如何手动做进销存报表

一、进销存报表是什么

在正式开始讲如何手动做进销存报表之前，咱们先弄清楚啥是进销存报表。简单来说，进销存报表就是记录企业商品进、销、存情况的一种报表。它就像是企业库存管理的“体检报告”，能清楚地反映出一段时间内商品的采购、销售和库存结余情况。

进：指的是商品的进货情况，包括进货的数量、进货的时间、进货的价格以及供应商等信息。比如一家水果店，进了100斤苹果，每斤进价3元，从XX水果批发商那里进的货，这些信息都要记录在“进”的部分。

销：就是商品的销售情况啦，像销售的数量、销售的时间、销售的价格以及客户信息等。还是以水果店为例，卖出了50斤苹果，每斤售价5元，卖给了附近的居民，这些就是“销”的信息。

存：代表商品的库存结余情况，也就是在某个时间点，仓库里还剩下多少商品。比如水果店在进了100斤苹果，卖出50斤后，库存就还剩下50斤苹果。

二、准备工作

要手动做进销存报表，一些必要的准备工作可不能少。

收集数据：这是最基础也是最重要的一步。你得把商品的进货单、销售单都收集起来。就拿小超市来说，每天都会有进货和销售，你要把每一张进货单和销售单都妥善保存好，上面的信息可都是做报表的关键。

准备工具：一般来说，用Excel表格就足够了。Excel功能强大，操作也相对简单，很适合用来做进销存报表。你还得准备好笔和本子，方便在收集数据的时候随时记录。

确定报表周期：你要明确报表是按天、按周、还是按月来做。比如一家服装店，生意比较稳定的话，可以选择按月做报表；要是生意变化比较大，可能按周做报表更合适，这样能及时发现问题。

三、设计报表结构

设计一个合理的报表结构，能让你的报表看起来清晰明了。

表头设计：表头要包含商品名称、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等信息。就像一个人的五官一样，这些信息是报表必不可少的部分。比如在表头里有“商品名称”这一项，这样你在记录的时候就能清楚地知道每一行数据对应的是哪种商品。

分类设置：可以按照商品的类别进行分类，比如食品类、日用品类、服装类等。这样在查看报表的时候，能更方便地统计不同类别的商品进、销、存情况。举个例子，一家综合超市，把商品分成食品、日用品、文具等类别，统计食品类的进货、销售和库存就会一目了然。

预留备注栏：在报表里预留一个备注栏很有必要。有时候会有一些特殊情况，比如商品有损坏、退货等，就可以在备注栏里记录下来。比如某一批次的水果有部分损坏，就可以在备注栏里写明损坏的数量和原因。

四、录入数据

数据录入是做进销存报表的核心环节，一定要认真仔细。

准确录入进货数据：根据收集到的进货单，把商品的名称、进货日期、进货数量、进货单价等信息准确无误地录入到Excel表格里。比如进了一批洗发水，品牌是XX，进货日期是5月10日，数量是50瓶，单价是20元，就要按照这个信息准确录入。

及时录入销售数据：每完成一笔销售，就要及时把销售日期、销售数量、销售单价等信息录入到表格中。还是以洗发水为例，5月15日卖出了10瓶，单价是30元，就要马上把这些数据录入进去。

定期更新库存数据：库存数据是随着进货和销售不断变化的，所以要定期更新。可以每天下班前或者每周固定的时间，根据进货和销售情况计算出最新的库存数量。比如每天晚上盘点库存，根据当天的进货和销售情况更新库存数据。

五、计算数据

录入数据后，还需要进行一些计算，才能得到完整的进销存报表。

计算进货金额：进货金额等于进货数量乘以进货单价。比如进了100件衣服，每件进价50元，那么进货金额就是100×50 = 5000元。

计算销售金额：销售金额等于销售数量乘以销售单价。假设卖出了30件衣服，每件售价80元，销售金额就是30×80 = 2400元。

计算库存结余：库存结余等于上一期的库存数量加上本期的进货数量减去本期的销售数量。比如上一期库存有50件衣服，本期进了20件，卖出了10件，那么库存结余就是50 + 20 - 10 = 60件。

六、检查与分析

做完报表后，可不能就这么完事了，还得进行检查和分析。

数据检查：仔细检查录入的数据是否准确，计算是否正确。可以重新核对一遍进货单和销售单，看看数据有没有录入错误。比如发现某一笔销售数量录入错误，要及时更正。

趋势分析：通过对比不同周期的报表，分析商品的进、销、存趋势。比如发现某个商品的销售数量一直在下降，就要考虑是不是市场需求变了，或者是商品出现了问题。

问题发现与解决：根据分析结果，发现存在的问题并及时解决。如果发现某种商品库存积压严重，就可以考虑采取促销活动来减少库存。

在手动做进销存报表的过程中，可能会遇到数据录入繁琐、容易出错、分析效率低等问题。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它能自动导入数据，避免手动录入的错误，还能快速生成各种分析图表，提高分析效率，比手动操作节省不少时间。

以上就是手动做进销存报表的详细步骤，希望能帮助到你，让你轻松做好企业的库存管理。

常见用户关注的问题：

一、手动做进销存报表需要准备哪些数据？

我听说很多人在手动做进销存报表的时候，都不太清楚要准备啥数据。我就想知道，这准备数据是不是挺关键的一步呀？毕竟巧妇难为无米之炊嘛。下面就来说说需要准备的一些数据。

进货数据

进货日期：记录每一批货物是什么时候进到仓库里的，这样能清楚货物的时间顺序。

供应商信息：知道货是从哪个供应商那里来的，方便后续和供应商对账。

进货数量：明确每次进了多少货，这是计算库存的基础。

进货单价：了解每一件货物的进货价格，对于核算成本很重要。

销售数据

销售日期：清楚货物是什么时候卖出去的，分析销售的时间规律。

客户信息：知道是把货卖给了哪些客户，维护客户关系。

销售数量：统计每次卖了多少货，计算销售业绩。

销售单价：明确每一件货物的销售价格，计算销售收入。

库存数据

期初库存：报表开始时仓库里有多少货，这是计算本期库存变化的起点。

日常库存变动：除了进货和销售，可能还有货物的损耗、退货等情况，都要记录下来。

期末库存：报表结束时仓库里还剩下多少货，和期初库存对比看库存的变化。

库存位置：货物存放在仓库的具体位置，方便查找和管理。

其他数据

运输费用：进货和销售过程中的运输成本，会影响货物的总成本。

税金：和货物买卖相关的税金，要准确记录。

折扣信息：进货和销售时的折扣情况，会影响价格和成本。

赠品信息：如果有赠品，也要记录下来它的数量和价值。在准备这些数据的时候，也可以考虑使用建米软件，它能帮助更高效地整理和管理这些数据。

二、手动做进销存报表有哪些步骤？

朋友说手动做进销存报表感觉还挺复杂的，我就有点好奇这具体都有啥步骤呢。下面就来详细说说。

第一步：确定报表周期

得先想好你做的这个报表是按一个月、一个季度还是一年来统计。如果是按月，那就是统计每个月的进货、销售和库存情况。确定好周期，数据统计才有范围。

第二步：收集数据

按照前面说的，把进货、销售和库存的数据都收集起来。可以从采购单、销售发票、库存盘点表这些地方找数据。收集的时候要仔细，别漏了或者记错了。

第三步：整理数据

把收集来的数据进行分类整理。比如把进货数据按照日期、供应商等分类，销售数据按照客户、销售日期分类。这样整理后数据更清晰，方便后续计算。

第四步：计算相关数据

计算进货总额，就是把所有进货的数量乘以单价加起来。计算销售总额，同样是销售数量乘以单价的总和。还要计算库存的增减情况，用期初库存加上进货数量，减去销售数量，得到期末库存。

第五步：制作报表表格

可以用 Excel 来制作表格，把整理好的数据填进去。表格要包含进货、销售、库存这几大项，每一项下面再细分具体的数据。表格的格式要清晰，让人一看就明白。在制作报表的过程中，建米软件也能提供一些模板和计算功能，让报表制作更轻松。

三、手动做进销存报表容易出现哪些错误？

我想知道手动做进销存报表的时候，大家是不是经常会犯错呀。毕竟手动操作，难免会有疏忽。下面就说说容易出现的错误。

数据录入错误

数字录入错误：在输入进货数量、销售数量或者价格的时候，可能会输错数字。比如说把 100 输成 1000，这误差可就大了。

日期录入错误：把进货日期或者销售日期写错，会影响数据的时间顺序和统计结果。

供应商或客户信息录入错误：记错供应商或者客户的名字、联系方式等，会给后续的沟通和对账带来麻烦。

内容录入错误：把货物的名称、规格等信息写错，会导致库存管理混乱。

计算错误

金额计算错误：在计算进货总额、销售总额的时候，可能会算错。比如乘法或者加法算错。

库存计算错误：在计算库存的增减和期末库存时，如果公式用错或者数据代入错误，就会得到错误的库存数据。

成本计算错误：在核算货物成本的时候，如果没有考虑运输费用、税金等因素，成本计算就不准确。

平均数计算错误：在计算平均进货价格、平均销售价格等平均数时，可能会算错。

逻辑错误

数据关系错误：进货、销售和库存之间有一定的逻辑关系，如果数据之间的关系不符合逻辑，比如进货数量比销售和库存增加的总和还少，那肯定是有问题的。

分类错误：把货物分类分错，比如把食品类的货物分到了日用品类，会影响数据分析的准确性。

遗漏数据：在统计数据的时候，可能会遗漏一些进货、销售或者库存的记录，导致数据不完整。

重复计算：把同一条数据计算了两次，会让数据虚高。为了减少这些错误，可以借助建米软件，它能自动进行数据计算和逻辑校验。

四、手动做进销存报表和用软件做有什么区别？

朋友推荐说用软件做进销存报表会更方便，我就想知道这手动做和用软件做到底有啥区别呢。

效率方面

手动做：收集、整理和计算数据都得靠人工一点点去做，很费时间和精力。比如计算进货总额，得一个一个数字去乘和加。

用软件做：软件可以自动收集和整理数据，计算速度也非常快。只要设置好公式，瞬间就能算出结果。像建米软件就能快速准确地完成这些工作。

准确性方面

手动做：容易出现前面说的录入错误、计算错误等，准确性比较低。一旦数据出错，后续的分析和决策都会受到影响。

用软件做：软件有数据校验功能，能自动检查数据的准确性和逻辑性。比如在录入数据的时候，如果不符合设定的规则，软件会提示错误。

功能方面

手动做：能实现的功能比较有限，主要就是简单的统计和计算。很难进行复杂的数据分析和图表展示。

用软件做：软件有很多强大的功能，比如可以生成各种报表和图表，方便进行数据分析和趋势预测。还能进行库存预警、客户管理等。建米软件就具备这些丰富的功能。

成本方面

手动做：基本不需要额外的成本，只需要纸和笔或者 Excel 软件就行。但是人工成本比较高，花费大量的时间和精力。

用软件做：需要购买软件，有一定的费用支出。但是从长期来看，能提高效率，减少人工成本，总体成本可能更低。而且软件还能提供更好的服务和支持。

灵活性方面

手动做：可以根据自己的需求自由调整报表的格式和内容，比较灵活。但是调整起来比较麻烦，需要重新计算和整理数据。

用软件做：软件有固定的模板和流程，灵活性相对较差。但是也可以根据企业的实际情况进行一定的定制。建米软件在一定程度上也能满足企业的个性化需求。