如何设置好crm系统上的功能

一、了解CRM系统功能设置的重要性

CRM系统，也就是客户关系管理系统，它就像是企业和客户之间的一座桥梁。想象一下，你开了一家小商店，每天会有很多顾客光顾，有些顾客只是偶尔来一次，有些则是常客。如果你能清楚地知道每个顾客的喜好、消费习惯，是不是就能更好地服务他们，让他们成为你的忠实粉丝呢？CRM系统就能帮你做到这一点。通过合理设置CRM系统的功能，企业可以更好地管理客户信息，提高销售效率，提升客户满意度。比如说，你可以根据客户的购买历史，给他们推荐合适的产品，这样不仅能增加销售额，还能让客户觉得你很贴心。

二、明确企业需求

分析业务流程

在设置CRM系统功能之前，你得先清楚自己企业的业务流程是怎样的。不同的企业，业务流程可能大不相同。比如一家电商企业，它的业务流程可能包括客户下单、发货、售后等环节；而一家咨询公司，业务流程可能是客户咨询、方案制定、项目执行等。你可以找企业里各个部门的负责人聊一聊，了解他们在日常工作中是如何和客户打交道的，有哪些环节是需要重点关注的。举个例子，销售部门可能更关心客户的跟进情况，而客服部门则更在意客户的反馈和投诉处理。

确定目标和期望

你得想清楚使用CRM系统想要达到什么样的目标。是想提高销售业绩，还是想提升客户服务质量，或者是两者都有？明确了目标之后，你就能更有针对性地设置系统功能。比如，如果你想提高销售业绩，那么系统可能需要具备客户线索管理、销售机会跟踪等功能；如果你想提升客户服务质量，就需要设置客户反馈收集、问题解决跟踪等功能。目标和期望要根据企业的实际情况来定，不能好高骛远。

三、选择合适的CRM系统

考虑系统的功能完整性

市场上的CRM系统有很多种，功能也各不相同。你要选择一个功能完整的系统，能够满足企业目前和未来一段时间的需求。比如说，系统要具备客户信息管理、销售管理、营销管理、客户服务等基本功能。还要看系统是否支持自定义功能，因为企业的业务是不断发展变化的，可能需要对系统功能进行调整和扩展。就像你买衣服，不仅要合身，还要有一定的弹性，能适应身材的变化。

评估系统的易用性

一个再好的系统，如果员工用起来很麻烦，那也发挥不了它的作用。在选择CRM系统时，要考虑它的易用性。系统的界面要简洁明了，操作要方便快捷。员工不需要花费太多的时间去学习，就能熟练使用。比如说，系统的菜单要清晰，功能按钮要容易找到。你可以让员工试用一下不同的系统，听听他们的意见和建议。

关注系统的稳定性和安全性

CRM系统里存储着企业大量的客户信息和业务数据，这些数据非常重要。系统的稳定性和安全性至关重要。系统要能够保证7×24小时不间断运行，不会因为一些小故障就崩溃。要具备完善的安全防护机制，防止数据泄露和被攻击。比如，系统要有数据备份和恢复功能，即使遇到意外情况，也能保证数据的安全。

在选择CRM系统时，其实可以试试建米软件，它在功能完整性、易用性和稳定性方面都表现不错。建米软件可以根据企业的不同需求进行定制化设置，能很好地贴合企业的业务流程，帮助企业更好地管理客户关系。

四、进行系统基础设置

设置用户权限

不同的员工在企业里担任着不同的角色，他们对CRM系统的使用权限也应该不同。比如说，销售经理可能需要查看所有销售数据和客户信息，而普通销售人员可能只能查看自己负责的客户信息。你可以根据员工的职位和职责，设置不同的用户权限。这样既能保证数据的安全性，又能提高工作效率。比如，对于一些敏感的客户信息，只有特定的人员才能查看和修改。

定义数据字段

CRM系统里需要存储大量的客户信息和业务数据，你要定义好这些数据字段。数据字段要根据企业的实际需求来设置，比如客户的姓名、联系方式、购买历史、偏好等。要注意数据字段的规范性和一致性，这样才能保证数据的准确性和可用性。举个例子，对于客户的联系方式，要统一规定填写格式，避免出现混乱。

配置工作流程

根据企业的业务流程，配置好CRM系统的工作流程。工作流程可以帮助员工更好地完成工作任务，提高工作效率。比如，当有新的客户线索进来时，系统可以自动分配给相应的销售人员；当客户下单后，系统可以自动触发发货流程。通过配置工作流程，还能实现业务的自动化处理，减少人工干预。

五、功能模块设置

客户信息管理模块

这个模块是CRM系统的核心之一，要设置好客户信息的录入、修改、查询等功能。员工可以方便地输入客户的基本信息、交易记录、沟通历史等。系统要能够对客户信息进行分类和标签管理，比如根据客户的购买频率、消费金额等进行分类，这样可以更有针对性地进行营销和服务。比如说，对于高价值客户，可以提供更个性化的服务和优惠活动。

销售管理模块

销售管理模块要具备销售机会跟踪、销售订单管理、销售报表生成等功能。销售人员可以通过系统及时了解销售机会的进展情况，对潜在客户进行跟进和转化。销售订单管理功能可以帮助企业更好地管理订单的执行情况，确保订单按时交付。销售报表生成功能可以为企业提供详细的销售数据和分析报告，帮助企业制定销售策略。比如，通过分析销售报表，企业可以了解哪些产品销售得好，哪些地区的市场潜力大。

营销管理模块

营销管理模块可以帮助企业开展各种营销活动。要设置好营销活动的策划、执行、跟踪等功能。企业可以通过系统创建营销活动，如电子邮件营销、短信营销等，并对活动的效果进行评估。系统要能够根据客户的特征和行为，进行精准营销。举个例子，对于那些很久没有购买产品的客户，可以发送一些优惠信息，吸引他们再次购买。

客户服务模块

客户服务模块要具备客户反馈收集、问题解决跟踪、服务评价等功能。客户可以通过系统提交反馈和投诉，客服人员可以及时处理并跟踪问题的解决情况。服务评价功能可以让客户对服务质量进行评价，企业可以根据评价结果改进服务。比如说，如果客户对某次服务不满意，企业可以及时采取措施进行补救，提高客户的满意度。

六、测试和优化

进行系统测试

在系统设置完成后，要进行全面的测试。可以让一部分员工先试用系统，看看系统是否能够正常运行，功能是否符合要求。在测试过程中，要记录下发现的问题和不足之处，及时进行修复。比如，测试系统的稳定性、数据的准确性、功能的易用性等。

收集用户反馈

员工是系统的使用者，他们的反馈非常重要。要鼓励员工积极提出意见和建议，了解他们在使用过程中遇到的问题和需求。根据员工的反馈，对系统进行优化和调整。比如说，如果员工觉得某个功能操作太复杂，就可以对该功能进行简化。

持续优化系统

企业的业务是不断发展变化的，CRM系统也需要不断地优化和升级。要定期对系统进行评估，根据企业的新需求和市场的变化，对系统功能进行调整和扩展。要关注系统的性能和安全性，及时更新系统的补丁和版本。这样才能保证系统始终能够满足企业的需求，为企业的发展提供有力的支持。

以上就是设置好CRM系统上功能的一些方法和步骤，希望能帮助企业更好地利用CRM系统，提升企业的竞争力和客户满意度。

常见用户关注的问题：

一、crm系统功能设置难不难啊？

我就想知道，这crm系统功能设置到底难不难呀。好多人都在说这个系统，我也有点心动想用用看，但是又怕设置起来太麻烦。

系统复杂程度：不同的crm系统复杂程度不一样。有些小型的、针对特定行业的crm系统可能功能比较简单，设置起来也相对容易，就像搭积木一样，一步步跟着提示来就行。而大型的、综合性的crm系统功能丰富，设置起来可能就会复杂一些，需要花更多时间去研究。

自身技术水平：如果你本身就是技术高手，懂一些编程和系统操作知识，那设置crm系统功能对你来说可能就不是什么难事。但要是你对技术不太懂，可能就会觉得有点头疼，不过现在很多系统都有很详细的教程和客服指导。

数据导入难度：设置crm系统功能的时候，往往需要导入一些历史数据。如果数据格式规范，导入过程可能比较顺利；但要是数据杂乱无章，还得先进行整理，这就增加了设置的难度。

功能定制需求：要是你只是使用crm系统的一些基础功能，设置起来会比较轻松。但如果你有特殊的功能定制需求，比如要开发一些个性化的报表、流程，那就需要和系统供应商沟通，可能还得进行二次开发，这就会让设置变得复杂。

学习成本：学习使用crm系统的设置方法也需要一定的成本。有些系统的操作界面比较友好，容易上手；而有些系统可能界面复杂，需要花更多时间去熟悉。

二、crm系统功能设置需要注意啥呀？

我听说crm系统功能设置有不少要注意的地方，我就了解，别到时候设置错了，影响系统的使用效果。

明确业务需求：在设置功能之前，一定要先明确自己企业的业务需求。比如你们是销售型企业，那可能更注重客户跟进、销售机会管理等功能；要是服务型企业，可能就更关注客户服务流程、投诉处理等功能。

数据安全：设置功能的时候要考虑数据安全问题。比如设置不同用户的权限，让他们只能访问和操作自己权限范围内的数据。还要定期备份数据，防止数据丢失。

流程合理性：crm系统的功能设置要符合企业的业务流程。比如销售流程，从线索到成交，每个环节的设置都要合理，不能出现流程混乱的情况。

系统兼容性：如果企业已经使用了其他的软件系统，比如财务软件、办公软件等，在设置crm系统功能的时候要考虑系统之间的兼容性，确保数据能够顺利交互。

员工培训：设置好功能之后，要对员工进行培训，让他们熟悉系统的操作。如果员工不会用，再好的功能设置也发挥不了作用。

持续优化：crm系统的功能设置不是一次性的，要根据企业业务的发展和变化，持续对功能进行优化和调整。

三、crm系统功能设置后效果咋评估呢？

我想知道crm系统功能设置好之后，怎么评估它的效果呢？别设置了半天，也不知道有没有用。

业务指标提升：看看设置功能之后，企业的业务指标有没有提升。比如销售额有没有增加、客户满意度有没有提高、销售周期有没有缩短等。如果这些指标有明显的改善，说明功能设置有效果。

员工反馈：问问员工使用系统的感受。如果员工觉得系统操作方便了，工作效率提高了，那说明功能设置比较成功。要是员工反馈系统不好用，经常出现问题，那可能就需要重新评估设置。

数据准确性：检查系统中的数据是否准确。比如客户信息是否完整、销售数据是否正确等。如果数据混乱，说明功能设置可能存在问题。

流程效率：评估业务流程的效率有没有提高。比如审批流程是否变快了、客户跟进是否更及时了等。如果流程变得更顺畅，说明功能设置对流程优化有帮助。

成本效益：考虑设置功能所花费的成本和带来的效益。如果设置功能花费了大量的时间和金钱，但带来的效益不明显，那就需要重新审视设置方案。

市场竞争力：看看设置功能之后，企业在市场上的竞争力有没有提升。比如客户获取能力、客户保留率等方面有没有改善。

四、crm系统功能设置有啥技巧不？

朋友推荐我用crm系统，说设置功能有一些技巧，我就想知道都有哪些技巧，能让设置更轻松、更有效。

参考模板：很多crm系统都提供了一些功能设置模板，你可以参考这些模板进行设置。这些模板是根据行业经验和最佳实践设计的，能让你少走弯路。

分步设置：不要一次性把所有功能都设置好，可以分步进行。先设置一些基础的功能，等员工熟悉了之后，再逐步增加其他功能。这样可以降低学习成本，提高设置效率。

用户参与：让系统的最终用户参与到功能设置中来。他们最了解自己的工作需求，能提出很多有价值的建议，让设置的功能更符合实际使用情况。

测试调整：在正式使用之前，先进行测试。可以找一些员工进行试用，看看功能是否正常、是否满足需求。根据测试结果进行调整，避免正式使用后出现问题。

关注细节：设置功能的时候要关注细节。比如字段的命名要准确、流程的节点要清晰等。这些细节处理好了，系统的使用体验会更好。

借助外力：如果自己设置有困难，可以借助系统供应商的技术支持或者找专业的咨询公司。他们有丰富的经验，能帮助你更好地完成功能设置。