如何实时掌握进销存

在商业经营中，实时掌握进销存情况就像是开车时时刻盯着仪表盘一样重要。它能让你清楚知道货物的进出、库存的多少，从而做出更合理的决策。下面就来详细说说该如何做到实时掌握进销存。

一、选择合适的管理工具

工欲善其事，必先利其器。想要实时掌握进销存，选择一款合适的管理工具至关重要。现在市面上有很多种进销存管理软件，功能和价格也各有不同。

软件功能：好的进销存软件应该具备基本的进货、销售和库存管理功能。比如，它能记录每一笔进货的时间、数量、价格，以及销售的订单信息，还能实时更新库存数量。有些软件还带有数据分析功能，可以生成各种报表，让你直观地看到销售趋势、库存周转率等数据。

操作便捷性：软件的操作要简单易懂，不能太复杂。想象一下，如果软件的操作界面像迷宫一样，员工们每天花大量时间在学习和操作软件上，那效率肯定会大打折扣。最好是那种一看就会用，或者经过简单培训就能上手的软件。

数据安全：进销存数据包含了企业的核心信息，如客户信息、货物价格等，所以数据安全非常重要。软件应该具备数据备份和恢复功能，防止数据丢失。要有一定的权限管理，不同级别的员工只能查看和操作他们权限范围内的数据。

比如在选择工具时，亲测实用的是建米软件，它可以实时更新库存数据，当有进货或销售发生时，能迅速反映在系统中，让你随时了解库存动态。而且操作简单，员工很容易上手，能有效提高工作效率。

二、建立规范的流程

有了好的工具，还需要一套规范的流程来保证进销存数据的准确性和及时性。

进货流程：从采购申请到货物入库，每一个环节都要明确。采购人员要根据库存情况和销售预测提出采购申请，经过审批后进行采购。货物到货后，仓库管理人员要及时进行验收，核对数量、质量等信息，无误后办理入库手续。例如，一家超市采购水果，采购人员要提前了解库存和近期销售情况，确定采购量。水果到货后，仓库人员要检查水果的新鲜度、数量是否与订单一致，然后录入系统。

销售流程：销售环节要做好订单管理和发货管理。销售人员接到订单后，要及时录入系统，同时通知仓库备货。仓库发货后，要及时更新库存信息。比如，一家电商企业，客户下单后，客服人员要及时将订单信息录入系统，仓库根据订单进行配货、发货，发货后立即在系统中更新库存，这样就能保证库存数据的实时性。

库存盘点流程：定期进行库存盘点是保证库存数据准确的重要手段。可以每月或每季度进行一次全面盘点，核对系统库存和实际库存是否一致。如果发现差异，要及时查找原因并进行调整。比如，一家服装店在季末进行库存盘点时，发现某一款衣服系统库存和实际库存相差几件，经过调查发现是销售时漏录了一笔订单，及时进行了更正。

三、加强人员培训

再先进的工具和规范的流程，如果员工不会用或者不遵守，那也无法实现实时掌握进销存。加强人员培训很关键。

软件操作培训：让员工熟悉进销存管理软件的操作是基础。可以组织专门的培训课程，由专业人员进行讲解和演示。培训内容要包括软件的基本功能、操作流程、数据录入方法等。培训后要进行考核，确保员工真正掌握了软件的使用。例如，一家小型企业新购买了进销存软件，组织员工进行了两天的培训，培训结束后进行了操作考核，只有考核通过的员工才能正式使用软件。

流程意识培训：让员工明白规范流程的重要性，自觉遵守流程。可以通过案例分析、制度讲解等方式，让员工了解不遵守流程可能带来的后果。比如，给员工讲一个因为采购流程不规范导致货物积压的案例，让他们认识到遵守流程的必要性。

数据意识培训：培养员工的数据意识，让他们知道准确及时的数据对企业决策的重要性。要求员工在日常工作中认真录入和核对数据，确保数据的准确性。比如，一家贸易公司要求销售人员在录入订单信息时，要仔细核对客户信息、货物数量和价格等，避免出现错误。

四、利用数据分析

实时掌握进销存不仅仅是知道当前的库存数量和进出货情况，还需要通过数据分析来预测未来的趋势，做出更合理的决策。

销售数据分析：分析销售数据可以了解哪些产品畅销，哪些产品滞销。可以按照时间、地区、客户等维度进行分析。比如，一家化妆品店通过分析销售数据发现，某一款口红在某个地区的销量特别好，就可以加大在该地区的铺货量。对于滞销的产品，可以采取促销活动或者调整采购计划。

库存数据分析：分析库存数据可以了解库存周转率、库存成本等指标。库存周转率高说明货物周转快，资金利用效率高；库存周转率低则可能存在货物积压的问题。通过分析库存成本，可以合理控制库存水平，降低成本。例如，一家电器企业通过分析库存数据发现，某一款电视机的库存周转率较低，占用了大量资金，于是调整了采购计划，减少了该款电视机的库存。

采购数据分析：分析采购数据可以了解供应商的供货情况、采购成本等。可以评估供应商的交货及时性、产品质量等指标，选择更优质的供应商。通过分析采购成本，寻找降低成本的方法。比如，一家餐厅通过分析采购数据发现，某一家供应商的蔬菜价格较高，于是与其他供应商进行了谈判，降低了采购成本。

五、建立沟通机制

在企业内部，各个部门之间的沟通顺畅对于实时掌握进销存也非常重要。

销售与仓库的沟通：销售部门要及时将销售订单信息传递给仓库部门，以便仓库及时备货。仓库部门要将库存情况反馈给销售部门，让销售部门在销售时能够准确告知客户货物的库存情况。比如，一家家具店的销售部门接到一个大客户的订单，要立即通知仓库备货。仓库如果发现库存不足，要及时反馈给销售部门，销售部门可以与客户协商交货时间或者推荐其他类似产品。

采购与销售的沟通：采购部门要根据销售部门的销售预测进行采购。销售部门要及时将市场需求变化、销售趋势等信息传递给采购部门。例如，一家服装企业的销售部门预测到某一款衣服在即将到来的季节会畅销，及时通知采购部门加大采购量。

各部门与财务的沟通：财务部门要及时了解进销存情况，进行成本核算和资金管理。各个部门要将相关数据及时传递给财务部门。比如，仓库部门要将库存数据传递给财务部门，财务部门根据库存数据计算库存成本。销售部门要将销售数据传递给财务部门，财务部门进行收入核算。

以上就是一些实时掌握进销存的方法，希望能帮助大家更好地管理企业的进销存，让生意更加顺利。

常见用户关注的问题：

一、如何实时掌握进销存？

我听说很多做买卖的朋友都特别想知道怎么能实时掌握进销存，这对他们来说就像掌握了生意的命脉一样。实时掌握进销存能让他们心里有底，知道自己的货还有多少，进了多少，卖了多少。要是能做到实时掌握，那做生意就能更有规划，少走不少弯路。

以下是一些方法：

使用专业软件：现在有很多专门的进销存管理软件，像建米软件就很不错。它能实时记录进货、销售和库存的情况，你在手机或者电脑上就能随时查看，特别方便。

建立库存台账：手工或者电子的库存台账都可以。每次进货、销售都及时记录下来，这样能清楚地看到库存的变化。

定期盘点：虽然有软件记录，但定期盘点还是很有必要的。可以一个月或者一个季度盘点一次，看看实际库存和软件记录的是否一致。

设置库存预警：在软件里设置好库存的上下限，当库存低于下限或者高于上限时，软件会自动提醒你，这样就能及时补货或者处理积压库存。

与供应商和客户保持沟通：了解供应商的供货情况和客户的需求，能更好地掌握进销存。比如提前知道供应商什么时候能供货，就能合理安排销售计划。

二、实时掌握进销存对生意有什么好处？

朋友说实时掌握进销存就像是给生意上了一道保险，心里踏实多了。我想知道这到底能带来哪些实实在在的好处呢？要是能把进销存实时掌握好，生意说不定能更上一层楼。

以下是一些好处：

避免缺货和积压：实时掌握库存情况，就能知道什么时候该补货，什么时候该促销处理积压库存。这样既能满足客户的需求，又不会让资金压在库存上。

提高资金周转率：合理安排进货和销售，能让资金更快地流动起来。比如及时处理积压库存，把资金回笼，再用于新的进货，这样生意就能越做越大。

提升客户满意度：有货就能及时发给客户，不会出现客户下单了却没货的情况。这样客户的满意度就会提高，以后还会再来光顾。

便于制定销售策略：通过分析进销存数据，能了解哪些产品好卖，哪些产品不好卖。这样就能根据市场需求制定更合理的销售策略。

降低成本：避免了缺货和积压，就能减少因为缺货导致的订单流失和积压库存导致的仓储成本。

三、选择进销存软件要注意什么？

朋友推荐说选择一款合适的进销存软件很重要，就像给生意找了个好帮手。我就想知道在选择的时候要注意些什么呢？毕竟市场上的软件那么多，选不好可能会耽误生意。

以下是一些注意事项：

功能完整性：软件要具备进货、销售、库存管理等基本功能，还要有一些拓展功能，比如报表生成、数据分析等。建米软件在功能方面就很全面，能满足不同企业的需求。

易用性：软件操作要简单易懂，员工能很快上手。要是操作太复杂，员工不愿意用，那软件就发挥不了作用。

稳定性：软件不能经常出故障，不然会影响正常的业务操作。选择有口碑的软件品牌，能保证软件的稳定性。

安全性：进销存数据包含了企业的重要信息，软件要具备良好的安全防护措施，防止数据泄露。

售后服务：软件使用过程中难免会遇到问题，要有好的售后服务能及时解决问题。比如软件出现故障，能有技术人员及时远程或者上门维修。

四、如何让员工更好地使用进销存软件？

假如你买了一款很好的进销存软件，但是员工不会用或者不愿意用，那软件就白买了。所以我想知道如何让员工更好地使用进销存软件呢？这对企业来说也是很重要的一件事。

以下是一些方法：

培训：组织专业的培训，让员工了解软件的功能和操作方法。可以请软件供应商的技术人员来培训，也可以内部培训。

制定激励措施：对使用软件好的员工进行奖励，比如奖金、荣誉证书等。这样能提高员工使用软件的积极性。

建立使用规范：明确员工在使用软件时的操作流程和规范，让员工知道该怎么做。

及时解决问题：员工在使用软件过程中遇到问题，要及时解决。可以设立专门的技术支持人员，或者与软件供应商保持联系。

定期检查和评估：定期检查员工使用软件的情况，评估软件的使用效果。根据检查和评估结果，及时调整管理措施。