项目管理：如何应对项目范围变更的挑战

来源：建米软件
2023-08-28 11:27:26

项目管理是一项具有挑战性的任务。为了执行一个项目计划，项目经理必须与各利益相关者和可能受到项目影响的人保持良好的关系。这些人包括项目发起人、终端用户、项目指导委员会成员、项目团队成员和主管经理等。

规划和管理一个完整的项目本身就是一个庞大的工程。而当项目要求不断变化时，成功几乎是不可能的。在这种情况下，项目经理需要采取积极主动的态度，对不合理和非正式的项目范围变更要求说“不”。

项目管理是一项具有挑战性的任务。为了执行一个项目计划，项目经理必须与各利益相关者和可能受到项目影响的人保持良好的关系。这些人包括项目发起人、终端用户、项目指导委员会成员、项目团队成员和主管经理等。如果项目经理能够始终与各利益相关者保持非对抗的关系，那就太好了。但是，项目经理的角色往往会导致争议的产生，而争议很容易引起敌意。

项目经理有一个非常具有挑战性的职责，那就是确保项目范围与预算之间的平衡。项目范围指的是为了生产具有所需特性和功能的产品而必须进行的工作。对许多项目来说，范围变更的压力在项目初期就会出现，并且由于各种原因而不断累积。这些原因包括缺乏充分的前期细节描述、范围说明未能很好地落实到具体的工作任务中、对产品的不断改进或新增要求等。讨论或协商范围变更的场合可能很快变得紧张，因为负责的项目经理有义务坚持既定的预算。

面对变更，项目经理应该怎么办

为了维持范围和预算的平衡，项目经理不得不经常说“不”。经常说“不”的人通常不受欢迎，特别是对于那些不习惯被拒绝的人来说。但是，项目经理必须迅速培养这方面的技巧。大多数项目的利益相关者只关注自身利益，而不关注项目的整体目标。在个人利益和对企业整体影响之间不断进行的争论会让人觉得项目经理不够合作。项目经理能否成功，关键在于他们是否有能力利用自己处理人际关系的技巧来缓解这个问题。

许多项目管理课程和书籍给人的印象是，范围管理就是直接使用已经充分定义的流程：建立范围说明书；制定工作分解结构；制定变更流程并对变更请求做出响应。然而，对变更流程的管理只是问题的一部分。为了防止变更带来混乱，项目经理必须培养管理整个流程环境的能力，这需要在问题出现之前就有所预见，并且要处理好团队对变更的期望。

项目经理应该传达一种认识，即“变更并不是件好事”，除非时间进度和预算也相应调整。项目的利益相关者经常利用压力迫使项目经理接受额外要求，而预算和时间却没有增加。随着项目推进，范围变更的压力往往会增加，特别是当发现预期范围与实际范围存在差距时。这些差距往往是由于对项目细节的忽视或早期参与不足造成的，从而导致功能失调。

项目经理可能被迫在没有适当预算增加的情况下接受某些变更。如果不加以控制，项目肯定无法成功，而项目经理也将承担责任。对于这些情况，应立即进行记录，而不是事后试图重现事实。定期状态报告是一个很好的工具。在极端情况下，项目指导委员会也可以帮助维持预算。但是，这种最后的救命稻草应该慎重使用，因为项目的利益相关者如果知道他们要求扩大范围的越权行为被高管知晓，他们会感到不满。

扩大项目范围的压力也可能来自项目本身，这是由小组成员的行为引起的。在将项目范围分解为可执行任务时，小组成员可能会有意或无意地增加额外要求。小组成员并不总是参加初期范围讨论，或者并没有仔细阅读范围说明（或初期合同）。因为小组成员经常在不经意间同意客户的额外要求。

为了克服这种情况，项目经理必须引导项目小组深入了解项目要求。要向小组成员强调，如果客户订购的是一辆没有助力的豪华轿车，那就完全按照他们的意愿供货。这是合同规定的，也是预算规定的功能。坚定、持久地坚持按照既定范围办事，会给小组成员树立适当的期望，并尽量减少对产品功能的随意增加，以确保项目范围不会偏离。

范围管理的方法

1.在所有的前期规划活动中要尽职尽责，包括制定详细的范围说明、具体的项目任务、资源、沟通计划以及重要的项目假设。

2.在项目启动会议上，确定初步计划交付的项目成果，并要求项目利益相关者致力于帮助项目团队实现这个目标。在传达了项目的具体细节后，应让他们承诺支持项目的功能、项目假设和资源等方面。如果利益相关者没有承诺提供外部资源支持，项目进行过程中很可能会出现争议，甚至最终失败。提前获得利益相关者的支持可以为将来的谈判打下良好的基础。

3.建立一套有关变更的程序并坚决执行。即使某些变更不会导致预算超支，也应记录下来，并正式纳入项目计划中。即使是微不足道的变更，也可能产生巨大的累积效应。项目经理需要了解变更的整个发展过程，以便将来要求额外的资金。记录这些变更还可以影响将来的变更。对于在现有预算下可以接受的变更，应该进行适当的宣传，以突出项目经理的灵活性。但要注意，不要让人误以为一切都是免费的。

4.在项目过程中，要及时终止那些悬而未决的任务。一旦任务终止，就很难再重新开始或进行变更。要让相关人员具有必须完成所有任务的态度。

5.定期审查整个项目计划，以确保各方对所有需要完成的工作达成共识。这样，利益相关者就不太可能在项目后期突然提出范围变更。

6.使用工作分解结构传达项目范围是一种有效的方法。

规划和管理一个项目直至彻底完成是一项巨大的工程。而当项目要求不断变化时，成功几乎是不可能的。采取积极主动的态度有助于减少项目变更及其带来的冲突。项目经理需要的不是讨人喜欢，而是通过维护项目目标来赢得尊重。只要项目能够按时完成，并控制在预算范围内，项目经理的行为就会得到原谅。相反，如果项目无法达到预期目标，无论项目经理多受人欢迎，他都必须承担项目失败的后果。

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