如何把进销存账目记好

一、了解进销存账目的重要性

其实，记好进销存账目对企业来说是非常关键的。它就像是企业运营的“晴雨表”，能清晰反映出企业的经营状况。

掌握经营状况：通过记录进销存账目，企业老板可以清楚地知道进了多少货，卖出去多少，还剩下多少。比如一家小超市，老板每天查看账目，就能了解哪种商品畅销，哪种商品滞销。如果发现某款饮料进货后一直销量不佳，就可以减少后续的进货量，避免库存积压。

合理规划采购：准确的账目能帮助企业合理安排采购计划。还是以超市为例，根据以往的销售数据，在节假日来临前，提前增加一些零食、饮料的采购量，以满足顾客的需求。避免过度采购导致资金浪费。

核算成本和利润：进销存账目可以让企业清楚地计算出商品的成本和利润。比如一家服装店，每件衣服的进价、运费等成本都记录在账目中，再结合销售价格，就能准确算出每件衣服的利润，进而了解整个店铺的盈利情况。

二、选择合适的记账方式

现在记账的方式有很多种，企业要根据自身的规模和需求来选择。

手工记账：这是最传统的方式，适合一些规模较小、业务简单的企业。比如街头的小杂货店，每天的进货和销售数量不多，用纸质账本就可以轻松记录。手工记账的优点是成本低，不需要额外的软件和设备；缺点是效率低，容易出错，而且查询和统计数据比较麻烦。

电子表格记账：使用 Excel 等电子表格软件进行记账，是很多中小企业常用的方式。它比手工记账效率高，还可以通过公式自动计算数据。例如，在记录进货和销售数据时，可以设置公式自动计算库存数量和成本。电子表格也有局限性，当数据量较大时，处理起来会比较困难，而且数据的安全性和共享性较差。

专业软件记账：对于规模较大、业务复杂的企业，使用专业的进销存软件是更好的选择。专业软件功能强大，可以实现自动化管理，提高工作效率。比如建米软件，它可以实时更新库存数据，自动生成各种报表，还能对销售数据进行分析。当企业遇到库存管理混乱、数据统计不准确等问题时，建米软件可以很好地解决这些痛点，让企业的进销存管理更加科学、高效。

三、规范记账流程

规范的记账流程是记好进销存账目的基础，它能保证账目的准确性和完整性。

进货记账：当企业采购商品时，要及时记录进货信息。包括商品名称、数量、单价、供应商等。比如一家文具店进了一批笔记本，要详细记录每个品牌、规格的笔记本数量和进价。要保留好进货发票和相关凭证，以便日后核对。

销售记账：在销售商品时，同样要准确记录销售信息。包括销售日期、商品名称、数量、单价、客户等。以一家餐厅为例，每卖出一道菜，都要记录菜名、价格和顾客信息。这样可以清楚地了解每个时间段的销售情况，还能分析出哪些菜品受欢迎。

库存盘点：定期对库存进行盘点是非常重要的。通过实际盘点库存数量，与账面上的数量进行核对，找出差异并及时调整。比如一家仓库每个月进行一次库存盘点，发现某种商品实际数量比账面数量少，就要查找原因，可能是丢失、损坏或者记录错误。及时调整账目，保证账实相符。

四、做好数据管理

数据管理对于进销存账目来说至关重要，它能保证数据的安全和有效利用。

数据备份：无论是使用电子表格还是专业软件记账，都要定期进行数据备份。可以将数据备份到外部硬盘、云存储等。比如一家电商企业，每天晚上自动将当天的进销存数据备份到云服务器上，防止数据丢失。这样即使遇到电脑故障、病毒攻击等问题，也能及时恢复数据。

数据安全：要采取措施保护数据的安全，设置不同的权限，防止数据泄露。比如一家企业只有财务人员和仓库管理人员可以查看和修改进销存账目，其他人员只有查询权限。要安装杀毒软件和防火墙，防止网络攻击。

数据分析：对进销存数据进行分析，可以为企业的决策提供依据。通过分析销售数据，了解商品的销售趋势和客户需求。例如，一家化妆品店通过分析数据发现，某款口红在某个时间段销量大增，就可以在这个时间段增加该口红的进货量。还可以通过分析库存数据，优化库存结构，减少库存积压。

五、加强人员培训

记账人员的专业素质直接影响到进销存账目的质量，因此要加强人员培训。

财务知识培训：让记账人员掌握基本的财务知识，了解进销存账目与财务报表的关系。比如，要知道如何计算成本、利润，如何编制财务报表。这样可以提高记账的准确性和规范性。

软件操作培训：如果企业使用专业的进销存软件，要对记账人员进行软件操作培训。让他们熟悉软件的功能和操作流程，提高工作效率。比如建米软件，操作简单易懂，通过培训，记账人员可以快速上手，更好地利用软件进行进销存管理。

责任心培养：培养记账人员的责任心，让他们认识到记好进销存账目的重要性。要求他们认真对待每一笔账目，保证数据的真实性和准确性。例如，一家企业通过建立绩效考核制度，对记账准确、及时的人员进行奖励，对出现错误的人员进行惩罚，提高了记账人员的工作积极性和责任心。

以上就是一些把进销存账目记好的方法和建议，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，要根据企业的具体情况选择合适的方法，不断完善记账流程和管理体系，让进销存账目更好地为企业的发展服务。

常见用户关注的问题：

一、如何选择适合的进销存记账软件？

我听说现在很多人都在找适合的进销存记账软件，我就想知道该怎么选才好呢。毕竟一个好的软件能让记账轻松不少。

功能是否全面：一个好的进销存记账软件要能涵盖采购、销售、库存管理等核心功能。比如要能方便记录采购订单、销售订单，实时更新库存数量。建米软件在功能方面就比较全面，能满足不同规模企业的基本需求。

操作是否简便：软件界面要简洁易懂，操作流程不能太复杂。如果操作过于繁琐，员工学习成本高，还容易出错。像建米软件就有简洁的界面，即使是不太懂电脑的人也能快速上手。

数据安全是否有保障：进销存数据包含了企业的重要商业信息，所以数据安全至关重要。软件要具备数据备份、加密等功能，防止数据丢失或泄露。建米软件采用了先进的加密技术，保障数据的安全。

是否能提供良好的售后服务：在使用过程中难免会遇到问题，这时候就需要软件供应商能及时提供帮助。比如有专业的客服团队，能快速响应并解决问题。建米软件就有完善的售后服务体系。

价格是否合理：要根据企业的预算来选择软件。有些软件功能强大但价格昂贵，对于小公司来说可能负担不起。建米软件有不同的版本和价格套餐，企业可以根据自身情况选择。

二、进销存账目记错了怎么办？

朋友说有时候不小心就会把进销存账目记错，我就想知道碰到这种情况该咋处理呀。

及时发现错误：要定期对账目进行核对，比如每天、每周或者每月进行一次盘点。这样能及时发现账目和实际库存的差异。如果发现错误，要第一时间标记出来。

查找错误原因：可能是录入数据时输错了，也可能是盘点时出现了失误。仔细分析错误是出在采购、销售还是库存管理哪个环节。

进行账目调整：如果是数据录入错误，要及时修改正确的数据。如果是实际库存和账目不符，要根据实际情况进行调整，比如补充库存记录或者减少库存记录。建米软件在账目调整方面操作比较方便。

做好记录和说明：对错误的情况和调整的过程要详细记录下来，说明错误原因和调整方法。这样方便后续查询和审计。

加强管理防止再犯：可以制定更严格的操作规范，对员工进行培训，提高数据录入的准确性。也可以借助建米软件的提醒功能，避免类似错误再次发生。

三、如何提高进销存记账的效率？

我想知道怎样才能提高进销存记账的效率呀，感觉这对企业运营挺重要的。

采用信息化手段：使用专业的进销存记账软件，比如建米软件，能自动记录和处理数据，减少人工操作，提高记账速度。

优化操作流程：对采购、销售、库存管理等环节的流程进行梳理，去掉不必要的步骤。比如简化审批流程，让数据录入更及时。

加强员工培训：让员工熟悉记账软件的操作，提高他们的数据录入准确性和速度。定期组织培训和考核，激励员工提高业务水平。

建立数据共享机制：让采购、销售、仓库等部门之间能实时共享数据。这样可以避免重复录入数据，减少错误。建米软件支持多部门数据共享。

定期总结和改进：定期对记账工作进行总结，分析存在的问题，寻找改进的方法。不断优化记账流程和方法，提高效率。

四、进销存账目与实际库存对不上怎么办？

朋友推荐说遇到进销存账目和实际库存对不上的情况别慌，我就想知道具体该咋解决呢。

重新盘点库存：可能是之前盘点不准确，所以要重新进行全面的库存盘点。可以采用实地盘点的方法，确保数据的准确性。

检查账目记录：仔细核对采购、销售、库存调整等记录，看是否有漏记、错记的情况。比如是否有未录入系统的采购订单或销售订单。

查找差异原因：可能是货物损坏、丢失、被盗，也可能是出入库管理混乱。找出原因才能针对性地解决问题。

调整账目：根据重新盘点的结果和查找出的原因，对账目进行调整。如果是库存增加了，要相应增加账目记录；如果是库存减少了，要减少账目记录。建米软件可以方便地进行账目调整。

完善管理制度：为了避免以后再出现类似问题，要完善出入库管理制度、盘点制度等。加强对货物的管理和监控，建米软件可以帮助企业更好地执行这些制度。