发票，金额是 2000 元，但是水果还在运输途中。小张可以做账务处理：借：在途物资 - 水果 2000 元，贷：应付账款或者银行存款 2000 元。等水果到达仓库后，再把在途物资转到库存商品科目。

四、销售环节的账务处理

确认收入当你把商品卖出去后，就要确认销售收入。一般来说，以开具销售发票或者收到货款的时间为准。比如小张的超市卖出了一批日用品，给顾客开具了销售发票，金额是 800 元。这时候小张就可以确认收入，做账务处理：借：应收账款（如果是赊销）或者银行存款（如果是现金收款）800 元，贷：主营业务收入 800 元。

结转成本在确认收入的你还要把卖出商品的成本结转出来。成本的计算方法有很多种，常见的有先进先出法、加权平均法等。以先进先出法为例，假设小张的超市有两批进货的牛奶，第一批进货 100 箱，单价是 50 元；第二批进货 200 箱，单价是 52 元。现在卖出了 150 箱牛奶，按照先进先出法，先卖出第一批的 100 箱，成本是 100×50 = 5000 元，再卖出第二批的 50 箱，成本是 50×52 = 2600 元，那么卖出 150 箱牛奶的总成本就是 5000 + 2600 = 7600 元。小张做账务处理：借：主营业务成本 7600 元，贷：库存商品 - 牛奶 7600 元。

销售退回的处理有时候顾客会因为商品质量问题或者其他原因把商品退回来。这时候你要冲减之前确认的收入和成本。比如小张的超市有顾客退回了一批价值 200 元的商品，小张要做账务处理：借：主营业务收入 200 元，贷：应收账款或者银行存款 200 元。把退回商品的成本从主营业务成本转回到库存商品科目。

五、库存环节的账务处理

定期盘点为了保证账实相符，你需要定期对仓库里的商品进行盘点。一般来说，每个月或者每个季度进行一次盘点比较合适。盘点的时候要把仓库里实际的商品数量和账面上记录的数量进行核对。比如小张每个月月底都会对超市的商品进行盘点，他会带着仓库管理员一起，把每一种商品的实际数量记录下来，然后和账面上的数量进行对比。

盘盈盘亏的处理如果盘点结果和账面记录不一致，就会出现盘盈或者盘亏的情况。盘盈就是实际数量比账面数量多，盘亏就是实际数量比账面数量少。比如小张在盘点时发现饮料实际数量比账面数量多了 10 箱，这就是盘盈。他要先查明原因，如果是因为之前入库时漏记了，就可以做账务处理：借：库存商品 - 饮料，贷：待处理财产损溢。等查明原因并经过批准后，再把待处理财产损溢转到相应的科目。如果是盘亏，也要先查明原因，可能是被盗、损坏等原因，然后根据不同的情况进行处理。

库存减值的处理如果库存商品因为市场价格下跌、陈旧过时等原因导致可变现净值低于成本，就要对库存商品计提减值准备。比如小张的超市里有一批季节性商品，过了季节后市场价格大幅下跌，这批商品的成本是 5000 元，但是现在的可变现净值只有 3000 元，那么就要计提 2000 元的减值准备。小张做账务处理：借：资产减值损失 2000 元，贷：存货跌价准备 2000 元。

六、生成报表与分析

生成进销存报表根据前面记录的进销存账务信息，你可以生成各种报表，比如库存报表、销售报表、采购报表等。这些报表可以直观地反映企业的进销存情况。比如库存报表可以让你知道仓库里各种商品的数量、价值；销售报表可以让你了解不同时间段的销售金额、销售数量等信息。建米软件可以自动生成这些报表，而且报表的格式清晰、内容详细，方便你查看和分析。

数据分析通过对进销存报表进行分析，你可以发现企业经营中的问题和机会。比如通过分析销售报表，你可以知道哪些商品是畅销品，哪些商品是滞销品。如果发现某种商品的销售额一直在下降，你就要考虑是不是要调整采购策略或者进行促销活动。再比如分析库存报表，如果发现某种商品的库存积压严重，你就要想办法尽快处理，避免占用过多的资金。

以上就是根据进销存做账的一些基本方法和步骤，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，可能会遇到各种各样的问题，大家可以根据具体情况灵活处理。

常见用户关注的问题：

一、进销存做账需要准备哪些资料？

我听说很多人在做进销存账的时候，都不太清楚要准备啥资料，我就想知道这到底得准备些啥呢。其实准备好相关资料，能让进销存做账更顺利。

进货资料方面

采购发票：这是记录进货成本的重要依据，上面有商品的名称、数量、单价、金额等信息，能准确反映每一笔进货的情况。

采购合同：合同里会约定采购的商品规格、交货时间、付款方式等内容，在核对进货信息和处理纠纷时很有用。

入库单：仓库管理人员填写的入库单，证明商品已经实际进入仓库，是确认库存增加的关键凭证。

运输单据：如果涉及商品运输，运输单据能证明商品的运输情况，有时候还能作为成本核算的一部分。

销售资料方面

销售发票：记录销售金额和税额，是确认销售收入的重要凭证，上面有销售商品的详细信息。

销售合同：明确销售的条款和条件，比如价格、交货方式、售后服务等，对销售业务的规范和管理很重要。

出库单：仓库发出商品时的凭证，表明库存的减少，与销售业务相对应。

客户签收单：证明客户已经收到商品，在确认收入和处理售后问题时都有作用。

库存资料方面

库存盘点表：定期对库存进行盘点的记录，能发现库存数量的差异，及时调整账目。

库存明细账：详细记录每一种商品的出入库情况和结存数量，是库存管理的重要工具。

库存成本计算表：根据不同的成本计算方法，计算出库存商品的成本，为成本核算提供依据。

使用建米软件可以方便地管理这些资料，它能将进货、销售和库存资料整合在一起，提高做账的效率。

二、进销存做账有哪些常见方法？

朋友说进销存做账方法还挺多的，我就想知道到底有哪些常见的方法呢。不同的方法适用于不同的企业情况。

手工记账法

适用场景：对于一些小型企业或者业务量较少的企业，手工记账法比较简单易行。

操作方式：使用纸质账本，按照一定的格式记录进货、销售和库存的情况。

优点：成本低，不需要额外的软件和设备投入；能让人更直观地了解账目情况。

缺点：效率低，容易出错，而且不便于数据的统计和分析。

电子表格记账法

适用场景：业务量适中的企业可以采用电子表格记账法。

操作方式：利用 Excel 等电子表格软件，设计适合自己企业的表格，记录进销存数据。

优点：相对手工记账法效率有所提高，能进行简单的数据计算和统计。

缺点：当业务量增大时，表格的管理和维护会变得复杂，数据的安全性也较低。

专业软件记账法

适用场景：大型企业或者业务量较大、对管理要求较高的企业适合使用专业软件记账。

操作方式：安装专门的进销存软件，按照软件的操作流程录入数据。

优点：功能强大，能实现自动化记账、数据统计分析、库存预警等功能，提高管理效率。

缺点：需要一定的软件购买和维护成本。建米软件就是一款不错的专业进销存软件，它功能全面，能满足不同企业的需求。

三、进销存做账容易出现哪些错误？

我想知道很多人在做进销存账的时候是不是会犯一些错误呢。了解这些常见错误，能避免在做账过程中出现问题。

数据录入错误

金额错误：在录入进货或者销售金额时，可能会因为粗心输错数字，导致账目金额不准确。

数量错误：商品的数量录入错误，会使库存数量和实际情况不符，影响库存管理。

商品名称错误：把不同的商品名称混淆录入，会导致账目混乱，无法准确反映商品的进销存情况。

日期错误：录入的业务日期不准确，会影响财务报表的及时性和准确性。

成本核算错误

成本计算方法选择错误：不同的成本计算方法得出的成本结果不同，如果选择不适合企业的方法，会导致成本核算不准确。

成本分摊错误：对于一些共同成本的分摊，如果不合理，会使商品的成本计算出现偏差。

库存成本调整错误：在进行库存成本调整时，如果操作不当，会影响库存成本的准确性。

单据处理错误

单据丢失：采购发票、销售发票等单据丢失，会导致无法准确记录业务，影响做账的完整性。

单据重复处理：同一张单据多次录入或者处理，会使账目金额虚增。

单据审核错误：在审核单据时没有认真核对，会使错误的单据进入做账流程。

建米软件可以通过自动化的流程和数据校验功能，减少这些错误的发生，提高做账的准确性。

四、如何利用进销存账进行企业管理？

朋友推荐说可以通过进销存账来管理企业，我就想知道具体该怎么利用它进行管理呢。

库存管理方面

合理控制库存水平：通过进销存账可以了解商品的库存数量和销售速度，合理安排进货量，避免库存积压或者缺货。

库存周转率分析：计算库存周转率，评估库存的管理效率，找出库存管理中存在的问题。

库存成本控制：根据进销存账中的成本信息，控制库存成本，降低企业的运营成本。

库存盘点核对：定期将进销存账与实际库存进行盘点核对，及时发现差异并调整。

销售管理方面

销售业绩分析：分析不同商品的销售数量、金额和利润，了解哪些商品畅销，哪些滞销，为销售策略的调整提供依据。

客户分析：根据进销存账中的销售记录，分析客户的购买习惯和消费能力，进行精准营销。

销售趋势预测：通过对历史销售数据的分析，预测未来的销售趋势，提前做好库存和生产准备。

销售成本核算：准确计算销售成本，评估销售业务的盈利能力。

采购管理方面

供应商评估：根据进货记录，评估供应商的供货质量、价格和交货期，选择优质的供应商。

采购成本控制：通过分析采购价格和成本，与供应商谈判争取更优惠的价格，降低采购成本。

采购计划制定：根据销售预测和库存情况，制定合理的采购计划，避免盲目采购。

采购合同管理：在进销存账中记录采购合同的执行情况，确保采购业务的顺利进行。建米软件能帮助企业更好地利用进销存账进行管理，它提供了详细的数据分析和管理功能。