如何使用表格做进销存

一、什么是进销存

简单来说，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。对于很多小商家或者刚开始创业的人来说，可能没有足够的资金去购买专业的进销存管理软件。这时候，利用表格来做进销存管理就是一个不错的选择。比如说，一家小文具店，每天会进货各种文具，然后把这些文具存放在仓库，再销售给顾客，这个过程就涉及到了进销存。

二、准备工作

确定表格工具：常见的表格工具有Excel、WPS表格等。这两个软件大家应该都比较熟悉，操作起来也相对简单。比如你平时在学校或者工作中，可能就经常会用到Excel来做一些数据统计，所以用它们来做进销存表格是很方便的。

规划表格结构：在动手创建表格之前，要先想清楚表格需要包含哪些内容。一般来说，需要有商品信息、进货信息、销售信息和库存信息这几个部分。以一家水果店为例，商品信息就是各种水果的名称，进货信息包括进货的时间、数量、价格，销售信息有销售时间、数量、售价，库存信息则是当前每种水果还剩下多少。

三、创建基础表格

商品信息表：这个表格主要用来记录商品的基本信息。第一列可以是商品编号，就像每个商品的身份证一样，方便我们快速识别和查找。第二列是商品名称，比如“苹果”“香蕉”等。第三列可以记录商品的规格，像苹果是多大个的，香蕉是几串一把的。

进货记录表：在这个表格里，要详细记录每次进货的情况。第一行表头可以依次设置为进货日期、商品编号、商品名称、进货数量、进货单价、进货总价等。每次进货的时候，就按照这些项目把信息填进去。比如，10月1号进了100斤苹果，单价是5元一斤，那么进货总价就是500元。

销售记录表：和进货记录表类似，销售记录表的表头可以设置为销售日期、商品编号、商品名称、销售数量、销售单价、销售总价。当有顾客来买东西的时候，就把这些信息记录下来。比如，10月2号卖出了20斤苹果，售价是8元一斤，销售总价就是160元。

库存表：库存表要实时反映商品的库存数量。表头可以有商品编号、商品名称、期初库存、本期进货、本期销售、期末库存。期初库存就是上一次统计时的库存数量，本期进货就是这段时间进了多少货，本期销售就是卖出去了多少，期末库存可以通过公式计算得出，即期初库存 + 本期进货 - 本期销售。

四、数据录入与更新

及时录入数据：每次进货或者销售之后，要尽快把数据录入到相应的表格中。还是以水果店为例，早上进了一批水果，那就马上把进货信息填到进货记录表中；下午卖出了一些水果，也及时把销售信息填到销售记录表中。这样才能保证数据的及时性和准确性。

更新库存数据：每录入一次进货或者销售数据，都要相应地更新库存表中的数据。可以通过设置公式来自动计算库存数量，这样就不用每次都手动去算，既方便又不容易出错。比如在Excel中，可以在期末库存那一列输入公式“=期初库存 + 本期进货 - 本期销售”，然后向下拖动单元格，就可以自动计算出每种商品的期末库存。

五、表格的公式运用

求和公式：在计算进货总价和销售总价的时候，就可以用到求和公式。比如在进货记录表中，进货总价那一列可以通过“=进货数量 进货单价”这个公式来计算。在Excel中，在需要计算总价的单元格里输入这个公式，然后按下回车键，就可以得出结果。

数据统计公式：有时候我们需要统计一段时间内的进货总量、销售总量等信息。这时候可以用SUM函数。比如要统计10月份苹果的进货总量，就可以在一个空白单元格里输入“=SUM(进货记录表中10月份苹果进货数量所在的单元格范围)”，然后按下回车键，就能得到结果。

六、数据分析与报表生成

数据分析：通过对表格中的数据进行分析，我们可以了解商品的销售情况。比如分析哪种商品卖得好，哪种商品卖得不好。可以通过比较不同商品的销售数量和销售总价来判断。如果某种商品的销售数量和销售总价都比较高，说明这个商品很受欢迎；反之，如果销售情况一直不好，就要考虑是不是要减少进货量或者调整销售策略。

报表生成：根据分析结果，可以生成一些报表。比如生成月度销售报表，把一个月内的销售数据整理出来，包括每种商品的销售数量、销售总价、利润等信息。这样可以更直观地看到这个月的经营情况。在Excel中，可以通过插入图表的方式，把数据以柱状图、折线图等形式展示出来，让报表更加清晰易懂。

七、使用表格做进销存的注意事项

数据安全：要定期备份表格文件，防止数据丢失。可以把表格文件保存到外部硬盘或者云盘上。比如每个月把这个月的进销存表格备份到云盘里，这样即使电脑出了问题，数据也不会丢失。

数据准确性：在录入数据的时候，一定要仔细核对，避免录入错误的数据。比如在输入进货数量和单价的时候，要确保数字准确无误，否则会影响到后续的库存计算和数据分析。

其实，当业务量逐渐增大，表格管理进销存可能会显得力不从心，比如数据处理速度变慢、容易出现错误等。这时候可以试试建米软件，它能更高效地处理大量的进销存数据，自动生成各种报表，还能实时更新库存信息，让管理更加轻松。

以上就是关于如何使用表格做进销存的一些介绍，希望能帮助到大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、用表格做进销存需要掌握哪些基本技能？

我听说很多人想用表格来做进销存，但是又不知道要掌握啥基本技能。我就想知道这到底难不难呀。其实要做这个的话，还是得有点基础技能才行。

1. 表格操作基础

得熟悉基本的表格操作，像单元格的合并、拆分，数据的输入、删除这些。比如说在记录进货数据的时候，要能准确地把货物名称、数量、价格等信息填到对应的单元格里。要是连这些都不会，那做进销存表格可就费劲了。

2. 公式运用

公式可太重要啦！像求和公式，能快速算出进货的总价、销售的总收入。还有平均数公式，可以计算商品的平均进价。建米软件在这方面也有类似的智能计算功能，能让数据计算更轻松。

3. 数据排序与筛选

当数据多了，就需要对数据进行排序，比如按照进货日期排序，能清楚看到货物的先后顺序。筛选功能也很实用，能只显示符合条件的数据，比如只看某一类商品的进销存情况。

4. 图表制作

会制作图表能更直观地看到进销存的情况。像柱状图可以对比不同商品的销售数量，折线图能反映库存的变化趋势。这样在分析数据的时候就一目了然了。

二、表格做进销存的优缺点有哪些？

朋友说用表格做进销存挺方便的，但也有人觉得有不少问题。我就想知道这表格做进销存到底有啥优缺点呢。

1. 优点 - 成本低

用表格做进销存基本不需要额外花钱，只要有办公软件就行，对于小商家来说，能省不少成本。

2. 优点 - 操作简单

只要会基本的表格操作，就能上手做进销存。不像一些专业软件，还得专门学习怎么用。

3. 缺点 - 功能有限

表格的功能毕竟是有限的，像复杂的数据分析、多用户协同操作就很难实现。而建米软件在功能上就更强大，能满足更多的需求。

4. 缺点 - 数据安全性低

表格的数据很容易被误删或者丢失，没有很好的备份和恢复机制。要是数据没了，那可就麻烦大了。

三、如何保证表格做进销存数据的准确性？

假如你用表格做进销存，数据不准确可就麻烦了。我就想知道怎么才能保证数据的准确性呢。

1. 规范数据录入

在录入数据的时候，要按照统一的标准来。比如货物名称不能一会儿写全称，一会儿写简称。这样才能避免数据混乱。

2. 定期核对数据

要定期把表格里的数据和实际的货物数量、金额等进行核对。像每个月盘点一次库存，看看表格里的库存数量和实际的是不是一样。

3. 数据审核机制

可以安排专人对录入的数据进行审核，看看有没有错误或者不合理的地方。建米软件也有类似的审核功能，能进一步保证数据准确。

4. 数据备份

要及时对表格数据进行备份，防止数据丢失。可以把备份文件存到不同的地方，比如云盘、移动硬盘等。

四、表格做进销存能满足企业长期发展需求吗？

朋友推荐了表格做进销存，但是我在想这能不能满足企业长期发展的需求呢。毕竟企业是要不断发展壮大的。

1. 初期适用情况

在企业发展初期，业务量比较小的时候，表格做进销存是完全可以满足需求的。操作简单，成本又低。

2. 发展受限情况

随着企业业务量的增加，表格的功能就显得不够用了。比如企业要拓展多个销售渠道，表格就很难管理不同渠道的数据。

3. 建米软件的优势

建米软件可以随着企业的发展不断升级功能，能适应企业不同阶段的需求。像多用户协同办公、大数据分析等功能，能帮助企业更好地发展。

4. 转型考虑

当企业发现表格做进销存力不从心的时候，就需要考虑转型使用专业的软件了。建米软件就是一个不错的选择，能让企业的进销存管理更上一层楼。