如何制作自动进销存表格

一、什么是自动进销存表格

在日常的商业活动中，无论是小商贩还是大企业，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。自动进销存表格就是一种非常实用的工具。简单来说，它就像是一个智能的账本，能自动记录和计算商品的进货数量、销售数量以及库存数量。举个例子，小张开了一家文具店，每天都有新的文具进货，也有不同数量的文具被卖出。如果用传统的手工记账方式，很容易出错，而且统计库存也很麻烦。但有了自动进销存表格，他只需要输入进货和销售的信息，表格就能自动算出当前的库存。

二、制作前的准备工作

明确需求：在动手制作表格之前，得先清楚自己的需求。比如，你是做服装生意的，可能需要记录服装的款式、颜色、尺码等信息；要是开的是超市，就需要记录商品的类别、品牌等。以一家水果店为例，老板就需要知道不同水果的进货时间、进货价格、销售价格以及库存数量等，这样才能更好地管理生意。

选择工具：制作自动进销存表格，常见的工具就是 Excel 或者 WPS 表格。这两个软件都有强大的计算和数据处理功能。如果你平时用 Windows 系统，Excel 可能更顺手；要是用国产的 WPS 系统，WPS 表格也很不错，而且它们的操作方法有很多相似之处。

三、设计表格结构

表头设计：表头就像是表格的“招牌”，要清晰地列出各项信息。一般来说，基本的表头有“商品名称”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“库存数量”等。比如在一家玩具店的进销存表格中，“商品名称”这一列就能清楚地显示是哪种玩具，像“小熊玩偶”“遥控汽车”等。

列宽和行高调整：为了让表格看起来更美观和易读，需要调整列宽和行高。如果列宽太窄，文字可能显示不全；行高太矮，内容可能会挤在一起。比如，“商品名称”这一列可能内容比较长，就需要把列宽调宽一些。

四、设置数据验证

限制输入范围：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，“进货数量”和“销售数量”只能输入正整数，不能输入负数或者其他非法字符。这样能避免因为输入错误的数据，导致计算结果出错。就像在一家书店，进货数量肯定不能是负数，通过设置数据验证就能防止这种错误发生。

创建下拉列表：对于一些固定选项的内容，可以创建下拉列表。比如“商品类别”，如果是一家杂货店，商品类别可能有“食品”“日用品”“文具”等，创建下拉列表后，输入时直接从列表中选择，既方便又能保证数据的一致性。

五、运用公式实现自动计算

计算进货总价：进货总价等于进货数量乘以进货单价。在 Excel 或者 WPS 表格中，可以使用乘法公式来计算。比如在“进货总价”这一列的单元格中输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就能自动算出进货总价。以一家花店为例，进了 100 枝玫瑰，每枝进价 2 元，通过公式就能快速算出进货总价是 200 元。

计算销售总价：和计算进货总价类似，销售总价等于销售数量乘以销售单价。同样使用乘法公式，在“销售总价”列的单元格中输入相应的公式即可。比如一家手机店，卖出 5 部手机，每部售价 3000 元，通过公式就能算出销售总价是 15000 元。

计算库存数量：库存数量等于上一次的库存数量加上本次进货数量减去本次销售数量。可以使用加减法公式来实现。比如昨天库存有 20 件商品，今天进了 10 件，卖了 5 件，通过公式就能算出现在的库存是 25 件。

六、添加图表直观展示数据

选择合适的图表类型：常见的图表类型有柱状图、折线图、饼图等。如果想比较不同商品的销售数量，柱状图是个不错的选择；要是想展示库存数量随时间的变化趋势，折线图更合适；而饼图则适合展示不同商品类别在总销售额中所占的比例。比如一家餐厅，用柱状图可以直观地看出不同菜品的销量对比。

美化图表：为了让图表更美观和易读，可以对图表进行美化。比如调整图表的颜色、字体、添加数据标签等。这样能让数据更清晰地呈现出来，方便查看和分析。

七、数据保护与备份

设置密码保护：为了防止表格数据被误修改或者泄露，可以设置密码保护。比如在 Excel 中，可以通过“审阅”选项卡中的“保护工作表”功能来设置密码。这样只有知道密码的人才能对表格进行修改。就像一家公司的财务数据，设置密码保护能保证数据的安全性。

定期备份数据：定期备份数据是很重要的，以防数据丢失。可以将表格保存到不同的存储设备中，比如 U 盘、移动硬盘等，也可以保存到云端。比如一家网店，每天晚上下班前把当天的进销存表格备份到云端，这样即使电脑出了问题，数据也不会丢失。

在制作自动进销存表格的过程中，如果觉得手动设置公式和进行数据处理比较麻烦，也可以试试建米软件。它能自动完成数据的计算和分析，还能生成各种直观的报表，大大提高工作效率。 以上就是制作自动进销存表格的一些方法和步骤，希望能帮助到你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、自动进销存表格需要用到哪些公式？

我听说好多人在制作自动进销存表格的时候都头疼公式的问题，我就想知道到底得用哪些公式呀。下面我给大家好好唠唠。

1. 库存数量公式

库存数量的计算很关键，一般就是期初库存加上本期进货再减去本期销售。用公式表示就是“=期初库存+进货数量 - 销售数量”。比如你一开始有 100 件商品，进了 50 件，卖出去 30 件，那现在库存就是 100 + 50 - 30 = 120 件。

2. 销售金额公式

销售金额就是销售数量乘以单价。公式为“=销售数量单价”。要是一件商品卖 20 元，卖出去 10 件，那销售金额就是 20 10 = 200 元。

3. 进货金额公式

和销售金额类似，进货金额是进货数量乘以进货单价，公式“=进货数量进货单价”。假如进了 20 件商品，每件进价 15 元，那进货金额就是 20 15 = 300 元。

4. 利润公式

利润等于销售金额减去进货金额。公式“=销售金额 - 进货金额”。就上面的例子，销售金额 200 元，进货金额 300 元，利润就是 200 - 300 = -100 元，说明这单亏了。要是用建米软件的话，这些公式可能都已经预设好了，能省不少事儿。

5. 周转率公式

库存周转率可以反映商品的销售速度，公式是“=销售成本/平均库存”。平均库存一般是（期初库存+期末库存）/2 。通过这个公式能知道商品流转得快不快。

二、自动进销存表格能实现自动预警吗？

朋友说要是自动进销存表格能自动预警就太好了，我也这么觉得。要是库存不够或者快过期啥的能自动提醒，那可太方便了。下面说说能不能实现以及咋实现。

1. 库存下限预警

可以设置一个库存下限值，当库存数量低于这个值的时候就自动预警。在表格里可以通过条件格式来实现。比如你觉得某商品库存低于 20 件就得补货了，就设置当库存数量小于 20 时，单元格颜色变红或者出现提示文字。

2. 保质期预警

对于有保质期的商品，可以设置保质期预警。在表格里输入商品的生产日期和保质期时长，通过公式计算到期日期。当距离到期日期还有一定时间（比如 30 天）时，进行预警。

3. 销售异常预警

可以根据以往的销售数据设置一个正常的销售范围，当实际销售数量超出或者低于这个范围时进行预警。比如平时每月销售 50 - 100 件，这个月只卖了 20 件，就提醒可能销售出现问题了。

4. 进货异常预警

同样的，对于进货也可以设置预警。要是进货数量比平时多很多或者少很多，就发出提醒。避免盲目进货或者进货不足。建米软件在这方面可能有更智能的预警功能，能更精准地提醒。

5. 资金预警

如果涉及到资金的进出，还可以设置资金预警。当资金余额低于一定数值时，提醒需要补充资金。

三、自动进销存表格和专业软件哪个好？

我就想知道自动进销存表格和专业软件到底哪个更适合呢。好多人都在纠结这个问题，下面我来分析分析。

1. 功能方面

自动进销存表格功能相对简单，主要就是基本的库存、销售、进货数据记录和简单的计算。而专业软件功能更强大，像建米软件，除了基本的进销存管理，还可能有财务管理、客户管理、报表分析等功能。

2. 操作难度

表格操作比较简单，只要会基本的 Excel 操作就能上手。专业软件操作可能相对复杂一些，需要一定的学习成本，不过现在很多专业软件界面也很友好，容易学习。

3. 数据安全

表格的数据安全性相对较低，容易丢失或者被误修改。专业软件一般有更完善的数据备份和安全机制，能更好地保护数据。

4. 扩展性

表格的扩展性有限，要是业务规模扩大，功能需求增加，很难进行扩展。专业软件扩展性强，可以根据企业的发展不断增加功能模块。

5. 成本方面

制作表格基本没什么成本，只要有 Excel 软件就行。专业软件可能需要购买授权，有一定的成本。不过从长期来看，要是业务复杂，专业软件能提高效率，节省成本。

四、自动进销存表格可以多人同时使用吗？

朋友推荐我做自动进销存表格，但是我在想能不能多人同时用呢。下面来探讨一下。

1. 共享表格方式

可以通过共享 Excel 表格到云盘等方式，让多人同时访问。不过这种方式有一定局限性，比如同时编辑可能会冲突，数据容易混乱。

2. 在线表格平台

现在有很多在线表格平台，支持多人同时编辑。大家可以在不同的地方同时对表格进行操作，而且平台有一定的冲突解决机制。

3. 权限设置

多人使用时，要设置不同的权限。比如有的人只能查看数据，有的人可以修改进货数据，有的人能修改销售数据等。这样能保证数据的安全性和准确性。

4. 数据同步问题

多人同时使用时，要确保数据能及时同步。不然一个人修改了数据，其他人看不到最新的，就会出问题。建米软件在多人协作方面可能有更好的解决方案，能保证数据实时同步。

5. 协作效率

多人同时使用表格能提高协作效率，不同岗位的人可以同时更新自己负责的数据。但是要注意沟通和协调，避免出现重复操作或者错误操作。