如何打造公司的进销存

一、什么是进销存

简单来说，进销存指的是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。在公司的日常运营里，这可是非常关键的环节。比如说一家服装店，进货就是采购各种款式的衣服，入库就是把这些衣服存放在仓库或者店铺里，销售就是把衣服卖给顾客。这个过程看似简单，但实际上涉及到很多细节。如果进货进多了，库存积压，资金就会被大量占用，还可能面临衣服过时卖不出去的风险；要是进货进少了，顾客想买却没货，就会损失生意。打造一个合理的进销存体系对公司的发展至关重要。

二、了解公司的业务需求

明确业务类型：不同类型的公司，进销存的模式会有很大差异。像零售公司，每天要处理大量的商品销售，对销售数据的统计和库存的实时更新要求很高。比如一家便利店，每天要接待很多顾客，卖出各种各样的商品，如果不能及时更新库存，就可能出现顾客想买的商品没货的情况。而对于生产型公司，除了关注成品的销售和库存，还要管理原材料的采购和使用。比如一家家具厂，要采购木材、五金等原材料，经过加工制成家具后再销售，这就需要对原材料的库存和生产进度有很好的把控。

分析销售数据：通过分析过往的销售数据，可以了解公司的销售规律。比如一家水果店，通过分析数据发现夏天西瓜的销量特别高，冬天橙子的销量更好，那么在不同的季节就可以根据这个规律来调整进货量。还能找出哪些商品是畅销品，哪些是滞销品。对于畅销品，要保证充足的库存；对于滞销品，可以考虑减少进货或者进行促销活动。

考虑业务发展规划：如果公司有扩大业务的计划，比如要开设新的门店或者拓展新的市场，那么在打造进销存体系时就要有前瞻性。例如，一家餐饮公司打算在另一个城市开分店，在采购食材时就要考虑到新分店的需求，提前做好库存规划和物流安排。

三、选择合适的管理工具

传统的表格管理：很多小公司一开始会选择用 Excel 表格来管理进销存。这种方式简单易上手，成本也低。比如一个小文具店，老板可以用 Excel 记录每天的进货、销售和库存情况。但它也有明显的缺点，数据容易出错，而且当业务量增大时，处理数据会变得非常繁琐。比如当文具店的商品种类增多，每天的销售数据也大量增加时，用 Excel 统计就容易出现错误，查找数据也很不方便。

专业的进销存软件：随着公司业务的发展，选择专业的进销存软件是个不错的选择。比如建米软件，它可以帮助公司实现进销存的自动化管理。建米软件能够实时更新库存数据，当有商品进货或者销售时，系统会自动更新库存数量，避免了人工记录的错误和延迟。而且它还能生成各种报表，让公司管理者清晰地了解公司的进销存情况。举个例子，一家中型的电子产品公司使用建米软件后，库存管理变得更加高效，库存准确率从原来的 80% 提高到了 95% 以上，大大减少了因库存管理不善带来的损失。

四、建立合理的采购流程

确定采购需求：采购不能盲目进行，要根据公司的销售情况和库存水平来确定采购需求。比如一家超市，每周要对各种商品的销售数据进行分析，根据库存的剩余数量和销售趋势来决定哪些商品需要采购以及采购多少。还要考虑到一些特殊情况，比如节假日或者促销活动，可能需要增加某些商品的采购量。

选择供应商：选择合适的供应商是采购的关键。要综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期和售后服务等因素。比如一家服装厂在选择布料供应商时，不仅要比较不同供应商的布料价格，还要考察布料的质量和颜色是否符合要求，以及供应商能否按时交货。可以通过和供应商签订合同来保障双方的权益。

采购审批流程：为了避免不必要的采购和浪费，公司应该建立采购审批流程。比如采购金额在一定范围内的，可以由部门负责人审批；采购金额较大的，需要由公司高层领导审批。这样可以确保采购决策的合理性和科学性。

五、优化库存管理

分类管理库存：可以根据商品的重要性、销售速度等因素对库存进行分类。比如采用 ABC 分类法，将商品分为 A、B、C 三类。A 类商品是重要的畅销品，要重点管理，保持较低的库存水平但又不能缺货；B 类商品是次重要的商品，库存管理的要求相对较低；C 类商品是一些滞销品或者价值较低的商品，可以适当减少库存。一家汽车配件店，将常用的发动机配件归为 A 类，一些不常用的装饰件归为 C 类，通过这种分类管理，提高了库存管理的效率。

定期盘点库存：定期对库存进行盘点是很有必要的。可以每月或者每季度进行一次全面盘点，确保库存数据的准确性。在盘点过程中，如果发现有库存差异，要及时查找原因并进行调整。比如一家书店在盘点时发现某本畅销书的实际库存比系统记录的少，经过调查发现是有部分图书被损坏但没有及时记录，及时进行了处理。

库存预警机制：建立库存预警机制可以避免库存过多或者过少的情况。当库存数量低于设定的预警值时，系统会自动发出警报，提醒采购人员及时采购。比如一家药店，对常用药品设置了库存预警值，当某种感冒药的库存数量低于 100 盒时，系统就会提醒采购人员补货。

六、完善销售管理

销售流程标准化：制定标准化的销售流程可以提高销售效率和服务质量。比如一家化妆品店，从顾客进店接待、产品介绍、试用体验到成交付款，都有一套标准的流程。销售人员按照这个流程进行操作，能够更好地满足顾客的需求，提高顾客的满意度和购买转化率。

客户关系管理：维护好客户关系对公司的销售很重要。可以通过建立客户档案，记录客户的购买信息、偏好等，为客户提供个性化的服务。比如一家美容院，通过客户档案了解到某位顾客喜欢某种美容项目，在有相关优惠活动时及时通知该顾客，提高了客户的忠诚度和复购率。

销售数据分析：对销售数据进行分析可以了解销售情况和市场趋势。通过分析不同时间段、不同地区、不同产品的销售数据，找出销售的增长点和问题所在。比如一家电商公司，通过分析销售数据发现某个地区对某类产品的需求很大，但市场占有率不高，于是加大了在该地区的市场推广力度，提高了产品的销量。

打造公司的进销存是一个系统工程，需要从多个方面入手，不断优化和完善。通过合理的采购流程、高效的库存管理和完善的销售管理，再结合合适的管理工具，公司的进销存体系一定能够更加科学、合理，为公司的发展提供有力的支持。

常见用户关注的问题：

一、打造公司进销存需要做哪些准备工作？

我听说很多公司在打造进销存系统的时候，都有点手忙脚乱的，我就想知道到底要做哪些准备工作才能顺顺利利地打造好呢。下面我就来详细说说。

人员准备

得有专业的技术人员，他们得懂系统搭建、维护这些事儿。要是公司自己没有，也可以找外面的技术团队。然后，公司内部得有熟悉业务流程的员工参与进来，他们能把实际工作中的需求准确地提出来。还得安排专人负责后续的系统操作培训，让员工们都能上手。

数据准备

要把公司现有的库存数据、销售数据、采购数据等都整理好。这些数据得准确无误，不然会影响到后续系统的运行。还要对数据进行分类，比如按照产品类别、客户类型等，方便后续的管理和查询。

流程梳理

得把公司的进货、销售、库存管理等流程都梳理一遍。看看哪些流程是合理的，哪些需要优化。像进货流程里，从下单到收货的各个环节都要明确。销售流程里，订单处理、发货等环节也得清晰。这样系统搭建的时候才能更好地贴合实际业务。

预算规划

打造进销存系统是要花钱的，得提前做好预算。包括软件购买费用、服务器租赁费用、技术人员的服务费用等。要根据公司的实际情况，合理安排资金，避免超支。建米软件在这方面就很有优势，它的性价比比较高，能在预算范围内为公司提供很好的进销存解决方案。

二、选择进销存软件要考虑哪些因素？

朋友说现在市面上的进销存软件太多了，挑花眼了都。我就想知道到底要考虑哪些因素才能选到适合自己公司的软件呢。下面就来好好聊聊。

功能适用性

软件的功能得和公司的业务需求匹配。比如公司主要是做零售的，那软件就得有强大的销售管理功能，像会员管理、促销活动设置等。要是公司涉及到生产环节，那软件就得有生产管理模块。建米软件的功能就很全面，能满足不同行业、不同规模公司的需求。

易用性

软件操作得简单易懂，员工们能快速上手。要是软件操作太复杂，员工学习成本高，还容易出错。可以先试用一下软件，看看界面是否友好，操作是否便捷。

稳定性

系统得稳定运行，不能动不动就崩溃或者出错。要是在业务高峰期软件出问题了，那会影响公司的正常运营。可以看看软件的用户评价，了解一下它的稳定性情况。

售后服务

软件使用过程中难免会遇到问题，这时候就需要有好的售后服务。软件厂商得能及时响应，解决问题。像提供在线客服、远程协助等服务。建米软件就有专业的售后团队，能为用户提供及时、高效的服务。

三、如何让员工快速适应新的进销存系统？

我听说很多公司上了新的进销存系统后，员工适应得很慢，影响了工作效率。我就想知道有什么办法能让员工快速适应呢。下面就来分享一下。

培训讲解

要组织专业的培训，让员工了解新系统的功能和操作方法。培训可以采用集中授课、在线学习等方式。培训过程中要多举实际案例，让员工更好地理解。比如，模拟一次完整的进货流程，让员工在系统里操作一遍。

提供操作手册

给员工发放详细的操作手册，手册里要包含系统的各个功能模块的操作步骤。员工在操作过程中遇到问题，可以随时查阅手册。操作手册要图文并茂，方便员工理解。

设立奖励机制

可以设立一些奖励，鼓励员工尽快掌握新系统。比如，对在规定时间内熟练掌握系统操作的员工给予一定的物质奖励。这样能提高员工的积极性。

安排专人指导

在系统上线初期，安排专人在员工身边进行指导。员工遇到问题能及时得到解决。这个人要对系统非常熟悉，能快速解答员工的疑问。建米软件会为用户提供培训支持，帮助员工更好地适应新系统。

四、进销存系统能为公司带来哪些好处？

朋友推荐说公司上了进销存系统后能有很多好处，我就想知道具体能带来哪些好处呢。下面就来详细说说。

提高工作效率

系统能自动处理很多繁琐的工作，像库存盘点、订单处理等。员工不用再手动记录和计算，节省了大量的时间和精力。比如，以前库存盘点可能要花好几天时间，现在系统几分钟就能完成。

精准库存管理

能实时掌握库存数量、位置等信息。避免了库存积压和缺货的情况。公司可以根据系统的数据，合理安排采购和生产计划。建米软件在库存管理方面就很精准，能帮助公司降低库存成本。

优化销售策略

通过系统分析销售数据，能了解客户的购买习惯、喜好等。公司可以根据这些信息，制定更有针对性的销售策略。比如，针对不同的客户群体推出不同的促销活动。

提升决策准确性

系统能提供各种数据报表，为公司的决策提供依据。公司管理层可以根据报表数据，做出更科学、准确的决策。比如，根据销售趋势决定是否要扩大生产规模。