表格怎么做人事系统，掌握这些方法轻松搭建高效人事管理系统

总体介绍

在现代企业管理中，人事系统是至关重要的工具，它能够帮助企业高效地管理员工信息、考勤、薪资等各项事务。而使用表格制作人事系统是一种简单、实用且成本较低的方式，即使是没有专业编程知识的人员也能轻松上手。通过表格，我们可以灵活地设计和定制适合企业自身需求的人事管理系统。接下来，我们将详细介绍如何使用表格制作人事系统。

一、明确人事系统需求

在开始使用表格制作人事系统之前，我们需要明确企业的具体需求。不同规模、不同行业的企业，其人事管理的重点和需求会有所不同。

员工信息管理需求：企业需要记录员工的基本信息，如姓名、性别、出生日期、联系方式等。同时，还可能需要记录员工的职位信息、入职时间、所属部门等。例如，一家小型创业公司可能更关注员工的技能和项目经验，而大型企业则可能更注重员工的学历和工作履历。

考勤管理需求：考勤是人事管理的重要环节。企业需要记录员工的出勤情况，包括迟到、早退、请假等。有些企业可能实行弹性工作制度，对考勤的统计方式会有所不同。比如，互联网企业可能更关注员工的实际工作时长，而不是严格的上下班时间。

薪资管理需求：薪资计算涉及到基本工资、绩效工资、奖金、补贴等多个方面。不同岗位的薪资结构也可能不同。例如，销售岗位可能有较高的提成，而行政岗位则以固定工资为主。企业还需要考虑社保、公积金等扣除项目。

培训管理需求：为了提升员工的能力，企业会组织各种培训。需要记录培训的时间、内容、参与人员等信息。同时，还可以评估培训的效果，以便为后续的培训计划提供参考。

二、选择合适的表格工具

市面上有多种表格工具可供选择，我们需要根据自己的需求和使用习惯来挑选。

Excel：Excel是最常用的表格工具之一，功能强大，具有丰富的函数和数据处理能力。它可以满足大多数企业的人事系统需求。例如，通过函数可以自动计算薪资、统计考勤等。而且，Excel的普及率很高，大多数人都有一定的使用基础。

WPS表格：WPS表格是国产的表格软件，与Excel的操作界面和功能类似。它具有免费使用、云存储等特点，适合中小企业使用。同时，WPS表格还支持多人在线协作，方便团队成员共同编辑人事表格。

Google Sheets：Google Sheets是一款在线表格工具，无需安装，只要有网络就可以使用。它支持多人实时协作，方便不同地区的团队成员共同管理人事系统。而且，Google Sheets可以与其他Google服务集成，如Google Docs、Google Drive等。

考虑因素：在选择表格工具时，还需要考虑数据的安全性、软件的兼容性等因素。如果企业对数据安全要求较高，可能需要选择本地安装的软件；如果需要与国外团队协作，Google Sheets可能是一个不错的选择。

三、设计员工信息表格

员工信息表格是人事系统的基础，它记录了员工的基本情况。

基本信息列：包括员工姓名、性别、身份证号码、联系方式等。这些信息是识别员工的基本依据。例如，通过身份证号码可以准确记录员工的出生日期和籍贯。

职位信息列：记录员工的职位名称、所属部门、职位级别等。这有助于企业了解员工的岗位分布和层级结构。比如，一家公司有多个部门，每个部门又有不同的职位，通过职位信息列可以清晰地展示员工的岗位归属。

入职离职信息列：记录员工的入职时间、离职时间（如果有）。通过入职时间可以计算员工的工作年限，对于薪资调整、福利发放等有重要参考价值。离职时间则可以帮助企业统计人员流动情况。

其他信息列：还可以根据企业需求添加其他信息，如紧急联系人、员工照片等。紧急联系人信息在员工遇到紧急情况时非常有用，而员工照片可以方便在系统中快速识别员工。

四、创建考勤管理表格

考勤管理表格用于记录员工的出勤情况。

日期列：按顺序列出每个工作日的日期。这是考勤记录的基础，方便按照时间顺序统计考勤。

员工姓名列：对应每个员工的姓名，确保考勤信息与员工一一对应。

考勤状态列：记录员工的考勤状态，如正常出勤、迟到、早退、请假等。可以使用不同的符号或颜色来区分不同的状态，方便直观查看。例如，用绿色表示正常出勤，红色表示迟到。

考勤时间记录列：记录员工的上班时间和下班时间。对于实行弹性工作制度的企业，这两列尤为重要。通过计算上班时间和下班时间的差值，可以得到员工的实际工作时长。

统计列：使用公式自动统计每个员工的迟到次数、早退次数、请假天数等。例如，通过COUNTIF函数可以统计迟到的次数。

五、构建薪资计算表格

薪资计算表格是人事系统中比较复杂的部分，需要准确计算员工的薪资。

基本工资列：记录员工的基本工资，这是薪资的基础部分。基本工资通常根据员工的职位和级别确定。

绩效工资列：根据员工的工作绩效计算绩效工资。绩效评估可以根据工作任务完成情况、工作质量等因素进行。例如，销售岗位的绩效工资可能与销售额挂钩。

奖金补贴列：记录员工获得的奖金和补贴，如年终奖金、交通补贴、餐补等。奖金的发放通常根据企业的经营情况和员工的表现来确定。

扣除项目列：包括社保、公积金、个人所得税等扣除项目。这些扣除项目需要按照国家相关规定进行计算。例如，社保的缴纳比例根据当地政策确定。

实发工资列：通过公式计算员工的实发工资，即基本工资 + 绩效工资 + 奖金补贴 - 扣除项目。确保薪资计算的准确性，避免出现错误。

六、设置培训管理表格

培训管理表格可以帮助企业管理员工的培训信息。

培训信息列：记录培训的名称、培训时间、培训地点、培训讲师等信息。这些信息可以让员工清楚了解培训的具体情况。

参与员工列：列出参与培训的员工姓名。可以通过下拉菜单的方式选择员工，提高录入效率。

培训效果评估列：可以设置培训效果评估的指标，如培训后的技能提升、工作表现改善等。通过问卷调查或实际工作表现评估来记录评估结果。

培训费用列：记录培训的费用，包括培训讲师的费用、培训材料的费用等。这有助于企业控制培训成本。

培训计划列：制定未来的培训计划，包括培训的主题、时间安排等。提前规划培训，有助于提升员工的能力和企业的竞争力。

七、实现表格数据关联

为了使人事系统更加高效，需要实现不同表格之间的数据关联。

员工信息与考勤关联：在考勤表格中，可以通过员工姓名或工号与员工信息表格进行关联。这样，在查看考勤信息时，可以同时查看员工的基本信息和职位信息。例如，当发现某员工经常迟到时，可以快速查看该员工的职位和入职时间等信息，以便进行针对性的沟通。

考勤与薪资关联：将考勤数据与薪资计算表格关联起来。迟到、早退、请假等情况会影响员工的薪资。通过关联，可以自动根据考勤情况扣除相应的工资。例如，迟到一次扣除一定金额的工资。

培训与员工信息关联：将培训信息与员工信息表格关联，记录员工的培训经历。这有助于企业了解员工的技能提升情况，为员工的职业发展提供参考。例如，员工参加了某项专业培训后，可以在员工信息中标记出来，在分配工作任务时可以优先考虑。

使用函数实现关联：可以使用VLOOKUP等函数来实现表格之间的数据关联。这些函数可以根据指定的条件在不同表格中查找和引用数据，确保数据的一致性和准确性。

八、维护和优化人事表格系统

制作好人事表格系统后，还需要进行定期的维护和优化。

数据更新：及时更新员工信息、考勤数据、薪资数据等。员工的职位变动、联系方式变更等信息需要及时在系统中更新。考勤数据需要每天或每周进行更新，确保数据的及时性。

表格格式调整：根据使用过程中的反馈，调整表格的格式。例如，调整列宽、字体大小等，使表格更加美观和易读。同时，根据企业需求的变化，可能需要添加或删除某些列。

功能优化：不断优化表格的功能。例如，添加新的统计功能、改进数据关联方式等。可以根据实际使用情况，发现问题并及时解决，提高人事系统的效率。

数据备份：定期对人事表格系统的数据进行备份，防止数据丢失。可以将数据备份到外部硬盘、云存储等地方。在遇到电脑故障或其他意外情况时，可以及时恢复数据。

常见用户关注的问题：

一、用表格制作人事系统难不难呀？

嘿，我听说好多人都在琢磨用表格做人事系统呢，我就想知道这事儿难不难。感觉表格平时就是记个数据啥的，要做成人事系统，会不会挺复杂的呀。

解答：用表格制作人事系统难度高低因人而异啦。对于有一定 Excel 基础和人事业务知识的人来说，难度可能没那么大。如果只是搭建一个简单的人事系统，比如记录员工基本信息、考勤情况等，利用 Excel 的数据录入、排序、筛选等功能就能完成。就像你用 Excel 建个工作表，把员工的姓名、部门、入职时间等信息填进去，再用公式计算考勤天数之类的，还是挺容易上手的。

不过要是想做一个功能比较完善的人事系统，像包含薪资计算、绩效评估、员工培训管理等复杂功能，那就有一定难度了。这时候可能需要用到 VBA 编程来实现一些自动化的操作，比如自动根据考勤和绩效计算薪资。而且还得考虑数据的安全性和稳定性，防止数据丢失或被误修改。所以总体来说，简单的人事系统表格制作不难，但复杂的就需要花点时间和精力去学习和实践啦。

二、表格能满足人事系统的所有功能需求吗？

朋友说想用表格做人事系统，我就想知道表格这东西能不能满足人事系统所有的功能需求呢。感觉人事系统要管的事儿还挺多的，表格真的能搞定吗？

解答：表格不能完全满足人事系统的所有功能需求。表格在一些基础功能方面表现还不错，像前面说的记录员工基本信息、考勤数据、简单的薪资计算等，都可以用表格来完成。它的优点是操作简单、成本低，几乎人人都会用。

但是人事系统还有很多复杂的功能，表格就有点力不从心了。比如在招聘模块，需要与招聘网站对接、自动筛选简历等功能，表格很难实现。再比如员工的职业发展规划，需要根据员工的技能、绩效等多方面因素进行综合分析和规划，表格处理起来就很麻烦，而且很难做到精准和高效。另外，在数据安全和权限管理方面，表格也不如专业的人事管理软件。专业软件可以设置不同的用户权限，对不同的数据进行加密处理，而表格在这方面的功能相对较弱。所以表格可以满足一部分基础的人事系统功能需求，但要想实现全面、复杂的功能，还得依靠专业的软件。

三、用表格做人事系统数据安全吗？

假如你想用表格做人事系统，肯定会担心数据安全问题吧。我就想知道表格这东西存人事数据靠不靠谱，会不会容易丢失或者被别人看到呢？

解答：用表格做人事系统，数据安全性有一定隐患。表格本身的数据保护功能相对有限。从数据丢失方面来说，如果你没有及时保存表格文件，遇到电脑死机、突然断电等情况，就可能导致数据丢失。而且如果你的电脑中了病毒或者被恶意软件攻击，表格文件也可能被损坏。

在数据保密性上，表格的密码保护功能比较简单。设置的密码很容易被破解，一旦密码泄露，别人就能轻易查看和修改表格中的数据。人事数据包含了员工的很多敏感信息，比如身份证号、薪资待遇等，如果这些信息被泄露，会给员工和公司带来很大的麻烦。不过你也可以采取一些措施来提高数据安全性，比如定期备份表格文件，设置复杂的密码，对重要的数据进行加密处理等。但总体来说，和专业的人事管理软件相比，表格的数据安全性还是要差一些。

四、用表格制作人事系统有啥好处呀？

就是说啊，现在好多人都在讨论用表格做人事系统，我就好奇这到底有啥好处呢。难道比专业的软件还好吗？

解答：用表格制作人事系统好处还不少呢。首先就是成本低，几乎不需要额外花钱。只要你有安装 Excel 软件，就可以直接使用，不用像专业人事管理软件那样需要购买授权，还可能有后续的维护费用。

其次是操作简单，容易上手。大部分人都有使用 Excel 的基础，对于人事部门的工作人员来说，不需要专门去学习复杂的软件操作，就能快速搭建一个简单的人事系统。而且表格的灵活性很高，你可以根据公司的实际需求随时对表格进行修改和调整，添加或删除一些功能模块。另外，表格的数据直观可见，方便查看和分析。你可以直接在表格中对数据进行排序、筛选、统计等操作，快速了解员工的各种信息。虽然它有这些好处，但也不能完全替代专业的人事管理软件，在功能完整性和数据安全性等方面还是有差距的。